Ondermandaatbesluit Brandweer Zaanstad 2011

Artikel 2 Mandaat, volmacht, machtiging

Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen worden met mandaat gelijkgesteld de verlening van:

• a.

  Volmacht;

• b.

  Machtiging

Artikel 3 Ondertekeningsmandaat

• 1.

  Aan het ondermandaat is gekoppeld de volmacht van de Burgemeester om de gemeente op basis van artikel 171 van de Gemeentewet te vertegenwoordigen.

• 2.

  Aan het ondermandaat is gekoppeld de volmacht om op grond van artikel 15 van het Organisatiebesluit Zaanstad 2011 en artikel 171 van de Gemeentewet uit de toepassing van de bevoegdheden voortvloeiende correspondentie, besluiten en overeenkomsten te ondertekenen.

Artikel 4 Waarneming bij afwezigheid/vervanging

• 1.

  In geval van verhindering of ontstentenis van de commandant Brandweer Zaanstad komt het aan hem verleende mandaat toe aan een expliciet door hem aan te wijzen sectorhoofd.

• 2.

  In geval van verhindering of ontstentenis van een sectorhoofd komt het verleende ondermandaat toe aan de door hem expliciet als plaatsvervanger aan te wijzen afdelingshoofd binnen de eigen sector.

• 3.

  Afdelingshoofden, kazernecommandanten, teamleiders en coördinatoren binnen dezelfde sector kunnen elkaar bij verhindering of ontstentenis horizontaal onderling vervangen, met toestemming van het betreffende sectorhoofd.

• 4.

  Degene die een andere functie waarneemt heeft op dat moment de bevoegdheden die aan die functie zijn verbonden.

• 5.

  Wanneer een extern ingehuurde/gedetacheerde medewerker een functie bij Brandweer Zaanstad vervult, dan gelden de bij de betreffende functie verleende mandaten. Op de functionaris zijn de vigerende Algemene voorwaarden van de gemeente Zaanstad voor opdrachten tot het leveren van producten, diensten en het uitvoeren van werken van toepassing. De betreffende persoon tekent voorts de integriteitverklaring.

Artikel 5 Personeelsaangelegenheden

• 1.

  De bevoegdheden van de commandant Brandweer Zaanstad op het vlak van personeelsaangelegenheden zijn opgenomen in de P-bijlage (bijlage II) . Het ondermandaat wordt gegeven aan de functionaris zoals aangekruist in de tabel.

• 2.

  Bij de behandeling van P-zaken in verband met het beroepspersoneel (gedetacheerd door de VrZW) gelden voor de commandant Brandweer Zaanstad de bevoegdheden zoals opgenomen in de Raamovereenkomst d.d. 30 maart 2007, gesloten tussen de Regionale Brandweer Zaanstreek-Waterland (thans VrZW) en de gemeente Zaanstad.

Artikel 6 Ondertekeningsclausule

Bij gebruik van de in dit besluit genoemde bevoegdheden worden de stukken als volgt ondertekend zoals is bepaald in bijlage C van het Organisatiebesluit Zaanstad 2011:

'Hoogachtend,

namens burgemeester en wethouders van Zaanstad,

functienaam,

<mevrouw/de heer><titulatuur><voorletters><naam functionaris>

Dan wel, voorzover het de bevoegdheid van de burgemeester betreft:

“Hoogachtend,

namens de burgemeester van Zaanstad,

functienaam,

<mevrouw/de heer><titulatuur><voorletters><naam functionaris>

Voorbeeld:

'Hoogachtend,

namens burgemeester en wethouders van Zaanstad,

Commandant Brandweer Zaanstad,

De heer drs. W. Blok”

Artikel 7 Uitsluitingen

• 1.

  Het ondermandaat is niet van toepassing op:

• a.

  kwesties waarin de commandant Brandweer Zaanstad dat heeft bepaald;

• b.

  in zaken die politiek of bestuurlijk gevoelig liggen;

• c.

  in zaken die een beslissing vergen die afwijkt van het tot dan toe gevoerde beleid;

• d.

  in zaken die een beslissing vergen die afwijkt van een verplicht ingewonnen advies;

• e.

  in zaken die een beslissing vergen die leidt tot overschrijding van een beschikbare budget;

• f.

  in beslissingen om de raad een voorstel te doen;

• g.

  in zaken die de vaststelling van algemeen verbindende voorschriften of beleidsregels vergen, tenzij het regels betreft ten aanzien van de ambtelijke organisatie (met uitzondering van de organisatie van de griffie);

• h.

  in zaken die het nemen van een besluit vergen waarvoor is bepaald dat dit genomen moet worden met versterkte meerderheid of waarvan de aard van de bevoegdheid zich verzet tegen het nemen van een besluit krachtens mandaat;

• i.

  in besluiten die wettelijk onderworpen zijn aan goedkeuring.

