Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert houdende regels omtrent organisatie (Organisatiebesluit gemeente Weert 2019)

1. De organisatie is gestructureerd volgens het directiemodel, dat alle gemeentelijke afdelingen omvat, met aan het hoofd de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.

2. Het college van B&W bepaalt de hoofdstructuur, gehoord de algemeen directeur, de ondernemingsraad en medewerkers.

3. De algemeen directeur bepaalt de fijnstructuur; indeling van alle afdelingen en onderdelen, gehoord de concerndirectie, de ondernemingsraad en medewerkers.

4. De structurering wordt vastgesteld door de algemeen directeur en vastgelegd in een organisatieschema, waarin alle afdelingen zijn weergegeven. Het organisatieschema wordt aan het college van B&W ter kennis gebracht.

1. De organisatie bestaat uit afzonderlijke afdelingen.

2. De nadere taaktoewijzing en taakafbakening c.q. wijzigingen in de taaktoewijzing en taakafbakening worden bepaald door de algemeen directeur op voorstel van de concerndirecteur, gehoord de ondernemingsraad en de medewerkers.

1. Onder verantwoordelijkheid van het college berust de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie bij de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.

2. Onder verantwoordelijkheid van de concerndirectie berust de dagelijkse leiding van de afdeling bij het afdelingshoofd.

3. Onder verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd van een afdeling waarbinnen een team valt, berust de dagelijkse leiding bij de teamleider.

1. Voor het financieel beheer worden onderscheiden de functies: concerndirecteur afdeling Financiën en Control, concerncontroller, afdelingshoofd Financiën en Control, teamleider Financiën en Control, medewerker treasury, financieel adviseur, kashouder, kassier en (sub)budgethouder.

2. Een functionaris kan meerdere functies toegewezen krijgen indien deze niet strijdig zijn met de uitgangspunten van controle technische functiescheiding. Uitgangspunt is dat de functionaris op alle onderdelen en taken controleerbaar is (bijv. een besteller mag niet accorderen op betalingen).

3. De functies van concerndirecteur van de afdeling Financiën en Control, concerncontroller, hoofd Financiën en Control en financieel adviseur zijn onverenigbaar met die van kashouder en kassier alsmede met enige andere de functiescheiding wezenlijk aantastende functie. De functies van de kashouder en de kassier zijn onverenigbaar met het (sub) budgethouderschap.

4. De taken van de (sub)budgethouder zijn vastgelegd in het Besluit Regeling (sub)budgethouders. Dit wordt jaarlijks geactualiseerd.

1. Formele samenwerkingsverbanden met andere organisaties kennen een publiekrechtelijk en/of een privaatrechtelijk karakter.

2. Aan formele samenwerkingsverbanden ligt altijd een raads- of collegebesluit ten grondslag.

3. De juridische en organisatorische vormgeving van, controle op, en verantwoording door, een formeel samenwerkingsverband met de gemeente als partner, valt onder de verantwoordelijkheid van de initiërende concerndirecteur.

1. Met inachtneming van de betreffende raadsverordening, zorgt de gemeentesecretaris voor de ambtelijke ondersteuning van de raadsgriffier bij het verlenen van ambtelijke bijstand aan de gemeenteraad, als bedoeld in artikel 33 van de Gemeentewet.

2. De gemeentesecretaris pleegt hieromtrent periodiek overleg met de raadsvoorzitter en de raadsgriffier.

1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van B&W.

2. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van B&W.

3. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van B&W over alle informatie kunnen beschikken, die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

4. De gemeentesecretaris is door het college van B&W aangewezen als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden.

5. De gemeentesecretaris vervult de rol van eerste adviseur van het college van B&W.

6. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige voorbereiding van besluitvormingsprocedures en integrale advisering aan het college van B&W.

7. De gemeentesecretaris draagt zorg voor de vastlegging van de besluiten van het college van B&W.

8. De gemeentesecretaris bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college van B&W.

9. Het college van B&W regelt, op voorstel van de gemeentesecretaris, de vervanging van de gemeentesecretaris.

10. De loco-secretaris vervangt de gemeentesecretaris bij diens afwezigheid volledig.

1. De gemeentesecretaris bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

2. De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van goede samenwerking en afstemming tussen de gemeentelijke bestuursorganen en de bevordering van collegiaal bestuur.

3. Het bepaalde in artikel 8 is van overeenkomstige toepassing in relatie tot de burgemeester, voor zover het betreft de op de burgemeester rustende taken.

