Regeling vervallen per 01-07-2021

Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende Privacybeleid provincie Zeeland

Geldend van 08-06-2019 t/m 30-06-2021

Intitulé

Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland houdende Privacybeleid provincie Zeeland

Besluit van gedeputeerde staten van Zeeland d.d. 4 juni 2019, kenmerk 19015912, houdende de vaststelling van het Privacybeleid provincie Zeeland.

Gedeputeerde staten van Zeeland,

BESLUITEN:

vast te stellen het navolgende privacybeleid Provincie Zeeland:

Inleiding

De provincie Zeeland hecht er veel waarde aan dat binnen haar organisatie zorgvuldig, veilig, proportioneel en vertrouwelijk wordt omgegaan met persoonsgegevens. Binnen de provincie wordt veel gewerkt met persoonsgegevens, omdat zij nauw samenwerkt met overheden, burgers en andere instellingen. Persoonsgegevens worden voornamelijk verzameld voor het goed kunnen uitvoeren van de wettelijke- en bestuurlijke taken die bij de provincie zijn belegd en wettelijke verplichtingen waaraan de provincie moet voldoen. Burgers en organisaties moeten erop kunnen vertrouwen dat de provincie zorgvuldig en veilig met de persoonsgegevens omgaat. De provincie vindt het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop zij met persoonsgegevens omgaat, en de privacy waarborgt.

Het op een juiste manier verwerken van persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van de bestuursorganen van de provincie: het college van Gedeputeerde Staten, de Commissaris van de Koning en Provinciale Staten. De provincie stelt middels dit beleid een algemeen normenkader vast waarbinnen de provincie de bescherming van de persoonsgegevens regelt en laat op die manier zien dat zij de privacy waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, onderdelen, objecten en gegevensverzamelingen van de provincie.

Wettelijk kader voor de omgang met persoonsgegevens

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) zijn de belangrijkste regels voor de omgang van persoonsgegevens vastgelegd. De Autoriteit Persoonsgegevens is toezichthouder op deze verordening en wet.

Uitgangspunten verwerking persoonsgegevens

De provincie Zeeland gaat op een zorgvuldige en veilige manier om met persoonsgegevens. Om ervoor te zorgen dat op een verantwoordelijke wijze en binnen de wettelijke kaders met persoonsgegevens wordt omgegaan, houdt de provincie zich aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Grondslag en doelbinding

De provincie zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.

Dataminimalisatie

De provincie verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. De provincie streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Integriteit en vertrouwelijkheid

De provincie gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt de provincie voor passende beveiliging van persoonsgegevens volgens de geldende beveiligingsnormen. Dit is vastgelegd in het informatiebeveiligingsbeleid van de provincie.

Delen met derden

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt de provincie afspraken over de verantwoordelijkheden en een zorgvuldige omgang van deze gegevens conform de vereisten van de AVG.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de provinciale taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.

Subsidiariteit

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit

De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot en met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen

De provincie honoreert alle rechten van betrokkenen.

Dit privacybeleid treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin het wordt geplaatst. Het beleid wordt minimaal één keer per twee jaar geëvalueerd en indien nodig herzien.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van gedeputeerde staten van Zeeland van 4 juni 2019,

Drs. J.M.M. Polman, voorzitter

A.W. Smit, secretaris

Uitgegeven 7 juni 2019

De secretaris, A.W. Smit