• 2.

  In de gevallen dat één of meer van de uitzonderingen genoemd onder lid 1 van dit artikel van toepassing is, dan wel bij twijfel of zulks het geval is, wordt het besluit of de afdoening van de zaak aan de functionaris die het ondermandaat heeft verleend, voorgelegd, zijnde de commandant Brandweer Zaanstad. Deze kan vervolgens beslissen dat het primair bevoegde bestuursorgaan, zijnde - afhankelijk van de kwestie - het college en/of de burgemeester, in deze betreffende zaak een besluit dient te nemen.

• 3.

  Gegeven het bepaalde in Bijlage B van het Organisatiebesluit Zaanstad 2011 blijven de volgende bevoegdheden voorbehouden aan de gemeentesecretaris:

• a.

  het vaststellen van de hoofdstructuur van de gemeentelijke diensten;

• b.

  het geven van toestemming voor en het toekennen van vergoedingen verband houdende met buitenlandse reizen;

• c.

  beslissingen inzake de toekenning van afkoopsommen en regelingen omtrent uittreden op grond van de AGZ;

• d.

  beslissingen met betrekking tot de voorlopige en definitieve vaststelling van niet eensluidende functiewaarderingsadviezen;

• e.

  vaststellen verzuimprotocol;

• r.

  vaststellen standaardfunctiereeksen.

Artikel 8 Inwerkingtreding en bekendmaking

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en vervangt het Ondermandaatbesluit Brandweer Zaanstad d.d. 8 juni 2007. Andere specifieke (onder)mandaatbesluiten zijn niet ingetrokken en blijven gewoon van kracht.

• 2.

  Het Ondermandaatbesluit Brandweer Zaanstad d.d. 8 juni 2007 wordt op de dag na bekendmaking van dit besluit ingetrokken.

• 3.

  Dit besluit zal worden bekendgemaakt door het plaatsen daarvan in het Gemeenteblad, alsmede worden gepubliceerd in de CVDR.

• 4.

  Dit besluit zal ter kennisgeving aan de gemeentesecretaris worden voorgelegd.

• 5.

  Dit besluit zal worden aangehaald als: “Ondermandaatbesluit Brandweer Zaanstad 2011”.

Zaanstad, @@@@ 2011

De heer drs. W. Blok,

Commandant Brandweer Zaanstad

Bijlage I

Toelichting algemeen gedeelte per artikel

Het Ondermandaatbesluit bestaat uit drie delen. Er is een algemeen gedeelte (artikel 1 t/m 8) dat geldt voor alle verleende ondermandaten. Daarnaast maken de twee bijlagen (I en II) integraal onderdeel uit van dit Ondermandaatbesluit, welke bepalingen gelden voor specifieke functionarissen aan wie bevoegdheden zijn gemandateerd.

Artikel 1 - Ondermandaat

Ondermandaat geschiedt namens de commandant van Brandweer Zaanstad. De commandant ontleent zijn bevoegdheden aan het Organisatiebesluit Zaanstad 2011. Een kenmerk van mandaat is dat de mandaatgever, in dit geval de commandant, altijd zelfstandig bevoegd blijft en het verleende ondermandaat kan intrekken. Vanzelfsprekend dient de ondergemandateerde binnen de wettelijke- en beleidskaders en besluiten van het Gemeentelijk Management Team (GMT) en het managementteam van de Brandweer Zaanstad te blijven bij de uitoefening van de bevoegdheid.

