Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Westvoorne houdende regels omtrent het Procotol voor ARHI-toezicht

Procotol ARHI-toezicht Brielle-Hellevoetsluis-Westvoorne

Inleiding

In april 2020 hebben de drie raden van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne een principebesluit genomen om met ingang van 1 januari 2023 te herindelen. Dit besluit zal in de gemeenteraadsvergaderingen in december 2020 bevestigd gaan worden door de vaststelling van deze drie gemeenteraden van het herindelingsontwerp tot gemeentelijke herindeling. Als gevolg van dit nog te nemen besluit worden de bepalingen van de wet Algemene Regels Herindeling (Wet ARHI) op elk van de gemeenten van toepassing. In deze wet is onder andere opgenomen dat er afspraken worden gemaakt om te komen tot het elkaar betrekken bij te nemen besluiten die (financiële) gevolgen kunnen hebben voor de te vormen fusiegemeente. Het gaat hierbij om besluiten die na de inwerkingtreding van het Arhi-toezicht worden genomen.

Om tot procesafspraken daartoe te komen is het aan de gemeenteraden dit vast te leggen in een protocol waarin de bevoegd- en verantwoordelijkheden van en tot elkaar alsmede tot de provinciale toezichthouder worden benoemd. Dit protocol maakt geen onderdeel uit van het herindelingsontwerp tot gemeentelijke herindeling, maar wordt wel samen met het herindelingsontwerp door de drie gemeenteraden behandeld en vastgesteld.

Kennisneming

Los van de besluiten zoals die staan weergegeven onder de instemming is het gewenst elkaar te informeren met betrekking tot de afsluiting van vaste geldleningen. De financiering is volgend op de besluitvorming tot investering dan wel herfinanciering. Om zicht te krijgen en houden op de financieringssamenstelling ten behoeve van de nieuwe gemeente is het noodzakelijk zo mogelijk tot onderlinge

afstemming te komen met welke looptijd, hoogte en welk rentepercentage financiering wordt aangetrokken.

Instemming

Alleen besluiten die daadwerkelijk (financiële) gevolgen kunnen hebben voor de nieuwe fusiegemeente vallen onder de wederzijdse instemmingsplicht.

Het betreft de volgende voorgenomen besluiten die instemming behoeven van de fusiegemeenten:

• 1.

  Alle voorstellen tot besluitvorming dan wel wijziging van de begroting vanaf € 50.000 (per jaarschijf);

• 2.

  Alle investeringsvoorstellen vanaf € 100.000;

• 3.

  Alle voorstellen tot het verstrekken van gemeentegaranties;

• 4.

  Alle voorstellen tot het verstrekken van geldleningen;

• 5.

  Alle besluiten tot het aangaan van lease- dan wel huurovereenkomsten vanaf €

• 6.

  5.000;

• 7.

  Alle besluiten tot het aangaan van financiële verplichtingen met een contractuele expiratiedatum na 1 januari 2023;

• 8.

  De vaststelling dan wel wijziging van belastingverordeningen;

• 9.

  Alle overige voorstellen die leiden tot besluitvorming waarop provinciaal toezicht van toepassing is (vastgelegd in brief GS inzake arhi-toezicht).

Organisatie proces

De werkzaamheden vinden plaats gedurende een periode van twee jaar (na vaststelling van het herindelingsontwerp in december 2020 tot 1 januari 2023). Het is een cruciaal proces, omdat zonder instemming er geen goedkeuringsbesluit zal komen van Gedeputeerde Staten. Enerzijds dient hier een gedegen proces aan ten grondslag te liggen, maar anderzijds dient dit ook in een beperkte periode te gebeuren.

Er dienen goede afspraken gemaakt te worden over de te voeren procedure. Wie

heeft welke bevoegdheden en is waarvoor verantwoordelijk? Gelet op de korte tijd van toetsing/uitvoering zal een en ander bij een kleine groep ondergebracht moeten worden. Een groep die over voldoende kennis en ervaring dient te beschikken om tot een heldere en snelle afweging en behandeling te kunnen komen.

