Evenementenbeleid Werkendam 2014

Inleiding

In de gemeente Werkendam vindt jaarlijks een groot aantal evenementen plaats. Voor het merendeel betreft het jaarlijks terugkerende evenementen zoals de Oranjefeesten, braderieën, (boeken- en kleding-) markten, muziekfeesten en wedstrijden. Daarnaast worden ook nieuwe of eenmalige evenementen georganiseerd.

Evenementen horen thuis in de gemeente. Evenementen bevorderen de maatschappelijke samenhang in de gemeente en vervullen daarmee een belangrijke sociale functie. Ze maken de gemeente levendig en aantrekkelijk. Hoewel evenementen een positieve invloed hebben op onze gemeente, ze economische ontwikkeling en cultuur brengen, kunnen evenementen ook leiden tot een toenemende druk op het woon- en leefmilieu, verstoring van de openbare orde en overlast voor omwonenden (bijvoorbeeld geluid- en parkeeroverlast, vervuiling/beschadiging van terreinen en eigendommen, veiligheids- en of gezondheidsrisico’s). De beschikbare ruimte in de gemeente voor evenementen is tenslotte beperkt.

Om de overlast en risico’s rond evenementen te beheersen of weg te nemen, geldt in veel gevallen een vergunningplicht voor de organisatie van een evenement op grond van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV). Er is een zekere mate van vrijheid bij de uitoefening van bevoegdheden om vergunningen in het kader van een evenement te verlenen of te weigeren.

In de APV zijn de bij evenementen betrokken belangen genoemd: openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en de bescherming van het milieu. Het doel van dit beleid is om kaders te stellen waarin de bescherming van deze belangen zijn uitgewerkt en eenduidige regels biedt voor organistoren van evenementen. Een van de uitgangspunten is daarbij wel om de administratieve lasten die komen kijken bij het organiseren van evenementen voor alle partijen zoveel mogelijk te beperken.

Voorts streeft dit beleid er naar om organisatoren een volledig beeld te geven van alle aspecten die bij het organiseren van evenementen komen kijken.

Dit evenementenbeleid is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 1 komt de definitie van een evenement aan bod en wordt duidelijk wat de APV aanmerkt als een evenement. Vervolgens blijkt dat er verschillende categorieën evenementen zijn. De verschillende categorieën evenementen hebben ook een wisselende impact op de omgeving van het evenement en vragen om verschillende voorschriften. In hoofdstuk 2 komt de categorie meldingsplichtige evenementen aan de orde. In hoofdstuk 3 komt de categorie vergunningsplichtige evenementen aan bod. In hoofdstuk 4 zijn bepalingen opgenomen die gelden voor beide soorten vergunningen, waaronder handhaving en de jaarplanning van evenementen. In hoofdstuk 5 wordt het beleid afgesloten met enkele slotbepalingen. Als bijlage is een overzicht opgenomen van handige adressen voor organisatoren.

 

 

 

Evenementen leveren een positieve bijdrage aan de beleving van een gemeente en dragen bij aan de betrokkenheid en trots op de eigen woonplaats en het verbeteren van het imago. Ook hebben evenementen een direct economisch belang voor detailhandel en horeca. Evenementen zijn ook een goede gelegenheid om te doen aan relatiebeheer. Daarbij zorgen evenementen voor culturele participatie en een sociale samenhang. Evenementen zijn over het algemeen laagdrempelig en voor iedereen te bezoeken.

De vraag dient zich aan: wat is een evenement?

 

1.1 Definitie van een evenement

 

In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) Werkendam wordt in artikel 2.24 de volgende definitie van een evenement gegeven:

 

“elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:

a. Bioscoopvoorstellingen;

b. Markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder h, van de Gemeentewet en artikel 5.22 van de APV;

c. Kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

d. Het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet

gelegenheid geven tot dansen;

e. Betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet

 openbare manifestaties;

f. Activiteiten als bedoeld in artikel 2:39 van de APV.

 

Onder evenementen worden mede verstaan:

• 1.

  Een herdenkingsplechtigheid;

• 2.

  Een braderie;

• 3.

  Een optocht niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van de APV, op de weg;

• 4.

  Een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg.

 

Soms is het onduidelijk of er sprake is van een evenement. Onderstaand vier voorbeelden hiervan nader uitgewerkt.

 

1.1.1 Privéfeesten

Een besloten feest, zoals bijvoorbeeld een huwelijksfeest, valt niet onder de definitie van een evenement. Het is immers niet vrij toegankelijk voor publiek. Hiervoor is dan ook geen evenementenvergunning nodig. Er moet wel worden voldaan aan de volgende punten:

• 1.

  Toestemming grondeigenaar: vindt het feest plaats op een openbaar gebied of aan de openbare weg, dan wel op particulier terrein, dan moet vooraf toestemming van de grondeigenaar worden verkregen;

• 2.

  Tent: wordt er een tent geplaatst en kunnen of zijn er 50 personen of meer gelijktijdig in de tent aanwezig, dan is hiervoor een tijdelijke gebruiksvergunning nodig op grond van de Brandveiligheidsverordening;

• 3.

  Geluid; Het is verboden buiten een inrichting in de zin van de Wet milieubeheer of het Besluit toestellen of geluidsapparaten in werking te hebben of handelingen te verrichten op een zodanige wijze dat voor een omwonende of voor de omgeving geluidhinder wordt veroorzaakt. Het college van Burgemeester en Wethouders kan hiervoor op grond van artikel 4:6 van de APV ontheffing verlenen.

• 4.

  Bedrijfsloods: voor een besloten feest of bedrijfsgerelateerd feest in een ruimte die daar doorgaans niet voor wordt gebruikt en waarbij 50 personen of meer aanwezig (kunnen) zijn is een tijdelijke gebruiksvergunning nodig op grond van de Brandveiligheidsverordening.

 

1.1.2 Evenementen in horeca-inrichtingen

Voor activiteiten in een horeca-inrichting is geen evenementenvergunning nodig. Als het evenement geheel of gedeeltelijk buiten de horeca-inrichting plaatsvindt, moet hiervoor wel een evenementenvergunning worden aangevraagd.

 

• 1.

  Evenementen in sporthallen

Een sporthal is in de eerste plaats bedoeld om te sporten. Vaak is ook een kantinefunctie aanwezig. Over het algemeen is een gebruiksvergunning voor het brandveilig gebruik van het pand voor een sporthal niet ingesteld op andersoortig gebruik zoals evenementen. Tijdens evenementen maakt een veelvoud aan personen van het gebouw gebruik en de indeling/opstelling in de inrichting wordt vaak gewijzigd. Dit kan betekenen dat voor een andersoortig gebruik zwaardere gebruikseisen noodzakelijk zijn om een (brand)veilig gebruik te kunnen garanderen. Hierom is het nodig dat een evenementenvergunning wordt aangevraagd. Ook kan de planologische situatie ter plekke het organiseren van evenementen in de weg staan.

 

1.1.4 Evenementen in een ander bestaand gebouw

Voor een evenement dat georganiseerd wordt in een gebouw dat normaliter niet voor een dergelijk evenement wordt gebruikt of daarvoor is bestemd, bijvoorbeeld een fabriekspand, is een evenementenvergunning nodig en dienen de andere activiteiten gemeld te worden bij de brandweer.

 

1.2 Soorten evenementen

 

Er zijn twee soorten evenementen te onderscheiden, meldingsplichtige en vergunningsplichtige evenementen. In dit beleid wordt dit onderscheid ook gemaakt, beide soorten kennen hun eigen bepalingen. Daarnaast zijn er bepalingen die op alle evenementen van toepassing zijn. Deze zijn in de overkoepelende hoofdstukken weergegeven.

MELDINGSPLICHTIGE EVENEMENTEN

 

De rijksoverheid pleit voor vermindering van de regeldruk van de landelijke en decentrale overheden door bundeling, afschaffing, vereenvoudiging en verbetering van regels. Omdat van bepaalde categorieën evenementen wordt verwacht dat zij geen grote belasting vormen voor de omgeving, hoeft hiervoor geen evenementen-vergunning te worden aangevraagd maar kan worden volstaan met een melding van dit evenement (zoals geregeld in artikel 2:25 lid 2 van de APV). Deze melding kan worden gedaan via het meldingsformulier dat verkrijgbaar is op het gemeentehuis of via de website van de gemeente Werkendam.

Aan meldingsplichtige evenementen worden wel algemene regels verbonden in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid, het milieu, de verkeersveiligheid en de spreiding van gelijksoortige evenementen over het jaar en het grondgebied van de gemeente.

Meldingsplichtige evenementen zijn veelal evenementen voor bewoners van een bepaalde buurt of meerdere straten in een buurt op het gebied van ontspanning, vertoning, vermaak, plechtigheid, tentoonstelling, cultuur, sport of promotie, waaraan geen vaste regelmaat is gebonden. Het meldingsplichtige evenement wordt speciaal georganiseerd, kent een eenvoudige formule en heeft voor de buurt of de straten in de buurt een intern gerichte uitstraling.

