Organisatiebesluit 2009

Geldend van 01-07-2007 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-07-2007

Intitulé

ORGANISATIEBESLUIT WIERDEN 2009

HOOFDSTUK I WERKWIJZE EN STRUCTUUR VAN DE AMBTELIJKE ORGANISATIE

Definitieve versie.

ORGANISATIEBESLUIT WIERDEN 2009

Artikel 1 Werkwijze

  • 1.

    De werkwijze van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op integraal management, op integrale advisering en op het middels mandatering uitoefenen van bevoegdheden op het meest effectieve niveau.

  • 2.

    De bedrijfsvoering kenmerkt zich bij integraal management door:

    • a.

      werken vanuit expliciete doelstellingen;

    • b.

      verantwoordelijkheid dragen voor het beheer en de inzet van de toegekende

bedrijfsmiddelen;

    • c.

      een planmatige werkwijze ter optimalisering van doelgerichtheid, doelmatigheid en kwaliteit van proces en product;

    • d.

      een integrale financiële huishouding en centrale coördinatie van beleidsontwikkeling en

  • -

    uitvoering en de inzet van de daarvoor benodigde bedrijfsmiddelen (financiën, personeel, communicatie en informatievoorziening en automatisering).

  • 3.

    Integrale advisering komt tot uiting in adviezen aan de bestuursorganen, waarin:

    • a.

      invalshoeken vanuit alle relevante terreinen van gemeentelijke zorg zijn betrokken en tot uiting gebracht;

    • b.

      (meetbare) doelen die met betreffend beleid bereikt moeten worden;

    • c.

      alternatieven in beeld worden gebracht, relevante afwegingsfactoren worden genoemd en een eenduidige keuze wordt voorgesteld.

  • 4.

    Indien een bestuurlijke opdracht:

    • a.

      een bijzonder karakter draagt kan hiervoor een projectstructuur in het leven worden geroepen;

    • b.

      van grote omvang is, begrensd in tijd en leidt tot een uniek product kan hiervoor een projectstructuur in het leven worden geroepen;

    • c.

      een inzet van de organisatie vraagt die afdelingsoverstijgend is en de spankracht van de reguliere structuur en werkwijze te boven gaat, kan hiervoor een projectstructuur in het leven worden geroepen;

    • d.

      een bestuurlijke opdracht kan ook binnen de ambtelijke organisatie projectmatig worden behandeld. In dat geval wijst het betrokken afdelingshoofd een ambtelijk projectleider/ klustrekker aan.

  • 5.

    Het college is opdrachtgever voor de ambtelijke organisatie.

  • 6.

    Nieuw beleid wordt ontwikkeld binnen door het bestuur gegeven opdrachten en kaders. Hiervoor bestaat een standaard-werkwijze.

  • 7.

    Indien een onderwerp zich over het taakgebied van meerdere afdelingen uitstrekt en niet geheel duidelijk is waar het primaat ligt, bepaalt de gemeentesecretaris welke afdeling als meest betrokkene wordt aangewezen.

Artikel 2. De structuur

  • 1. De ambtelijke organisatie is opgebouwd volgens een afdelingenmodel, met lijn- en stafafdelingen, secties, een lokale brandweer en een buitendienst. De lijnafdelingen zijn ingericht volgens publieksgerichte principes met frontoffices, backoffices en beleidseenheden.

  • 2. Het college besluit op voorstel van de gemeentesecretaris tot het instellen en opheffen van organisatieonderdelen en draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de inrichting en het beheer ervan. Bij de voorbereiding hiervan betrekt de gemeentesecretaris de afdelingshoofden en de medewerkers.

  • 3. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is de leiding van de ambtelijke organisatie als geheel opgedragen aan de gemeentesecretaris en daarbinnen de dagelijkse leiding van de afdelingen aan de afdelingshoofden, de dagelijkse leiding van de secties van de lijnafdelingen aan de sectiechefs en van de brandweer aan de plaatselijk commandant brandweer.

  • 4. De gemeentesecretaris treedt ambtshalve op als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. Hij betrekt de Ondernemingsraad bij de in dit artikel genoemde activiteiten, onverlet het adviesrecht dan wel instemmingsrecht.

Artikel 3. Plaats en taak van organisatieonderdelen.

  • 1.

