Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 Gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Werkorganisatie BUCH

De gemeenten Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo (hierna de ‘BUCH-gemeenten’ genoemd) zijn op 1 januari 2017 ambtelijk gefuseerd en vormen dan samen de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie BUCH (hierna ‘de werkorganisatie’ genoemd). De werkorganisatie is belast met het uitvoeren van alle gemeentelijke taken voor de colleges, voor zover deze niet – al dan niet met toepassing van de wet – aan derden zijn of worden opgedragen. De uitvoering ziet in ieder geval op het verrichten van bedrijfsvoeringstaken, o.a. op het gebied van inkoop en aanbesteding.

De uitvoering van de inkoop van jeugdhulp en Wmo valt buiten dit beleid. Dit geschiedt namelijk in breder verband (BUCH- en HAL-gemeenten) door een regionale contractmanagementorganisatie.

De ambtelijke fusie per 1-1-2017 en de wijzigingen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen in de Aanbestedingswet 2012 (per 1 juli 2016), zijn aanleiding om het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid van de afzonderlijke BUCH-gemeenten te actualiseren en harmoniseren. Het voorliggende actuele inkoop- en aanbestedingsbeleid geldt voor zowel de afzonderlijke BUCH-gemeenten als de werkorganisatie. Bij het opstellen van deze nota is gekozen om zoveel mogelijk aan te sluiten bij het Model Inkoop en Aanbestedingsbeleid en de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de VNG.

Deze nota, het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie is een belangrijk beleidsdocument op het gebied van inkoop en beschrijft de doelstellingen die wij hebben bij het professioneel verwerven van de inkooppakketten voor de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie. Daarnaast schetst deze nota de achtergronden die bij het bepalen en realiseren van de gemeentelijke doelstellingen relevant zijn.

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie behoren op doelmatige, rechtmatige en integere wijze in te kopen, zodat gemeenschapsgelden op verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de werkorganisatie om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt bij aan mogelijke besparingen, maar levert ook verbetering van de kwaliteit van opdrachten op (denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen).

Met het voorliggende inkoop- en aanbestedingsbeleid willen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie de markt aanmoedigen en uitnodigen om zo duurzaam mogelijke producten en diensten te ontwikkelen en leveren. Via innovatiegericht inkopen willen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie de markt stimuleren, ver voor het aanbestedingstraject van start gaat, om innovatieve duurzame oplossingen te ontwikkelen en leveren. Het uitdagen en aanmoedigen van de markt kan door als bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper gezamenlijk de dialoog met deze markt te voeren, in partnership innovatieve oplossingen te laten ontwikkelen. Het aanbestedingsproces biedt ruimte voor deze oplossingen.

Deze nota is primair geschreven voor de eigen organisatie, voor de inkoopadviseurs en de medewerkers van de werkorganisatie die betrokken zijn bij het inkoop- en aanbestedingsproces. De nota beschrijft de wijze waarop inkoopactiviteiten moeten plaatsvinden en licht de beleidsaspecten van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie toe waar de ingekochte diensten, leveringen of werken aan moeten voldoen. Ter ondersteuning van de inkoopadviseurs en alle betrokkenen bij de correcte uitvoering van de verwerving van de inkooppakketten en het beheer van de overeenkomsten wordt een Procedurehandboek Inkoop opgesteld. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het procedurehandboek zijn bindend voor alle organisatieonderdelen van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie. Daarnaast informeert deze nota de markt over hoe de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie wensen in te kopen en welke aspecten zij daarbij belangrijk vinden.

2.1 Algemeen

Bij inkopen en aanbesteden worden gemeenschapsgelden ingezet. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben de verantwoordelijkheid om deze gelden op een rechtmatige, effectieve, efficiënte en integere wijze te besteden. Daaruit volgt de volgende missie:

De inkoopfunctie ondersteunt de besturen van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie om hun strategische doelen te bereiken door op de leveranciersmarkt maatschappelijke toegevoegde waarde tegen de meest optimale voorwaarden te realiseren. Om dit doel te bereiken zijn er uitgangspunten geformuleerd:

• •

  maximale maatschappelijke toegevoegde waarde voor een marktconforme prijs

• •

  rechtmatigheid

• •

  professioneel en goed opdrachtgeverschap

• •

  optimalisatie van ketenkosten

Hierbij moet een balans worden gevonden tussen beschikbare budgetten, in de markt beschikbare oplossingen, de door de organisatie uit te voeren taken en de gestelde (beleids)doelen. Genoemde uitgangspunten zijn uitgewerkt in beginselen of beleidsdoelstellingen.

