Verordening op de Auditcommissie

Geldend van 29-12-2011 t/m 27-05-2022

Intitulé

Verordening op de Auditcommissie

De raad van de gemeente Zeist;

B E S L U I T:

vast te stellen de volgende Verordening op de Auditcommissie

Artikel 1 – Begripsbepalingen.

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • 1.

    De commissie: de auditcommissie

  • 2.

    Het presidium: Het raadspresidium als bedoeld in artikel 3b van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van Zeist.

  • 3.

    De verordening voor de controle op het financieel beheer: De door de gemeenteraad vastgestelde Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zeist

  • 4.

    Accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet

Artikel 2 – Taken

De commissie heeft tot taak het adviseren van de raad in zijn controlerende functie bij het toezicht houden op:

  • 1.

    De betrouwbaarheid en relevantie van de (tussentijdse) verslaglegging ten behoeve van de raad

  • 2.

    De effectiviteit van de beheersing van risico’s binnen de Gemeente

  • 3.

    De opdracht aan en het functioneren van de accountant

  • 4.

    De opzet en werking van het interne audit instrumentarium

  • 5.

    De opvolging van aanbevelingen die komen uit:

    - de accountantscontrole

    - de rapporten van de rekenkamercommissie

    - de naleving van wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften door de gemeente.

Artikel 3 – Samenstelling commissie.

  • 1.

    De voorzitter van de commissie wordt aangewezen door de raad uit zijn midden, voor de duur van de zittingsperiode van de raad. De voorzitter heeft geen stem in de vergadering.

  • 2.

    De commissie kan uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aanwijzen.

  • 3.

    Ieder raadsfractie kan uit zijn midden één lid en één plaatsvervangend lid aanwijzen.

  • 4.

    Voor aanwijzing als commissielid komen ook door de raad benoemde fractieassistenten in aanmerking.

Artikel 3a – Instelling subcommissies

Op voorstel van de voorzitter of een van de leden kan de commissie besluiten om een

  • 1.

    subcommissie in te stellen.

  • 2.

    Een subcommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden.

  • 3.

    De leden van een subcommissie worden benoemd door de commissie op basis van kennis en vaardigheden op het werkterrein van de subcommissie.

  • 4.

    Voor benoeming tot lid van een subcommissie komen zowel raadsleden als door de raad als zodanig aangewezen fractieassistenten in aanmerking.

  • 5.

    De subcommissie rapporteert minimaal 1 maal per jaar aan de commissie over zijn werkzaamheden en bevindingen.

Artikel 4 – Begin en einde lidmaatschap commissie.

  • 1. De aanwijzing van de leden en de plaatsvervangende leden van de commissies heeft plaats bij het begin van elke aangegeven zittingsperiode van de raad.

  • 2. Het lidmaatschap van de commissie eindigt wanneer de betrokkene geen deel meer uitmaakt van de raad, dan wel geen fractieassistent meer is. Een lid van de commissie kan te allen tijde ontslag nemen. Hij geeft daarvan schriftelijk kennis aan de voorzitter van de commissie.

Artikel 5 – Secretariaat.

De commissie wordt bijgestaan door de Griffier of een door hem aan te wijzen vervanger.

Artikel 6 – Vergaderingen en werkwijze.

  • 1. De auditcommissie vergadert volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema.

  • 2. De commissie vergadert voorts wanneer de voorzitter het nodig oordeelt of wanneer tenminste twee leden schriftelijk met opgaaf van reden daarom verzoeken.

  • 3. De voorzitter zendt tenminste acht dagen voor een vergadering de leden een schriftelijke oproep onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

  • 4. Een aanvullende agenda wordt zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden verzonden.

Artikel 7 – Besluitvorming

  • 1. Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van stemmen.

  • 2. De commissie kan slechts besluiten nemen indien minstens 3 leden aanwezig zijn.

Artikel 8 – Bevoegdheden

  • 1. De commissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen advies uit te brengen.

  • 2. In het kader van de uitoefening van haar taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant.

  • 3. In geval de commissie het nodig acht dat een externe deskundige de commissie van advies voorziet, kan de commissie hiervoor een beroep doen op het werkbudget van de raad. Een verzoek hiertoe wordt gericht tot het presidium.

  • 4. De commissie is bevoegd namens de raad te overleggen met het college over de aanbesteding van de accountantscontrole als bedoeld in artikel 2 lid 2 van de Verordening voor de controle op het financieel beheer.

  • 5. De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.

Artikel 9 – Uitnodigen bijwonen vergaderingen

  • 1. De commissie is bevoegd om leden van het college, leden van de Rekenkamercommissie, de accountant, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

  • 2. Indien de commissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college daarover.

Artikel 10 – Openbaarheid van vergaderingen

  • 1. De vergaderingen van de auditcommissie zijn in de regel besloten.

  • 2. Op voorstel van de voorzitter of een van de leden kan de commissie besluiten dat een vergadering in de openbaarheid wordt gehouden.

Artikel 11 – Geheimhouding

De artikelen 55 en 86 van de gemeentewet over de oplegging van geheimhouding zijn van overeenkomstige toepassing

Artikel 12 – Informatieverstrekking.

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders verstrekt de commissie gevraagd of ongevraagd alle informatie die zij nodig heeft voor de uitoefening van haar taak.

  • 2. Artikel 169 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

  • 3. Indien het college van burgemeester en wethouders redenen aanwezig acht om van toezending van documenten of verstrekking van informatie als bedoeld in lid 1 en lid 2 af te zien, doet het daarvan mededeling aan de raad en de voorzitter van de commissie.

  • 5. Indien een lid van het college redenen aanwezig acht om niet op een uitnodiging als bedoeld in artikel 9 lid 1 in te gaan, doet het daarvan schriftelijk mededeling aan de raad en aan de voorzitter van de commissie.

Artikel 13 – Slotbepalingen.

Bij twijfel omtrent de betekenis of de toepassing van de in deze verordening ten aanzien van de werkwijze van de commissie opgenomen bepalingen en in gevallen dienaangaande, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de commissie.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 06 december 2011.

De raad voornoemd,

mr. J. Janssen, griffier drs. J.J.L.M. Janssen, voorzitter