2.1 Juridisch kader meldingsplichtige evenementen

 

Een evenement is conform het bepaalde in artikel 2:25 tweede lid van de APV vergunningsvrij als het voldoet aan alle navolgende criteria:

• 1.

  Het totaal aantal aanwezigen op enig moment bedraagt niet meer dan 150 personen;

• 2.

  Het betreft uitsluitend afzonderlijke evenementen die niet kunnen worden aangemerkt als een deel van een groter evenement;

• 3.

  Er is sprake van een eendaags evenement;

• 4.

  Het evenement wordt niet gehouden op of in natuurterreinen;

• 5.

  Het evenement in de openlucht gaat niet gepaard met het ten gehore brengen van versterkte muziek;

• 6.

  Er wordt geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur en op zondag voor 13.00 uur;

• 7.

  Het evenement wordt, indien gehouden in de open lucht, niet gehouden op terreinen welke zijn gelegen binnen een afstand van 150 meter van een vulpunt van een LPG-verkooppunt of enig ander risicovol object, zoals aangeduid op de risicokaart, www.risicokaart.nl;

• 8.

  Het evenement wordt gehouden op maandag t/m zondag tussen 09.00 en 23.00 uur;

• 9.

  Het betreft geen:

  • 1.

    dancefeest, houseparty of vergelijkbaar feest in de openlucht of in een niet daartoe bestemd en uitgerust gebouw;

  • 2.

    vechtsportevenement;

  • 3.

    motortreffen/ of vergelijkbaar feest van een motorclub;

• 10.

  De omvang van een eventueel te gebruiken tent of ander (tijdelijk) bouwwerk/voorwerp mag niet groter zijn dan 10 m2 en door niet meer dan 50 personen gelijktijdig worden gebruikt;

• 11.

  Het evenement plaatsvindt op een door het college aangewezen weg [1] binnen de bebouwde kom waarvoor geen vergunning is vereist en geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;

• 12.

  Nader door het college aan te wijzen evenementen;

• 13.

  de organisator stelt de burgemeester tenminste 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement hiervan in kennis met een melding.  

2.2 Nader aangewezen meldingsplichtige evenementen

 

Het college wijst de navolgende activiteiten aan als meldingsplichtige evenementen als bedoeld in artikel 2:25 tweede lid onder l van de APV:

 

• 1.

  Een- of meerdaagse wandeltochten op de openbare weg, mits gehouden onder de verantwoordelijkheid van de betreffende overkoepelende organisatie c.q. sportbond en onverkort wordt voldaan aan de reglementen van die overkoepelende organisatie c.q. sportbond althans voor zover de bepalingen van deze reglementen zien op belangen van openbare orde, zedelijkheid, veiligheid en gezondheid en wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:25 eerste lid onder b tot en met k van de APV.

• 2.

  Eendaagse toertochten zonder wedstrijdelementen met (brom)fiets, skeelers, motor en (vracht)auto, mits deze worden gehouden onder de verantwoordelijkheid van de betreffende overkoepelende organisatie c.q. sportbond en onverkort wordt voldaan aan de reglementen van die overkoepelende organisatie c.q. sportbond althans voor zover de bepalingen van deze reglementen zien op belangen van openbare orde, zedelijkheid, veiligheid en gezondheid en wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:25 eerste lid onder b tot en met k van de APV.

• 3.

  Festiviteiten ter gelegenheid van de viering van Koningsdag, bestaande uit spelactiviteiten voor de basisschooljeugd buiten de openbare weg, mits wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:25 eerste lid onder b tot en met k van de APV.

• 4.

  Jeugdkampen van in de gemeente gevestigde (sport)verenigingen mits

• 1.

  gehouden op het eigen terrein van de betreffende vereniging; en

• 2.

  het kamp uitsluitend is bestemd voor eigen leden van de organiserende vereniging; en

• 3.

  op een jeugdkamp is dag en nacht voldoende personeel aanwezig om aan de hieronder genoemde regels te kunnen voldoen. Bovendien heeft het personeel een toezichthoudende taak; en

• 4.

  op het “kampterrein” is de mogelijkheid tot alarmering (bijvoorbeeld met een mobiele telefoon) aanwezig; en

• 5.

  op het “kampterrein” is ten tijde van het (jeugd)kamp een EHBO-voorziening ingericht; en

• 6.

  er is te allen tijde iemand aanwezig die in het bezit is van een geldig EHBO-diploma; en

• 7.

  indien het kampterrein zich in de directe omgeving van water bevindt, is er voldoende reddingsmateriaal aanwezig en moet het personeel in staat zijn dit reddingsmateriaal te gebruiken; en

• 8.

  wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:25 eerste lid onder b tot en met k van de APV.

• 1.

  Straatspeeldagen en sportdagen, mits deze worden georganiseerd door de plaatselijke scholen en plaatsvinden op een weg binnen de bebouwde kom welke is toegestaan blijkens aangehechte kaart en geen belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten.

• 2.

  Dierententoonstellingen, pony- en paardenconcoursen en wedstrijden van hondensportverenigingen op particulier terrein, mits: 

• 1.

  deze worden gehouden onder de verantwoordelijkheid van de betreffende landelijke of regionale overkoepelende organisatie en onverkort wordt voldaan aan de reglementen van die organisatie althans voor zover de bepalingen van deze reglementen zien op belangen van openbare orde, zedelijkheid, veiligheid en gezondheid; en

• 2.

  Er geen strijdigheid met de gebruiksvergunning plaatsvindt, danwel de andere activiteiten zijn gemeld bij de brandweer;

• 3.

  mits wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:25 eerste lid onder b tot en met k van de APV.

• 1.

  Evenementen in het kader van open dagen van individuele winkels en bedrijven mits:

• 1.

  deze niet plaatsvinden op de openbare weg in de zin van de Wegenverkeerswet; en

• 2.

  voldaan wordt aan de Winkeltijdenwet; en

• 3.

  mits wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:25 eerste lid onder b tot en met j van de APV.

• 1.

  Sponsorlopen georganiseerd door scholen, mits wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:25 eerste lid onder b tot en met k van de APV.

• 2.

  Optochten en festiviteiten ter gelegenheid van het inhalen van Sinterklaas in de dorpen, mits wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:25 eerste lid onder b tot en met k van de APV.

• 3.

  Bijeenkomsten in het kader van dodenherdenking, mits wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 2:25 eerste lid onder b tot en met k van de APV.

 

2.3 Voorschriften

 

2.3.1 Algemene voorschriften voor meldingsplichtige evenementen

 

De organisatie en de daarvoor werkzame personen van de als meldingsplichtig aangemerkte evenementen voldoen aan de hierna opgenomen algemene voorschriften:

 

• 1.

  De contactpersoon van de organisatie is de eerstverantwoordelijke voor de naleving van de algemene regels en eventuele nadere voorschriften. De contactpersoon is in de periode gelegen tussen 1 werkdag voor het evenement en 1 werkdag na het evenement permanent bereikbaar en is tijdens het evenement als zodanig herkenbaar voor eventueel overleg met de politie, brandweer en medewerkers van de gemeente Werkendam.

• 2.

  Het van een bewijs van ontvangst voorziene meldingsformulier of een kopie daarvan is tijdens het evenement voor directe inzage op de betreffende locatie beschikbaar en wordt na een daartoe strekkend verzoek onmiddellijk ter inzage gegeven aan een toezichthouder.

• 3.

  Voor zover dat noodzakelijk is voor een goede naleving van de voorschriften stelt degene die de melding heeft gedaan alle medewerkers aan de activiteiten op de hoogte van die voorschriften. Degene die de melding heeft gedaan is verantwoordelijk voor de naleving van de bedoelde voorschriften.

• 4.

  De organisatie stelt bewoners en exploitanten van direct aan het terrein waarop het evenement plaatsvindt gelegen woningen en bedrijven uiterlijk één week van tevoren schriftelijk op de hoogte van de in het eerste lid bedoelde gegevens. Een kopie van de schriftelijke mededeling moet zo mogelijk bij de melding maar uiterlijk vijf werkdagen voor het evenement overgelegd worden.

• 5.

  De organisatie verzekert zich afdoende tegen de gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid.

• 6.

  De organisatie neemt redelijkerwijs alle mogelijke maatregelen, die voorkomen dat de deelnemers, de bezoekers, de gemeente Werkendam, dan wel derden schade, gevaar en/of hinder ondervinden van het evenement.

• 7.

  De aanwijzingen en bevelen van de politie, brandweer, ambulancebroeders, medewerkers van de gemeente en andere overheidsdiensten, gegeven in het belang van de openbare orde en veiligheid, worden stipt en onmiddellijk opgevolgd.

 

2.3.2 Voorschriften m.b.t. maximaal toegelaten geluid

 

• 1.

