Gedragscode ambtelijke integriteit

Gedragscode ambtelijke integriteit

• 1. Algemene bepalingen

• 2. Goed ambtenaarschap

• 3. Omgaan met informatie

• 4. Nevenactiviteiten en andere privéactiviteiten

• 5. Aannemen van geschenken

• 6. Uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners

• 7. Verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen

• 8. Reageren op niet-integere zaken

• 9. De leidinggevende draagt het integriteitbeleid uit

• 10. Slotbepaling

• a

  Onder gemeente wordt verstaan: de gemeente Zoetermeer.

• b

  Deze gedragscode is van toepassing op de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 sub a van de CAR/UWO of de medewerker die op andere wijze een arbeidsrelatie heeft of als vrijwilliger voor de gemeente (tijdelijk) werkzaamheden verricht.

• c

  Als u twijfelt over integriteitvraagstukken bespreekt u dit met uw leidinggevende. Als onduidelijkheid bestaat over de toepassing van de code dan wordt dit besproken in het (concern)managementteam en kan aanleiding zijn tot eventuele aanpassing van de code.

• d

  De gedragscode is openbaar en voor iedereen eenvoudig te raadplegen.

• e

  Iedereen die gaat werken bij de gemeente ontvangt een exemplaar van de gedragscode.

• a

  U beseft dat u een onderdeel bent van de overheid, waarbij u het algemeen belang dient en probeert met uw handelen het vertrouwen in de overheid te versterken.

• b

  De wettelijke voorschriften, deze gedragscode en de interne regelgeving zijn voor u leidend. U treedt correct op tegen burgers en bedrijven, waarbij u niet discrimineert en geen voorkeursbehandelingen verleent.

• c

  U bent professioneel en voert het door de raad en het college vastgestelde beleid loyaal uit, ook al strookt dat niet met de eigen opvattingen. Ook geeft u de ambtelijke leiding en het bestuur de juiste, relevante en volledige informatie. Situaties waarin u niet volgens de professionele normen kunt werken bespreekt u met uw leidinggevende, diens leidinggevende of de vertrouwenspersoon.

• d

  Met uw collega’s gaat u respectvol om, waarbij u beseft dat normen en waarden onderling kunnen verschillen. U bent aanspreekbaar op uw gedrag.

• e

  Met middelen van de gemeente (geld, diensten, goederen en kennis) gaat u verantwoord om en u vermijdt het maken van onnodige kosten.

• f

  U draagt de verantwoordelijkheid voor uw eigen handelen en kan uw keuzes die u binnen uw werk maakt verantwoorden.

• g

  U ondersteunt de verantwoordelijkheid van uw leidinggevende door deze waar nodig te informeren.

• a

  Binnen en buiten uw werk gaat u zorgvuldig om met persoonlijke gegevens van burgers, gegevens van bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die u vanuit uw functie heeft.

• b

  Met gevoelige informatie gaat u functioneel om, waarbij u de privacy van cliënten, zakelijke relaties en collega’s respecteert.

• c

  Informatie waarover het bestuur een geheimhoudingsplicht heeft opgelegd houdt u geheim.

• d

  Financiële informatie en voorkennis van beleid wordt door u alleen bij het uitvoeren van uw functie gebruikt en niet voor andere doeleinden. U gebruikt de informatie opgedaan vanuit uw functie niet ten gunste van uzelf of bij andere betrekkingen.

• e

  U ‘lekt’ geen vertrouwelijke informatie vanuit de gemeente naar buiten. U laat niet uit slordigheid buitenstaanders meeluisteren tijdens een gesprek over het werk of meekijken in niet openbare stukken.

• f

  Informatie aan de media wordt door u niet verstrekt zonder overleg met de afdeling Communicatie.

• g

  Bij het verlaten van uw werkplek bergt u de stukken met vertrouwelijke gegevens veilig op en sluit uw computer af.

• h

  U gaat verantwoord om met de e-mail- en internetfaciliteiten van de gemeente volgens het geldende Privacyreglement e-mail en internetgebruik (‘Nettiquette’) en het Protocol e-mail.

• a

  U bent zich ervan bewust dat activiteiten die u naast uw werk verricht het functioneren van de gemeente op een of andere manier kunnen raken. Voorbeelden van nevenactiviteiten zijn bestuursfuncties, commissariaten, vrijwilligerswerk, een eigen bedrijfje en vennoot- of aandeelhouderschap.

• b

  U mag geen nevenwerkzaamheden uitvoeren die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met de gemeentelijke belangen waar u in uw functie mee te maken heeft.

• c

  Een (voorgenomen) nevenactiviteit meldt u bij uw leidinggevende als de activiteit raakvlakken heeft met uw functie-uitoefening. Een raakvlak is in elk geval aanwezig als u activiteiten verricht voor een organisatie, instantie of bedrijf dat op een of andere manier banden heeft met de gemeente. De leidinggevende kan (al dan niet onder voorwaarden) toestemming verlenen tot het verrichten van nevenwerkzaamheden.

• d

  Activiteiten die (kunnen) leiden tot een botsing of onverenigbaarheid met gemeentelijke belangen waar u in uw functie mee te maken heeft meldt u eveneens bij uw leidinggevende.

• e

  Ook een nevenactiviteit die het risico op schade met zich mee kan brengen voor de organisatie meldt u bij uw leidinggevende.

• f

  U realiseert zich dat ook het oordeel van de buitenwereld van belang is. U kunt uw ‘petten’ misschien zonder problemen scheiden, maar als uw nevenactiviteit de schijn van belangenverstrengeling wekt, is dit ook schadelijk voor het vertrouwen in de overheid.

