Regeling vervallen per 01-01-2014

Algemene regeling budgethouders van de gemeente Zeewolde 2008

Geldend van 02-12-2008 t/m 31-12-2013

Intitulé

Algemene regeling budgethouders van de gemeente Zeewolde 2008

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde,

de burgemeesteer van de gemeente Zeewolde,

ieder voor zover hun bevoegdheid betreft;

gelet op artikel 25 van de "Organisatieverordening gemeente Zeewolde 2002"

Besluiten

vast te stellen de 'Algemene regeling budgethouders van de gemeente Zeewolde 2008' onder gelijktijdige intrekking van de Algemene regeling budgethoudersregeling van de gemeente Zeewolde, zoals vastgesteld op 23oktober 2001.

Artikel 1. Definities

In deze regeling worden verstaan onder:

  • a.

    budget: een taakstelling tot uitdrukking komend in baten respectievelijk lasten verbonden aan één of meer beheersproducten, en/of (hulp)kostenplaatsen in de begroting, dan wel aan een investering. Tot het budget worden tevens gerekend het realiseren van de in de begroting dan wel bij de investering opgenomen prestaties, kengetallen en voorschriften;

  • b.

    hoofdbudgethouder: het lid van de directie dat door burgemeester en wethouders is aangewezen de tot zijn organisatieonderdeel behorende beheersbegroting uit te voeren en de griffier voor de tot de griffie behorende beheersproducten;

  • c.

    budgethouder: het afdelingshoofd die namens de hoofdbudgethouder verantwoordelijk is voor de realisering van de aan de budgetten verbonden taakstellingen die door de hoofdbudgethouder aan hem of haar zijn toegewezen.

  • d.

    deelbudgethouder: de ambtenaar die door de budgethouder is aangewezen namens hem of haar een deel van de aan het budget verbonden taakstelling te realiseren.

  • e.

    college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde.

  • f.

    inkoop en aanbestedingsbeleid: de uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de daarin te hanteren richtlijnen ten aanzien van de aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

Artikel 2. Mandateren

  • a. Schriftelijk wordt vastgelegd welke budgetten door de hoofdbudgethouder aan de budgethouders zijn gemandateerd en welke deelbudgetten de budgethouders hebben gemandateerd aan de deelbudgethouders.

  • b. Wanneer wordt overgegaan tot het doormandateren van de budgetbevoegdheid aan deelbudgethouders zijn de bepalingen van deze regeling voor de deelbudgethouders overeenkomstig van toepassing. Van het doormandateren van de budgetbevoegdheid wordt een register bijgehouden. Hiervan ontvangt de afdeling Bedrijfsvoering afschrift.

  • c. De (sub)mandaatgever kan een verleend (sub)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Deze intrekking wordt in het register vastgelegd. Hiervan ontvangt de afdeling Bedrijfsvoering afschrift.

  • d. De functie van (hoofd)budgethouder is in principe onverenigbaar met de functie van comptabele, kassier of met de registrerende functie.

  • e. Bij afwezigheid van de (deel)budgethouder worden de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door zijn of haar plaatsvervanger. Een plaatsvervanger wordt aangewezen door de (hoofd)budgethouder als naast hogere leidinggevende. De aangewezen plaatsvervangers worden in een register opgenomen. Een plaatsvervanger mag het mandaat niet uitoefenen, indien hij niet in voornoemd register is opgenomen. Indien de plaatsvervanger ook niet aanwezig is, wordt de bevoegdheid uitgeoefend door de (hoofd)budgethouder als naast hogere leidinggevende.

  • f. Tot de bevoegdheden van de hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder behoren het aangaan en sluiten van overeenkomsten, hieronder begrepen het aangaan van financiële verplichtingen, het ondertekenen en het ontbinden en opzeggen van de overeenkomsten en voor zover van toepassing het nemen van gunningsbesluiten, die de uitvoering van de begroting betreffen dan wel het sluiten van overeenkomsten waarvan de daaruit voor de gemeente voortvloeiende opbrengsten in de begroting zijn geraamd, zulks met inachtneming van de bepalingen van deze regeling.

Artikel 3. Vaststelling budgetten

  • a. Jaarlijks voor een door het college vast te stellen datum bieden de hoofdbudgethouders het college de beheersbegroting ten behoeve van het volgende kalenderjaar aan met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Uitgangspunt hierbij zijn de door het college vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

  • b. Indien in de beheersbegroting de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief, niet of onvoldoende zijn beschreven kunnen tussen het college en de hoofdbudgethouder specifieke afspraken worden gemaakt.

