Regeling vervallen per 01-01-2016

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Woensdrecht

Geldend van 01-01-2012 t/m 31-12-2015

Intitulé

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Woensdrecht

De raad van de gemeente Woensdrecht besluit;gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten;vast te stellen:De Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Woensdrecht.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:a. accountanteen door de raad benoemde:• registeraccountant of• organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.b. accountantscontrolede controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;• het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.c. rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.d. deelverantwoordingeen in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording die onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1 De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar.

  • 2 Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3 De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel hiervan afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties;c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;d. de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles;e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;f. de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;g. de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

  • 4 In afwijking van het gestelde in lid 3, letters fen g kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke producten en de gemeentelijke organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

  • 1 Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2 Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3 Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

  • 4 Het college legt de gecontroleerde jaarrekening, samen met de controleverklaring en het accountantsverslag, tijdig voor aan de raad.

  • 5 Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

  • 1 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2 De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3 Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings) overleg plaats met de financiële commissie.

Artikel 5 Toegang tot informatie

  • 1 De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

  • 2 De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3 Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

  • 1 Indien het college de door de raad benoemde accountant in voorkomende gevallen opdracht geeft tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid, kan dit alleen voor zover deonafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

  • 2 Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Europese Unie, Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit belang van de gemeente is.

Artikel 7 Rapportering

  • 1 Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

  • 2 In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan het managementteam en het college van burgemeester en wethouders, na voorafgaand overleg met de concerncontroller.

  • 3 Het in lid 2 bedoelde verslag, de zogenoemde managementletter, wordt de raad ter kennisname aangeboden aan het college en de financiële commissie.

  • 4 De controleverklaring en het accountantsverslag worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

  • 5 De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het accountantsverslag van met de financiële commissie.

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2012 en vervangt de Controleverordening die was vastgesteld op 17 december 2003.

Artikel 9 Herzieningstermijn

Elke vier jaar dient te worden bezien of de controleverordening moet worden herzien.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening Gemeente Woensdrecht".

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 30 november 2011. 
de voorzitter,                de griffier,
M.A. Fränzel                 C. Adriaanse

Toelichting 1 op de artikelen

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aande raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en hetjaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukkenaan de raad moeten de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd(artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening inopdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat deovereenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die deovereenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. Deburgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt het eerste lidvan artikel 171 Gemeentewet.Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is eenregisteraccountant of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegdeaccountants samenwerken. Het zevende lid van artikel 213 Gemeentewet zegt,dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld. Weldient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de raad tegeschieden.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrolevan de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van deverbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Hettweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van deaanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van deverbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet dat daarna vanaccountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbestedingwederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen vancontrolerend accountant zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden,door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten datkrachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld.Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor degoedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en derapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening ofonzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten vande gemeente.In het hiervoor genoemde besluit worden maximale percentages genoemd Detoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld. Eenrapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantieen dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. Derapporteringstoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld dan de uit degoedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. In het derde lid van artikel 2 wordtinvulling gegeven aan de mogelijkheden van de raad om de toleranties nader tebepalen. Deze moeten bij de aanbesteding van de accountantscontrole wordenaangegeven en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Ditprogramma van eisen kan, indien daar aanleiding voor is, jaarlijks wordenaangescherpt maar aanvullende eisen zullen in veel gevallen leiden tot een hogereprijsstelling door de accountant(s). Daarnaast zijn onder dit lid aanvullende zakenopgenomen over eisen die de raad kan stellen aan de werkzaamheden van deaccountant, zoals aanvullende inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen enaanvullende extra rapportages en controles. De geldigheidsduur van het programmavan eisen is gekoppeld aan de benoemingsperiode van de accountant.Artikel 3. Informatieverstrekking door collegeIn de gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor desamenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is hetcollege ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raadgeëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingenvan het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan deaccountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar deachterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op dezeachterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountantbeschikbaar te stellen.Krachtens het derde lid verklaart het college geen informatie die van belang is voor debeoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ookwel een LOR (Letter Of Representation) genoemd.In het vierde lid wordt geen concrete datum genoemd, waarvoor de gecontroleerdejaarrekening aan de raad moet worden voorgelegd. De jaarrekening moet wel binnentwee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aangedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum moet dejaarrekening dus door de raad zijn behandeld, moet een eventuele erop volgendeindemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en moet dejaarrekening al dan niet zijn vastgesteld.De indemniteitsprocedure is een procedure waarin de raad het college vraagtbepaalde zaken rondom onrechtmatigheden nader uit te leggen en/ofverbetervoorstellen te doen.De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen (hetaccountantsverslag) rechtstreeks aan de raad. Het tweede lid van artikel 197Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekeningen het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de controleverklaring en hetaccountantsverslag. Hiermee wordt het college in de gelegenheid gesteld een reactiete geven op de controleverklaring en de bevindingen in het accountantsverslag (zieartikel 7).Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op hetbeeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de controleverklaring, maarvoor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend isgeworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingentijdens de raadsbehandeling uit.Artikel 4. Inrichting accountantscontroleArtikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountanten het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Deaccountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hijmag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel kaner ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg wordengevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van degemeente. In de regel is dit de financiële commissie. Ook is uitwisseling vaninformatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.Artikel 5. Toegang tot informatieIn het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor watbetreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit tevoeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van deverordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan deaccountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoalsneergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan hetcollege de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerdetoegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van degemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.Artikel 6. Overige controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen degemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen.Het college kan besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan dedoor de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekendadvieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van deaccountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.Artikel 7. RapporteringHet derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelt de rapportering en deinhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. Aanvullend daarop kande raad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijkeeisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen(artikel 2, lid 3, letters c & e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullendezaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountantuitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisenbij de aanbesteding moeten worden geregeld.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestalmeerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van deaanbesteding opgenomen tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste lidvan artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door deaccountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij dejaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad.Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdigmaatregelen tot herstel kan treffen.Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van dedoor de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleineafwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van eengoedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan hetmanagement meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieveorganisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van degemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van derapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor.De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aanverzending van de controleverklaring en accountantsverslag aan de raad door deaccountant besproken met de controller en/of het college. Het geeft de controlleren/of het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen inhet (concept-)verslag van bevindingen.Tot slot is het vijfde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag vanbevindingen mondeling kan toelichten, in dit geval aan de financiële commissie.Artikel 8. InwerkingtredingDeze verordening treedt in de plaats van de vorige Controleverordening die wasvastgesteld op 17 december 2003.De nieuwe verordening 213 Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststellingdoor het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214Gemeentewet).Artikel 9. HerzieningstermijnIn dit artikel wordt aangegeven dat de verordening elke 4 jaar dient te worden herzien.Artikel 10. CiteertitelIn dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar dezeverordening kan worden verwezen.