Besluit van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Weert houdende regels omtrent elektronisch berichtenverkeer Regeling nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Weert 2018

Geldend van 18-10-2018 t/m heden

Intitulé

Besluit van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Weert houdende regels omtrent elektronisch berichtenverkeer Regeling nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Weert 2018

(openstellen elektronisch bestuurlijk verkeer met burgers en ondernemers)

De raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester, ieder voor zover het zijn/haar bevoegdheid betreft; Gelet op het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, in het bijzonder afdeling 2.3 ’Verkeer langs elektronische weg’, en gelet op de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer en de Wet elektronische handtekeningen;

Overwegende dat:

bovenvermelde bestuursorganen het berichtenverkeer langs elektronische weg open stellen;

de Wet elektronisch berichtenverkeer zoals opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht regels bevat voor het verkeer langs elektronische weg; deze regels van toepassing zijn op het verkeer langs elektronische weg als de betreffende bestuursorganen kenbaar hebben gemaakt dat deze weg is geopend; het college van burgemeester en wethouders nadere eisen stelt aan het gebruik van de elektronische weg;

Besluiten:

  • 1.

    berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en de bestuursorganen open te stellen, voor zover dit besluit betreft e-mail berichten die zijn verzonden via een web formulier of via algemene postbus of aangewezen postbussen vermeld op de website van de gemeente Weert

  • 2.

    de “Regeling nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Weert 2018” vast te stellen.

  • 3.

    de raad, het College van Burgemeester en Wethouders en de burgemeester, ieder voor zover het ieder zijn bevoegdheid betreft, nadere eisen kan stellen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In de regeling en de daarop rustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • a.

    Elektronische berichten: berichten die in de vorm van e-mailberichten of door middel van berichten via een webformulier op de gemeentelijke website zijn verzonden.

  • b.

    Bestuurlijke berichten: elektronische berichten die aanvragen, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen behelzen en/of berichten die anderszins tot besluitvorming moeten leiden in welke zin en op welke wijze dan ook.

  • c.

    Niet bestuurlijke berichten: alle elektronische berichten die geen bestuurlijke berichten zijn.

  • d.

    Gemeentelijke website: de internetsite van de gemeente Weert.

  • e.

    Algemene postbus: de elektronische postbus/emailbox van de gemeente Weert, gemeente@weert.nl

  • f.

    Aangewezen postbussen: andere door de gemeenten aangewezen elektronische postbussen/emailboxen.

  • g.

    Webformulier: het formulier dat op de gemeentelijke website is geplaatst ten behoeve van het gebruik van de elektronische weg.

  • h.

    DigiD: een landelijk systeem om de identiteit van personen te verifiëren die langs elektronische weg toegang zoeken tot een bij de voorziening aangesloten bestuursorgaan.

  • i.

    eHerkenning: een online methode voor ondernemers om veilig te kunnen inloggen op overheidswebsites. (Vergelijkbaar met DigiD voor burgers.)

Artikel 2 Openstellen elektronische weg

  • 1. Berichten kunnen elektronisch naar de gemeente Weert worden verzonden.

  • 2. Berichten worden alleen in behandeling genomen als deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde elektronische kanaal en een geschikt bestandsformaat hebben (zie bijlage 1 en 2 behorend bij deze regeling).

  • 3. Bestuurlijke berichten, zoals aanvragen, worden alleen in behandeling genomen wanneer deze zijn verstuurd via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website.

  • 4. Niet bestuurlijke berichten worden alleen in behandeling genomen wanneer deze verstuurd zijn via het daarvoor bestemde webformulier op de gemeentelijke website, als email naar de algemene postbus of naar aangewezen postbussen of verzonden zijn via de fax.

  • 5. Elektronische berichten waarvoor geen specifiek webformulier bestaat, worden alleen in behandeling genomen als deze zijn verzonden via een algemeen webformulier, als email naar de algemene postbus of naar aangewezen postbussen of verzonden zijn via de fax. Elektronische berichten aan andere, niet aangewezen postbussen/emailadressen, worden niet in behandeling genomen.

  • 6. Het bevoegd gezag kan in voorkomende situaties, waarin zij de elektronische weg niet geschikt acht, bepalen om elektronisch berichtenverkeer uit te sluiten.