  • c. Een budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad bij de vaststelling van de primitieve begroting of tussentijds bij begrotingswijziging het college opdracht geeft de begroting uit te voeren.

Artikel 4. Verplichtingen

  • a. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is.

  • b. De verplichtingen worden decentraal via de budgethouder(s) schriftelijk vastgelegd.

  • c. Bij het aangaan van verplichtingen worden de uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en de daarin te hanteren richtlijnen ten aanzien van de aanbesteding van werken, leveringen en diensten gehanteerd.

  • d. De (deel)budgethouder legt vast bij welke leveranciers hij offerte heeft gevraagd. De ontvangen offertes worden door de (deel) budgethouder ter archivering aangeboden en de motivering van de uiteindelijke keuze wordt door de (deel)budgethouder aangetekend.

Artikel 5. Fiattering

  • a. Betalingsstukken en ontvangsten worden voor akkoord gefiatteerd door de verantwoordelijke (deel) budgethouder.

  • b. Wanneer de betalingen of ontvangsten voortvloeien uit verrichtingen, waarbij feitelijk een andere functionaris dan de budgethouder is betrokken, dient die functionaris de onder a. genoemde stukken mede voor akkoord te tekenen.

  • c. De comptabele toetst - alvorens tot betaling wordt overgegaan - of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten.

Artikel 6. Registratie

  • a. De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de vastlegging van de op zijn of haar budget betrekking hebbende betalingen en verplichtingen op zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds gedane uitgaven en aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget zichtbaar is. Een zelfde verantwoordelijkheid geldt voor de registratie van de baten.

  • b. De (deel)budgethouder kan daarbij gebruik maken van de diensten van de afdeling Bedrijfsvoering.

Artikel 7. Budgetsubstitutie

  • a. De budgethouder is bevoegd per beheersproduct, (hulp) kostenplaats of investering binnen de samenstellende onderdelen van het budget te substitueren indien dit om doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

  • b. Budgetsubstitutie tussen lasten en baten en budgesubstitutie ter verbetering van primaire of secundaire arbeidsvoorwaarden van de budgethouder of zijn of haar ondergeschikten is niet toegestaan.

  • c. Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen stellen met betrekking tot de wijze waarop budgethouders tussen samenstellende onderdelen van het budget kunnen substitueren.

Artikel 8. Verantwoording

  • a. a.De deelbudgethouder verstrekt tijdig informatie aan de budgethouder en de budgethouder aan de hoofdbudgethouder omtrent de door hem of haar gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende (deel)budget.

    Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de lasten en/of baten als de aan het budget gekoppelde prestaties, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kengetallen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de gegevens van de afdeling Bedrijfsvoering.

  • b. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke verantwoording van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget aan het college op de hiervoor vastgestelde tijdstippen.

    Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de lasten en/of baten als de aan het budget gekoppelde prestaties, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kengetallen.

  • c. Van de onder punt b genoemde periodieke verantwoording gaat een afschrift ter kennisneming naar de afdeling Bedrijfsvoering en wordt ter advisering aangeboden aan de betreffende raadscommissie. Aan de periodieke verantwoording van de hoofdbudgethouder kan een (afzonderlijk) controlverslag van de afdeling Bedrijfsvoering worden toegevoegd.

Artikel 9. Beloning

  • a. a.Na afloop van het kalenderjaar kan het college een beloningsregeling van toepassing verklaren op het budget van jaarlijkse lasten en baten.

    De beloning wordt gegeven aan de budgethouder die door een doelmatig beheer van het budget een onderschrijding van lasten of overschrijding van baten heeft gerealiseerd.

  • b. De onderschrijding van lasten of overschrijding van baten moet een gevolg zijn van actief handelen van de budgethouder, terwijl de doelstellingen en prestaties wel gehaald zijn.

  • c. De beloning bestaat uit de aanwending van een door het college nader te bepalen deel van de budgetbesparing. Daarbij geldt als voorwaarde dat de beloning geen structurele lasten met zich mee mag brengen en moet passen binnen de doelstelling(en) van de beheerstaken van de betrokken budgethouder.

Artikel 10. Inwerkingtreding

De regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan.