Artikel 2 - Mandaat, volmacht, machtiging

Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Algemene wet bestuursrecht, Awb). Bij een besluit gaat het om een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling. Naast publiekrechtelijke rechtshandelingen bestaan er tevens privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. De bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een privaatrechtelijke handeling te verrichten heet een volmacht. Onder een machtiging wordt verstaan de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn. Te denken valt hierbij aan het doen van betalingen die voortvloeien uit een reeds aangegane financiële verplichting; het voeren van correspondentie met een informatief karakter etc. Er is door middel van artikel 15 van het Organisatiebesluit Zaanstad 2011 een schakelbepaling opgenomen, zodat dit Ondermandaatbesluit voor al deze vormen van vertegenwoordiging geldt.

Artikel 3 - Ondertekeningsmandaat

Bij mandaat zijn twee stappen te onderscheiden. Er is het beslissingsmandaat waarbij een functionaris de bevoegdheid krijgt overgedragen om een bepaald besluit te nemen, bijvoorbeeld het wel of niet verlenen van een vergunning. Daarnaast is er het ondertekeningsmandaat, waarbij een functionaris de bevoegdheid krijgt om het genomen besluit te ondertekenen, in het voorbeeld het ondertekenen van de vergunning. Door middel van artikel 6 is het (beslissings)mandaat gekoppeld aan het ondertekeningsmandaat, zodat de gemandateerde mag besluiten en ondertekenen. Bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, zoals het aangaan van een overeenkomst, ligt dit iets gecompliceerder. Het college is immers bevoegd privaatrechtelijke rechtshandelingen namens de gemeente aan te gaan. De ondertekening van bijvoorbeeld een overeenkomst dient echter op basis van artikel 171 van de Gemeentewet te geschieden door de burgemeester. Om dit te ondervangen is in artikel 15 van het Organisatiebesluit Zaanstad 2011 bepaald dat de burgemeester de bevoegdheid overdraagt om de gemeente in en buiten rechte te vertegenwoordigen (bijvoorbeeld d.m.v. ondertekening) aan de directeur/commandant. De directeur/commandant mag deze bevoegdheid eveneens weer overdragen aan andere personen binnen de dienst

Artikel 4 - Waarneming bij afwezigheid/vervanging

Het gestelde in dit artikel is bij de brandweer algemeen richtinggevend. Bij afzonderlijke besluiten worden waarnemingen bij Brand-weer Zaanstad bepaald. Voorts is van belang dat een waarnemer een in mandaat genomen besluit steeds meldt aan de primair ondergemandateerde.

Artikel 5 - Personeelsaangelegenheden

De bevoegdheden van de commandant Brandweer Zaanstad op personeelsaangelegenheden zijn opgenomen in de P-bijlage (bijlage II). Het ondermandaat wordt gegeven aan de functionaris zoals is aangekruist in de tabel. In de tabel worden de ondermandaten vastgesteld aan de hand van de inhoud van de kolommen en rijen in de P-bijlage, die bij de organisatie van Brandweer Zaanstad passen. In regelingen functioneren en beoordelen is vastgelegd op welke wijze de P-bevoegdheden t.a.v. RGA, functioneren en beoordelen worden uitgevoerd.

In de Raamovereenkomst d.d. 30 maart 2007, gesloten tussen de Regionale Brandweer Zaanstreek-Waterland (thans VrZW) en de gemeente Zaanstad, zijn de bevoegdheden van commandant Brandweer Zaanstad jegens de (gedetacheerde) beroepsmede-werkers vastgelegd, als ware zij direct gemeentelijk aangesteld.

Artikel 6 - Ondertekeningsclausule

De ondertekeningsclausule is integraal overgenomen uit het Organisatiebesluit Zaanstad 2011.

Artikel 7 - Uitsluitingen

Indien zich een uitsluitingsgrond voordoet, dan geldt het Ondermandaatbesluit niet en kan het mandaat dus niet worden uitgeoefend. Dit betekent dat er een besluit nodig is van degene die de primaire bevoegdheid bezit, zijnde commandant Brandweer Zaanstad. Deze kan vervolgens beslissen dat het primair bevoegde bestuursorgaan - afhankelijk van de kwestie - het college en/of de burgemeester, in deze betreffende zaak een besluit dient te nemen. Er is voor gekozen om alle uitsluitingen die zijn genoemd in het Organisatiebesluit Zaanstad 2011 en de bevoegdheden voorbehouden aan de gemeentesecretaris, over te nemen in het Ondermandaatbesluit. Dit maakt het Ondermandaatbesluit zelfstandig leesbaar.

