Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Zeewolde

Algemene regeling budgethouders van de gemeente Zeewolde 2014

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieZeewolde
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingAlgemene regeling budgethouders van de gemeente Zeewolde 2014
CiteertitelAlgemene regeling budgethouders gemeente Zeewolde 2014
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp
Externe bijlagenMANDATERING DOOR HOOFDBUDGETHOUDER AANWIJZING BUDGETHOUDER(S) MANDATERING DOOR HOOFDBUDGETHOUDER AANWIJZING PLAATSVERVANGEND BUDGETHOUDER(S) MANDATERING DOOR HOOFDBUDGETHOUDER AANWIJZING PLAATSVERVANGEND BUDGETHOUDER(S) Externen ONDERMANDATERING DOOR BUDGETHOUDER AANWIJZING DEELBUDGETHOUDER(S)

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Zeewolde.

Deze regeling vervangt de Algemene regeling budgethouders gemeente Zeewolde 2008.

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht inwerking op 01-01-2014.

Artikel 11 bevat een overgangsbepaling.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. Algemene wet bestuursrecht, afdeling 10.1.1
  2. Financiële beheersverordening gemeente Zeewolde

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

16-09-201401-01-2014nieuwe regeling

10-06-2014

Elektronisch Gemeenteblad, 15-09-2014

V169

Tekst van de regeling

Intitulé

Algemene regeling budgethouders van de gemeente Zeewolde 2014

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde, de burgemeester van de gemeente Zeewolde, ieder voor zover het hun of zijn bevoegdheid betreft;

 

gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht; gelet op de Financiële beheersverordening gemeente Zeewolde;

 

Besluiten

 

Vast te stellen de navolgende 'Algemene regeling budgethouders van de gemeente Zeewolde 2014'.

 

Artikel 1. Definities

In deze regeling worden verstaan onder:

  • a.

    Budget: De lasten respectievelijk baten verbonden aan één of meer beheersproducten, en/of (hulp)kostenplaatsen met daaraan gekoppelde reserves en/of voorzieningen in de begroting, of een investering, bestemd voor het realiseren van een bepaald doel binnen een bepaalde termijn. Tot het budget worden tevens gerekend het behalen van de in de begroting dan wel bij de investering opgenomen prestaties, kengetallen en voorschriften. Per beheersproduct kan er maar één budgethouder worden aangewezen.

  • b.

    Hoofdbudgethouder: De (door het college aangestelde) algemeen directeur (gemeentesecretaris) voor de tot zijn organisatie behorende en uit te voeren beheersbegroting en de griffier voor de tot de griffie behorende beheersproducten.

  • c.

    Budgethouder: Het lid van de directie, niet zijnde de algemeen directeur, of de afdelingshoofden die namens de hoofdbudgethouder verantwoordelijk zijn voor de realisering van de aan de budgetten verbonden doelen, welke budgetten door de hoofdbudgethouder aan hem of haar zijn toegewezen.

  • d.

    Deelbudgethouder: De medewerker die door de budgethouder is aangewezen namens hem of haar een deel van de aan het budget verbonden doelen te realiseren.

  • e.

    Medewerker: Een natuurlijk persoon in dienst van de gemeente, een door de gemeente ingehuurde medewerker of een bij de gemeente gedetacheerde medewerker, bijvoorbeeld in dienst van een gemeenschappelijke regeling, waarin de gemeente deelnemer is.

  • f.

    College: Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde.

  • g.

    Inkoop- en aanbestedingsbeleid:Het voor de gemeente geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid en de daarin te hanteren richtlijnen ten aanzien van de aanbesteding van werken, leveringen en diensten.

  • h.

    Begroting: De raming van de te verwachten lasten en baten van de gemeente over enig jaar. De lasten en baten zijn in de gemeentelijke begroting gerelateerd aan te realiseren prestaties en doelstellingen.

  • i.

    Gemeente: De gemeente Zeewolde.

Artikel 2. Mandateren

  • 1.

    Vastgelegd wordt wie door de hoofdbudgethouder als budgethouders zijn gemandateerd en wie door de budgethouders als deelbudgethouders zijn gemandateerd.

  • 2.

    Jaarlijks wordt er een overzicht gemaakt, welke getekend wordt door de (hoofd)budgethouders, waarin is opgenomen welke (deel)budgethouders voor welke budgetten bevoegd zijn.

  • 3.