Artikel 11. Citeertitel

De regeling kan worden aangehaald als 'Algemene regeling budgethouders gemeente Zeewolde 2008'.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde op 2 december 2008.

de secretaris, de burgemeester,

R.C. van Nunspeet G.J. Gorter

de burgemeester van Zeewolde,

G.J. Gorter

Nota-toelichting

Artikelsgewijze toelichting op de 'Algemene regeling budgethouders gemeente Zeewolde'

Artikel 1. Definities

In dit artikel worden definities gegeven. Budgetten bestaan niet alleen uit lasten en baten, maar ook uit te realiseren taakstellingen en wel in die onderlinge samenhang. Per beheersproduct kan slechts één budgethouder worden aangewezen. De budgethouder kan aan andere functionarissen mandaat verlenen om onder zijn verantwoordelijkheid een deel van de aan het product verbonden taakstelling uit te voeren. Deze functionarissen noemen we deelbudgethouders.De hoofdbudgethouder wordt door het college aangewezen. De hoofdbudget­houder wijst de budgethouders aan en deze op hun beurt weer de deel­budgethouders. Op deze wijze wordt inhoud gegeven aan het uitgangspunt van integrale verantwoordelijkheid en het streven de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen. Bij de aanwijzingsbesluiten en verdere budgetteringsopzet is rekening gehouden met de organisatieverandering per 1 januari 2002.

Artikel 2. Mandateren

In dit artikel wordt aangegeven op welke wijze (sub)mandatering plaatsvindt. Gekozen is voor een opzet die spoort met de hiërarchische verhouding tussen functionarissen. Dit komt ook tot uitdrukking in de bepalingen dat een verleend (sub)mandaat ten allen tijde weer geheel of gedeeltelijk kan worden ingetrokken en dat voor het mandateren van budgetverantwoordelijkheid altijd de schriftelijke instemming van het naast hogere hiërarchisch niveau is vereist. Ten behoeve van een zorgvuldige inrichting van de financiële administratie en het up to date houden daarvan is het noodzakelijk, dat alle mutaties in de aanwijzing van de (deel)budgethouders worden doorgegeven aan de afdeling Bedrijfsvoering.

Artikel 3. Vaststelling budgetten

Het hoofdbudget is gekoppeld aan de afdelingsbegroting die door de hoofdbudgethouder ter vaststelling wordt aangeboden aan het college.Het hoofdbudget is afdelingsgewijs en daar binnen productgewijs opgebouwd en sluit dus aan op de hiërarchische verhoudingen van de organisatie. Het hoofdbudget en daarmee de daarvan afgeleide (deel)budgetten worden bekrachtigd op het moment dat de gemeenteraad de beleidsproductenbegroting heeft vastgesteld.Bij budgettering is de hoogte van de lasten en baten nadrukkelijk gekoppeld aan het niveau van de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief. Indien in de begroting deze prestaties niet of onvoldoende zijn beschreven kan in principe geen budgettering op basis van de begroting plaatsvinden, maar zullen tussen het college en de hoofdbudgethouder specifieke afspraken moeten worden gemaakt.Jaarlijks stelt het college richtlijnen vast met betrekking tot de tijdstippen waarbinnen de afdelingshoofden hun begrotingsvoorstellen moeten aanleveren, de financiële kaders waarmee de afdelingshoofden bij het opstellen van de ramingen rekening dienen te houden en de wijze waarop vooraf afstemming dient plaats te vinden tussen de primaatverantwoorde­lijke (hoofd)budgethouder en de andere afdelingen die bij de totstandkoming van het product zijn betrokken.

Artikel 4. Verplichtingen

Dit artikel geeft aan onder welke voorwaarden verplichtingen mogen worden aangegaan. Ook regelt dit artikel de verplichting van de (deel)budgethouder om boven een bepaald bedrag minimaal twee offertes aan te vragen bij verschillende leveranciers, deze offertes ter archivering aan te bieden en de motieven vast te leggen die hebben geleid tot de uiteindelijke keuze voor een leverancier. Een adequate controle op de betalingsverplichtingen noodzaken tot een schriftelijke vastlegging van de aangegane verplichtingen. Voorlopig wordt volstaan met een decentrale uitvoering door vastlegging via de budget­houder(s).

Artikel 5. Fiattering, betalingen

De (deel)budgethouder moet de betalingsstukken en ontvangsten voor akkoord tekenen (crediteuren en debiteuren). Hij tekent daarmee ook voor de realisering van de met de betalingsstukken samenhangende prestaties. Hiermee wordt recht gedaan aan de budgetverantwoordelijkheid van betrokkene. Vervanging van de (deel)budgethouder vindt plaats door de hoofdbudgethouder en slechts in de gevallen waarin de (deel)budgethouder voor langere tijd niet aanwezig is. Voor het overige zal de hoofdbudget­houder niet in de rechten van de (deel)budgethouder treden. Wanneer de betalingen of ontvangsten voortvloeien uit verrichtingen, waarbij feitelijk een andere functionaris dan de budgethouder is betrokken, dient die functionaris de onder a. genoemde stukken mede voor akkoord te tekenen. De comptabele toetst de betalingsstukken aan de formele vereisten.