  De geluidsniveaus overschrijden de in onderstaande tabel opgenomen maxima niet.

 

Periode	Tijdsduur periode	Maximale gevelbelasting op 2 meter van de gevel 1 min Laeq
Dag	07.00 – 19.00 uur	75 dB(A)
Avond	19.00 – 23.00 uur	70 dB(A)
Nacht	23.00 – 07.00 uur	40 dB(A)

 

• 1.

  De organisatie plaatst de geluidsveroorzakers zodanig dat bewoners van nabij gelegen bewoonde bebouwing zo min mogelijk geluidshinder ondervinden.

 

[1] Als bedoeld in bijlage 2; overzichtskaarten voor vergunningsplichtige evenementen

2.3.3 Voorschriften met betrekking tot (brand)veiligheid

• 1.

  De organisatie neemt de bij deze beleidsregel behorende (brand)veiligheidsvoorschriften voor het gebruik van tijdelijke inrichtingen waaronder tijdelijk geplaatste tenten stipt in acht. Met de melding verklaart de organisatie van het evenement dat zowel zij en/of de eigenaar/verhuurder van de tent of het bouwwerk de voorschriften in deze bijlage na zullen komen c.q. heeft verklaard deze na te zullen leven. Daarnaast geldt, indien van toepassing, onverkort het bepaalde in de (tijdelijke) gebruiksvergunning. De houder van de gebruiksvergunning is verantwoordelijk voor de naleving van de voorschriften en ziet mede op naleving van de voorschriften.

• 2.

  Brandkranen dienen voor direct gebruik te allen tijde bereikbaar te zijn.

• 3.

  Er wordt geen open vuur gesticht of vuurwerk gestookt, tenzij daarvoor vergunning is verkregen van de Provincie.

 

2.3.4 Voorschriften met betrekking tot parkeren en afsluiten van de openbare weg en voorkoming van gevaar en hinder voor het verkeer

 

• 1.

  Het parkeren wordt zodanig geregeld, dat geen parkeeroverlast wordt veroorzaakt.

• 2.

  De afzetting van de openbare weg geschiedt met dranghekken voorzien van een verkeersbord C1 (wit bord met rode rand). De afzetting wordt, indien na zonsondergang nog aanwezig, voldoende verlicht.

• 3.

  De doorgang voor bewoners en werknemers van bedrijven in het gebied, alsmede voor hulpverleningsdiensten wordt gewaarborgd.

• 4.

  Indien achterliggende woonstraten en bedrijven slechts via een omweg bereikt kunnen worden, wordt bij de afzetting duidelijk een omleidingsroute aangegeven.

• 5.

  Uitritten worden niet geblokkeerd.

• 6.

  Het afzetten en vrijmaken van het te gebruiken terrein en de openbare weg geschiedt door en voor rekening van de organisatie.

• 7.

  De afzetting wordt zo spoedig mogelijk na afloop van de activiteiten doch uiterlijk binnen 1 uur na afloop van het evenement verwijderd.

• 8.

  Het gebruik van objecten en de van daaruit te ondernemen activiteiten is redelijkerwijs niet zodanig, dat voetgangers en/of overig verkeer daarvan gevaar of hinder ondervinden.

 

2.3.5 Voorschriften met betrekking tot hygiëne en milieu

 

• 1.

  Er worden voldoende afvalbakken voor vrijkomend afval geplaatst. De afvalbakken worden tijdig geledigd. Vrijgekomen afval wordt onmiddellijk, indien noodzakelijk tijdens en na afloop van het evenement, afgevoerd.

• 2.

  Het evenement vindt niet plaats indien door of namens de verantwoordelijk Minister in verband met de uitbraak van een besmettelijke dierziekte (bijvoorbeeld MKZ, Varkenspest of Vogelgriep) te kennen is gegeven dat ter voorkoming van verdere verspreiding van deze ziekte het houden van evenementen wordt ontraden.

 

2.3.6 Nadere voorschriften

 

De burgemeester kan ter bescherming van de belangen waarmee een evenementenvergunning is gediend nadere voorschriften stellen aan een te houden evenement.

 

• 1.

  Het melden van een meldingsplichtig evenement

 

De organisatie meldt het geplande evenement uiterlijk 10 werkdagen voor de datum van aanvang daarvan schriftelijk dan wel elektronisch op een daartoe bestemd formulier aan de burgemeester, onder voorwaarden dat:

• 1.

  het te laat indienen van een melding betekent het niet accepteren van de melding;

• 2.

  de burgemeester binnen 5 werkdagen na ontvangst van de melding kan besluiten het organiseren van een meldingsplichtig evenement te verbieden, indien daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu gevaar loopt;

• 3.

  als blijkt dat een meldingsplichtige aanvraag een vergunningsplichtige aanvraag moet zijn, dit teruggekoppeld wordt aan de melder. Wanneer mogelijk, kan de melding worden omgezet naar een vergunningsplichtige aanvraag, mits dit 12 weken voor het evenement is. Als blijkt dat het om een vergunningsplichtig evenement gaat en de 12 weken termijn niet meer gehaald kan worden, zal de aanvraag niet in behandeling worden genomen;

• 4.

  voor meldingsplichtige evenementen geen leges worden geheven.

 

• 1.

  VERGUNNINGSPLICHTIGE EVENEMENTEN

 

 

Evenementen zijn meestal leuk! Echter, voorkomen moet worden dat ze (veel) overlast veroorzaken voor de omgeving of de veiligheid van buurt of wijk in gevaar brengen Als een evenement niet kan worden aangemerkt als evenement dat meldingsplichtig is, dan is een vergunning vereist.

 

3.1 Bepalen van risico/belasting van een evenement

 

Bij de behandeling van de aanvraag voor een evenementenvergunning zal eerst bepaald moeten worden of er sprake is van een zogenaamd belastend en/of risicovol evenement. Om de belasting en het risico vast te stellen wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde quick scan. Bij deze quick scan wordt getoetst aan een 3-tal onderwerpen:

• 1.

  Activiteitenprofiel

• 2.

  Publieksprofiel

• 3.

  Ruimtelijk profiel

Van ieder van deze drie onderwerpen kan op basis van beschikbare informatie over het evenement een score van 1 t/m 5 gegeven worden. Opgeteld vormen deze scores het aantal risicopunten. Op basis van het aantal risicopunten kan worden bepaald hoeveel (veiligheids)aandacht een evenement vraagt (zie bijlage 2 voor de quick scan).

Na ontvangst van de aanvraag wordt een de scan uitgevoerd waarmee het evenement snel geclassificeerd kan worden: kleine evenementen klasse A (3 t/m 7 risicopunten), middelgrote evenementen klasse B (8 t/m 11 risicopunten) en grote evenementen klasse C(12 t/m 15 risicopunten). De evenementencoördinator zal de uitkomsten van de quick scan ter kennisgeving voorleggen aan de organisator van het evenement.

Of een evenement “groot” is hangt dus niet alleen af van het aantal bezoekers of de omvang van de evenementenlocatie.

Klasse A evenementen (klein, bijvoorbeeld braderie), die een voor de gemeente beperkte uitstraling hebben, volstaan meestal met regulier toezicht en handhaving. Een vergunning met “standaard” voorschriften en een interne advisering is afdoende.

Klasse B (middelgroot, bijvoorbeeld de Havendag) en klasse C evenementen (groot), met een regionale dan wel landelijke of internationale uitstraling, vergen meestal extra toezicht en handhaving. Het zijn evenementen met een hoger risico. Hiervoor is een specifieke vergunning met integrale advisering nodig.

 

Extra risicotaxatie

 

Bij evenementen waarbij grotere inzet van hulpdiensten wordt verwacht, wordt samen met de hulpdiensten gekeken naar de risico’s die met het evenement gepaard gaan. Als bij een risicotaxatie zaken aan de orde komen die onvoldoende aandacht krijgen in de plannen die door de organisatie zijn opgesteld, kunnen maatregelen worden voorgeschreven of voorschriften in de vergunning worden opgenomen om risico’s te verkleinen. Bij middelgrote (klasse B) en grote (klasse C) evenementen moet een draaiboek worden overgelegd.

 

Bij de risicotaxatie wordt uitgegaan van een 6-tal risicoaspecten.

In bijlage 3 zijn de invulschema’s opgenomen. De risicoaspecten die aan de orde komen zijn:

 

• 1.

  Verkeer en vervoer.

Er wordt gekeken naar de aanvoer, de afvoer en doorstroming van verkeer dat te maken heeft met het evenement zelf in combinatie met het reguliere verkeersaanbod. Tevens komen de gevolgen van eventuele problemen met het openbaar vervoer aan bod.

• 1.

  Openbare orde en veiligheid

Hierbij wordt gekeken naar de kans op ordeverstoringen binnen het evenemententerrein, ordeverstoringen buiten het evenemententerrein en dergelijke zaken.

• 1.