    De (onder)mandaatgever kan een verleend (onder)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Van een tijdelijke intrekking kan sprake zijn zonder gevolgen vanuit deze regeling, deze intrekking volgt vanuit de rechten en plichten uit de mandaatregeling. Een definitieve intrekking wordt via het standaardformulier vastgelegd. Het werkveld Planning en Control krijgt een afschrift.

  • 4.

    De functie van (hoofd)budgethouder is niet verenigbaar met een functie waarin én opdracht gegeven kan worden voor een betaling én een betaalopdracht gecreëerd kan worden.

  • 5.

    Bij afwezigheid van de (deel)budgethouder worden de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door zijn of haar plaatsvervanger. Een plaatsvervanger wordt aangewezen door de naast hogere (hoofd)budgethouder. De aangewezen plaatsvervangers worden vastgelegd in een standaardformulier dat digitaal ingevuld, door Planning en Control wordt verwerkt en centraal wordt bewaard in Corsa bij de zaak van de regeling. Een plaatsvervanger mag het mandaat niet uitoefenen indien hij niet op voornoemd formulier is opgenomen. Indien de plaatsvervanger ook niet aanwezig is, wordt de bevoegdheid uitgeoefend door de (hoofd)budgethouder als naast hogere leidinggevende, of in voorkomende gevallen het college. De algemeen directeur wordt als hoofdbudgethouder vervangen door de loco-gemeentesecretaris, de griffier wordt als hoofdbudgethouder vervangen door de plaatsvervangend griffier.

  • 6.

    Tot de bevoegdheden van de hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder behoren het aangaan en sluiten van overeenkomsten binnen het aan een ieder toegewezen budget, hieronder begrepen het aangaan van financiële verplichtingen, het ondertekenen en het ontbinden en opzeggen van de overeenkomsten en voor zover van toepassing het nemen van gunningsbesluiten, die de uitvoering van de begroting betreffen, dan wel het sluiten van overeenkomsten waarvan de daaruit voor de gemeente voortvloeiende lasten en baten in de begroting zijn geraamd. Tevens de financiële afwikkeling hiervan; het betaalbaar stellen van facturen en betaalopdrachten samenhangend met het budgethouderschap. Dit met inachtneming van de bepalingen van deze regeling.

Artikel 3. Vaststelling budgetten

  • 1.

    Jaarlijks, voor een door het college vast te stellen datum, bieden de hoofdbudgethouders het college de beheersbegroting ten behoeve van het volgende kalenderjaar aan met daarin de vertaling van de voorgenomen activiteiten en inzet van middelen. Basis zijn de door de raad vastgestelde begrotingsrichtlijnen (in de Nota van Uitgangspunten) met bijbehorende door de directie vastgestelde werkinstructies.

  • 2.

    Indien in de beheersbegroting de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief, niet of onvoldoende zijn beschreven kunnen tussen het college en de hoofdbudgethouder specifieke afspraken worden gemaakt.

  • 3.

    Een budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad, bij de vaststelling van de primitieve begroting of tussentijds bij begrotingswijziging, het college opdracht geeft de begroting uit te voeren. Dit is inclusief de geraamde inzet van reserves en voorzieningen.

Artikel 4. Verplichtingen

  • 1.

    Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder heeft geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is.

  • 2.

    De verplichtingen worden decentraal via de (deel)budgethouder(s) schriftelijk, en binnen de hiervoor vanuit de organisatie gemaakte afspraken, in de financiële administratie vastgelegd.

  • 3.

    Bij het aangaan van verplichtingen worden de uitgangspunten van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, en de daarin te hanteren richtlijnen ten aanzien van de aanbesteding van werken, leveringen en diensten, gehanteerd. Tevens worden – voor zover van toepassing - de algemene inkoopvoorwaarden toegepast.

  • 4.

    De (deel)budgethouder legt vast bij welke leveranciers hij offertes heeft gevraagd. De ontvangen offertes worden door de (deel) budgethouder ter archivering aangeboden en de motivering van de uiteindelijke keuze wordt door de (deel)budgethouder aangetekend.

  • 5.

    Bij het uitoefenen van de bevoegdheden op grond van deze regeling neemt de (hoofd)budgethouder of deelbudgethouder de relevante wet- en regelgeving in acht. Voor zover in deze regeling niet anders is bepaald, neemt de (hoofd)budgethouder of deelbudgethouder de binnen de gemeente geldende mandaat- en machtigingslijst in acht.

Artikel 5. Fiattering & betaling

  • 1.

    Betalingsstukken en ontvangsten worden voor akkoord gefiatteerd door de verantwoordelijke hoofdbudgethouder of (deel) budgethouder.

  • 2.