Artikel 6. Registratie

De budgethouder is primair verantwoordelijk voor een goede registratie van de budgetten (lasten en baten). Dat wil niet zeggen dat de budgethouder zelf de budgetregistratie moet bijhouden, maar wel dat de budgethouder er op toe moet zien dat de budgetregistratie op een adequate wijze plaatsvindt. Informatie is alleen zinvol als deze actueel is. Uit dien hoofde is het van belang dat de budgethouder de aangegane verplichtingen adequaat vastlegt en deze informatie tijdig verstrekt aan de afdeling Bedrijfsvoering.

Artikel 7. Budgetsubstitutie

Binnen de centrale kaders en richtlijnen moet de budgethouder de bevoegdheid hebben te kunnen schuiven tussen kostensoorten (substitutie tussen de economische kostencategorieën). Doelmatig handelen vereist immers dat de integraal verantwoordelijke budgethouder continue beoordeelt op welke wijze de prestaties kwantitatief en kwalitatief gerealiseerd kunnen worden met een zo gering mogelijk middelenbeslag.In de nadere richtlijnen voor budgetsubsidiëring kunnen burgemeester en wethouders onder andere bepalingen opnemen met betrekking tot de verplichte afname van prestaties van andere afdelingen, de zogenaamde gedwongen winkelnering. Deze nadere bepalingen hebben als doel te voorkomen dat de belangen van de individuele budgethouder in strijd komen met het belang van de gemeentelijke organisatie als geheel.

Artikel 8. Verantwoording

Dit artikel beschrijft hoe de verantwoording 'bottum-up' plaatsvindt van deelbudgethouder tot uiteindelijk de raad. Het zal duidelijk zijn dat de soort en het aggregatieniveau van de informatie anders is naarmate het verant­woordingsniveau hoger wordt. Budgethouders hebben behoefte aan gedetail­leerde informatie over de bedrijfsvoering, terwijl het bestuur belang heeft bij meer beleidsmatige informatie op hoofdlijnen. Tussen de verschillende verstrekkers en gebruikers van verantwoordingsinformatie zullen hierom­trent goede afspraken moeten worden gemaakt. Het financieel systeem zal afgestemd moeten zijn op de realisering van de verschillende informatie­behoeften. De toetsende rol vanuit de afdeling Bedrijfsvoering wordt uitgeoefend aan de hand van bestaande richtlijnen en/of beleidskaders (begrotingsrichtlijnen, financiële beleidsnota's, fiattering betalingsopdrachten door bevoegde functionarissen, en dergelijke). Uiteraard vindt een finale verantwoording van het gevoerde financiële beheer door het college aan de raad plaats via de jaarrekening.

Artikel 9. Verantwoording

Om de budgethouders te stimuleren om op een zo doelmatig mogelijke wijze de hen toegekende middelen in te zetten is het belangrijk dat er prikkels worden ingebouwd. Deze prikkels, ook wel incentives genoemd, dienen zowel positieve als negatieve elementen te bevatten. Dit artikel heeft als doel het college in staat te stellen doelmatig beheer door budgethouders te stimuleren. Budgethouders die hun budget niet doelmatig beheren kunnen hierop worden aangesproken in het kader van de jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken. Budgethouders kunnen slechts verantwoordelijk worden gesteld voor de kosten en opbrengsten die zij zelf kunnen beïnvloeden. Het bepalen van de mate van beïnvloedbaarheid moet dus worden vastgesteld. Ook moet kunnen worden bepaald dat de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief. gerealiseerd zijn.Voor- en nadelige budgetresultaten kunnen door vele factoren worden beïnvloed, zoals prijs-, efficiency- en bezettingsverschillen. Het bepalen van de mate waarin het resultaat door een actief handelen van de budgethouder is beïnvloed, kan eerst worden vastgesteld na een grondige analyse van het budgetresultaat. Voor een objectieve vaststelling is het noodzakelijk dat deze analyse onder de verantwoordelijkheid van controlling zal plaatsvinden.Voordat dit instrument integraal kan worden toegepast, zal nog een groot aantal voorwaarden moeten worden ingevuld. De productenbegroting zal hiervoor nog een belangrijke kwaliteitsverbetering moeten ondergaan.Op basis van goede procesbeschrijvingen en tijdverantwoording zal een beter inzicht moeten ontstaan in de bedrijfsnormen. Immers een beoordeling van de doelmatigheid is niet mogelijk zonder goede normen.De eerste jaren zullen daarom waarschijnlijk nog een experimenteel karakter dragen en zal er slechts incidenteel van dit instrument gebruik gemaakt kunnen worden.