1. De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en is als zodanig verantwoording verschuldigd aan het college.

2. De gemeentesecretaris geeft direct leiding aan de concerndirecteuren en de directiesecretaris en is eindverantwoordelijk voor de hiërarchische leiding aan de ambtelijke organisatie.

3. Onverminderd de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  de integrale advisering en ondersteuning van de bestuursorganen door de ambtelijke organisatie;

• b.

  de planning en uitvoering van activiteiten met inachtneming van het vastgestelde beleid;

• c.

  de samenhang, coördinatie en integratie van het functioneren van de onderdelen van de ambtelijke organisatie;

• d.

  het management en de ontwikkeling van de ambtelijke organisatie.

1. Bij verhindering of afwezigheid van meer dan twee dagen geeft de gemeentesecretaris daarvan kennis aan het college van B&W.

2. Voor geplande afwezigheid van meer dan vijf dagen behoeft de gemeentesecretaris toestemming van het college van B&W.

3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de gemeentesecretaris vervangen door een loco-secretaris. Het college van B&W wijst daartoe een of meer ambtenaren aan als loco-secretaris.

1. De gemeentesecretaris / algemeen directeur en de concerndirecteuren en de directiesecretaris vormen gezamenlijk het directieteam.

2. De gemeentesecretaris/ algemeen directeur is voorzitter van het directieteam en eindverantwoordelijk.

3. Het directieteam wordt ondersteund door de directiesecretaris.

4. De voorzitter van het directieteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het directieteam vast.

5. Ieder lid van het directieteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen.

6. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het directieteam deel te nemen.

7. Het directieteam neemt, gehoord de meningsvorming binnen het directieteam, gezamenlijk de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming van het directieteam. De directiesecretaris heeft een adviserende bevoegdheid binnen het directieteam. De gemeentesecretaris heeft – indien de stemmen staken - de beslissende stem.

1. Tot de taak van de concerndirecteur behoren:

• a.

  De algemene leiding van de ambtelijke organisatie. De eindverantwoordelijkheid voor samenhang en eenheid in de taakuitoefening, het dagelijkse beheer, de bedrijfsvoering, het management, de leiding, de interne communicatie, het werkoverleg en de ontwikkeling van de organisatie;

• b.

  Strategische ondersteuning van het college;

• c.

  Bevordering van een goede verbinding en samenwerking tussen de ambtelijke organisatie en het bestuur;

• d.

  De aanname van bestuursopdrachten van het college van B&W in relatie met de benodigde voorwaarden en faciliteiten voor de uitvoering daarvan.

• e.

  De zorg voor:

  • •

    de juiste voorwaarden en faciliteiten voor het functioneren van de afdelingshoofden als integraal managers.

  • •

    een effectieve wijze van werken en samenwerking tussen de afdelingen, zoveel mogelijk passend in een bedrijfsvoering volgens de beginselen van integraal management en human resource management;

  • •

    de afdeling overschrijdende coördinatie, planning en voortgangsbewaking van integrale beleidsadvisering en uitvoering op hoofdlijnen;

  • •

    sturing en beheersing - op hoofdlijnen- van het operationeel management, coördinatie en afstemming, interne communicatie en werkoverleg binnen de ambtelijke organisatie;

  • •

    de ontwikkeling -op hoofdlijnen- van een samenhangend middelenbeleid (personeel, informatievoorziening, communicatie, organisatie, financiën, huisvesting, automatisering en andere bedrijfsmiddelen) en het toezien op de uitvoering daarvan.

2. De concerndirecteur oefent zijn taken uit in goed overleg met betrokken afdelingshoofden.

3. De concerndirecteur rapporteert aan de algemeen directeur/ gemeentesecretaris. Bij uitzondering, daartoe de algemeen directeur/ gemeentesecretaris geïnformeerd, heeft de concerndirecteur de bevoegdheid om de collegeleden te informeren.

4. Zaken die (mede) tot de zorg van de algemeen directeur behoren worden ter kennis van de algemeen directeur gebracht.

5. Er is sprake van onderlinge vervanging bij de concerndirectie.

6. De taken van de concerndirecteur zijn tevens vastgelegd in de functiebeschrijving.

1. Het afdelingshoofd heeft de algemene leiding van de afdeling. Deze is verantwoordelijkheid voor ontwikkeling en bedrijfsvoering van de afdeling, het management, de uitvoering van de afdelingstaken en -bestuursopdrachten en de (integrale) beleidsadvisering en informatievoorziening aan burgemeester en wethouders berust bij het afdelingshoofd.