Samenstelling instemmingsgroep

Enerzijds de wethouders Financiën en anderzijds de afdelingshoofden financiën/concerncontrollers van de drie fusiegemeenten. Voor de continuïteit/voortgang dienen daarnaast hun plaatsvervangers bij afwezigheid als vervanger aangewezen te worden.

In iedere gemeente is dan minimaal een ambtenaar aanwezig die de voorstellen toetst op de technische samenstelling, daarover verslag uitbrengt aan de wethouder Financiën en minimaal een wethouder die mede vanuit de politieke visie een en ander beoordeelt. Op basis van een gezamenlijk gedragen advies wordt de wethouder Financiën gemachtigd de instemming al of niet te verlenen.

Geen instemming

Is er geen positieve reactie op een voor te nemen besluit, dan wordt nader overleg gevoerd tussen de wethouders Financiën om te bezien of er alsnog overeenstemming kan worden bereikt. Mocht ook dat niet leiden tot overeenstemming dan kan een

nader overleg worden ingepland met de portefeuillehouder Financieel Toezicht van de provincie Zuid-Holland.

Uitvoering proces

De uitvoering van het proces van wederzijdse instemming vindt plaats met behulp van een digitaal platform. Dit platform is ingericht zodat alleen de deelnemers aan dit proces daartoe toegang hebben. Enerzijds om besluiten te kunnen plaatsen die instemming behoeven van de beide andere fusiegemeenten en anderzijds om die instemming vast te kunnen leggen.

Ten behoeve van de plaatsing van informatie op het digitale platform is het noodzakelijk dat de ambtelijke deelnemers toegang hebben tot alle informatie die aan het college ter besluitvorming wordt voorgelegd. Deze bevoegdheid is cruciaal om te komen tot een transparant proces van wederzijdse instemming. Mochten de ambtelijke deelnemers deze informatie niet krijgen dan zijn zij niet voldoende in staat hun taak, om invulling te geven aan de wederzijdse instemming, uit te voeren.

Het digitale platform dient nader ontwikkeld te worden qua inhoud en planning/voortgang.

Besluitvorming gemeenteraden

Eerst nadat de besluiten die voor wederzijds instemming in aanmerking komen zijn geaccordeerd, kan een voorstel naar de desbetreffende gemeenteraad gezonden worden. In dat voorstel moet duidelijk komen te staan dat er een positief oordeel door de beide andere fusiegemeenten is afgegeven en dat Gedeputeerde Staten voornemens zijn het besluit goed te keuren.

Afhandeling besluiten

Nadat de Wet ARHI van toepassing is geworden (na de besluitvorming omtrent het herindelingsontwerp december 2020) is het preventieve toezicht automatisch van toepassing op de drie fusiegemeenten. Elk besluit, zoals eerder genoemd onder de 8 punten, dient dan ook voor de uitvoering ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de provincie. Deze afhandeling is de verantwoordelijkheid van elke aparte gemeente.

Samenwerking provinciale toezichthouder

Tijdens de gehele periode tot aan de datum van herindeling is er een regelmatig overleg met de provinciale toezichthouder. In dit ambtelijk overleg worden de voorstellen tot besluiten (al dan niet met instemming van partnergemeenten) besproken. Tevens maakt de provinciale toezichthouder haar beoordeling op de voorstellen tot besluit bekend. De frequentie van dit overleg is in beginsel om de vier weken. Naar gelang de ontwikkelingen kan de frequentie wijzigen. Dit regelmatig overleg vindt plaats tussen de genoemde ambtelijke vertegenwoordigers in de instemmingsgroep alsmede de desbetreffende ambtelijk provinciaal toezichthouder(s).

Evaluatie

Ieder half jaar na vaststelling van dit protocol (of zoveel eerder als gewenst) worden door de portefeuillehouders Financiën de in dit protocol vastgelegde afspraken geëvalueerd.