  Brandveiligheid

Bij toetsing van de brandveiligheid staan de gevolgen van het mogelijk uitvallen van de nutsvoorzieningen, het instorten van de tent of podium op het evenemententerrein, plotselinge weersinvloeden en brand en ontploffingen centraal.

• 1.

  Externe Veiligheid

Wordt het evenement gehouden op terreinen welke zijn gelegen binnen een afstand van 150 meter van een vulpunt van een LPG-verkooppunt of enig ander risicovol object zoals aangeduid op de risicokaart, www.risicokaart.nl, dan zijn mogelijk aanvullende voorwaarden van toepassing. Om die reden moet altijd de Regionale brandweer (specialist Externe Veiligheid) om advies gevraagd worden.

• 1.

  Volksgezondheid

Er wordt gekeken naar de mogelijke hoeveelheid slachtoffers, de ernst van de verwondingen, slachtoffers door drugs, slachtoffers door vergiftiging, slachtoffers door onderkoeling, slachtoffers door brand en slachtoffers die psychosociale opvang nodig hebben.

• 1.

  Monitoring en opschaling

Centraal staat de wijze waarop het verloop van het evenement gevolgd wordt tijdens het evenement zelf en de wijze waarop de organisatie inspeelt op eventuele calamiteiten.

• 1.

  Afgelasting evenement

Er zal gekeken worden naar de gevolgen van het mogelijk afgelasten van het evenement.

 

3.2 Bijzondere benoemde evenementen

 

Een aantal evenementen heeft een bijzonder karakter en zijn daarom apart genoemd in dit evenementenbeleid.

 

Kermissen

Jaarlijks vinden er in de gemeente Werkendam kermissen plaats. Deze kermissen worden georganiseerd door de Oranjeverenigingen en maken deel uit van meerdaags georganiseerde evenementen in de dorpskernen.

In de vergunning wordt in ieder geval het volgende opgenomen:

• 1.

  Afbakening kermisterrein;

• 2.

  Locatie kermiscaravans;

• 3.

  Locatie kermistrailers;

• 4.

  Begin- en eindtijd gebruik terreinen.

 

Circussen

Elk jaar ontvangt de gemeente verzoeken voor het houden van een circus. Hiervan wordt er ieder jaar één per kern gehonoreerd. Bij het selecteren en vergunnen van een circus wordt een afweging gemaakt op grond van de kwaliteit van het programma, het lidmaatschap van de Vereniging Circus Ondernemingen en de grootte van de tent in relatie tot de beschikbare ruimte op de gewenste evenementenlocatie. Daarnaast wordt getracht ieder jaar een ander circus de kans te geven naar onze gemeente te komen. Ten behoeve van de beoordeling door de brandweer is het wenselijk dat een circusboek wordt overgelegd.

 

Vechtsportevents

Het houden van vechtsportevenementen binnen gebouwen kan op gespannen voet komen te staan met andere belangen zoals openbare orde en veiligheid. De praktijk wijst uit dat er bij vechtsportevenementen zoals free-fight en kick-box gala’s een verhoogde kans bestaat op ongewenste situaties rond en tijdens het evenement. Het is daarbij niet relevant of een dergelijk evenement wordt georganiseerd in een gebouw dat voor sportwedstrijden is bestemd of niet.

Voor een dergelijk evenement zullen aparte voorschriften in de vergunning worden opgenomen:

• 1.

  Het schenken en nuttigen van alcohol in de wedstrijdzaal is niet toegestaan;

• 2.

  De organisatie zorgt zelf voor voldoende beveiligers om de veiligheid van bezoekers en deelnemers te waarborgen. De beveiligers die worden aangesteld zijn werkzaam bij een toegelaten organisatie in het kader van Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureaus;

• 3.

  De beveiligers zijn als zodanig duidelijk en eenduidig herkenbaar;

• 4.

  Bij de toegang moet gebruik worden gemaakt van detectiepoortjes.

 

3.2 Voorschriften aan de vergunning

 

Bij de vergunningverlening van evenementen gelden de regels en afspraken uit dit beleid en worden er al dan niet specifieke (maatwerk) voorschriften aan de vergunning verbonden. Onderstaand worden algemene en de specifieke voorschriften nader uitgewerkt.

3.2.1 Algemene vergunningvoorschriften

Aan de evenementenvergunning worden in ieder geval de volgende voorschriften verbonden:

• 1.

  Omwonenden moeten minimaal 2 weken van tevoren door de organisatie op de hoogte worden gesteld van het evenement en van de contactgegevens van het aanspreekpunt binnen de organisatie;

• 2.

  De organisatie is verantwoordelijk voor een goede gang van zaken en een ordelijk verloop van het evenement;

• 3.

  De organisatie draagt ook verantwoordelijkheid voor activiteiten die verricht worden door ingehuurde organisaties;

• 4.

  De organisatie moet voldoende personeel inzetten voor het houden van toezicht gedurende de festiviteiten. Deze toezichthouders moeten duidelijk herkenbaar zijn;

• 5.

  Binnen de organisatie moet één persoon fungeren als aanspreekpunt en als zodanig herkenbaar zijn. Van deze persoon dienen de contactgegevens bij de gemeente en omwonenden bekend te zijn;

• 6.

  Als er sprake is van een evenement waarbij beveiliging aanwezig is, moet aan de politie en gemeente worden doorgegeven welke persoon hiervoor het aanspreekpunt is;

• 7.

  De hulpverleningsdiensten moeten te allen tijde vrije doorgang van minimaal 3,5 meter hebben;

• 8.

  Voorzieningen voor brandweer (bluswater) mogen nooit belemmerd worden. Deze voorzieningen moeten altijd bereikbaar zijn. De organisatie mag hier zonder toestemming van Brabant Water geen gebruik van maken;

• 9.

  De beplanting moet zoveel mogelijk worden ontzien. Eventuele schade komt voor rekening van de organisatie;

• 10.

  De grasmat op evenementenlocaties wordt door het opnemen van een aantal vergunningvoorschriften zoveel mogelijk ontzien;

• 11.

  Er moeten voldoende sanitaire voorzieningen aanwezig zijn;

• 12.

  Tijdens het evenement mag alleen gebruik gemaakt worden van plastic bekers, gebruik van glas is niet toegestaan;

• 13.

  De organisatie verzekert zich afdoende tegen de gevolgen van wettelijke aansprakelijkheid. Een kopie van de polis moet bij de aanvraag overgelegd worden.

• 14.

  Eventuele schade welke voortvloeit uit het gebruik maken van de evenementenvergunning, of schade veroorzaakt door het evenement is voor rekening van vergunninghouder. Deze vrijwaart de gemeente geheel van aanspraken van derden op schadevergoeding;

• 15.

  Het in strijd handelen met een voorschrift uit de evenementenvergunning kan ertoe leiden dat de vergunning onmiddellijk wordt ingetrokken. Dit betekent dat het evenement moet worden beëindigd;

• 16.

  De gestelde eindtijden/sluitingstijden moeten strikt worden gehanteerd;

• 17.

  Aanwijzingen van de politie, gemeente of brandweer moeten onmiddellijk worden opgevolgd. Op eerste aanwijzing van de politie moeten alle activiteiten worden stilgelegd;

• 18.

  De energiekosten worden doorberekend aan de organisatie;

• 19.

  Op verzoek van de GHOR (Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen) worden standaardvoorschriften toegevoegd aan de evenementenvergunning. De gemeente behoudt zich het recht voor om gemotiveerd af te wijken van de voorwaarden die het GHOR stelt;

• 20.

  De gemeente sluit aansprakelijkheid voor, door de organisator van de gemeente geleende materialen, uit. De volgende passage wordt in de vergunning opgenomen: ”Evenementenorganisatoren kunnen gebruik maken van materiaal van de gemeente. De gemeente kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor materiële schade en/of schade aan lijf en leden van personen, veroorzaakt door gebruik van bovenstaande materialen gedurende de periode dat door gebruik/verhuur de materialen buiten de macht van de gemeente zijn”;

• 21.

  Het verzamelen en afvoeren van afval geschiedt te allen tijde door de organisator. Indien de containers niet leeg worden geretourneerd komen de stortleges voor rekening van de organisator.

• 22.

  De richtlijnen en voorwaarden van Buma (auteursrechten op muziek) en Sena (Stichting ter exploitatie van naburige rechten) moeten in acht worden genomen.

 

3.2.2 Geluidsvoorschriften

 

Het geluidsniveau van een evenement wordt in de praktijk door omwonenden vaak als bepalend gesteld voor de mate van overlast. Het is wettelijk en praktisch gezien niet mogelijk om een absolute grenswaarde voor een gemeenschappelijk aanvaardbaar geluidsniveau vast te stellen.

 

Wanneer sprake is van geluidhinder is in de APV niet nader uitgewerkt. Bij de vergunningverlening is het bevoegd gezag dus vrij geluidvoorschriften te verbinden die het noodzakelijk acht op basis van belangenafweging. Dit kan leiden tot de conclusie dat, gezien het maatschappelijke of culturele belang van het evenement, de omwonenden voor een specifiek geval de hinder moeten accepteren.