Waar deze nota zich formeel richt op het inkopen en aanbesteden van opdrachten door de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie, maakt dit proces onderdeel uit van een groter geheel.

Het opdrachtgeverschap van de gemeente strekt zich uit over het gehele inkooptraject, van eerste ideevorming en voorbereiding, via aanbesteding en contractbeheer tot gebruik en uiteindelijke afstoting van wat werd ingekocht. In al deze fasen ambiëren de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie zich op te stellen als een professionele opdrachtgever naar de markt, de marktpartijen en in het bijzonder de opdrachtnemers. Om kostenbewust om te gaan met gemeenschapsgeld, hanteren de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie bij haar inkoop de volgende doelstellingen:

2.2 Optimale kwaliteit-/prijsverhouding

Het verwerven van een inkooppakket tegen de laagste prijs, wil niet zeggen dat de gemeente of werkorganisatie de beste deal heeft gesloten voor haar inwoners of de eigen organisatie. Uitgangspunt is om de diensten, leveringen of werken te verkrijgen met een passend kwaliteitsniveau naar behoefte en tegen marktconforme condities.

2.3 Doelmatigheid en effectiviteit

Er kan alleen worden overgegaan tot het verstrekken van een opdracht (en veelal dus ook het starten van een aanbesteding) indien de financiële middelen daarvoor zijn vastgelegd. Dit kan enerzijds gebeuren in de begroting en anderzijds via kredieten. In beide gevallen wordt een bestemming voor de financiële middelen vastgesteld (beleidsdoel). De doelmatigheidsdoelstelling brengt met zich mee dat er controle wordt uitgeoefend op de juiste besteding.

2.4 Efficiëntie

De professionalisering en coördinatie van de inkoopfunctie is voortdurend in ontwikkeling. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zoals beschreven in deze nota, dient deze ontwikkeling te kunnen volgen, te faciliteren en te stimuleren. Dit maakt het wenselijk dat deze nota zich beperkt tot het geven van richting aan inkopen en aanbesteden in plaats van het in detail voorschrijven daarvan. Het Procedurehandboek Inkoop voor de werkorganisatie gaat verder in op en biedt handvatten voor het daadwerkelijke inkoopproces.

De administratieve lasten dienen hierbij beperkt te worden, zowel aan de zijde van aanbestedende dienst als aan de zijde van de markt.

2.5 Optimalisatie van ketenkosten en levenscycluskosten

Onderdeel van het professioneel opdrachtgeverschap is het optimaliseren van de ketenkosten die ontstaan door de aanbesteding en uitvoering van de opdracht. Het verder kijken dan moment van aanbesteding en de impact van de aankoop op het totale bedrijfsproces, leidt uiteindelijk tot lagere kosten voor alle ketenpartners. Het is ook van belang om de focus te leggen op de totale kosten van de levenscyclus of ingeschatte gebruiksperiode van de ingekochte leveringen of werken (bijvoorbeeld de totale kosten vanaf het ontwerp, de bouw, het (her)gebruik tot en met de sloop van een gebouw). De inkoopadviseur of de bij de aanbesteding betrokken medewerker verwerkt deze overwegingen, indien mogelijk en wenselijk, in de vraagstelling aan de markt of in het gunningscriterium laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit.

3.1 Rechtmatigheid

De gemeente is een bestuurlijke organisatie. Dit brengt met zich mee dat in beginsel alle (rechts)handelingen onderhevig zijn aan bestuurlijke besluitvorming. Deze besluitvorming kan voorafgaand aan de aanbesteding, maar zal veelal (deels) na afloop van de aanbesteding, plaatsvinden. Bij het voorbereiden van het inkoop- en aanbestedingsproces dient rekening te worden gehouden met de diverse benodigde bestuurlijke besluiten. Hierbij bestaat onderscheid tussen de volgende besluiten:

• •

  het goedkeuren van een voorgestelde aanbesteding en/of aanbestedingsprocedure

• •

  het besluit financiële middelen te bestemmen (krediet of begroting etc.)

