Gesprekkencyclus

Artikel 1 Definities

• a

  Medewerker:De persoon, aangesteld in vaste dan wel tijdelijk dienst.

• b

  Leidinggevende:De direct leidinggevende van de medewerker, die leiding geeft aan de medewerker en die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en beoordeling van de medewerker.

• c

  Naast hogere leidinggevende:De leidinggevende waaraan de direct leidinggevende verantwoording schuldig is.

• d

  Gesprekkencyclus:Het cyclisch proces van resultaatafspraken, plannen, begeleiden en ondersteunen, bijstellen en evalueren en beoordelen, gedurende een bepaald tijdvak aan de hand van een vaste cyclus van gesprekken tussen medewerker en leidinggevende.

• e

  Resultaatafspraak:Een objectieve maatstaf voor een te behalen resultaat of prestatie, respectievelijk een te verwerven competentie.

• f

  Planningsgesprek:Het gesprek tussen leidinggevende en medewerker waarin resultaatafspraken en afspraken over (competentie)ontwikkeling worden gepland en vastgesteld voor een bepaald tijdvak. De afspraken worden schriftelijk vastgelegd in het formulier gesprekkencyclus.

• g

  Voortgangsgesprek:Het gesprek tussen leidinggevende en medewerker, waarin de resultaatafspraken (tussentijds) worden geëvalueerd en indien nodig bijgesteld. Hiervan wordt schriftelijk verslag gedaan in het formulier gesprekkencyclus.

• h

  Resultaatgesprek:Het gesprek tussen leidinggevende en medewerker, waarin de resultaatafspraken worden geëvalueerd.

• i

  Beoordelen:Het oordelen over het functioneren van de medewerker door de leidinggevende tegen de achtergrond van de geformuleerde resultaatafspraken en competentieontwikkeling, vastgelegd in het formulier gesprekkencyclus.

• j

  Beoordelaar:De direct leidinggevende die de beoordeling opstelt.

• k

  Beoordelingsautoriteit:De naast hogere leidinggevende is de 2e beoordelaar die de door de leidinggevende opgestelde beoordelingen toetst en vaststelt.

  Voor de functionarissen aan wie de algemeen directeur/ gemeentesecretaris rechtstreeks leiding geeft geldt dat de algemeen directeur/gemeentesecretaris de beoordeling opstelt als direct leidinggevende en vaststelt als zijnde de beoordelingsautoriteit.

  De raadsgriffier wordt beoordeeld door het presidium (bestaande uit fractievoorzitters). Het presidium stelt de beoordeling op en fungeert tevens als beoordelingsautoriteit.

• l

  Beoordeelde:De medewerker die beoordeeld wordt.

• m

  Beoordelingsgesprek:Een gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker waarin de leidinggevende zijn op schrift gestelde oordeel over de resultaat- en ontwikkelingsafspraken en het algeheel functioneren van de medewerker over een bepaald tijdvak, overhandigt en toelicht aan de medewerker.

• n

  SMART:Aanduiding voor de wijze waarop doelstellingen beschreven worden:

  • Specifiek: elk resultaat gaat over één onderwerp

  • Meetbaar: elk resultaat is beschreven in termen van hoeveel (kwantitatief) en hoe goed (kwalitatief)

  • Acceptabel: geaccepteerd door degene die verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelstelling

  • Resultaatgericht: elk resultaat moet een concrete bijdrage leveren aan de organisatiedoelen

  • Tijdgebonden: bevat een aanduiding van tijd, wanneer moet het resultaat gerealiseerd zijn.

Artikel 2 Partijen

De leidinggevende beoordeelt de medewerker en voert de gesprekken die plaatsvinden in het kader van de gesprekkencyclus met de medewerker.

De P&O-adviseur neemt in beginsel niet deel aan de gesprekken in de gesprekkencyclus tenzij hij daartoe door de leidinggevende wordt uitgenodigd. Een uitzondering hierop is het beoordelingsgesprek. Hierbij kan de P&O-adviseur ook door de medewerker worden uitgenodigd.Indien de P&O-adviseur deelneemt aan de gesprekken dan vervult hij de rol van procesbegeleider, hij ziet toe op de juiste interpretatie en uitvoering van het personeelsbeleid.

Artikel 3  Gesprekkencyclus

In beginsel beslaat de gesprekkencyclus, welke uit meerdere gesprekken bestaat, een periode van één jaar, waarbij met iedere medewerker één keer per jaar een plannings-, voortgangs- en resultaatgesprek wordt gehouden. Als de leidinggevende, of bepalingen uit de CAR/UWO, het noodzakelijk achtten, kunnen de gesprekken zoveel als nodig geïntensiveerd worden en de duur van de gesprekkencyclus bekorten.De cyclus bestaat uit een:

• 1

  planningsgesprek

• 2

  voortgangsgesprek

• 3

  resultaatgesprek

Het resultaat- en planningsgesprek vinden in beginsel plaats in één gesprek, maar zijn wel als twee onderdelen te onderscheiden.