 

Uit klachten van omwonenden in het verleden blijkt echter dat niet eens het aantal decibellen de allesbepalende en overheersende factor is bij het ervaren van overlast. Veel mensen die geluidsoverlast ervaren, vinden (versterkte)muziek per definitie hinderlijk. De grens tussen hinderlijk, zeer hinderlijk of hard en heel hard wordt steeds moeilijker vast te stellen. Ook het genre van de muziek die ten gehore wordt gebracht speel daarbij een rol.

 

Andere factoren, die eenvoudiger zijn vast te stellen, zijn vaker van toepassing bij het bepalen van (de mate van )overlast:

• 1.

  Het tijdstip van een evenement (overdag of avond) en vooral de eindtijd;

• 2.

  Het aantal dagen dat een evenement duurt;

• 3.

  Het aantal weekenden achter elkaar dat er evenementen zijn (rustperiode);

• 4.

  Tijdige vooraankondiging van een evenement.

 

De vraag is hierbij hoeveel hinder acceptabel is. Zoals aangegeven is dit niet concreet vast te leggen. Omdat er wel behoefte is aan een concrete normstelling, voor zowel omwonenden als toezichthouders, wordt in dit beleid uitgegaan van het volgende maximale geluidniveau binnen en buiten inrichtingen:

 

Buiten inrichtingen:

Het maximale geluidsniveau van muziek mag niet meer bedragen dan een niet gewogen gemiddelde van 95 dB(A) met een piekbelasting van maximaal 115 dB(A) gemeten op een afstand van 1 meter van de geluidsbron(nen). De gevelbelastingen bij de meest nabij gelegen woningen mogen de 80 dB(A) in principe niet overschrijden. Maximaal geluidsniveau van achtergrondmuziek mag niet meer bedragen dan een niet gewogen gemiddelde van 75 dB(A) gemeten op een afstand van 2 meter van de geluidsbron(nen).

 

Naast deze algemene normstelling kunnen en zullen bij evenementen die daarvoor in aanmerking komen ook maatwerkvoorschriften opgenomen worden. Hierbij kan gedacht worden aan de opstelling van het podium, de luidsprekers, het verplichten van een tijdens het evenement aanwezige geluidstechnicus of een geluidsbegrenzer.

 

Op de als zodanig in het bestemmingsplan opgenomen evenementenlocaties gelden voor een maximum aantal evenementen hogere geluidsnormen.

Het toepassen van een maximum voor het aantal evenementen met hogere geluidsnormen per locatie zorgt ervoor dat er duidelijkheid is voor omwonenden over het aantal keer dat zij extra geluid in hun omgeving kunnen verwachten. Wanneer een evenement op een locatie heeft plaatsgevonden waarbij een hogere geluidsbelasting is toegestaan mag er gedurende 4 weken geen extra geluidsbelastend evenement plaatsvinden.

 

Binnen inrichtingen

Evenementen die in een inrichting plaatsvinden moeten bij voortbrengen van geluid voldoen aan de geluidsnormen zoals genoemd het Activiteitenbesluit. In het Activiteitenbesluit is ook opgenomen dat de inrichtinghouder een kennisgeving (let op: geen aanvraag voor ontheffing) kan indienen waarbij op maximaal 4 dagen per kalenderjaar de geluidvoorschriften uit het Activiteitenbesluit tot 24.00 uur niet van toepassing zijn.

3.2.3 Evenemententerrein

Verschillende locaties zijn in de gemeente aangewezen als evenemententerrein en als zodanig opgenomen in bestemmingsplannen. Op deze locaties kunnen regelmatig evenementen plaatsvinden.

Terrein aansluitend aan Nieuwe Es	Sleeuwijk
Gebied Kerkstraat	Hank
Gebied nabij Campus	Hank
Gebied nabij speeltuin Zwaanstraat	Hank

 

Naast evenementen op bovengenoemde evenemententerreinen zijn er ook incidenteel evenementen of festiviteiten mogelijk op locaties die niet als evenemententerrein zijn benoemd dan wel bestemd.

In het kader van openbare orde, overlast voor de omgeving en in het belang van het evenement zelf moet voorkomen worden dat een aantal evenementen tegelijk en op dezelfde plaatsen worden georganiseerd. Daarom wordt spreiding van evenementen nagestreefd.

 

3.2.4 Tijden van het evenement

 

Duidelijkheid over begin en eindtijd van een evenement is cruciaal. Het strikt naleven van de genoemde eindtijd van een evenement zoals vastgelegd in dit evenementenbeleid en de uiteindelijke evenementenvergunning is daarom van groot belang.

 

De eindtijd voor evenementen die buiten een horecabedrijf plaatsvinden, wordt vastgesteld op uiterlijk 02.00 uur, waarbij de maximale piekbelasting om 00.30 uur moet stoppen, er tot en met 01.00 uur muziek mag worden gedraaid en om 01.30 uur de bar dient te worden gesloten.

 

3.2.5 Concurrerende evenementen

 

Het kan gebeuren dat verschillende organisatoren gelijktijdig evenementen willen organiseren. Soms zelfs op dezelfde locatie. Als organisatoren hetzelfde tijdstip en dezelfde locatie op het oog hebben, geldt niet op voorhand ‘wie het eerst komst, die het eerst maalt’. Bij de beoordeling van de toewijzing van de locatie wordt de ‘historie’ van een evenement meegewogen. Een evenement dat bijvoorbeeld al sinds jaar en dag op de tweede zaterdag in mei op een bepaalde locatie wordt georganiseerd gaat voor een “nieuwkomer”. In overleg met deze “nieuwkomer” wordt een alternatieve datum of locatie gezocht. Als geen alternatief gevonden kan worden dan wordt de aanvraag van de “nieuwkomer” afgewezen.

 

Bij het samenvallen van twee evenementen op hetzelfde tijdstip, maar op verschillende locaties wordt beoordeeld in hoeverre er sprake is van onevenredige overlast of hinder. Dit wordt per situatie bekeken.

3.2.6 Tent

 

Het plaatsen en in gebruik nemen van een tent is op grond van de Brandveiligheidsverordening, in verband met de brandveiligheid, verbonden aan veiligheidsvoorschriften. De brandweer adviseert de gemeente over de (maatwerk) voorschriften en daarop wordt, voorafgaand aan en tijdens het evenement, ook gecontroleerd door de brandweer.

 

3.2.7 Verstrekken alcoholhoudende drank

 

Voor het verstrekken van zwakalcoholhoudende drank buiten een horeca-inrichting is op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet een ontheffing van de burgemeester vereist. Op aanvraag van de organisator van een evenement waarvoor vergunning wordt afgegeven, kan ontheffing worden verleend om tijdens een periode van maximaal 12 aaneengesloten dagen zwak alcoholische dranken te verstrekken. Deze ontheffing kan worden verleend aan ondernemers, maar ook aan andere personen die de leeftijd van 21 jaar hebben bereikt en niet in enig opzicht van slecht levensgedrag zijn. Aan de ontheffing kunnen door de burgemeester voorschriften worden verbonden gericht op onder andere alcoholmatiging en leeftijdscontrole. In ieder geval worden de navolgende voorschriften opgenomen, zoals genoemd in 2.2.2.3 van de Horecanota:

• 1.

  de ontheffing is tijdens de verstrekking aanwezig;

• 2.

  u geeft op duidelijk leesbare en zichtbare wijze kennis aan het publiek dat aan personen beneden de leeftijd van 18 jaar geen alcoholhoudende dranken worden verstrekt;

• 3.

  het is verboden alcoholhoudende drank te verstrekken aan een persoon van wie niet is vastgesteld dat deze de leeftijd van 18 jaar heeft bereikt;

• 4.

  het is verboden alcoholhoudende drank te verstrekken aan een persoon die deze drank doorgeeft aan een persoon beneden de leeftijd van 18 jaar;

• 5.

  u stelt geen personen beneden de leeftijd van 18 jaar aan het werk voor de verstrekking van alcoholhoudende dranken;

• 6.

  u maakt gebruik van een door de gemeente goedgekeurd systeem in het kader van de leeftijdsgrenzencontrole (bijv. polsbandjes);

• 7.

  u weert personen die kennelijk onder invloed van alcoholische drank verkeren of die door hun gedrag aanstoot geven;

• 8.

  het is verboden alcoholhoudende dranken te verstrekken aan een persoon die in kennelijke staat van dronkenschap of kennelijk onder invloed van drugs verkeert;

• 9.

  voor het publiek zijn alcoholvrije dranken aanwezig;

• 10.

  ter plaatse van de verstrekking is geen sterke drank aanwezig;

• 11.

  u verlicht en ventileert de ruimte zo lang er publiek aanwezig is behoorlijk en zorgt dat deze van alle kanten goed te overzien is;

• 12.

  indien de aard van het evenement daartoe aanleiding geeft (risicoanalyse) kan de verplichting opgelegd worden drank in plastic bekers te verstrekken (het gebruik van glas is dan niet toegestaan);

• 13.

  indien de aard van het evenement daartoe aanleiding geeft (risicoanalyse) kan de verplichting opgelegd worden dat er zogenaamd evenementenbier verstrekt moet worden (bier met een laag alcoholpercentage).