    Bij de afdelingen en de brandweer berusten de in het functieboek opgenomen ambtelijke taken op één of meer toegewezen terreinen van gemeentelijke zorg.

  • 2.

    In de afdelingen worden de primaire processen, gericht op de levering van gemeentelijke producten en diensten aan de samenleving zoveel mogelijk bijeengebracht op basis van samenhang en herkenbaarheid voor de burger.

In het kader van integraal management maken - binnen de daarvoor vastgestelde organisatiebrede kaders - de inzet van en verantwoordelijkheid voor de voor het productieproces benodigde middelen (financiën, personeel, communicatie en informatievoorziening en automatisering) integraal onderdeel uit van deze taakopdracht.

  • 3.

    Bij de afdelingen ligt, binnen vastgestelde kaders en richtlijnen, een eigen verantwoordelijkheid voor:

  • -

    het dagelijks beheer;

  • -

    de totstandkoming van de vereiste coördinatie, afstemming en overleg;

  • -

    de inzet en het beheer van de toegewezen middelen;

  • -

    de planning van de werkzaamheden gericht op gevraagde resultaten;

  • -

    het afleggen van verantwoording aan de secretaris en het college over de verrichte

activiteiten alsmede de periodieke rapportage over de voortgang van/in de verschillende tot

hun afdeling behorende taakgebieden;

  • -

    de periodieke evaluatie van de activiteiten;

  • -

    het inschakelen van andere organisatie-onderdelen in afdelingoverstijgende processen;

  • -

    de afstemming met en terugkoppelen op de verantwoordelijke bestuursorganen en

bestuurders.

  • 4.

    Tot de specifieke taken van de stafafdelingen behoren:

  • -

    het ontwikkelen en adviseren over de organisatiebrede kaders voor beleid, beheer en

bedrijfsvoering en coördinatie en ondersteuning bij de uitvoering daarvan.

-het ondersteunen van de afdelingshoofden bij de uitvoering van die

kaders.

-de taken, zoals omschreven in de specifieke taken van de functieomschrijving van de

afdelingshoofden.

  • 5.

    Aan het hoofd van de lokale brandweer staat de plaatselijk brandweercommandant. Met betrekking tot de uitvoering van gemeentelijke taken is hij verantwoording schuldig aan de gemeentesecretaris. Met betrekking tot de technische bevelvoering bij brandbestrijding en hulpverlening functioneert hij onder gezag en bestuurlijke verantwoordelijkheid van de burgemeester en clusteraangelegenheden onder eindverantwoordelijkheid van de clustercommandant.

  • 6.

    Binnen elke afdeling vindt periodiek werkoverleg met alle medewerkers plaats. Het werkoverleg vindt regelmatig en structureel plaats. De medewerkers krijgen de mogelijkheid agendapunten voor dit overleg aan te dragen. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor agendering en verslaglegging.

    Artikel 4. Vervanging secretaris en afdelingshoofden

    1.Het college wijst uit de kring van afdelingshoofden de vervangers van de gemeentesecretaris aan.

    2.De afdelingshoofden en plaatselijk commandant Brandweer regelen hun vervanging ingeval van afwezigheid binnen hun afdeling in overleg met de gemeentesecretaris. Bij langdurige afwezigheid treft de gemeentesecretaris een voorziening.

    Hoofdstuk II.

    HET MANAGEMENT(MT) EN BREED MANAGEMENT OVERLEG (BMO)

    Artikel 5. Positie MT en BMO

    Het Management Team (MT )is een advies-, afstemmings- en overlegorgaan, dat

    de gemeentesecretaris ondersteunt in zijn hoedanigheid van hoofd van de ambtelijke organisatie.

    Deze ondersteuning geschiedt met inachtneming van de eigen verantwoordelijkheid van ieder afdelingshoofd voor het dagelijks beheer van zijn afdeling.

    Het Breed Managementoverleg (BMO), is een informatie- en afstemmingsorgaan van leidinggevenden in de ambtelijke organisatie.

Artikel 6. Doelstelling MT en BMO

  • 1. Het MT heeft ten doel de advisering en ondersteuning van de gemeentesecretaris ten aanzien van diens taken als hoofd van de dienst.

