Regeling vervallen per 01-03-2024

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Weert houdende regels omtrent raadscommissies Verordening op de raadscommissies gemeente Weert 2019

Geldend van 02-05-2019 t/m 29-02-2024

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Weert houdende regels omtrent raadscommissies Verordening op de raadscommissies gemeente Weert 2019

De raad van de gemeente Weert;

gezien het voorstel van het FVO van 13 februari 2019;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

gezien het advies van de raadscommissie Middelen en Bestuur van 4 april 2019;

besluit de volgende verordening vast te stellen:

“Verordening op de raadscommissies gemeente Weert 2019”.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • -

    commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • -

    commissielid: lid van een raadscommissie;

  • -

    commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

  • -

    griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

  • -

    BIS: Bestuurlijk Informatie Systeem: systeem op de gemeentelijke website waar de raadsinformatie, waaronder de vergaderstukken, te raadplegen is.

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Er is een:

  • a.

    raadscommissie Samenleving en Inwoners, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

    Onderwijs, Cultuur, Arbeid en Inkomen, Participatiewet, De Risse, Sport, Leefbaarheid, WMO, Jeugdhulp en Zorg, Volksgezondheid en Welzijn;

  • b.

    raadscommissie Ruimte en Economie, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

    Ruimtelijke Ordening, Volkshuisvesting, Vergunningen, Toezicht en Handhaving, Verkeer en Vervoer, Economische Zaken, Promotie, Openbaar Gebied, Landschap en Buitengebied, Duurzaamheid, Klimaat en Biodiversiteit;

  • c.

    raadscommissie Middelen en Bestuur, waarvan de werkzaamheden de volgende onderwerpen betreffen:

    Openbare orde en Veiligheid, Integriteit, Regionale Samenwerking, ICT, Facilitaire Zaken, Communicatie, Financiën, Organisatieontwikkeling.

Artikel 3. Taken

  • a. Een raadscommissie brengt advies uit aan de raad over raadsvoorstellen die tot het taakveld van de commissie behoren.

  • b. Een raadscommissie kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a.

  • c. Een raadscommissie voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

  • 1. Alle raadsleden zijn lid van elke raadscommissie.

  • 2. Elke fractie kan maximaal twee commissieleden-niet-raadsleden laten benoemen. De commissieleden-niet-raadsleden worden door de raad op aangeven van de fracties benoemd. Elk commissielid-niet raadslid wordt lid van elke raadscommissie.

  • 3. De raad benoemt de commissievoorzitters en de plaatsvervangend commissievoorzitters.

  • 4. De artikelen 10, 11, 12, 13, 83 en 84 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn. Deze commissieleden zijn lid van de politieke partij namens welke zij commissielid worden en zijn in Weert woonachtig.

  • 5. De commissievoorzitter en de plaatsvervangend commissievoorzitter blijven lid van de raadscommissie.

  • 6. De commissieleden-niet-raadsleden leggen in handen van de raadsvoorzitter de eed dan wel de verklaring en belofte af.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

  • 1. De zittingsperiode van een commissielid en (plaatsvervangend) voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

  • 2. Een commissielid-niet-raadslid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen. Een commissielid-niet-raadslid dat wel nog voldoet aan deze eisen, kan zijn commissielidmaatschap niet namens een andere partij voortzetten zonder besluitvorming door de raad.

  • 3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie op wiens aangeven het lid is benoemd.

  • 4. De raad kan een commissievoorzitter en een plaatsvervangend commissievoorzitter ontslaan.

  • 5. Een commissielid-niet-raadslid, de commissievoorzitter en de plaatsvervangend commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

  • 6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

  • 7. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op aangeven van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

  • 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, aan als commissiegriffier.

  • 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen of wordt vervangen door een daartoe door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

  • 3. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

  • 1. De commissievoorzitter stelt ten minste 10 dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken beschikbaar in het BIS. Per agendapunt worden richttijden gehanteerd.