3.2.8 Verkeer

Bij het organiseren van evenementen moet de organisatie rekening houden met een aantal verkeerskundige zaken. Afhankelijk van de omvang en aantrekkingskracht van het evenement zijn de volgende zaken van belang:

• 1.

  het parkeren van motorvoertuigen; 

• 2.

  het nemen van verkeersmaatregelen; 

• 3.

  het aanstellen van verkeersregelaars; 

• 4.

  omleidingsroutes openbaar vervoer en overig verkeer; 

• 5.

  bewegwijzering bezoekers. 

Bij evenementen van categorie B & C wordt een verkeersplan, inclusief bordenplan en verkeerscirculatie, geëist waar bovengenoemde punten door de organisator van het evenement in moeten worden toegelicht.

 

Parkeren van motorvoertuigen

Bij evenementen met regionale aantrekkingskracht komen veel bezoekers met de auto. Bij dergelijke evenementen moet de organisatie in overleg met de gemeente het aantal parkeerplaatsen bepalen. Als (een deel van) de bezoekers op enige afstand van het evenement moeten parkeren, moet de organisatie zelf voor aanvullend vervoer te zorgen. Het inzetten van verkeersregelaars versnelt en optimaliseert het parkeren.

 

Nemen van verkeersmaatregelen

De gemeente is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid op de gemeentelijke wegen.

Als een evenement leidt tot het afsluiten van een weg of weggedeelte gaat dat in overleg met de gemeente. De gemeente beoordeelt of een verkeersmaatregel nodig is en zo ja, wat de maatregel inhoudt. Voor het uitvoeren van de maatregel (afsluiten van de weg, plaatsen van verkeersborden e.d.) moet de organisatie zelf zorgen.

Bij de beslissing om al dan niet wegen af te sluiten worden uitdrukkelijk alle betrokken belangen meegewogen. Hieronder vallen zowel de belangen van de organisator van een evenement als die van omwonenden, bedrijven en/of andere instanties uit de betreffende straat of omgeving.

De organisator zorgt in ieder geval dat:

• 1.

  Bewoners of bedrijven minimaal twee weken van tevoren op de hoogte worden gesteld van de afzetting;

• 2.

  Bewegwijzering naar bedrijven die niet op de gebruikelijke wijze te bereiken zijn;

• 3.

  Bij ingrijpende verkeersmaatregelen (zoals het afsluiten van wegen) twee weken voor uitvoering van de maatregel aankondigingsborden worden geplaatst;

• 4.

  Tijdens het evenement de borden en bewegwijzering op de juiste wijze zijn aangebracht;

• 5.

  Met de betreffende busmaatschappijen wordt overlegd om een en ander op elkaar af te stemmen, voor zover de te organiseren activiteit van invloed is op bus routes;

• 6.

  De opstelling van kramen, stands e.d. moet zodanig zijn dat voor de hulpverlenende diensten een vrije doorrijdbreedte gehandhaafd blijft van tenminste 3,5 meter; dit geldt ook voor luifels die op de kramen zijn geplaatst.

 

Verkeersregelaars

De inzet van verkeersregelaars bij een evenement vindt alleen plaats als er een vergunning is verleend en daarin wordt opgenomen dat er verkeersregelend opgetreden moet worden. De gemeente en de politie besluiten of inzet van verkeersregelaars wenselijk of noodzakelijk is, en wat voor soort regelaars moeten worden ingezet.

 

Er zijn namelijk beroepsmatige verkeersregelaars en evenementen-verkeersregelaars. De evenementen-verkeersregelaars hebben/krijgen eenvoudige verkeersregelende taken. Afhankelijk van de complexiteit van de verkeersregelende taken moeten beroepsmatige verkeersregelaars worden ingezet. Stelregel is dat bij professioneel opgezette en bedrijfsmatige evenementen het verkeer wordt geregeld door beroepsmatige verkeersregelaars. Ook worden bij afritten van de snelweg beroepsmatige regelaars ingezet om bij drukte terugslag op de snelweg te voorkomen. De kosten voor het inhuren van beroepsmatige verkeersregelaars zijn voor rekening van de organisator van het evenement.

 

De instructie van evenementen-verkeersregelaars en het toezicht op hen werd tot 2012 geheel verzorgd door de politie. Vanaf 1 januari 2013 vindt de instructie in principe plaats middels een e-learning cursus. Voor e-learning is een toegangscode benodigd die bij de gemeente is op te vragen. In de regeling Verkeersregelaars zijn eisen opgenomen met betrekking tot de herkenbaarheid van de regelaars. Vestjes en hesjes voor de herkenbaarheid kunnen via de medewerker verkeer bij de gemeente worden geleend.

Voordat een evenementen-verkeersregelaar zijn taken mag uitvoeren moet deze officieel worden aangesteld door de burgemeester. Een aanstellingsakte wordt door de gemeente opgemaakt en dient minimaal 2 weken voor aanvang van het evenement te worden aangevraagd. Verkeersregelaars die via een organisatie buiten de gemeente Werkendam een code voor e-learning verstrekt hebben gekregen of een instructieavond hebben gevolgd, dienen de ontvangen instructieverklaring voor aanstelling bij de gemeente Werkendam, te overleggen.

 

Verkeersregelaars dienen door de organisator verzekerd te worden. De gemeente heeft weliswaar een vrijwilligersverzekering, maar deze biedt slechts beperkte en secundaire dekking.

 

Omleidingsroutes openbaar vervoer, doorgaand verkeer en bestemmingsverkeer

Bij het afsluiten van een weg of weggedeelte is het mogelijk dat de busmaatschappij een andere route moet rijden hoewel dit zoveel mogelijk voorkomen moet worden. Wanneer een evenement in uitzonderlijke gevallen toch invloed heeft op de doorstroming van het verkeer op bus routes of dat deze route moet worden omgeleid, dan zal de aanvrager zich tijdig in verbinding moeten stellen met de betreffende vervoersmaatschappijen. Eventuele hieruit voortvloeiende kosten worden doorberekend aan de aanvrager.

 

Bewegwijzering bezoekers

Bij evenementen waarbij bezoekers van buiten de gemeente verwacht worden, heeft de organisatie de mogelijkheid om bewegwijzering aan te brengen. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• 1.

  Maximaal 24 uur voor aanvang en 24 uur na afloop van het evenement mogen wegwijzers naar de locatie van het evenement worden geplaatst; 

• 2.

  De maximale toegestane afmeting van de wegwijzers bedraagt A3-formaat (297x420 mm.); 

• 3.

  De borden moeten worden bevestigd in de grond. 

 

3.2.9 Reclamevoering/promotie

Het bekendmaken van evenementen gebeurt op verschillende wijzen: advertenties in de krant, het huis aan huis verspreiden van folders of evenementenkranten, het plaatsen van driehoeksborden en het aanplakken van posters. Ter voorkoming van het zogenaamde wildplakken gelden regels welke voor de gemeente Werkendam o.a. zijn uitgewerkt in het “reclame/plakbeleid”. Indien aan deze voorwaarden wordt voldaan is geen vergunning of ontheffing vereist.

• 1.

  Aankondigingsborden van evenementen die buiten de eigen gemeente worden gehouden zijn niet toegestaan.

• 2.

  Per evenement mogen maximaal 2 weken daaraan voorafgaand en drie dagen na afloop hiervan: 1 bord worden geplaatst bij de entree van de woonkern waar het evenement en/of activiteit plaatsvindt, tussen de palen die bestemd zijn voor spandoeken en 2 borden worden geplaatst bij invalswegen vanaf de A27, mits deze verkeerstekens e.d. niet belemmeren en slechts voorzover de gemeente Werkendam ter plaatse als wegbeheerder optreedt.

• 3.

  De maximale toegestane afmeting van de aankondigingsborden bedraagt A0-formaat (841x1189)

• 4.

  Per evenement mag maximaal een week daaraan voorafgaand en drie dagen na afloop hiervan één spandoek aan het bruggetje boven de Dijkgraaf den Dekkerweg worden bevestigd aan de daartoe aanwezige bevestigingshaken.

 

Tevens kan in iedere kern op het daartoe aanwezige “vrij aanplakken”-bord een aankondiging worden geplakt.

 

3.2.10 Vuurwerk

 

De bevoegdheid om toestemming voor het ontsteken van professioneel vuurwerk te verlenen is gelegd bij Gedeputeerde Staten van de Provincie Noord-Brabant. Tenminste 8 weken voor aanvang van het ontsteken van het vuurwerk moet vergunning worden aangevraagd door het vuurwerkbedrijf. De gemeente geeft aan of zij hiertegen bezwaar heeft of geeft een “verklaring van geen bezwaar” af aan de Provincie.