Het uitgangspunt is dat de gesprekken plaats hebben tussen leidinggevende en medewerker. Incidenteel kan in overleg de leidinggevende en de medewerker een derde uitnodigen bij de gesprekken*.

In beginsel vindt er één keer per twee jaar een beoordelingsgesprek plaats. Als de leidinggevende het noodzakelijk acht, dan kan hij de beoordelingsgesprekken zoveel als nodig intensiveren.

Artikel 4  Procedure planningsgesprek

Het planningsgesprek is de start van de gesprekkencyclus. Feitelijk wordt hier de basis gelegd voor de beoordeling.

De resultaat- en ontwikkelafspraken worden vastgelegd in het formulier gesprekkencyclus.

Het beoogde resultaat is in output termen SMART omschreven.

De beoogde ontwikkelpunten zijn als competenties omschreven in termen van kennis, gedrag of vaardigheden.

De overige afspraken hebben betrekking op de ondersteuning van de organisatie en de leidinggevende ter realisatie van de beoogde resultaat- en ontwikkelafspraken.

Het formulier wordt ondertekend door zowel de medewerker als de leidinggevende met de ondertekening conformeren zij zich beiden aan de inhoud.

Bij onenigheid tussen de medewerker en de leidinggevende over de afspraken beslist de leidinggevende en stelt hij door ondertekening de afspraken vast.

De medewerker kan gebruik maken van de mogelijkheid om binnen 7 dagen schriftelijk commentaar te leveren op de planningsafspraken, dit schriftelijk commentaar wordt bij het formulier gesprekkencyclus gevoegd en wordt opgenomen in het personeelsdossier.

Artikel 5  Procedure voortgangsgesprek (lees het functioneringsgesprek)

Het voortgangsgesprek is de 2e fase in de gesprekkencyclus. Hierin wordt de voortgang van de eerder gemaakte resultaat- en ontwikkelafspraken besproken.

Eventueel worden de gemaakte afspraken bijgesteld.

Indien de resultaatafspraken tussentijds worden gewijzigd worden de wijzigingen schriftelijk vastgelegd. Na de gezamenlijke ondertekening worden de wijzigingen aan het formulier toegevoegd.

De leidinggevende kan bepalen dat hij, om beter zicht te krijgen op de resultaten van de medeweker, gebruik maakt van informanten.

Het verslag van het voortgangsgesprek omvat tenminste de volgende onderwerpen:

• A

  voortgang van de in het planningsgesprek afgesproken (werk-)resultaten,

• B

  de voortgang van de in het planningsgesprek afgesproken ontwikkeldoelen in het functioneren,

• C

  de beschikbaarheid van de benodigde faciliteiten voor de medewerker

• D

  het functioneren van de medewerker in relatie tot het leiding ontvangen van de leidinggevende,

• E

  het algemeen functioneren van de medewerker.

Als de leidinggevende en de medewerker het niet eens worden over wat er in het formulier is vastgelegd, dan beslist de leidinggevende.

De leidinggevende en de medewerker ondertekenen beiden het formulier voor gezien.

De medewerker heeft de mogelijkheid om binnen 7 dagen schriftelijk commentaar te geven. Dit commentaar wordt in een verslag aan het formulier gesprekkencyclus toegevoegd.

Na 7 dagen krijgt het formulier zijn definitieve status, waarna het, samen met het eventuele commentaar van de medewerker, wordt opgenomen in het personeelsdossier.

Artikel 6  Resultaatgesprek

Het resultaatgesprek is de 3e fase in de cyclus. In dit gesprek worden de resultaten van de eerder gemaakte afspraken besproken en geëvalueerd. De bespreking van de werkresultaten is een belangrijk moment, het vormt de basis voor de beoordeling.

De leidinggevende en de medewerker evalueren de afgesproken (werk)resultaten, het functioneren in termen van competenties en de benodigde faciliteiten welke zijn overeengekomen in het planningsgesprek en welke eventueel zijn bijgesteld of aangevuld in één of meerdere voortgangsgesprekken.

De leidinggevende en medewerker kunnen bepalen dat, om beter zicht te krijgen op de resultaten van de medewerker, gebruik gemaakt kan worden van informanten.

De leidinggevende legt de conclusies van de evaluatie vast in het formulier gesprekkencyclus.

Als de leidinggevende en de medewerker het niet eens worden over wat er in het formulier is vastgelegd, dan beslist de leidinggevende.

De leidinggevende en de medewerker ondertekenen beiden het formulier voor gezien.

De medewerker heeft de mogelijkheid om binnen 7 dagen eventueel schriftelijk commentaar te geven op het verslag van de evaluatie.

Het schriftelijk commentaar van de medewerker wordt aan het formulier gesprekkencyclus toegevoegd.

Na 7 dagen krijgt het formulier zijn definitieve status, waarna het, samen met het eventuele commentaar de medewerker wordt opgenomen in het personeelsdossier.