Artikel 8 - Inwerkingtreding

Dit Ondermandaatbesluit is op @@@@ bekendgemaakt en is op @@@@ inwerking getreden. Het vervangt het eerdere Ondermandaatbesluit van de Brandweer Zaanstad van 8 juni 2007. Andere specifieke mandaatbesluiten zijn niet ingetrokken en blijven gewoon van kracht.

Toelichting bij Bijlage I

·Bevoegdheden commandant

Verlening van mandaat betekent niet dat de mandaatgever zelf, in dit geval de commandant, de bevoegdheid niet meer zou mogen uitoefenen. Deze regel kan beschouwd worden als een wezenskenmerk van mandaat. Mandaat is immers een vertegenwoordigingsfiguur (zie ook artikel 10:7 Awb).

Algemene bevoegdheden afdelingshoofden, kazernecommandanten en teamleiders TD.

·Correspondentie

Bij het ondermandaat behoort tevens het voeren van correspondentie betreffende de bevoegdheden die men op basis van het ondermandaat heeft gekregen.

·Wet openbaarheid van bestuur

Burgers kunnen verzoeken om inzage in stukken. De Wet openbaarheid bestuur (Wob) en de Gemeentewet (artikel 25 en 55) bieden hiertoe het kader. De commandant van de Brandweer Zaanstad heeft deze bevoegdheid niet verder ondergemandateerd. Meer informatie over de Wob is te vinden op intranet (regels en procedures/interne regels en procedures/bestuurlijke besluitvorming B&W). Meer informatie is ook beschikbaar bij juridisch control.

·Overeenkomsten

In dit Ondermandaatbesluit is gemandateerd de bevoegdheid tot het voorbereiden, aangaan, ondertekenen en uitvoeren van overeenkomsten binnen de voor het betreffende onderwerp toegekende budgetten en het vastgestelde inkoop- en aanbestedingenbeleid, tot een maximum van € 100.000 (exclusief BTW). Bij alle financiële verplichtingen met een waarde hoger dan € 50.000 geldt voorts dat het Bureau Inkoop vooraf verplicht dient te worden ingeschakeld. Bureau Inkoop begeleidt de aanbestedingsprocedure. Onder dit ondermandaat valt tevens het onderhandelen dat vooraf gaat aan het sluiten van een overeenkomst. Let op: het aangaan en ondertekenen van overeenkomsten met een waarde hoger dan € 100.000 (exclusief BTW) is een bevoegdheid van de commandant samen met de controller.

·Onderhandelen

De commandant mandateert door middel van dit besluit de sectorhoofden om binnen de grenzen van het vastgestelde beleid en het beschikbare budget, ook bij een bedrag hoger dan € 50.000 (exclusief BTW) deze onderhandelingen te voeren. Hierbij wordt nadrukkelijk als voorwaarde gesteld dat aan de onderhandelingspartners tijdig schriftelijk wordt kenbaar gemaakt dat het onderhandelingsresultaat moet worden goedgekeurd door het college (onderhandelingsvoorbehoud). Aan de sectorhoofden wordt toegestaan om aan ondergeschikten een schriftelijke machtiging te verschaffen om onder dezelfde voorwaarden de gemeente te vertegenwoordigen in onderhandelingen. Deze machtiging moet in het dossier worden bijgevoegd zodat altijd blijkt dat er sprake is van rechtsgeldige vertegenwoordigingsbevoegdheid.

·Budgetten

Dit ondermandaat moet gelezen worden in relatie tot de vigerende budgethoudersregeling.

·Aanvragen subsidies

Aan de sectorhoofden is ondergemandateerd de bevoegdheid tot het aanvragen van subsidies tot een bedrag van € 50.000 onder de voorwaarden dat indien er sprake is van cofinanciering of betrokkenheid van andere afdelingen/diensten er vooraf overleg met de directeur dient plaats te vinden. Het aanvragen van subsidie moet passen binnen het beleid. Is dit niet het geval, dan geldt de uitsluitingsgrond zoals genoemd in artikel 6 onder c van dit ondermandaatbesluit.

·Ondertekening en inwerkingtreding

Het Ondermandaatbesluit is bekendgemaakt op @@@@ door middel van plaatsing in het Gemeenteblad. Op die datum is het Ondermandaatbesluit van 8 juni 2007 ingetrokken.