    Wanneer de betalingen of ontvangsten voortvloeien uit verrichtingen, waarbij feitelijk een andere functionaris dan de budgethouder is betrokken, dient die functionaris de onder 1. genoemde stukken voor akkoord factuur te tekenen en de verantwoordelijke (deel)budgethouder dient voor akkoord betaling te tekenen.

  • 3.

    Een hier voor bevoegde en/of voor de betalingssystemen geautoriseerde medewerker toetst steekproefsgewijs of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten. Dit is een andere medewerker dan degene die de betalingsopdracht geeft of creëert.

  • 4.

    De betalingstermijnen volgen uit de voor de gemeente geldende kaders (inkoopvoorwaarden, wettelijke kaders). Deze vormen de basis voor de vastlegging in de betalingssystemen. Uitzondering hierop zijn de termijnen zoals genoemd in het financieel technisch beleidskader van de subsidieverordening van de gemeente.

Artikel 6. Registratie

  • 1.

    De hoofdbudgethouder of (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de vastlegging van de op zijn of haar budget betrekking hebbende betalingen en verplichtingen, op zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds gedane uitgaven en aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget zichtbaar is. Eenzelfde verantwoordelijkheid geldt voor de registratie van de baten (inclusief subsidies) met de daarbij behorende lasten.

Artikel 7. Budgetsubstitutie

  • 1.

    De budgethouder is bevoegd binnen een beheersproduct, (hulp) kostenplaats of investering binnen de samenstellende onderdelen van het budget te substitueren, indien dit om doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

  • 2.

    Budgetsubstitutie tussen lasten en baten en budgetsubstitutie ter verbetering van primaire of secundaire arbeidsvoorwaarden van de budgethouder of zijn of haar ondergeschikten is niet toegestaan.

  • 3.

    Het college kan nadere invulling geven aan de wijze waarop budgethouders tussen samenstellende onderdelen van het budget kunnen substitueren.

Artikel 8. Verantwoording

  • 1.

    De deelbudgethouder verstrekt tijdig informatie aan de budgethouder en de budgethouder aan de hoofdbudgethouder omtrent de door hem of haar gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende (deel)budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de lasten en/of baten, als de aan het budget gekoppelde prestaties, afwijkingen in kostendekkingspercentages en overige kengetallen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de gegevens uit de voor de hoofdbudgethouder of (deel)budgethouder toegankelijke financiële systemen en van de afdeling Ondersteuning.

  • 2.

    De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor de periodieke verantwoording van de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget aan het college op de hiervoor vastgestelde tijdstippen. Dit conform de vastgestelde P&C cyclus.

Artikel 9. Intrekking bestaande verordening

Bij inwerkingtreding van deze regeling is hiermee de Algemene regeling budgethouders gemeente Zeewolde 2008 ingetrokken.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2014 .

Artikel 11. Overgangsbepaling

Besluiten, genomen krachtens de regeling bedoeld in artikel 10, of verplichtingen, voortvloeiende uit de regeling bedoeld in artikel 10, die golden op het moment van de inwerkingtreding van deze regeling en waarvoor deze regeling overeenkomstige besluiten of verplichtingen kent, gelden als besluiten genomen krachtens of verplichtingen voorvloeiende uit deze regeling.

Artikel 12. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: 'Algemene regeling budgethouders gemeente Zeewolde 2014'.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Zeewolde op 10 juni 2014.

de secretaris, de burgemeester,

R.C. van Nunspeet G.J. Gorter

Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Zeewolde op 10 juni 2014.

De burgemeester,

G.J. Gorter

Artikelsgewijze toelichting op de 'Algemene regeling budgethouders gemeente Zeewolde' en te gebruiken standaard formulieren

Artikel 1: Definities

In dit artikel worden definities gegeven.

 

Budgetten bestaan niet alleen uit lasten en baten, maar ook uit te realiseren prestaties en doelstellingen, en wel in die onderlinge samenhang.

Per beheersproduct kan slechts één budgethouder worden aangewezen.

Het instellen, opheffen en inzetten van reserves en voorzieningen is een raadsbevoegdheid, geformaliseerd in een begrotingswijziging.

 

Hoofdbudgethouder is de algemeen directeur voor de beheersproducten voor de ambtelijke organisatie met uitzondering van de beheersproducten  van de raad, daarvan is de griffier hoofdbudgethouder. De hoofdbudget­houder wijst de budgethouders aan en deze op zijn beurt weer de deel­budgethouders. Op deze wijze wordt inhoud gegeven aan het uitgangspunt van integrale verantwoordelijkheid en het streven de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie te leggen.