2. Het afdelingshoofd is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de concerndirectie. Waarbij elk afdelingshoofd een eigen aanspreekpunt heeft vanuit de concerndirectie.

3. Taak, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden worden nader vastgelegd in functiebeschrijvingen en/of richtlijnen.

4. Het afdelingshoofd zorgt voor structurering en goede uitvoering van regelmatig werkoverleg binnen zijn afdeling.

5. Het afdelingshoofd pleegt regelmatig overleg met de bestuurlijke portefeuillehouders van het taakgebied van de afdeling.

6. De vervanging van het afdelingshoofd wordt geregeld in het aanwijzingsbesluit, vastgesteld door het college van B&W.

1. De concerndirecteur kan in overeenstemming met het afdelingshoofd een teamleider benoemen.

2. De teamleider is verantwoordelijk voor de aansturing van het team.

3. De teamleider is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het afdelingshoofd.

4. De taken van de teamleider zijn vastgelegd in de functiebeschrijving.

1. Het directieteam voert samen met de afdelingshoofden en de concerncontroller periodiek collegiaal overleg betreffende de samenhang en eenheid in taakuitoefening door de ambtelijke organisatie.

2. In dit overleggremium, genaamd centraal managementteam (CMT), komen aan de orde: bestuurlijke besluitvorming, (coördinatie van) afdeling overstijgende zaken, strategische aangelegenheden, organisatieontwikkeling, leiderschaps- en managementontwikkeling en teamvorming.

3. Het overleg is mede gericht op de uitwisseling van kennis en ervaring, van belang voor het optimaal functioneren van elk der deelnemers (intervisie).

4. Het directieteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergadering van het CMT vast

5. Het CMT wordt ondersteund door de directiesecretaris.

1. De concerncontroller valt rechtstreeks onder de algemeen directeur.

2. De concerncontroller is adviseur van het directieteam en wordt op eigen verzoek of op verzoek van het directieteam uitgenodigd deel te nemen aan de vergadering van het directieteam.

3. De concerncontroller ondersteunt en adviseert de afdelingshoofden (gevraagd en ongevraagd) in hun taken, genoemd onder lid 1 van artikel 22 en bij het opzetten en in werking houden van het planning- en controlsysteem. Zo nodig doet hij hieromtrent zelfstandig voorstellen aan een concerndirecteur, de concerndirecteur of aan het college van B&W, gehoord hebbende de algemeen directeur/ gemeentesecretaris.

4. De concerncontroller heeft de bevoegdheid om het college rechtstreeks te informeren en te adviseren, nadat de gemeentesecretaris/ algemeen directeur hierover is geïnformeerd.

5. De taken van de concerncontroller zijn vastgelegd in de functiebeschrijving.

1. Voor de benoemingsprocedure van gemeentesecretaris, concerndirecteuren en afdelingshoofden worden een advies- en een selectiecommissie samengesteld.

2. De benoemingsprocedure en samenstelling van advies- en selectiecommissie voor gemeentesecretaris en concerndirecteuren wordt door het college vastgesteld.

3. De benoemingsprocedure en samenstelling van advies- en selectiecommissie voor afdelingshoofden wordt door de betrokken concerndirecteur vastgesteld.

1. De advisering door de ambtelijke organisatie is gericht op integrale beleidsadvisering aan het college van B&W.

2. Elke zaak wordt primair voorbereid en behandeld door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort.

3. Indien een zaak zich over het taakgebied van meerdere afdelingen uitstrekt, dan wijst de concerndirecteur één van de afdelingshoofden aan voor de primaire voorbereiding, tijdsplanning, voortgangsbewaking en eindadvisering c.q. -uitvoering.

4. De primair met de behandeling belaste afdeling vraagt tijdig aanvullend advies c.q. medewerking aan de andere afdelingen, voor zover de zaak het taakgebied van die afdelingen raakt.

5. Een afdeling kan ook uit eigen beweging advies uitbrengen. Als eerder afgesproken planningen of procedures hierdoor beïnvloed kunnen worden, wordt vooraf over aard en omvang van het advies overleg gevoerd met de concerndirecteur.

6. Het advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling, die het primaire advies moet samenstellen en wordt als zodanig in het advies opgenomen.

