Privacy Protocol Sociaal Domein regio Utrecht Zuidoost

- Betrokkene: de cliënt of een andere persoon van wie gegevens zijn verwerkt in verband met de ondersteuning van de cliënt;

- Cliënt: inwoner van de gemeente aan wie een of meerdere partners ondersteuning bieden op het gebied van jeugd, zorg, welzijn, wonen, werk en inkomen;

- Hulpverlener: medewerker van de partner of zelfstandig werkende professional die feitelijk de ondersteuning aan de cliënt biedt.

- Integrale ondersteuning: hulp aan een cliënt in geval van een multi-problem vraagstuk, waarbij geldt: één gezin, één plan, één regisseur.

- Ondersteuning: hulp aan een cliënt op het gebied van jeugd, zorg, welzijn, wonen, werk en inkomen.

- Partner(s): de gemeente, publieke en private organisaties en zelfstandig werkende professionals die cliënten ter uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Jeugdwet en de Participatiewet ondersteuning bieden en die zich contractueel of anderszins aan dit protocol hebben gecommitteerd.

- Persoonsgegevens: alle gegevens betreffende een individuele persoon

- Verwerken van persoonsgegevens: het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, delen, vernietigen, enz. van deze gegevens

1. De partners onderkennen dat zij verantwoordelijk zijn om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van cliënten en andere betrokkenen. Daarbij gaat het om het stellen van regels en het maken van afspraken binnen de eigen organisatie over de omgang met die gegevens. Het gaat ook om de beveiliging ervan. Bovenal gaat het om bewustzijn onder de eigen medewerkers, het besef dat men met gevoelige informatie werkt en dat men hiermee integer en zorgvuldig moet omgaan. Het gaat om de balans tussen de informatie die nodig is om integrale en effectieve ondersteuning te kunnen bieden, en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van cliënten en andere betrokkenen.

2. Iedere partner is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de eigen organisatie en zorgt dat:

• a.

  de persoonsgegevens die hij op basis van dit protocol verwerkt juist, volledig en ter zake dienend zijn en dat deze gegevens rechtmatig zijn verkregen;

• b.

  afdoende technische en organisatorische maatregelen worden genomen ter beveiliging van de persoonsgegevens die hij op basis van dit protocol verwerkt;

• c.

  binnen de eigen organisatie afspraken zijn gemaakt over welke medewerkers en eventueel ingeschakelde derden toegang hebben tot de persoonsgegevens;

• d.

  zijn medewerkers en eventueel ingeschakelde derden kennis hebben van dit protocol en dit ook naleven.

• e.

  het bewustzijn van zijn medewerkers en eventueel ingeschakelde derden wordt bevorderd, bijvoorbeeld door middel van het periodiek bespreken in werkoverleggen, het organiseren van themabijeenkomsten, het voeren van discussies of anderszins.

• f.

  incidenten worden gemeld bij de gemeente. Dat betreft bijvoorbeeld de situatie dat onrechtmatig is ingebroken op datasystemen of dat persoonsgegevens anderszins in strijd met dit protocol ter beschikking van derden zijn gekomen. De partner is zelf verantwoordelijk om in verband hiermee de nodige maatregelen te treffen.

• g.

  de wettelijke bepalingen op het gebied van bescherming van persoonsgegevens worden nageleefd.

1. De hulpverlener informeert de cliënt dat in verband met de ondersteuning persoonsgegevens worden vastgelegd en dat deze kunnen worden uitgewisseld met andere instanties. Daarbij geeft hij zo concreet mogelijk aan met welke instanties die uitwisseling plaatsvindt.

2. De hulpverlener vraagt de cliënt instemming om met betrekking tot de hulpvraag diens persoonsgegevens vast te leggen en op te vragen. In het dossier van de cliënt wordt aangetekend of deze instemming is gegeven.

3. De hulpverlener vraagt de cliënt instemming om met betrekking tot de hulpvraag diens persoonsgegevens te delen met anderen. In het dossier van de cliënt wordt aangetekend of deze instemming is gegeven.

4. De hulpverlener vraagt aan de cliënt schriftelijke toestemming om met betrekking tot de hulpvraag diens medische gegevens op te vragen en/of te delen met anderen. Het toestemmingsformulier wordt in het dossier van de cliënt opgenomen. Dat gebeurt ook indien de toestemming wordt geweigerd.

5. De cliënt kan de toestemming op elk moment intrekken.

6. Indien toestemming is geweigerd, ingetrokken of nog niet is gevraagd, kan toch tot verwerking van persoonsgegevens worden overgegaan voor zover dat noodzakelijk en onvermijdelijk is voor de ondersteuning van de cliënt of er ernstige risico’s bestaan voor de geestelijke of lichamelijke gezondheid of veiligheid van de cliënt, hulpverlener of anderen. Hiervan wordt een aantekening gemaakt in het dossier.

1. De partner verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige ondersteuning van de cliënt. De uitwisseling van persoonsgegevens gaat niet verder dan voor een integrale en effectieve ondersteuning van de cliënt noodzakelijk is.

2. Persoonsgegevens worden maximaal vijf jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk is voorgeschreven of noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning van de cliënt. Na deze termijn worden de gegevens vernietigd, of zodanig van kenmerken ontdaan dat zij niet langer zijn te herleiden tot de persoon.

1. Behoudens de op grond van dit protocol toegestane uitwisseling van persoonsgegevens betrachten de partners, hun medewerkers en eventueel ingeschakelde derden geheimhouding omtrent persoonsgegevens.

2. Dit protocol laat een eventueel wettelijk beroepsgeheim van de hulpverlener onverlet.

1. In geval van signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling geldt de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling.

2. Indien het Advies- en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK) een partner benadert in verband met een melding van signalen van kindermishandeling en/of huiselijk geweld, kan deze zo nodig zonder toestemming van de cliënt, de voor de taakuitoefening van het AMHK noodzakelijke persoonsgegevens van de cliënt verstrekken. De partner maakt hiervan een aantekening in het dossier van de cliënt.