  • 2. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het beschikbaar stellen van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze agenda met de daarbij behorende stukken aan de leden beschikbaar gesteld.

  • 3. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 8 derde lid van toepassing.

  • 4. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

  • 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep beschikbaar gesteld in het BIS en op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het beschikbaar stellen van de schriftelijke oproep stukken beschikbaar worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raadscommissie.

  • 2. Stukken die niet digitaal beschikbaar zijn worden ter inzage gelegd op het gemeentehuis.

  • 3. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging op de gemeentelijke website.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 10. Presentielijst

  • 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijsten van de vergaderingen.

  • 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

  • 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan een vierde deel van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.

  • 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het beschikbaar stellen van de oproeping is gelegen.

  • 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan een vierde deel van het aantal zitting hebbende commissieleden aanwezig is.

Artikel 12. Advieslijst

  • 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor de advieslijsten van de vergaderingen.

  • 2. Een advieslijst bevat in ieder geval:

    • a.

      de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

    • b.

      een aantekening van welke commissieleden afwezig waren;

    • c.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • d.

      de gedane toezeggingen door het college;

    • e.

      een samenvatting van het advies aan de raad;

    • f.

      bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 15 door de raadscommissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

  • 3. De vastgestelde advieslijsten worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

  • 1. Na het sluiten van de beraadslagingen vermeldt de voorzitter welke toezeggingen er door portefeuillehouders zijn gedaan aangaande het voorstel.

  • 2. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies.

  • 3. In het advies kunnen minderheidsstandpunten worden opgenomen.

  • 4. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

  • 5. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

  • 6. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

  • 7. Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij:

  • a. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van deze verordening te herinneren;

  • b. een lid hem interrumpeert. Interrupties zijn niet toegestaan in de eerste spreektermijn.

  • De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

Artikel 15. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 16. Schorsing en voortzetting vergadering

Indien het ernaar uitziet, dat de vergadering niet om 23.00 uur beëindigd kan zijn, overlegt de voorzitter om omstreeks 22.30 uur met de commissie. Indien blijkt, dat de meerderheid van de commissie de agenda die avond nog wil afronden, dan wordt doorvergaderd. Besluit de commissie de agenda niet af te ronden, dan wordt de vergadering geschorst en op een door de commissie te bepalen dag en tijdstip voortgezet.

Artikel 17. Rondvraag

  • 1. In de rondvraag kunnen vragen gesteld worden over onderwerpen die het taakveld van de betreffende raadscommissie betreffen.

  • 2. De rondvraag wordt behandeld in één termijn: het stellen van de vraag en het geven van antwoord door de portefeuillehouder.

Artikel 18. Spreekrecht burgers

  • 1. Na de opening van de openbare vergadering kunnen aanwezige burgers gezamenlijk gedurende maximaal dertig minuten met inachtneming van het gestelde in lid 5 het woord voeren over geagendeerde onderwerpen, die het domein van de raadscommissie betreffen.

  • 2. Het woord kan niet gevoerd worden over:

    • a.

      een door het gemeentebestuur genomen besluit waartegen bezwaar en beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;

    • b.

      benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

    • c.

      een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;

    • d.

      de advieslijst.

  • 4. Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur vóór de aanvang van de vergadering aan de griffier dan wel de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp, waarover hij het woord wil voeren.

  • 5. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering. De voorzitter geeft sprekers het woord zodra het betreffende agendapunt aan de orde is en voordat het woord wordt gevoerd door de leden.

  • 6. Elke spreker krijgt maximaal vijf minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

    De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter kan de deelnemers aan de commissievergadering toestaan aan sprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een spreker en deelnemers van de vergadering. De voorzitter draagt er zorg voor, dat de sprekers zich niet mengen in de beraadslaging van de commissie. De voorzitter kan aan burgers die gebruik maken van het spreekrecht en zich niet aan de regels houden of zich onbehoorlijk of beledigend uitdrukken het woord ontnemen.

  • 7. De voorzitter of een lid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de spreker.

