Organisatieregeling van de gemeente Woensdrecht

1 Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie in de functie van algemeen directeur.

2 De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit de volgende organisatorische eenheden:

1. Staf

2. Afdeling publiekszaken (PZ)

3. Afdeling beleid en planvorming (BPV)

4. Afdeling beheer collectieve voorzieningen (BCV)

5. Afdeling interne dienstverlening (ID)

3 Het college van burgemeester en wethouders besluit op voorstel van de gemeentesecretaris over wijzigingen in de structuur van en/of binnen één of meer afdeling(en). Vooraf zal er, voor zover van toepassing, overleg zijn over deze wijzigingen met het verantwoordelijk

afdelingshoofd, het Managementteam en de Ondernemingsraad.

1 De afdelingen zijn onderverdeeld in teams. Het college stelt de /indeling vast.

2 Het college stelt de taken c.q. opdrachten voor de afdelingen vast.

1 De medewerkers hebben een eigen verantwoordelijkheid die tot uitdrukking komt in algemene principes, de taken en bevoegdheden en de verantwoordelijkheden zoals omschreven in het functieboek 5 januari 2010.

2 Medewerkers kunnen worden aangewezen als bestuursorgaan voor zover de wet dit vordert. De uitgangspunten van deze regeling zijn daarbij van kracht. Medewerkers blijven ook bij de uitoefening van deze taken gehouden aan de uitgangspunten van deze regeling.

1 De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de locosecretaris.

2 Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door een door de secretaris aangewezen vervanger. Dit is vastgelegd in een besluit.

3 De teamleider wordt bij afwezigheid vervangen door de door het afdelingshoofd aangewezen vervanger. Dit is vastgelegd in een vervangingsschema.

1 Taken en bevoegdheden worden op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij functioneel zijn.

2 Het college, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde zaken de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd, een teamleider of een andere door hen aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hen/hem besluiten te nemen of stukken te ondertekenen of op

te treden als zelfstandig bestuursorgaan.

3 Een afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het actueel houden van de mandaterings- en delegatiebesluiten en pleegt hierover overleg met de teamleiders.

4 Delegatie en mandaat c.q. aanwijzing als bestuursorgaan dienen schriftelijk te geschieden. Hierbij dient rekening te worden gehouden met functiescheiding.

1 Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en de daarin opgenomen investeringen stelt het college de themaraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de per thema opgenomen producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.

2 Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de themaraming, maken de afdelingshoofden in overleg met de secretaris/algemeen directeur voor hun afdeling een afdelingsplan. De producten met de bijbehorende budgetten en de

investeringen met bijbehorende kredieten maken deel uit van het afdelingsplan.

3 In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, resultaten en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.

4 Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door het college. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de afdelingshoofden, die ten aanzien van de

desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.

1 Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan, indien een budgethouder heeft geconstateerd, dat er een toereikend budget of investeringskrediet beschikbaar is voor de uitvoering van de taakstelling in het afdelingsplan.

2 Een budgethouder informeert tijdig aan de financieel adviseur over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten en onderneemt de noodzakelijke maatregelen ter

correctie rekening houdend met de bepalingen in artikel 10. De maatregelen worden vastgelegd in een begrotingswijziging.

3 Het college kan bij specifieke verplichting aangegeven, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het college. Verplichtingen met politiek-bestuurlijke implicaties worden te allen tijde van tevoren voorgelegd aan het college.

4 De inkoop van diensten, goederen en de aanbesteding van werken door een budgethouder vindt plaats binnen de kaders van het afdelingsplan van zijn afdeling, het verleende mandaat en het inkoopreglement van de gemeente.

1 Door het college in de themaraming vastgestelde budgetten en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, indien daar een compensatie binnen het thema van het desbetreffende programma van de

programmabegroting tegenover staat. Daarnaast mag de compensatie niet ten koste gaan van het beleid binnen het betreffende thema. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende thema van het programma van de gemeentebegroting te worden opgevangen.

2 Onderschrijdingen van door het college toegewezen budgetten voor uitgaven mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen.

3 Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten binnen het thema van het desbetreffende programma en investeringskredieten.

Deze meevallers mogen zonder voorafgaande toestemming van het college niet worden aangewend voor nieuw beleid en beleidsintensiveringen binnen het thema van een programma.

4 Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten laste van de algemene middelen.

5 De onder het eerste, tweede, derde en vierde lid genoemde begrotingswijzigingen worden twee maal per jaar bij het indienen van de bestuursrapportages aan het college voorgelegd.