• •

  de gunningsbeslissing betreffende de uitslag van de aanbestedingsprocedure

• •

  de beslissing daadwerkelijk opdracht te verlenen (de overeenkomst aan te gaan)

Van geval tot geval kunnen de bevoegdheden en te volgen procedures betreffende deze besluiten verschillen.

3.2 Contractuele voorwaarden

In de aanbestedingsdocumenten dient een eenduidig contractueel kader te worden vastgelegd. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel. In deze nota worden de Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten verplichtend opgelegd. In het geval van paritair vastgestelde voorwaarden, oftewel voorwaarden die gezamenlijk (aanbesteder en inschrijver) tot stand zijn gekomen, worden deze voorwaarden op de opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de gemeente of werkorganisatie in bepaalde gevallen afwijkingen toepassen maar hiervoor geldt een verzwaarde motivatieplicht. In de aanbestedingsdocumenten wordt hiernaar verwezen. In het kader van het eenduidige contractuele kader worden leveringsvoorwaarden van aanbieders in beginsel afgewezen.

3.3 Klachtenregeling

Voor klachten kennen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie een klachtenprocedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de betreffende BUCH-gemeente of werkorganisatie de klacht zal behandelen.

4.1 Maatschappelijk verantwoord ondernemen

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben een voorbeeldfunctie op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Centraal daarin staat de verantwoorde balans tussen de zorg voor het welzijn van de mensen (people), de ecologische kwaliteit (planet) en de economische welvaart (profit). Dit is een integrale verantwoordelijkheid voor de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie en wordt ook gevraagd van partners, leveranciers etc.

4.2 Duurzaam inkopen

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben een voorbeeldfunctie op het gebied van duurzaam inkopen. Het is aan de ambtelijk opdrachtgever om op inhoud te bepalen, geadviseerd door de inkoopadviseur, welke duurzaamheidsthema’s relevant zijn bij een voornemen tot inkoop van een product of dienst en dit te vertalen naar een heldere opdracht voor de inkoopadviseur die vervolgens de vertaalslag kan maken naar een uitdagende uitvraag voor de markt. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie streven hierbij de doelstellingen na die zijn opgenomen in het in 2015 door de afzonderlijke BUCH-gemeenten ondertekende burgemeestersconvenant voor Klimaat en Energie. Het gaat om de volgende doelstellingen:

• •

  20% CO2-reductie in 2020

• •

  20% energiebesparing in 2020

• •

  20% energieopwekking in 2020

4.3 Circulair inkopen

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben een voorbeeldfunctie op het gebied van circulair inkopen. Dit houdt in dat de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie zich inspannen op het optimaal inzetten en hergebruiken van grondstoffen in de verschillende schakels van productieketens. Doel van de circulaire economie is het hergebruiken van producten en grondstoffen waarbij afval en schadelijke emissies naar bodem, water en lucht zo veel mogelijk worden voorkomen; het is meer dan recycling. Daar waar mogelijk wordt het voldoen van producten aan ‘circulair’ produceren meegenomen in de selectie- en gunningseisen.

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie streven in het kader van circulair inkopen de volgende doelstellingen na:

• •

  In 2017 starten met de organisatie van twee circulaire inkooptrajecten

• •

  10% circulair inkopen in 2020

4.4 Social return

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie spannen zich in, ook bij inkopen en aanbestedingen, om de arbeidsmogelijkheden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt1 te stimuleren, door waar mogelijk contractueel vastgestelde sociale voorwaarden te stellen aan een opdrachtnemer. Doel hiervan is om het aantal uitkeringsgerechtigden terug te dringen en mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (incl. jongeren) aan het werk te helpen.

4.5 Integriteit

Integriteit staat binnen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hoog op de (politieke) agenda. Bestuurders en ambtenaren handelen integer. Zij handelen zakelijk en objectief , waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie willen enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.6 Innovatiegericht en innovatief inkopen

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie zijn grote voorstanders van innovatie. Het is daarbij belangrijk een onderscheid te maken tussen innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen. Innovatiegericht inkopen gaat over de inkoop van verbeterde en vernieuwende producten ten behoeve van een betere dienstverlening door de BUCH-gemeenten.