Artikel 19. Handhaving orde en schorsing

  • 1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

  • 2. De commissievoorzitter kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

  • 3. De commissievoorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

  • 4. De commissievoorzitter roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kan door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 20. Voorstellen van orde

Voorzitter en commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 21. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 22. Advieslijst en beknopt verslag besloten vergadering

  • 1. Van een besloten vergadering wordt een advieslijst en een beknopt verslag opgesteld door de commissiegriffier.

  • 2. Conceptadvieslijsten en verslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

  • 3. Deze advieslijsten en verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van de advieslijst en het verslag.

  • 4. De vastgestelde advieslijsten en verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 23. Niet bekrachtigen of opheffen geheimhouding

Als de raad op grond van de artikelen 25, derde en vierde lid, 55, tweede en derde lid, of 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding niet te bekrachtigen dan wel op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 24. Toehoorders en pers

  • 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

  • 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

  • 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

  • 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 26. Uitleg verordening

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 27. Citeertitel, inwerkingtreding en intrekking

  • 1. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op de raadscommissies gemeente Weert 2019”.

  • 2. Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van de bekendmaking van dit besluit.

  • 3. Op dat tijdstip vervalt de verordening op de raadscommissies vastgesteld bij raadsbesluit van 27 januari 2016.

Ondertekening

Aldus besloten door de raad van de gemeente Weert in zijn openbare vergadering van 17 april 2019.

De griffier,

M.H.R.M. Wolfs-Corten

De voorzitter,

A.A.M.M. Heijmans

Toelichting artikelsgewijs

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 3. Taken

De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. In de raadscommissies worden voorstellen conform het B-O-B-model opiniërend besproken. De commissie brengt vervolgens advies uit of het voorstel rijp is voor behandeling in de raad. Het inhoudelijke debat vindt plaats in de raadscommissie; het politieke debat en de besluitvorming in de raad. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.

Het overleg van de raadscommissie met het college of de burgemeester (meningen peilen, consulteren, richting bepalen) kan in de vergadering van de raadscommissie plaatsvinden. Dit geschiedt bij voorkeur aan de hand van vooraf beschikbaar gestelde informatie (bestuursopdracht, startnotitie, opiniërende notitie of presentatie) en in een fase waarin er nog geen raadsvoorstel ter zake is voorbereid. In het B-O-B-model en vanwege het belang van het in een vroegtijdig stadium betrekken van de raad bij nieuwe ontwikkelingen ligt het echter meer voor de hand om dit overleg in een informatiebijeenkomst te laten plaatsvinden. De vergaderingen van de raadscommissies zijn primair bedoeld voor het adviseren over raadsvoorstellen.

Als er sprake is van een wettelijk verplichte consultatie van de raad gebeurt dit door een raadsvoorstel aan de raadscommissie en de raad voor te leggen.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college

maar de raadscommissie bepaalt of en wanneer een voorstel wordt besproken in de raadscommissie. De agendacommissie bereidt de concept-agenda’s voor.

Deze verordening is uitsluitend van toepassing op de vergaderingen van de raadscommissies en niet op informatiebijeenkomsten of het sprekersplein. Raadscommissies zijn commissies in de zin van artikel 82 van de Gemeentewet. Informatiebijeenkomsten en sprekersplein hebben die status niet.

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. In Weert zijn alle raadsleden lid van alle raadscommissies. Daarnaast kan elke raadsfractie maximaal twee commissieleden-niet-raadsleden laten benoemen die elk lid worden van elke raadscommissie. Zij hoeven niet op de kandidatenlijst van een partij te hebben gestaan, maar moeten wel lid zijn van de politieke partij namens welke zij commissielid worden. Zij moeten in Weert wonen en 18 jaar of ouder zijn. De raad benoemt de commissieleden op aangeven van de fracties en zij leggen de eed dan wel de verklaring en belofte af. De commissieleden ontvangen presentiegeld per bijgewoonde vergadering van de raadscommissie waarin zij benoemd zijn; niet voor het bijwonen van informatiebijeenkomsten en het sprekersplein.