Artikel 3 Ondertekening van webformulieren en e-mail

  • 1. Als de wet van de burger een handtekening eist, moeten de web formulieren met gebruikmaking van DigiD worden verzonden. Bij bedrijven kan dat via eHerkenning.

  • 2. Elektronische berichten, waarop een inhoudelijk antwoord wordt verwacht, bevatten naam en adres, dagtekening en een weergave van de zakelijke inhoud van het gevraagde.

Artikel 4 Weigering van elektronische berichten

  • 1. Berichten waarvan de bijlagen niet geopend kunnen worden of een virus bevatten worden geweigerd en niet in behandeling genomen. Het risico dat elektronische berichten in een spam box terecht komen ligt bij de verzender.

  • 2. Berichten die niet zijn voorzien van een naam en adres worden geweigerd, maar niet dan nadat de afzender het verzoek heeft gekregen om binnen een vastgestelde termijn de gegevens te vermelden. Anonieme meldingen blijven mogelijk.

  • 3. Het college bepaalt de voorwaarden die vanuit de techniek worden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Deze voorwaarden staan op de gemeentelijke website.

Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie

  • 1. Aanvullende informatie en bijlagen kunnen:

    • a.

      digitaal worden ingevoegd bij het te gebruiken webformulier,

    • b.

      als email worden verzonden naar de algemene postbus/ aangewezen postbussen of

    • c.

      afzonderlijk per post worden verzonden.

  • 2. Bij het versturen van aanvullende informatie en bijlagen per post, of via de algemene postbus of naar aangewezen postbussen moet worden verwezen naar het bijbehorende webformulier, indien mogelijk met een zaakkenmerk.

Artikel 6 Onvoorziene omstandigheden

  • 1. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het bevoegde bestuursorgaan.

Artikel 7 Inwerkingtreding

  • 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.

Artikel 8 Citeertitel

  • 1. Deze regeling wordt aangehaald als “Regeling nadere eisen elektronisch berichtenverkeer gemeente Weert 2018”.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het College van B&W van 16 januari 2018

Burgemeester en wethouders van Weert,

de secretaris,

de burgemeester,

Aldus besloten in de vergadering van Raad van 28 februari 2018

De raad voornoemd,

de griffier,

de voorzitter,

De burgemeester,

Bijlage 1 Toegelaten e-mailadressen opengesteld voor elektronisch berichtenverkeer:

Gemeente@weert.nl

Factuur@weert.nl

Griffie@weert.nl

Sollicitatie@weert.nl

Gemeentearchief@weert.nl

Bijlage 2 Toegelaten bestandsformaten:

Office

Bij de eerste drie betreft de volgorde de voorkeur voor bepaalde formaten.

  • Portable Document Format (PDF, ISO 19005)

    • o

      PDF/A-1

    • o

      PDF/A-2

  • Open document format (ODF, NEN-ISO/IEC 26300)

    • o

      ODT (tekst)

    • o

      ODS (rekenblad)

    • o

      ODP (presentatie)

    • o

      ODB (database)

  • Microsoft office

    • o

      DOC, DOCX, RTF (tekst)

    • o

      XLS, XLSX (rekenblad)

    • o

      PPT, PPTX (presentatie)

    • o

      MDB, ACCDB (database)

  • E-mail

    • o

      MSG

    • o

      MHT

    • o

      EML

 

Andersoortige bestandsformaten 

  • Afbeeldingen

    • o

      JPEG2000

    • o

      JPG, JPEG

    • o

      PNG (ISO/IEC 15948)

    • o

      RAW (onbewerkt beeld)

    • o

      TIFF (Tagged Image File Format)

  • Geluid

    • o

      FLAC (Free Lossless Audio Codec)

    • o

      MP3 (MPEG-1 audio layer 3)

    • o

      OGG (.ogg, .oga)

    • o

      WAV (Waveform Audio File Format)

  • Bewegend beeld

    • o

      AVI (Audio Video Interleave)

    • o

      MP4 (MPEG-4)

    • o

      OGG (.ogg, .ogv)

    • o

      WMV (Windows media video)

  • XML

    • o

      StUF - Berichten gebaseerd op standaard uitwisselingsformaten (StUF).

  • Gecomprimeerde archiefbestanden

    (Alleen wanneer hierin de hierboven genoemde bestandsformaten zijn opgenomen)

    • o

      ZIP

    • o

      ARI

    • o

      TAR

    • o

      GZ