  • 2. Het MT geeft vorm en inhoud aan de schakel tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie en weet zich verantwoordelijk voor:

  • - de eenheid van beleid, beheer en bedrijfsvoering van het gehele ambtelijke apparaat

  • - de strategische beleidsontwikkeling zowel op inhoudelijke doelen als op middelenterrein;

  • - afdelingsoverstijgende zaken, die al dan niet in projectstructuur zijn ondergebracht.

  • 3. Het MT bevordert daarbij:

  • - het proces van geïntegreerde advisering door de afdelingen;

  • - het functioneren van het gehele gemeentelijke apparaat conform de organisatiefilosofie.

  • 4. Het BMO heeft ten doel het bevorderen van een adequate informatievoorziening en nadere afstemming op het terrein van bedrijfsvoering, beleid en beheer.

Artikel 7. Stafoverleg.

De gemeentesecretaris heeft periodiek overleg met de hoofden van de stafafdelingen. Dit overleg heeft ten doel om tot afstemming te komen met betrekking tot de organisatiebrede kaders op het gebied van bedrijfsvoering, beleid en beheer.

Artikel 8. Samenstelling MT

  • 1. Voorzitter is de gemeentesecretaris

  • 2. Vaste leden zijn de hoofden van de afdelingen Grondgebied en Maatschappelijke Ontwikkeling ; ad hoc- leden de hoofden van de stafafdelingen Financiën. Personeel, Organisatie en In- formatievoorziening (POI) en Algemene Zaken en Communicatie (AZC). Zij nemen op uitnodiging van de gemeentesecretaris deel aan het MT- beraad voor onderwerpen die hun afdeling regarderen.

  • 3. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van het MT, in de ondersteunende secretariaatswerkzaamheden worden door hem op nader te bepalen wijze voorzien. Het hoofd van de stafafdeling A.Z.C. fungeert als secretaris van het voltallig MT.

Artikel 9. Samenstelling BMO

  • 1.

    Voorzitter is de gemeentesecretaris

  • 2.

    Vaste leden zijn de afdelingshoofden, sectiechefs en plaatselijk commandant brandweer.

  • 3.

    Het afdelingshoofd AZC treedt op als secretaris. Bij afwezigheid wordt hij in overleg

vervangen door een van de andere stafafdelingshoofden.

Artikel 10. Vervanging voorzitter

Bij afwezigheid wordt de voorzitter zowel in het MT als het BMO vervangen door de eerst aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 11. Reguliere werkwijze

De vergaderingen van het MT en het BMO worden in de regel gehouden op de woensdagmiddag vanaf 14.00 uur.

Daarbij is er sprake van een 4-weekse cyclus die

  • -

    begint met vergaderingen van het (kern) MT (vaste leden en ad hoc leden op afroep) in de eerste twee weken van de cyclus.

  • -

    vervolgens een vergadering van het voltallige MT (vaste en ad hoc leden) in de week daarop en

  • -

    afsluitend een vergadering van het BMO in de laatste week van de cyclus.

Verder is er 1 x per maand een stafoverleg.

De vergaderingen van het voltallig MT gaan met name over de interne bedrijfsvoering en de voorbereiding van de BMO-vergaderingen.

Artikel 12. Overleg MT met het college van b&w.

  • 1.

    Het (voltallig) MT overlegt periodiek met het college van b&w. Het overleg heeft als doel het bevorderen van de afstemming tussen bestuur en organisatie.

  • 2.

    De secretaris draagt zorg voor planning en organisatie van het overleg.

HOOFDSTUK III

INSTRUCTIE GEMEENTESECRETARIS

De bepalingen in dit hoofdstuk gelden tezamen met bepalingen in hoofdstuk 2 die betrekking hebben op de gemeentesecretaris instructie voor de gemeentesecretaris, zoals bedoeld in artikel 103, lid 2 van de Gemeentewet.