Het is aan de fracties zelf om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het vierde lid zelfs verplicht – de benoeming van een aangedragen lid te weigeren als het betreft een “burgerlid” dat niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet of aan de aanvullende eis dat zij lid moeten zijn van de politieke partij namens welke zij commissielid worden (zie verder de toelichting op het vierde lid).

Op grond van het vierde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13, 83 en 84 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken en geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen. De voorheen gehanteerde verwijzing naar artikel 15 van de Gemeentewet (‘verboden handelingen’) is geschrapt door de VNG. Dit omdat het enerzijds veel te ver lijkt te gaan ten aanzien van commissieleden die niet ook raadslid zijn en anderzijds omdat er een taak bij gedeputeerde staten belegd werd (verlenen ontheffing) zonder dat gemeenten daar een expliciete grondslag voor hebben. Het beleidskader van de provincie Limburg voor het verlenen van ontheffing van het verbod in artikel 15 Gemeentewet ziet ook niet op commissieleden.

Bij het vaststellen van de nieuwe vergaderstructuur op 28 juni 2018 heeft de raad besloten dat raadscommissies worden voorgezeten door raadsleden. Inmiddels is de Gemeentewet gewijzigd in die zin dat raadscommissies thans ook voorgezeten mogen worden door personen die geen raadslid zijn. Het oude artikellid dat (plv.) commissievoorzitters raadsleden moesten zijn is daarom uit de verordening geschrapt.

Ook is op 28 juni 2018 besloten dat de raad de voorzitters benoemt, maar de commissies zelf uit hun midden een plaatsvervangend voorzitter aanwijzen. Om het belang van zowel de functie van voorzitter als die van plaatsvervangend voorzitter te onderstrepen is in voorliggende verordening bepaald dat beide functionarissen door de raad worden benoemd. Dit ligt ook in de lijn van artikel 5 lid 4, op grond waarvan de raad bevoegd is de voorzitter en de plaatsvervangend commissievoorzitter te ontslaan.

De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter blijven tevens commissielid en mogen aan de beraadslagingen en advisering deelnemen.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

De zittingsperiode van de leden en de voorzitter is even lang als de zittingsperiode van raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan. Het lidmaatschap van een raadscommissie eindigt eveneens van rechtswege indien een lid niet meer voldoet aan de in artikel 4 gestelde eisen (tweede lid) of indien een lid is benoemd op voordracht van een fractie die niet meer vertegenwoordigd is in de raad (zevende lid). Een bijzondere situatie kan zich voordoen als een commissielid-niet-raadslid nog aan alle eisen van artikel 4 lid 4 voldoet, inclusief de eis dat hij lid is van de politieke partij namens welke hij commissielid is geworden, maar tevens lid is geworden van een andere politieke partij welke is vertegenwoordigd in de raad en verder wil gaan als commissielid namens die andere partij. Hij voldoet dan immers ook aan de eisen van artikel 4 vierde lid met betrekking tot de andere politieke partij. Om de raad bij dit soort verschuivingen een positie te geven is in artikel 5 lid 2 bepaald dat een commissielid-niet-raadslid zijn commissielidmaatschap niet namens een andere partij kan voortzetten zonder besluitvorming door de raad.

De raad kan een lid van een raadscommissie op voorstel van de fractie die het lid heeft voorgedragen ontslaan. Deze situatie is uiteraard niet van toepassing op de raadsleden die lid zijn van de raadscommissie, maar kan zich bijvoorbeeld voordoen als een fractie zich niet kan vinden in de handelwijze van haar commissielid-niet-raadslid.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en agenda

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden van zijn raadscommissie een schriftelijke oproep beschikbaar stelt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. In Weert werkt de raad papierloos en met een Bestuurlijk Informatie Systeem dat voor iedereen toegankelijk is. Hierin worden de vergaderingen aangekondigd en worden de agenda’s en vergaderstukken geplaatst. Er worden geen papieren stukken meer verstrekt. Degenen, die niet over computerapparatuur beschikken of daarmee niet kunnen omgaan, kunnen gebruik maken van de computer in de hal van het stadhuis, indien nodig daarbij bijgestaan door een medewerker van de gemeente. Ook is het mogelijk om de stukken op papier op te vragen, onder betaling van legeskosten. Bij het beschikbaar stellen van de vergaderstukken worden de eisen uit de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht genomen.