Innovatiegericht inkopen heeft soms tot doel een oplossing, product of dienst in te kopen die de gemeente nog niet kent, of die er nog niet is. In het laatste geval dienen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie de betreffende oplossing, het betreffende product of dienst samen met de markt te ontwikkelen. Innovatief inkopen gaat over vernieuwing in het proces van aanbesteden. Een vernieuwing in het proces kan soms leiden tot een betere inkoop. Innovatiegericht inkopen en innovatief inkopen kan hierbij worden gekoppeld aan de behoefte aan slimme oplossingen voor gemeentelijke uitdagingen, zoals mobiliteitsvraagstukken, de transitie naar een circulaire economie en een gezondere omgeving. Dit kan worden bereikt door maatschappelijke vraagstukken in de markt te zetten in plaats van oplossingen.

Slimme oplossingen bedenk je vaak samen met de markt. Deze manier van samenwerken vraagt om een andere benadering ten aanzien van de inkooprelatie. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie zoeken de ruimte in haar aanbestedingen door oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken op een open manier uit te vragen. Daarbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de beschikbare innovatieve inkoopmethodes, zoals bijvoorbeeld – maar niet uitsluitend – het innovatiepartnerschap en de prijsvraagmethode.

5.1 Bepalen van de inkoopprocedure

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hanteren als uitgangspunt dat alle opdrachten met optimale marktwerking worden aanbesteed. Indien de aard en inhoud van de opdracht, de marktsituatie of bedrijfsmatige of maatschappelijke belangen daartoe aanleiding geven, kan worden volstaan met onderhandse aanbestedingsvormen. De keuze voor de aanbestedingsprocedure dient te worden gemaakt en gemotiveerd, onder andere via de inkoopstrategie, aan de hand van de beginselen van objectiviteit en proportionaliteit. De motivatie wordt door het organisatieonderdeel in het aanbestedingsdossier gedocumenteerd.

Alle inkopen en aanbestedingen geschieden conform wet- en regelgeving en bestaande jurisprudentie. Bij de keuze voor een aanbestedingsprocedure wordt naast de opdrachtwaarde rekening gehouden met de aspecten zoals die zijn vastgelegd in de Gids Proportionaliteit. De keuze moet beargumenteerd worden. De gekozen aanbestedingsprocedure dient daarna uiteraard objectief, transparant, evenredig, niet-discriminerend en zorgvuldig te worden ingericht en uitgevoerd.

5.2 Drempelbedragen

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hanteren de volgende drempelwaarden (bedragen excl. BTW):

5.3 Afwijkingsbevoegdheid

Voor aanbestedingen waarop door de hoogte van de opdrachtwaarde de Europese regelgeving niet (rechtstreeks) van toepassing is, kan worden afgeweken van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Afwijkingen zijn alleen toegestaan in gevallen waarin het doorlopen van de voorgeschreven procedures onevenredig of voor het specifieke geval disproportioneel is. Daarbij worden alle relevante omstandigheden in aanmerking genomen. Een verzoek om afwijking dient voor akkoord te worden voorgelegd aan het bevoegde gezag, voorzien van een advies van de inkoopadviseur van het domein. Afwijkingen mogen nooit in strijd zijn met wet- en regelgeving.

5.4 Procedurehandboek Inkoop

Ten behoeve van een correct proces wordt een Procedurehandboek Inkoop opgesteld die van toepassing is voor de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie.

5.5 Lokaal/regionaal en MKB-gericht inkopen

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie willen zowel nieuwe partijen als bestaande relaties kansen bieden. Daarnaast willen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie recht doen aan het belang van MKB-bedrijven en willen zij, voor de economie en leefbaarheid van de gemeenten, ook mogelijkheden bieden voor lokale en regionale bedrijven.

De richtlijn voor de inkoopadviseur of de bij de inkoop of aanbesteding betrokken medewerker is, dat bij het vergeven van onderhandse aanbestedingen minimaal één lokale of regionale partij uit te nodigen om een offerte uit te brengen. De termen lokaal en regionaal worden als volgt gedefinieerd: lokaal: alle aanbieders die gevestigd zijn binnen de BUCH-gemeenten. Regionaal: alle aanbieders die gevestigd zijn binnen de gemeentegrenzen van de regio’s IJmond en Noord-Kennemerland.