 

3.2.11 Externe Veiligheid

Wordt het evenement gehouden op terreinen welke zijn gelegen binnen een afstand van 150 meter van een vulpunt van een LPG-verkooppunt of enig ander risicovol object zoals aangeduid op de risicokaart, www.risicokaart.nl, dan zijn mogelijk aanvullende voorwaarden van toepassing. Om die reden moet altijd de Regionale brandweer (specialist Externe Veiligheid) om advies gevraagd worden.

 

3.2.12 Opruimen en schoonmaken locatie en het verwijderen van afval

 

De evenementenlocatie dient schoon opgeleverd te worden na afloop van het evenement. De organisator is hiervoor verantwoordelijk. Het verzamelen en afvoeren van afval geschiedt dan ook te allen tijde door de organisator. De organisator kan de gemeente verzoeken om het afval, tegen betaling van de stortleges, af te voeren.

 

Indien de evenementenlocatie naar het oordeel van de gemeente onvoldoende schoon wordt opgeleverd kan zij besluiten zelf opdracht te verlenen voor reiniging van de evenementenlocatie, op kosten van de organisator. Tevens kan de gemeente ertoe besluiten de organisator eerst in de gelegenheid te stellen dit alsnog te doen. Dit bespaart de organisator kosten en geniet daarom de voorkeur.

 

Voor timmerdorpen geldt dat zij het rest(hout)afval niet mogen opstoken. Dit is bepaald in de Wet milieubeheer. Het hout dient op kosten van de organisator te worden afgevoerd.

 

3.4 HET AANVRAGEN VAN EEN EVENEMENTENVERGUNNING

 

3.4.1 Evenementenoverleg

 

Organisatoren vragen minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement een vergunning aan. De procedure tot verlening van een vergunning voor evenementen is van toepassing. Het is wenselijk dat voor klasse B- en C-evenementen in een vroeg stadium met organisatoren en betrokken instanties en afdelingen (evenementenoverleg) de plannen worden doorgesproken. Daarom zal op initiatief van de gemeente bij klasse B & C-evenementen een “evenementencommissie” bijeen worden geroepen, om zowel vooraf als achteraf afstemming te laten plaatsvinden.

 

3.4.2 Procedure aanvraag evenementenvergunning

 

Aanvraag

Een ieder die een evenement wil organiseren in de gemeente Werkendam moet op grond van het bepaalde in artikel 2.25 van de APV een evenementenvergunning aanvragen bij de burgemeester.

Een aanvraag voor een evenement moet minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement bij de gemeente zijn ingediend (de meldingsplichtige evenementen uitgezonderd). Deze 12-weken termijn vergroot de sturingsmogelijkheden bij de inzet van politiecapaciteit. Een termijn van 12 weken lijkt lang, maar een deel van de evenementen zijn jaarlijks terugkerend en dus vooraf bekend. Ook zijn veel organisatoren al veel eerder dan twaalf weken bezig met hun evenement.

 

Aanvraagformulier

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning is een “aanvraagformulier evenementen” opgesteld welke wordt gehanteerd en als bijlage bij deze nota is gevoegd. Bij het aanvraagformulier dient een opstellingsplan te worden gevoegd. Dit formulier is via de website van de gemeente Werkendam raadpleegbaar. Op dit formulier staat wanneer volstaan kan worden met een melding in plaats van een aanvraag. In het voorgaande is immers reeds aangegeven dat evenementen meldingsplichtig kunnen zijn als voldaan wordt aan voorwaarden.

 

Risicoanalyse

Na ontvangst wordt een risicoanalyse uitgevoerd.

Als verhoogde veiligheidsaandacht noodzakelijk is (vanaf evenement klasse B), wordt van de organisator naast een ingevuld aanvraagformulier een draaiboek verlangd met aspecten veiligheid, verkeerscirculatie, milieu, gezondheid en calamiteiten.

 

Weigeringsbesluit

Bij een weigeringsbesluit moet de aanvrager eerst in de gelegenheid worden gesteld om zijn zienswijze, schriftelijk of mondeling, naar voren te brengen omtrent de voorgenomen weigering (zie artikel 4:7 Awb). Vervolgens wordt het besluit verstuurd.

 

Besluit tot verlenen vergunning

Indien vergunning wordt verleend, wordt deze toegestuurd aan de aanvrager. De verleende vergunning wordt op de gemeentelijke infopagina van het Altena Nieuws gepubliceerd zodat belanghebbenden een bezwaar- en beroepsmogelijkheid hebben (een en ander conform de Awb).

 

Beslistermijn

De beslistermijn begint op grond van artikel 4:13 van de Awb na ontvangst van de aanvraag. Gedurende de periode dat de aanvraag nog niet volledig is en conform artikel 4:5 Awb om aanvulling is verzocht, wordt de termijn op grond van artikel 4:15 van de Awb opgeschort. De gemeente heeft op grond van artikel 1:2 van de APV jo artikel 4:13 van de Awb gedurende 8 weken na ontvangst van de aanvraag voor een vergunning de tijd om een beslissing te nemen. Als deze termijn niet wordt gehaald, moet de aanvrager van de vergunning hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld en moet een nieuwe redelijke termijn worden genoemd waarbinnen de beslissing zal worden genomen.

 

Evalueren

De gemeente neemt het initiatief om het evenement met alle betrokkenen na te bespreken. Evaluatie van een klasse C evenement vindt altijd plaats. Evaluatie van een A of B evenement vindt alleen plaats indien hier aanleiding voor is.

 

3.4.3 Leges

 

Onder de naam “leges” worden rechten geheven ter zake van het genot van door of vanwege het gemeentebestuur verstrekte diensten, genoemd in de legesverordening. De bedoeling is de leges kostendekkend in rekening te brengen. In de praktijk is dit moeilijk te realiseren. Als in de regel zou worden uitgegaan van de door de gemeente daadwerkelijk gemaakte kosten, is het organiseren van een evenement door met name verenigingen en vrijwilligers mogelijk niet aantrekkelijk meer.

 

Aangezien de gemeente Werkendam een levendige gemeente is met een rijk verenigingsleven en dit verder wil stimuleren zal exacte kostendekking niet worden betracht.

Het is redelijk een differentiatie aan te brengen in de tarieven en de aard en grootte van het evenement een rol te laten spelen bij de bepaling van de leges. De hoeveelheid werk neemt immers ook toe naarmate het evenement groter is.

 

We maken ook voor de leges onderscheid in klasse A (klein), B (middelgroot) en C (grote) evenementen. Aangezien het merendeel van de evenementen binnen de gemeente onder klasse A kan worden geschaard en er groot maatschappelijk belang aan dergelijke evenementen wordt toegedicht, is er in de Legesverordening 2014 voor gekozen om daar geen leges voor te heffen.

 

De leges zijn als volgt bepaald in de Legesverordening 2014:

 

Grootte evenement	Legeskosten 2014 [1]
Klasse A	Nihil
Klasse B	€ 430,-
Klasse C	€ 860,-

 

 

[1] Voor het meest actuele tarief wordt verwezen naar de geldende Legesverordening van de gemeente Werkendam, raadpleegbaar via www.overheid.nl. 

4.1 Handhaving

Het sluitstuk van het evenementenbeleid is handhaving. Het handhaven van de opgelegde voorschriften, de controle op het naleven van de gemaakte afspraken en het checken of de gedane toezeggingen ook worden nagekomen zijn belangrijke factoren bij evenementen. Bij handhaving van de verleende vergunning kunnen politie, en gemeentelijke handhavers en toezichthouders worden ingezet. Bij niet naleving van de vergunning kan de politie, onder gezag van de burgemeester, het evenement doen beëindigen. Handhaving wordt opgepakt conform het handhavingsbeleidsplan.

Sancties niet naleven vergunningvoorschriften

De gemeente hanteert de algemene gedragslijn dat bij constatering van een overtreding rond een evenement eerst een mondelinge waarschuwing wordt gegeven. Hierbij wordt een termijn gegeven om een eind aan de overtreding te maken. Wordt hieraan geen gevolg gegeven dan zal een bestuursrechtelijke of strafrechtelijke maatregel volgen. Bestuursrechtelijk kan bestuursdwang worden toegepast of een last onder dwangsom worden opgelegd. Bestuursdwang houdt in dat de gemeente feitelijke handelingen verricht om een eind aan de overtreding te maken of om verdere overtreding te voorkomen. Bestuursdwang is een zwaar middel dat snel ingezet kan worden als de situatie dit vereist.

Met een last onder dwangsom wordt de overtreder gelast een eind aan de overtreding te maken en geen verdere overtreding meer te begaan onder de bepaling dat hij een dwangsom verbeurt wanneer hij aan die last geen gevolg geeft. Nadeel van dit middel is dat de meeste evenementen kort van duur zijn waardoor er te weinig tijd is om de last onder dwangsom op te leggen. Wel kan een last onder dwangsom preventief gebruikt worden indien er een gerede kans op herhaling van de overlast bestaat.