De (digitale) oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken tegelijkertijd met de oproep aan de leden beschikbaar worden gesteld.

Dit is echter een voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de commissievergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de commissievoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken beschikbaar stellen.

Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie zijn eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het vierde lid.

Het vierde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de opstelling van de agenda van de raadscommissie. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via hun fractievoorzitter in de agendacommissie onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij aanvang van de vergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Artikel 8. Ter inzage leggen van stukken

Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep ter inzage aangeboden.

Naast de fysieke terinzagelegging op het stadhuis worden de stukken doorgaans op elektronische wijze aangeboden. Dit gaat via een digitaal raadsinformatiesysteem. Bij het beschikbaar stellen van de vergaderstukken worden de eisen uit de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht genomen.

Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, en (concept-)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van document in de zin van de Wob.

Onder de ‘stukken’ als bedoeld in het derde lid worden verstaan: stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Indien het gaat om stukken, waarop geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt aan de commissie, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Hiervan mogen geen kopieën worden gemaakt, omdat het gevaar bestaat dat gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen. In Weert worden de geheime stukken ter inzage gelegd in de zgn. “geheime kastjes” in de leeszaal voor de raads- en commissieleden. De raadsleden hebben hiervan een sleutel. De commissieleden-niet-raadsleden hebben alleen toegang tot de geheime stukken van de commissie tot lid waarvan zij zijn benoemd. Het geheime kastje heeft als voordeel boven ter inzage legging op de kamer van de griffier dat de stukken 24/7 toegankelijk zijn voor de raads- en commissieleden.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:42, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). In artikel 9 wordt vastgelegd op welke wijze raadscommissievergaderingen worden aangekondigd. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dient er een grondslag in een verordening te zijn, zie artikel 3:42, tweede lid, juncto artikel 2:14 van de Awb. Dit geschiedt in onderhavige verordening.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 10. Presentielijst

De presentielijst en de ondertekening door de voorzitter en de commissiegriffier zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. Daarnaast is de presentielijst van belang om de vergoedingen van de niet-raadsleden die lid zijn van de raadscommissie te kunnen vaststellen. Ook kan de presentielijst van belang zijn in het kader van besloten vergaderingen en geheimhouding (het bepalen van de kring van personen die kennis hebben genomen van de geheime informatie).

De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raadscommissie nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij deze samen met de voorzitter vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.

Artikel 11. Opening vergadering en quorum

Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Dit artikel voorziet hierin. Indien meer dan een vierde deel van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend, kan worden vergaderd.

Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet bereikt is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep beschikbaar wordt gesteld. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zitten, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep beschikbaar te stellen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.

Artikel 12. Advieslijst

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Dat betekent dat er van openbare vergaderingen een openbaar verslag in de trant van een besluitenlijst van de raad moet worden opgesteld. In Weert worden geen verslagen van de vergaderingen van de raadscommissies gemaakt, maar wordt er een advieslijst door de commissiegriffier opgesteld. Daarnaast worden audio-opnames van de vergaderingen van de raadscommissies gemaakt, die na de vergadering in het BIS worden opgeslagen. Bij de vergaderstukken die bij de advieslijst worden gevoegd worden de eisen uit de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in acht genomen. De audio-opnames van de vergaderingen maken onderdeel uit van de advieslijst. Voor de privacyaspecten van deze audioregistraties wordt kortheidshalve verwezen naar de toelichting bij artikel 23.