De keuze van partijen, rekening houdend met bovenstaande richtlijn, is ter beoordeling van en gebaseerd op de expertise van de inkoopadviseur of de bij de inkoop of aanbesteding betrokken medewerker. De motivatie welke partijen gevraagd worden mee te dingen naar een onderhandse opdracht, wordt in het inkoopdossier vastgelegd. Dit geldt ook als op de richtlijn met betrekking tot de keuze van partijen, vanwege marktomstandigheden of andere redenen, moet worden afgeweken.

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie zullen verder steeds meer aandacht gaan besteden aan de prestaties die bestaande leveranciers/aanbieders hebben geleverd (past performance). Goede prestaties uit het verleden zullen in de toekomst de kans verhogen om uitgenodigd te worden om een aanbieding te doen.

6.1 De inrichting van de inkoopfunctie

Binnen de werkorganisatie is de inkoopfunctie centraal belegd binnen het team Juridische Zaken & Inkoop van het domein Bedrijfsvoering. In de praktijk wordt getracht om inkoop zoveel mogelijk decentraal te organiseren, onder meer door aan de domeinen een (tactisch) inkoper te koppelen ter ondersteuning van het doorlopen van aanbestedingstrajecten en het geven van advies.

De inkoopfunctie wordt uitgevoerd door inkoopadviseurs en een contractbeheerder die werkzaam zijn voor de werkorganisatie en door inkoopadviseurs die werkzaam zijn voor de Stichting RIJK (Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland). De gemeenten Uitgeest en Castricum zijn lid van deze stichting. Bij de doorontwikkeling van de organisatie wordt ook de (toekomstige) inrichting van de inkoopfunctie betrokken.

6.2 Professioneel opdrachtgeverschap

De inkoopfunctie van de werkorganisatie is een functie die ten dienste staat van de organisatie en de belangen van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie. Niet Inkoop maar opdrachtgevers bepalen wat er ingekocht moet worden op basis van eisen en wensen. Opdrachtgevers tekenen de overeenkomsten met leveranciers, inkoop faciliteert het proces. Bestuurlijk is dit op eenzelfde manier vormgegeven. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van B en W en de directieraad van de BUCH-gemeenten resp. de werkorganisatie zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

6.3 Elektronisch aanbesteden

De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie besteden vele opdrachten digitaal aan via de module van TenderNed of via private aanbestedingsplatforms die actief een koppeling hebben met TenderNed om zo de verplichte publicaties te verzorgen. De interne werkprocedures voor het doen van aanbestedingen, worden nader uitgewerkt om conform wetgeving tijdig te voldoen aan de richtlijn voor elektronisch aanbesteden. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie willen naast de wettelijke verplichting steeds meer via digitale kanalen informatie uitwisselen. Dit geldt voor aanbesteden, maar ook voor digitaal factureren en het inrichten van digitale bestelkanalen. In specifieke aanbestedingen zal in de aanbestedingsdocumenten vooraf worden aangeven welke eisen en wensen de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben.

7.1 Uitsluitingsgronden, geschiktheid- en selectiecriteria

Uitsluitingsgronden, geschiktheid- en /of selectiecriteria worden van opdracht tot opdracht bepaald, naast andere criteria die rechtstreeks volgen uit de aan te besteden opdracht. Geschiktheid- en/of selectiecriteria kunnen een afgeleide zijn van diverse beleidsdoelstellingen, zoals duurzaam inkopen en social return.

7.2 Gunningscriteria

Gunning is, zowel volgens de Europese Richtlijnen als volgens het nationale recht, mogelijk op basis van het criterium ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI).

EMVI is een overkoepelende term voor de drie gunningscriteria:

• •

  beste kwaliteit-/prijsverhouding

• •

  laagste kosten, op basis van kosteneffectiviteit (zoals levenscycluskosten)

• •

  laagste prijs

Het wettelijke uitgangspunt is dat wordt gegund op beste kwaliteit-/prijsverhouding. Indien wordt gekozen voor een gunning op laagste prijs of laagste kosten, dan dient dit te worden gemotiveerd. Los van wettelijke voorschriften, past dit ook bij de doelstelling van de BUCH-gemeenten en de werkorganisatie om bij inkopen en aanbesteden te streven naar een optimale verhouding tussen van belang zijnde aspecten als kwaliteit, prijs en duurzaamheid. De BUCH-gemeenten en de werkorganisatie hebben ambities op het gebied van duurzaamheid en milieu. In sommige gevallen kunnen deze onderwerpen aanleiding geven om te gunnen op laagste kosten.