Artikel 13. De hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn:

De hoofdtaken van de gemeentesecretaris zijn:

1.als secretaris van het college van ben w staat de gemeentesecretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde bij de uitoefening van hun taak

hij verschaft hen alle nodige informatie, advies en bijstand

  • 2.

    als hoofd/algemeen directeur geeft hij leiding aan en is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie

  • 3.

    in beide hoedanigheden is hij de eerste schakel tussen bestuur en ambtelijke organisatie en

  • 4.

    namens het college is hij bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (WOR)

Met inachtneming van de verantwoordelijkheden van de bestuurlijke verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester heeft de gemeentesecretaris als hoofd van dienst de verantwoordelijkheid voor:

  • -

    de leiding en het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie

  • -

    de kwaliteit (doelmatigheid en doeltreffendheid) van het functioneren van de ambtelijke organisatie

  • -

    het tot stand komen en actueel houden van een strategische visie

  • -

    het ontwikkelen en gecoördineerd uitvoeren van het beleid, de producten en diensten met inzet van de daartoe benodigde middelen, zoals afgesproken met het college op basis van de jaarlijkse begroting en de uitwerking daarvan in de eveneens jaarlijkse werkplannen voor de organisatie

  • -

    de correcte uitvoering van het middelenbeleid en inzet van de ter beschikking gestelde middelen

  • -

    het tijdig en compleet aanleveren van managementrapportages (maraps), bestuursrapportages (beraps), nota meerjarenbeleid, meerjarenbegroting en jaarrekening

  • -

    de kwaliteit (leesbaarheid, tijdigheid en compleetheid) van de aan het bestuur gerichte

adviezen en voorstellen

  • -

    de tijdige en juiste uitvoering van besluiten van de gemeenteraad, commissies, burgemeester en wethouders en de burgemeester

  • -

    de nadere uitwerking van de ambtelijke mandatering (mandatenlijst)

  • -

    het op doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat en het bevorderen van een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling en

  • -

    het signaleren van ontwikkelingen in bestuur, organisatie en beleid, die een bestuurlijke interventie vragen.

Artikel 14. Ondersteuning college van burgemeester en wethouders

  • 1. De gemeentesecretaris is de eerste ambtelijk adviseur van het college

  • 1. Hij draagt bij aan een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

  • 2. Hij zorgt ervoor dat de leden van het college adequaat worden ondersteund bij de uitoefening van hun taken en over de informatie kunnen beschikken, die nodig is om hun functie te kunnen vervullen.

  • 3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college en beoordeelt ambtelijke adviezen aan het college op inhoudelijke consistentie, volledigheid en beslisrijpheid.

  • 4. Hij is verantwoordleijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming benodigde procedures, draagt bij aan een goede afstemming tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat en bevordert een voortvarende uitvoering van de collegebesluiten.

  • 5. Als hoofd van de ambtelijke organisatie rapporteert hij over de kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening en de burgerparticipatie aan de burgemeester ten behoeve van diens rapportage in het burgerjaarverslag.

  • 6. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college nadere regels stellen.

Artikel 15.

De gemeentesecretaris draagt zorg voor een adequate ondersteuning van de door het college of de burgemeester ingestelde commissie(s).

Artikel 16.

  • 1. De gemeentesecretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde. Hij bevordert tezamen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie.

  • 2. Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij het bevorderen van een goede samenwerking en afstemming in het functioneren van de bestuursorganen.

  • 3. Het bepaalde in artikel 1 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

Artikel 17.

De gemeentesecretaris heeft periodiek overleg met de burgemeester en griffier (“driehoek”) en heeft overigens met de griffier rechtstreekse afstemming ter bevordering van een vlotte doorgang van zaken en stukken en over de procesmatige en/of inhoudelijke ondersteuning door de ambtelijke organisatie ten behoeve van het functioneren van de gemeenteraad.

Artikel 18.

Indien de gemeentesecretaris verhinderd is zijn functie te vervullen doet hij daarvan tijdig mededeling aan de burgemeester. Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

Artikel 19.

In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet pleegt de gemeentesecretaris voor zover nodig overleg met de burgemeester en/of college.

HOOFDSTUK IV DELEGATIE EN MANDAAT

Artikel 20.

Delegatie, (financieel)mandaat worden in een aparte regeling vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en maken onderdeel uit van deze verordening.

HOOFDSTUK V SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN

Artikel 21

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 juli 2007.

In gevallen waarin dit besluit niet voorziet, is de secretaris bevoegd voorlopige maatregelen te treffen. De secretaris stelt het college hiervan in kennis. Zo spoedig mogelijk wordt het college voorgesteld de voorlopige maatregelen te vervangen door een definitieve aanvullende regeling.

Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit 2009”.

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit, wordt de “Organisatieverordening gemeente Wierden” vastgesteld d.d……………………… ingetrokken.

Aldus vastgesteld door in de vergadering van het college van 2009

de secretaris, de burgemeester,