Artikel 13. Advies; geen stemmingen

Met het gebruik van het woord beslissen in het eerste lid kan de suggestie gewekt worden dat in de commissievergadering ook ‘echte’ Awb-besluiten kunnen worden genomen. Dit is echter niet het geval. Een raadscommissie neemt geen beslissingen maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. De commissie beslist bij meerderheid over uit te brengen adviezen. Ook moet de commissie bij meerderheid besluiten om al dan niet geheimhouding op te leggen op het gesproken woord in besloten vergaderingen waar stukken worden behandeld waarop geheimhouding rust. Elk commissielid heeft één stem. Alleen in de raadsvergadering kunnen besluiten worden genomen. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad.

Op grond van dit artikel vermeldt de voorzitter na het sluiten van de beraadslagingen en voor het uitbrengen van het advies welke toezeggingen er zijn gedaan met betrekking tot het voorstel. Indien een portefeuillehouder of een commissielid het niet eens met de formulering van de toezegging kan dat worden aangegeven. Door het bereiken van consensus ontstaat er voor commissie en college duidelijkheid over bijvoorbeeld het vervolgtraject of de randvoorwaarden, hetgeen van invloed kan zijn op het uit te brengen advies over het voorstel.

Artikel 14. Aantal spreektermijnen

Indien de raadscommissie van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit.

In Weert worden de spreektermijnen als volgt ingevuld:

In de eerste termijn kunnen commissieleden technische vragen stellen en geven de fracties hun opvattingen over het voorstel. De portefeuillehouder kan daar vervolgens op reageren.

In de tweede termijn vindt het debat plaats. De fracties reageren op elkaars opvattingen over het voorstel. De portefeuillehouder kan ook hierop reageren. Tot slot nodigt de voorzitter de commissie uit tot het uitbrengen van een advies aan de raad over het voorstel.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een commissielid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven dient de voorzitter niet te honoreren.

Artikel 15. Deelname aan beraadslaging door anderen

Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen. Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders. Deze hebben op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet de mogelijkheid om aan de beraadslagingen deel te nemen. Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld de secretaris uitgenodigd worden. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering te doen.

Artikel 16. Schorsing en voortzetting vergadering

Dit artikel bevestigt de positie van de raadscommissie bij het bepalen wanneer en tot welk tijdstip er wordt vergaderd. Indien de agenda niet op een avond kan worden afgerond, wordt de vergadering geschorst en op een andere dag voortgezet. De commissie beslist op welke andere dag en aanvangstijdstip de vergadering wordt voortgezet.

Artikel 17. Rondvraag

De raad heeft bij het vaststellen van de nieuwe vergaderstructuur op 28 juni 2018 besloten om de rondvraag in de raadscommissies te handhaven, maar volledig vrij te laten zijn. De vragen die in de rondvraag gesteld worden dienen wel betrekking te hebben op het taakveld van de betreffende raadscommissie. Is dat niet het geval dan dient de voorzitter de vragensteller te verwijzen naar de juiste raadscommissie. Met het oog op een goede voorbereiding is het raadzaam de vragen vooraf schriftelijk in te dienen.

Ook dient er duidelijkheid te bestaan over het aantal termijnen waarmee de rondvraag wordt behandeld. Dit gebeurt in één termijn per vraag. Is er behoefte aan een uitgebreidere behandeling van een onderwerp, dan ligt agendering voor de hand.

De rondvraag in de vergaderingen van de raadscommissies is bedoeld voor politieke vragen, d.w.z. vragen die beantwoording door de politiek verantwoordelijke behoeven. Technische vragen kunnen ambtelijk worden beantwoord en kunnen daarom beter in informatiebijeenkomsten of ambtelijk worden gesteld.

Artikel 18. Spreekrecht burgers

Het geven van spreekrecht aan inwoners is een manier om burgers meer te betrekken bij de

besluitvorming van de raad. De raad heeft bij het vaststellen van de nieuwe vergaderstructuur op 28 juni 2018 besloten om in de vergaderingen van de raadscommissies geen spreekrecht meer toe te staan inzake niet-geagendeerde onderwerpen. Dit spreekrecht dient in het sprekersplein plaats te vinden. Het spreekrecht in de raadscommissies geldt dus alleen voor onderwerpen die op de agenda van de commissie staan.