 

De werkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door medewerkers in dienst van de gemeente, gedetacheerd vanuit een gemeenschappelijke regeling waarin de gemeente Zeewolde deelneemt, of als externe waarmee een dienstverleningsovereenkomst is afgesloten. Aanvullend kunnen er op een dienstverleningsovereenkomst andere personeelsregelementen van toepassing zijn waarvoor een betrokken medewerker moet tekenen.

 

Artikel 2: Mandateren

In dit artikel wordt aangegeven op welke wijze (onder)mandatering plaatsvindt.

 

Gekozen is voor een opzet die in lijn is met de hiërarchische verhouding tussen functionarissen. Dit komt ook tot uitdrukking in de bepalingen dat een verleend (onder)mandaat altijd weer geheel of gedeeltelijk kan worden ingetrokken en dat voor het mandateren van budgetverantwoordelijkheid altijd de schriftelijke instemming van het naast hogere hiërarchisch niveau is vereist. Ten behoeve van een zorgvuldige inrichting van de financiële administratie en het up to date houden daarvan is het noodzakelijk, dat alle mutaties in de aanwijzing van de (deel)budgethouders, schriftelijk of digitaal via standaard mutatieformulieren, worden doorgegeven aan het werkveld Planning en Control. De formulieren zijn aan dit document toegevoegd.

 

Als vervolg hierop wordt jaarlijks schriftelijk aan het werkveld Planning en Control door de (hoofd)budgethouder overzicht verstrekt welke (deel)budgethouder over welk budget kan beschikken voor de uitvoer van zijn werkzaamheden. De aanwijzing wordt verwerkt in het financiële administratiesysteem.

 

Wanneer wordt overgegaan tot het ondermandateren van de budget­bevoegdheid aan deelbudgethouders zijn de bepalingen van deze regeling voor de deelbudgethouders overeenkomstig van toepassing. Het ondermandateren van de budgetbevoegdheid via een standaardformulier wordt digitaal bijgehouden. De aangewezen plaatsvervangers worden vastgelegd in een standaardformulier wat digitaal beschikbaar is, door de naast hogere (hoofd)budgethouder) wordt ingevuld, door Planning en Control wordt verwerkt en centraal wordt bewaard in Corsa bij de zaak van de regeling.

Een budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het goedkeuren van facturen, op inhoud en betaalbaarstelling. Dit kan niet gecombineerd worden met het daadwerkelijk aanmaken en verwerken van een betaling.

 

Artikel 3: Vaststelling budgetten

De opbouw van de begroting is administratief afdelingsgewijs opgebouwd en daar binnen productgewijs en sluit dus aan op de hiërarchische verhoudingen van de organisatie. Het hoofdbudget en daarmee de daarvan afgeleide (deel)budgetten worden bekrachtigd op het moment dat de gemeenteraad de Programmabegroting heeft vastgesteld.

 

Bij budgettering is de hoogte van de lasten en baten nadrukkelijk gekoppeld aan het niveau van de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief. Indien in de begroting deze prestaties niet of onvoldoende zijn beschreven kan in principe geen budgettering op basis van de begroting plaatsvinden, maar zullen tussen het college en de hoofdbudgethouder middels een collegeadvies specifieke afspraken moeten worden gemaakt. Dit geldt dan als vangnet.

 

Jaarlijks stelt het college richtlijnen vast met betrekking tot de tijdstippen waarbinnen de afdelingshoofden hun begrotingsvoorstellen moeten aanleveren, de financiële kaders waarmee de afdelingshoofden bij het opstellen van de ramingen rekening dienen te houden en de wijze waarop vooraf afstemming dient plaats te vinden tussen de primair verantwoorde­lijke (hoofd)budgethouder en de andere afdelingen die bij de totstandkoming van het product zijn betrokken.

 

De directie stelt de uit bovenstaande kaders opgemaakte detailrichtlijnen vast voor de P&C cyclus voor budgethouders en deelbudgethouders.

 

Artikel 4: Verplichtingen

Dit artikel geeft aan onder welke voorwaarden verplichtingen mogen worden aangegaan.

 

Intern gemaakte afspraken (in regelementen, beleidsnotities of voorschriften) hierover moeten bij de uitvoering worden nagekomen.

 

Artikel 5: Fiattering & betaling

De (deel)budgethouder moet de betalingsstukken en ontvangsten voor akkoord tekenen (crediteuren en debiteuren). Dit kan fysiek of digitaal zijn.