Strafrechtelijk kan door een BOA voor bepaalde overtredingen van de APV een strafbeschikking worden uitgevaardigd. Voorts heeft uiteraard ook de politie de bevoegdheid strafrechtelijk op te treden. De politie kan bij het overschrijden van een voorschrift van een vergunning op basis van de APV bijvoorbeeld het bevel geven om muziek zachter te zetten. Wanneer het bevel niet wordt opgevolgd, kan hij zelf eigenhandig de overtreding beëindigen. Wanneer de politie de indruk heeft dat door haar optreden de openbare orde in gevaar wordt gebracht (door bijvoorbeeld rellen), kan een proces verbaal worden opgemaakt. Dit middel helpt niet om op dat moment de overtreding te beëindigen, maar het werkt wel preventief voor de volgende keer. Het is dan wel noodzakelijk dat de politie de gemeente informeert over een dergelijk voorval.

Indien de organisatie van een meldingsplichtig evenement de in dit evenementenbeleid opgenomen regels en voorschriften niet naleeft of de aanwijzingen van de toezichthouder niet nakomt wordt het geacht te handelen in strijd met artikel 2:25 eerste lid van de APV (verbod om te handelen zonder vergunning). Voor meldingsplichtige evenementen geldt de straf dat voor het evenement in het vervolg een vergunning moet worden aangevraagd.

4.2 Gebruik gemeentelijke materialen

 

De gemeente Werkendam heeft materialen beschikbaar voor evenementen, zoals:

* dranghekken;

* vlaggenmasten;

* verkeersborden; en

* containers (groen, grijs en plastic voor gescheiden inzameling).

 

Door de organisatoren mogen deze materialen, voor zover deze op de gewenste data beschikbaar zijn, kosteloos worden gebruikt. De gewenste materialen kunnen minimaal 3 weken voor het evenement worden aangevraagd middels het e-formulier “Aanvragen materialen voor evenementen” via de website www.werkendam.nl 

 

In geval van beschadiging of vermissing van materialen dient de organisator de schade van de gemeente te vergoeden.

Indien de containers niet leeg worden geretourneerd komen de stortleges, zijnde in 2014 € 0,22 per kilo, voor rekening van de organisator.

 

Gebruik stroom

 

Indien voor het evenement gebruik wordt gemaakt van de gemeentelijke stroomvoorziening, dient daarvoor een vergoeding te worden betaald.

 

4.3 Planning van evenementen - evenementenkalender

 

In de gemeente Werkendam vinden veel jaarlijks terugkerende evenementen plaats waarvan vaak al bekend is wanneer deze plaatsvinden. Deze evenementen kunnen consequenties hebben voor de openbare orde en veiligheid en bijgevolg voor politiecapaciteit ten behoeve van toezicht en handhaving. Om een totaalbeeld te krijgen van de te houden evenementen, is een regionale evenementenkalender ontwikkeld. Op deze kalender worden alle meldingen voor evenementen geplaatst zodat de hulpdiensten, te weten brandweer, de politie en de Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR) beter overzicht hebben over de te organiseren evenementen in de regio. Daarbij kan de planning ook gebruikt worden voor de planning van wegopbrekingen e.d. door Rijkswaterstaat en de unit Ruimte, taakveld beheer en uitvoering van de gemeente Werkendam.

 

De evenementenkalender geeft voor een heel kalenderjaar aan welke evenementen er plaatsvinden op de verschillende locaties in de gemeente. Dit betekent dat uitsluitend de datum van de gemelde evenementen vaststaat, zonder dat hieraan enig recht kan worden ontleend. Organisatoren dienen dan ook nog steeds een aanvraag c.q. melding in te dienen voorafgaand aan het evenement.

 

Het proces van opstellen van de evenementenkalender begint in september. De gemeente roept dan de organisatoren van evenementen op hun evenementen voor het komend jaar te melden. Vóór 15 oktober dienen de meldingen bij de gemeente binnen te zijn. Aan de hand van de aangemelde evenementen stelt de evenementencoördinator eind november de jaarplanning evenementen vast. Het regime voor het komende kalenderjaar staat hiermee vast. Deze jaarplanning wordt beschikbaar gesteld aan de hulpdiensten.

Binnen dit regime kunnen de organisatoren een evenementenvergunning aanvragen. Indien een organisator te laat is met het aanmelden van een evenement en politie-inzet niet meer mogelijk is, kan er geen evenementenvergunning verleend worden.

 

De procedure voor vaststelling van de jaarplanning evenementen is schematisch als volgt:

 

Periode	Actie
September	Gemeente roept organisatoren van evenementen op deze evenementen te melden. De organisator van het evenement geeft op het formulier een aantal kerngegevens aan, waaronder de gewenste datum van het evenement.
< 15 oktober	Organisatoren melden evenementen aan voor de jaarplanning evenementen.
November	Gemeente stelt jaarplanning evenementen vast. De jaarplanning evenementen geeft per locatie aan welke evenementen er in principe plaatsvinden. Met het vaststellen van de kalender wordt nog geen vergunning verleend.

4.4 Evenementencoördinator

De gemeente en burgemeester hecht grote waarde aan het bevorderen van de communicatie met, maar ook tussen partijen. Door een goede verstandhouding en informatie-uitwisseling kan gekomen worden tot een optimale samenwerking.

Teneinde één centraal aanspreekpunt binnen de gemeente te hebben ten aanzien van evenementen, is het wenselijk een evenementencoördinator aan te wijzen. Een evenementencoördinator dient zowel richting collega’s, als extern in de richting van de evenementenorganisatoren en hulpdiensten als centraal contactpersoon.

De evenementencoördinator krijgt de volgende coördinerende rol:

• 1.

  Het wegwijs maken van organisatoren en informeren over diverse vergunningvereisten;

• 2.

  Het aanspreekpunt voor de interne organisatie;

• 3.

  Het aanspreekpunt van organisatoren en hulpdiensten;

• 4.

  Het houden van regie en synergie bij de verlening van de benodigde vergunning(en);

• 5.

  Het onderhouden van contacten met betrokken partijen en derden met betrekking tot evenementen;

• 6.

  Het initiëren en voorzitten van het evenementenoverleg.

 

 

 

• 1.

  SLOTBEPALINGEN

 

 

5.1 Vaststelling

 

Op grond van artikel 4:81 van de Awb worden beleidsregels vastgesteld door het bevoegde bestuursorgaan zelf. Ten aanzien van de in dit document geregelde onderwerpen, moeten zowel de burgemeester als het college van burgemeester en wethouders van Werkendam als bevoegde bestuursorganen worden aangemerkt en zal dan ook aan beiden ter vaststelling worden voorgelegd.

 

Gelet op het bepaalde in artikel 180 van de Gemeentewet verdient het aanbeveling deze beleidsnotitie na vaststelling door de burgemeester en het college, ter kennisname voor te leggen aan de gemeenteraad.

 

5.2 Evaluatie

 

Dit beleid wordt na een jaar geëvalueerd en daar waar nodig bijgesteld. Vervolgens zal dit beleid periodiek geëvalueerd worden.

 

5.3 Bekendmaking

 

Voor beleidsregels gelden de bekendmakingsregels van afdeling 3:6 Awb. De bekendmaking van besluiten die niet tot een of meer belanghebbenden zijn gericht, moet gebeuren door de kennisgeving van het besluit of de zakelijke inhoud daarvan.

 

De in een beleidsregel vervatte regels moeten integraal kenbaar en toegankelijk zijn voor betrokkenen. Om zeker te stellen dat, indien bij de bekendmaking van een beleidsregel wordt gekozen voor bekendmaking middel kennisgeving van louter de zakelijke inhoud ervan, toch kennis kan worden genomen van de gehele beleidsregel, is in het derde lid van artikel 3:42 de verplichting opgenomen om in dat geval de beleidsregel ter inzage te leggen.

 

Op de gemeentelijke informatiepagina van het Altena Nieuws zal bekend worden gemaakt dat dit evenementenbeleid is vastgesteld.

 

Op de gemeentelijke website zal een link worden geplaatst naar dit evenementenbeleid.

 

5.4 In werking treding

 

Dit evenementenbeleid treedt in werking met ingang van 1 februari 2014.

 

5.5 Citeertitel

 

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Evenementenbeleid Werkendam 2014

 

Aldus besloten, een ieder voor zover het zijn/haar bevoegdheid betreft, door het college van burgemeester en wethouders van Werkendam van 21 januari 2014.

 

de secretaris, de burgemeester,

 

 

 

 

drs. H.A. Koenen mw. drs. C.G.J. Breuer

 

door de burgemeester van de gemeente Werkendam op 21 januari 2014,

 

 

 

 

mw. drs. C.G.J. Breuer