In het artikel zijn vier onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een reeds genomen besluit van de raad of het college vatbaar is voor bezwaar en de burger belanghebbende is, kan de burger een bezwaarschrift indienen. Ook kan een burger beroep instellen bij de rechtbank. Het is onwenselijk als dan tevens gebruik kan worden gemaakt van spreekrecht, omdat dan verschillende procedures door elkaar gaan lopen. De gerechtelijke procedures gaan vóór het spreekrecht. Dit is anders bij besluiten die nog genomen moeten worden.

De burger moet dan de gelegenheid hebben via spreekrecht nog invloed uit te oefenen op de besluitvorming. Zie ook de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 15 september 2010 (zaaknummer 200901515/1/R2).

Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen – de belangen van – kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen.

Burgers kunnen zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:1 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat vóór het spreekrecht van burgers.

Tenslotte geldt ook geen spreekrecht m.b.t. de advieslijst. Burgers hebben ook niet het recht een voorstel tot verandering van de advieslijsten aan de raadscommissie te doen.

De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen uiterlijk 24 uur vóór de vergadering melden bij de griffie. De commissieleden, portefeuillehouders en de ambtelijke ondersteuning moeten zich kunnen voorbereiden op het onderwerp. De griffie kan, indien nodig, de persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen.

De inbreng van de spreker wordt door de raadscommissie betrokken bij de behandeling van het betreffende agendapunt. Indien het mogelijk is om concreter aan te geven wat er met de inbreng gebeurt, kan de voorzitter of een lid dat aangeven, eventueel op advies van de portefeuillehouder (lid 7).

Artikel 19. Handhaving orde en schorsing

Artikel 26 Gemeentewet geeft aan dat de voorzitter bij raadsvergaderingen bevoegd is om de orde te handhaven. Voor de commissievergaderingen ontbreekt een dergelijke bepaling, deze is daarom hier opgenomen. Op basis van het vierde lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 24 van deze verordening.

Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.

Artikel 20. Voorstellen van orde

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raadscommissie. Bij het staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze of een voorstel over de (beperking van de) spreektijden van de leden en overige deelnemers aan de commissievergadering.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 21. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig beschikbaar stellen van stukken, het vergaderquorum en het behandelen van voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering is geheimhouding opgelegd door (in de meeste gevallen) het college. De raadscommissie kan deze geheimhouding niet opheffen. Dat kunnen alleen het college (totdat de raad deze bekrachtigt) en de raad. Met betrekking tot het behandelde (het gesproken woord) zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd.

Artikel 22. Advieslijst en beknopt verslag besloten vergadering

Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het vierde lid van artikel 23 van de Gemeentewet schrijft voor dat van een besloten vergadering een afzonderlijk verslag wordt opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt tenzij de raad en in casu dus een raadscommissie anders beslist. In Weert worden van vergaderingen van raadscommissies geen verslagen, maar advieslijsten opgesteld. Dat gebeurt ook in besloten vergaderingen. Dan wordt tevens een beknopt verslag opgesteld, omdat van besloten vergaderingen geen audio- en video-opnames worden gemaakt. Het eerste lid van dit artikel bepaalt verder dat de advieslijst en het verslag van een besloten vergadering ter inzage ligt bij de commissiegriffier.

Artikel 23. Niet bekrachtigen of opheffen geheimhouding

De raad kan besluiten de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt niet te bekrachtigen of op te heffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Op grond van artikel 25 tweede lid van de Gemeentewet kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. Op grond van lid 3 van artikel 25 Gemeentewet vervalt de opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, bekrachtigt. Op grond van artikel 25 lid 3 van de Gemeentewet kan de raad de geheimhouding opheffen.

Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen dan wel deze op grond van artikel 25 lid 4 van de Gemeentewet op te heffen, kan de commissie die geheimhouding heeft opgelegd in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen of niet bekrachtigen.

Als de raad een opgelegde geheimhouding opheft of niet bekrachtigt, wil dat niet zeggen dat de desbetreffende stukken dan “automatisch” openbaar zijn. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is nog steeds op deze stukken van toepassing. Wanneer om openbaarmaking wordt verzocht moet dat verzoek dus aan de uitzonderingsgronden in de Wob worden getoetst om tot een besluit te komen over het al dan niet openbaar maken van de betreffende documenten. Dan kan uiteraard blijken dat er inmiddels geen grond meer is om openbaarmaking te weigeren.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 24. Toehoorders en pers

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde en vierde lid van dit artikel voorzien hierin.

Artikel 25. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die opnames willen maken dienen dit wel vooraf te melden en mogen niet de orde van de vergadering verstoren.

Aangezien de vergaderingen van de raadscommissies in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken, uitzenden en archiveren. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden en commissieleden-niet-raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. De eisen in de privacywetgeving, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), zijn bij de inwerkingtreding van de AVG aangescherpt.

Radio- en tv-stations zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van deze wetgeving.

De gemeente zelf maakt ook audio- en videoregistraties van vergaderingen. De vergaderingen van de raadscommissies worden live met audio gestreamd en de raadsvergaderingen worden live met video gestreamd. De geluids- en beeldfragmenten worden vervolgens opgeslagen en gearchiveerd. De inwerkingtreding van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) roept de vraag op hoe zich dit verhoudt met de privacy van insprekers en publiek.

De VvG (Vereniging van Griffiers) stelt het volgende:

In de Gemeentewet zijn voorschriften opgenomen met betrekking tot de openbaarheid van raadscommissievergaderingen ( art. 23 juncto artikel 82 vijfde lid Gemeentewet). De gemeenteraad behoort immers als volksvertegenwoordigend orgaan in de openbaarheid te vergaderen. Het maken van camerabeelden teneinde een openbare raadscommissievergadering via internet live uit te zenden, is conform de privacywetgeving. Het live uitzenden kan als een ‘gerechtvaardigd doel’ in de zin van de AVG worden aangemerkt. Het doel is een toegankelijke, laagdrempelige en transparante lokale politiek. De manier waarop de gegevens worden verwerkt is niet onverenigbaar met dit gerechtvaardigd doel. Het is dan ook niet noodzakelijk om vooraf expliciet toestemming te vragen aan betrokkenen voor het live uitzenden van de beelden of de audiofragmenten. Betrokkenen dienen wel actief geïnformeerd te worden. Dit kan bijvoorbeeld door een duidelijk bord op te hangen bij aanvang van de vergadering of door een mededeling bij de openbare kennisgeving van een vergadering.

In Weert worden voorafgaand aan de vergaderingen van de raadscommissies en van raadsvergaderingen bij de ingang van de vergaderruimten borden opgehangen met een mededeling als hierboven bedoeld door de VNG. Ook bovenaan de uitnodigingen voor deze vergaderingen op de website staat een vermelding van deze registraties.

Raadsleden en commissieleden-niet-raadsleden hebben een publieke functie. Voor hen geldt zoals hierboven vermeld dat zij in openbaarheid vergaderen en deze vergaderingen op een toegankelijke, laagdrempelige en transparante manier ontsluiten voor hun inwoners.

Als iemand heeft aangegeven van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties te willen maken, kan de voorzitter hiervan mededeling doen aan de aanwezigen. Degenen die daartegen eventueel bezwaar hebben kunnen dan besluiten de zaal te verlaten. De voorzitter is niet verplicht mededeling te doen van het maken van geluid- of beeldregistraties door derden. De gemeente is ingevolge de AVG alleen verantwoordelijk voor opnamen die zij zelf maakt en publiceert. Een derde die opnamen maakt is zelf verantwoordelijk voor hetgeen hij/zij daarmee doet.