Artikel 7  Het beoordelingsgesprek

Het beoordelingsgesprek is de 4e fase in de cyclus. Het is een gesprek tussen de leidinggevende en de medewerker waarin de leidinggevende zijn op schrift gestelde oordeel, over de resultaat- en ontwikkelingsafspraken en het algemeen functioneren van de medewerker, over een bepaald tijdvak overhandigt en toelicht aan de medewerker.

Bij een tijdelijk dienstverband zal dit beoordelingsgesprek plaatsvinden, vóórdat een beslissing wordt genomen over het al of niet wijzigen of voortzetten van het dienstverband.

In het beoordelingsgesprek legt de leidinggevende beargumenteerd uit hoe hij op basis van de beoordeling van de verschillende onderdelen van het functioneren tot zijn eindoordeel is gekomen.

In de verslaglegging van de beoordeling wordt minimaal de beoordeling en argumentatie van de afzonderlijke resultaatafspraken en een algemene beoordeling van het functioneren vastgelegd als ook het eindoordeel.

De beoordelingsautoriteit kan verzoeken het beoordelingsgesprek bij te wonen, dit wordt vooraf aan de medewerker kenbaar gemaakt.

De beoordeling heeft betrekking op de mate waarin de afgesproken resultaten door de medewerker zijn gerealiseerd en op het algeheel functioneren van de medewerker. De beoordeling wordt opgesteld op basis van beoordelingscriteria.

Het beoordelingsproces

• A

  De opgemaakte beoordeling wordt door de leidinggevende voorgelegd aan de beoordelingsautoriteit die de beoordeling vaststelt.

• B

  Na vaststelling van de beoordeling wordt het beoordelingsgesprek gehouden.De beoordeling wordt aan de medewerker uitgereikt en gelijktijdig toegelicht in een beoordelingsgesprek door de beoordelaar.

• C

  Indien de medewerker het eens is met de beoordeling tekent de medewerker de beoordeling. Dat hoeft hij niet direct te doen. De medewerker heeft twee weken de tijd om te tekenen.

• D

  Als de medewerker het niet eens is met de beoordeling dan kan hij zijn zienswijze binnen twee weken na de door de beoordelaar uitgereikte beoordeling, schriftelijk gemotiveerd indienen bij de beoordelingsautoriteit. De medewerker kan zijn zienswijze uiten tegen elk onderdeel van de beoordeling.

• E

  Indien de medewerker binnen twee weken géén schriftelijke zienswijze heeft ingediend bij de beoordelingsautoriteit, is de beoordeling definitief.

• F

  Indien de medewerker schriftelijk een zienswijze heeft ingediend bij de beoordelingsautoriteit dan beslist en informeert deze de medewerker binnen twee weken schriftelijk en stelt de beoordeling al dan niet gewijzigd opnieuw vast.

• G

  Komt de beoordelingsautoriteit de medewerker geheel of gedeeltelijk tegemoet in zijn zienswijze dan wordt de beoordeling gewijzigd vastgesteld en door de beoordelingsautoriteit aan de medewerker toegelicht.

• H

  Komt de beoordelingsautoriteit de medewerker niet tegemoet in zijn zienswijze, dan wordt de beoordeling door hem ongewijzigd vastgesteld. De beoordelingsautoriteit licht aan de medewerker toe waarom niet aan de zienswijze tegemoet wordt gekomen.

• I

  Een afschrift van de definitieve beoordeling wordt aan de medewerker toegezonden. Het origineel wordt binnen 4 weken nadat het gesprek is gehouden, in het personeelsdossier opgenomen.

• J

  De beoordeelde kan, overeenkomstig het gestelde in de Algemene wet bestuursrecht, bezwaar maken en beroep aantekenen tegen de vastgestelde beoordeling.

De normering

• A

  De beschrijving van de geleverde prestatie wordt per resultaat uitgedrukt in één van de volgende scores:

  • A = onvoldoende (het resultaat is gemiddeld genomen onvoldoende en kan op onderdelen worden verbeterd)

  • B = conform (het resultaat is conform de gestelde eisen)

  • C = uitstekend (het resultaat is goed en heeft op onderdelen de verwachtingen in ruime mate overtroffen).

• B

  Alleen voor de beoordeling van het totaalresultaat (zijnde een concrete en beknopte beschrijving van de waardering van het functioneren) kan een tussenscore worden gehanteerd. Hierbij staat de score AB voor matig en BC voor ruim voldoende.

Artikel 8  Vertrouwelijkheid

De verslagen en alle daarmee samenhangende informatie worden als vertrouwelijk beschouwd. Inzage is slechts toegestaan aan de medewerker, zijn leidinggevende, de naast hogere leidinggevende, de directie, de concerncontroller en de medewerkers P&O die uit hoofde van hun functie kennis moeten nemen van de inhoud van de verslagen.

Artikel 9  Inwerkingtreding

• a) Deze regeling treedt in werking op d.d. 1 februari 2012.

• b) Per deze datum komt de deelnota “functionerings- en beoordelingsgesprekken van november 1991 te vervallen.

Formulier beoordeling

Formulier beoordeling

Formulier gesprekkencyclus

Formulier gesprekkencyclus