7. Bij verschil van mening tussen portefeuillehouder en ambtelijke organisatie over inhoud en/of noodzaak van een ambtelijk advies, heeft de ambtelijke organisatie het recht het advies via de gemeentesecretaris aan het college aan te bieden. Zowel ambtelijk advies als het standpunt van de portefeuillehouder wordt in dat geval in het voorstel verwerkt.

1. Tot de zorg en verantwoordelijkheid van afdelingshoofden behoren:

• a.

  organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering van de afdeling; dit omvat de totstandkoming en uitvoering van het afdelingsplan, de voortgangsrapportage en de verantwoording daarover;

• b.

  het afstemmen van het afdelingsplan in het CMT, waarna het afdelingsplan het contract is tussen het afdelingshoofd en de concerndirectie;

• c.

  voorts het bevorderen van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid bij een klant- en resultaatgerichte werkwijze;

• d.

  de inrichting en uitvoering van de administratieve organisatie en werkprocessen en het op hoofdlijnen bewaken van de uitvoering (interne controie).

  Een en ander met inachtneming van organisatie brede richtlijnen terzake;

2. Tot de taak en bevoegdheid van het afdelingshoofd Financiën en Control, het afdelingshoofd Concernstaf, het afdelingshoofd Dienstverlening en het afdelingshoofd Informatie en diens medewerkers (binnen het taakveld van hun afdeling of functie behoren):

• a.

  gevraagd en ongevraagd adviseren en ondersteunen van de andere afdelingen;

• b.

  het zo nodig doen van voorstellen aangaande andere afdelingen aan de concerndirecteur of het college.

3. Onverlet de verantwoordelijkheid van de afdelingshoofden, heeft de concerncontroller tot taak de organisatie brede bevordering en bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van de bedrijfsvoering.

1. Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verlenen de burgemeester en het college mandaten en volmachten.

2. Verdere invulling van de (onder)mandatering wordt neergelegd bij het bevoegde orgaan of functionaris in het (onder)mandaatbesluit.

3. (Onder)mandaat wordt uitgeoefend binnen de daartoe opgestelde (onder) mandatenregeling.

1. De PDCA-cyclus bevat de volgende sturingsdocumenten:

• a)

  De Kadernota; betreft een door de raad vast te stellen document inhoudende de kaderstelling waarbinnen het college de eerstvolgende programmabegroting voorbereidt.

• b)

  De programmabegroting; betreft een document waarbinnen door de raad meerjarig geldende programma’s als een vorm van opdrachtverstrekking tussen raad en college zijn benoemd en ten behoeve van de uitvoering zijn vertaald naar concreet geformuleerde jaarschijven, welke zijn voorzien van budgetten.

• c)

  Het MeerjarenPerspectief Grondexploitaties; wordt jaarlijks opgesteld en vormt input (uitgangspunten) voor de relevante P&C documenten.

2. De PDCA-cyclus bevat de volgende verantwoordingsinstrumenten:

• a)

  Tussenrapportages waarmee het college inzicht geeft over begroting en realisatie en voorstellen doet over bijstelling zowel financieel als beleidsmatig.

• b)

  De Slotwijziging. Het gaat hier om nog niet bestede budgetten van het lopende jaar die op grond van reeds aangegane verplichtingen (deels) tot besteding komen over de jaargrens. Voor het in aanmerking komen van een overheveling is een verplichting essentieel.

• c)

  De jaarrekening en het jaarverslag; betreft het document waarmee het college verantwoording aflegt over de uitvoering van de programma’s.

3. Het college stelt de jaarplanning voor de P&C-cyclus vast; daarin zijn de sturings- en verantwoordingsmomenten opgenomen.

1. Op basis van de door de raad vastgestelde programmabegroting en het investeringsplan stelt het college de investeringskredieten voor prioriteiten en vervangingsinvesteringen vast. Voor vetgedrukte prioriteiten wordt afzonderlijk een raadsvoorstel voorgelegd. De prioriteiten en vervangingsinvesteringen worden door middel van de begrotingsbehandeling vastgesteld.

2. Door middel van de vaststelling van de begroting wijst het college de producten met bijbehorende budgetten en investeringskredieten toe aan de betreffende budgethouders.

3. De (sub)budgethouder oefent de toegekende (sub)budgetbevoegdheden uit binnen de kaders van de Financiële beheersverordening Weert, het inkoop- en aanbestedingsbeleid en -reglement, het (onder)mandaatbesluit en het Besluit regeling (sub)budgethouders.

1. De ambtelijke organisatie legt verantwoording af over de uitvoering van de begroting en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.

2. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, impliceert de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte gebleken) onregelmatigheden.