6 Overschrijding van de lasten van thema’s binnen een programma uit de programmabegroting is slechts mogelijk met voorafgaande toestemming van het college. Het totaal van de lasten en baten per programma mag daarbij niet worden overschreden.

7 Begrotingswijzigingen als gevolg van voorstellen voor beleidsintensiveringen worden aan het college voorgelegd.

1 Iedere afdeling legt bij de bestuursrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De afdelingshoofden leveren hiertoe tijdig de

benodigde informatie aan het hoofd van de afdeling Interne Dienstverlening.

2 Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, betekent de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Dit alles onder voorbehoud van later gebleken

onrechtmatigheden.

Dit is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.

1 Het managementteam vergadert in de regel 1 maal per week. Wanneer hiertoe aanleiding bestaat kan hiervan worden afgeweken.

2 De gemeentesecretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor verslaglegging.

3 Het management team kan indien gewenst een (extern) functionaris uitnodigen tijdens een vergadering voor informatie, discussie en advies. Functionarissen kunnen ook op eigen initiatief, na instemming van het managementteam, in de vergadering aansluiten.

4 Het managementteam is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering, de vertaling van bestuurlijke wensen naar ambtelijke activiteiten en voor de onderlinge afstemming tussen de afdelingen.

5 Taken van het managementteam zijn onder meer:

• 1.

  afstemmen en overleg plegen over met name die beleidsdoeleinden die afdelingsoverstijgend zijn en het daarbij zo nodig aangeven van het primaatschap;

• 2.

  coördineren en bewaken van de voortgang van de uitvoering van beleidsdoeleinden op hoofdlijnen;

• 3.

  stimuleren en bewaken van een effectief en efficiënt functioneren van de ambtelijke organisatie, gericht op samenwerking;

• 4.

  ontwikkelen van een algemeen middelenbeleid;

• 5.

  ontwikkelen van activiteiten die bijdragen aan een doorzichtige, cliëntgerichte en doelmatig functionerende organisatie, uitgaande van een effectieve, politieke sturing en een zo groot mogelijke betrokkenheid van de ambtenaren;

• 6.

  integrale afstemming van de voorbereiding en uitvoering van beleid.

6 Aan het managementteam kunnen bevoegdheden gemandateerd worden.

1 Naast het voornoemde overleg vindt in beginsel één keer per twee weken afstemmingsoverleg plaats tussen het college van burgemeester en wethouders en het managementteam, ter bespreking van ontwikkelingen, lopende en nieuwe activiteiten.

2 Naast het voornoemde overleg vindt in beginsel één keer in de twee weken structureel overleg plaats tussen de individuele portefeuillehouders en de afdelingshoofden, ter bespreking van lopende en nieuwe activiteiten.

1 Burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester geven, onder meer bij majeure en afdelingsoverstijgende ontwikkelingen, een kader aan voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie, indien dit door één of meerdere bestuursorganen van de

gemeente (de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester) of het managementteam gewenst wordt geacht. Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht'.

2 De gemeentesecretaris draagt zorg voor de voorbereiding, afstemming en bewaking van de voortgang van de bestuursopdrachten.

3 Burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester kunnen nadere regels stellen voor de wijze van voorbereiding en uitwerking van een bestuursopdracht.

1 Na vaststelling van een bestuursopdracht ziet de gemeentesecretaris toe op de uitvoering daarvan.

2 Tenzij in de bestuursopdracht anders wordt bepaald, wordt de aangelegenheid voorbereid en uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort.

3 Indien een aangelegenheid waarvoor een bestuursopdracht wordt gegeven zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt adviseert de gemeentesecretaris aan burgemeester en wethouders respectievelijk burgemeester welk(e) afdelingshoofd(en) of

derden lopende het project verantwoordelijk is c.q. zijn voor de verdere voorbereiding of de uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

1 Burgemeester en wethouders kunnen een stuurgroep en/of projectgroep instellen of inrichten. De benoeming, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden in de bestuursopdracht geregeld.

2 Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen ten aanzien van projectmatig werken.

3 Daar waar er sprake is van een project dat zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wordt in de bestuursopdracht bepaald waar het primaat ligt.

1 In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, treffen burgemeester en wethouders de gewenst geachte voorzieningen.

2 Deze verordening treedt onmiddellijk in werking na vaststelling door het college.

3 Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling 2011 gemeente Woensdrecht’.

4 Bij in werking treding van deze verordening vervalt de Organisatieverordening gemeente Woensdrecht 2003.