Onder een betalingsstuk wordt een fysieke/digitaal aangeboden factuur, betaalopdracht  of beschikking bedoeld.

De (deel)budgethouder tekent daarmee ook voor de realisering van de met de betalingsstukken samenhangende prestaties. Hiermee wordt recht gedaan aan de budgetverantwoordelijkheid van betrokkene.

 

Wanneer de betalingen of ontvangsten voortvloeien uit verrichtingen, waarbij feitelijk een andere functionaris dan de budgethouder is betrokken, dient die functionaris de onder artikel 5.1. genoemde stukken voor akkoord factuur te tekenen, waarna de (deel)budgethouder tekent voor akkoord betaling. Deze procedure is ook van toepassing, maar dan digitaal, in het proces van de digitale factuurverwerking.

 

Een hier voor bevoegde en/of voor de betalingssystemen geautoriseerde medewerker toetst steekproefsgewijs of de betalingsstukken voldoen aan de formele vereisten. Dit is een andere medewerker dan degene die de betalingsopdracht geeft of creëert. Aanwijzing hier voor volgt vanuit de TVB (op medewerker niveau uitgewerkt wat de taken, verantwoordelijk- en bevoegdheden zijn. Aanwijzing vind plaats door het afdelingshoofd).

 

Artikel 6: Registratie

De budgethouder is primair verantwoordelijk voor een goede registratie van de budgetten (lasten en baten). Dat wil niet zeggen dat de budgethouder zelf de budgetregistratie moet bijhouden, maar wel dat de budgethouder er op toe moet zien dat de budgetregistratie op een adequate wijze plaatsvindt. Informatie is alleen zinvol als deze actueel is. Daarom is het van belang dat de budgethouder de aangegane verplichtingen adequaat vastlegt in de daarvoor ingerichte financiële systemen en deze informatie tijdig verstrekt aan de afdeling Ondersteuning .

 

Artikel 7: Budgetsubstitutie

Binnen de centrale kaders en richtlijnen moet de budgethouder de bevoegdheid hebben te kunnen schuiven tussen kostensoorten (substitutie tussen de economische kostencategorieën) binnen een beheersproduct.

Doelmatig handelen vereist immers dat de integraal verantwoordelijke budgethouder continue beoordeelt op welke wijze de prestaties kwantitatief en kwalitatief gerealiseerd kunnen worden met een zo gering mogelijk middelenbeslag.

 

Onder ‘schuiven’ moet worden verstaan: het binnen 1 enkel beheersbudget inzetten van voordelen op geraamde baten en lasten, ten gunste van nadelen op geraamde baten en lasten. Schuiven tussen verschillende beheersbudgetten van een en dezelfde budgethouder is niet toegestaan.

Onrechtmatig is het salderen van niet-geraamde extra baten en lasten.

 

Burgemeester en wethouders kunnen andere bepalingen opnemen met betrekking tot de verplichte afname van prestaties van andere afdelingen, de zogenaamde gedwongen winkelnering. Deze nadere bepalingen hebben als doel te voorkomen dat de belangen van de individuele budgethouder in strijd komen met het belang van de gemeentelijke organisatie als geheel.

 

Indien de omvang van deze wijzigingen uitgaat boven de afgesproken kaders, zal door middel van een begrotingswijziging de mutatie uiteindelijk geformaliseerd worden. Hierdoor blijft de onderbouwing om binnen dit kader gelden anders in te zetten transparant.

 

Artikel 8: Verantwoording

Dit artikel beschrijft hoe de verantwoording 'bottom-up' plaatsvindt van deelbudgethouder tot uiteindelijk de raad. Het zal duidelijk zijn dat de soort en het aggregatieniveau van de informatie anders is naarmate het verant­woordingsniveau hoger wordt. Budgethouders hebben behoefte aan gedetail­leerde informatie over de bedrijfsvoering, terwijl het bestuur belang heeft bij meer beleidsmatige informatie op hoofdlijnen. Tussen de verschillende verstrekkers en gebruikers van verantwoordingsinformatie zullen hierom­trent goede afspraken moeten worden gemaakt. Het financieel systeem is afgestemd op de realisering van de verschillende informatie­behoeften.

 

De toetsende rol vanuit de afdeling Ondersteuning  wordt uitgeoefend aan de hand van bestaande richtlijnen en/of beleidskaders (begrotingsrichtlijnen, financiële beleidsnota's, fiattering betalingsopdrachten door bevoegde functionarissen, en dergelijke). Uiteraard vindt een finale verantwoording van het gevoerde financiële beheer, door het college aan de raad, plaats via de jaarrekening.