• g

  Ook financiële belangen in de privésfeer (bijvoorbeeld het hebben van aandelen) kunnen een onafhankelijke besluitvorming in de weg staan of de schijn daarvan hebben. Als de organisatie niets weet van uw financiële belangen, bent u de enige die kan inschatten of dat belang zich verdraagt met uw functie-uitoefening. Hebt u in uw functie een relatie met een bedrijf waar u persoonlijk een financieel belang in heeft, vermijd dan risico’s en bespreek dit met uw leidinggevende.

• h

  Buiten uw dienstverband met de gemeente verricht u geen opdrachten voor de gemeente. Mocht uw partner opdrachten voor de gemeente vervullen, dan meldt u deze situatie bij uw leidinggevende.

• i

  U bent alert op situaties in uw werk waarin u met privérelaties te maken krijgt. U licht uw leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie en vrienden werkzaam zijn. U voorkomt de schijn van vriendjespolitiek en behandelt dergelijke aanvragen niet zelf.

• j

  Als u meer dan een vriendschappelijke relatie heeft met een collega of met iemand die op een andere wijze aan de gemeente is verbonden en een functionele relatie met hem of haar heeft, meldt u deze relatie bij uw leidinggevende. Is deze relatie in strijd met het dienstbelang dan worden hiervoor maatregelen getroffen. Een meer dan vriendschappelijke relatie waarbij sprake is van een hiërarchische verhouding, is altijd in strijd met het dienstbelang.

• k

  Ook meldt u bij uw leidinggevende situaties waarbij mogelijkerwijs tegengestelde belangen in uw functioneren aan de orde zijn.

• l

  In het eerste jaar na de beëindiging van uw dienstverband bent u uitgesloten van het tegen beloning verrichten van (advies)werkzaamheden voor de gemeente (draaideurconstructie), tenzij dit aantoonbaar in het belang van de gemeente is en de integriteit niet in het geding is. Het besluit hierover neemt de algemeen directeur.

• a

  U meldt alle aangeboden geschenken die op uw werkadres of huisadres zijn aangeboden of toegestuurd, of die u in vooruitzicht zijn gesteld, bij uw leidinggevende.

• b

  Geschenken die op uw huisadres worden aangeboden accepteert u niet. U stuurt ontvangen geschenken op uw huisadres in overleg met uw leidinggevende terug.

• c

  U accepteert, in overleg met uw leidinggevende, een geschenk alleen als uw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet beïnvloed wordt. U gaat na of acceptatie van het geschenk verplichtingen schept voor de toekomst. Geschenken die u worden aangeboden door een relatie die nog iets van u ‘nodig’ heeft (een opdracht, vergunning, subsidie, beslissing in bezwaarprocedure), accepteert u niet. U bedenkt ook hoe de buitenwereld zou kunnen aankijken tegen het aannemen van een geschenk.

• d

  Een geschenk van een derde dat u in verband met uw werk hebt gekregen is in principe eigendom van de gemeente.

• e

  Geschenken die meer dan €50,- waard zijn accepteert u niet en stuurt u in overleg met uw leidinggevende terug.

• f

  Bedrijfsattenties, zoals agenda’s, kalenders, pennen, muismatten en hebbedingetjes hoeft u niet te melden.

• g

  Aanbiedingen voor privéwerkzaamheden, kortingen (met uitzondering van collectief bepaalde kortingen) op privégoederen en andere gunsten accepteert u niet en meldt u bij uw leidinggevende.

• h

  Als afgesproken is dat een derde betaalt voor de door u uitgevoerde werkzaamheden, gebeurt dat door het toesturen van een factuur aan de gemeente. Vanzelfsprekend vraagt u nooit gunsten voor uzelf aan derden. U accepteert geen geldbedragen.

• a

  Reizen, congressen, evenementen en diners moeten functioneel zijn en in het belang van de gemeente.

• b

  Alle uitnodigingen bespreekt u met uw leidinggevende. De leidinggevende beoordeelt of een uitnodiging wordt aangenomen.

• c

  Op uitnodigingen wordt niet ingegaan zolang overleg- en onderhandelingssituaties bestaan. Uitnodigingen worden nooit aanvaard in ruil voor tegenprestaties.

• d

  U reist niet op kosten van derden. Als deelname aan een reis functioneel is, dan is er sprake van een dienstreis en gelden de algemene regels: er is toestemming nodig van de leidinggevende en de kosten worden volgens de Uitvoeringsregeling Vergoeding Dienstreizen gedeclareerd.

• e

  U neemt uw verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken. U zorgt dat u ‘nee’ kan blijven zeggen als het ‘nee’ moet zijn.

• a

  U maakt verantwoord gebruik van gemeentelijke voorzieningen.

• b

  U houdt privégebruik van bijvoorbeeld e-mail, internet, (mobiele) telefoon en kopieerapparaat beperkt en zorgt ervoor dat dit uw dagelijkse werkzaamheden niet hindert.

• c

  Uw privégebruik van gemeentelijke apparatuur gebeurt openlijk, zodat u erop kunt worden aangesproken. Uw leidinggevende of collega kan een andere opvatting hebben van ‘beperkt gebruik’ dan u en u hierop aanspreken.

• d

  Gemeentelijke eigendommen neemt u niet mee naar huis. Het lenen van eigendommen voor privégebruik is alleen mogelijk als u daarvoor toestemming van uw leidinggevende heeft.

• e

  U doet geen privébestellingen via de gemeente. Ook verzendt u geen ongefrankeerde privépost via de postkamer.

• f

  U declareert alleen kosten die u heeft gemaakt en maakt eerlijk gebruik van personeelsregelingen.

• a

  Op uw handelen en uitlatingen bent u altijd aanspreekbaar.

• b

  Bij twijfels over de integriteit van collega’s bespreekt u dit rechtstreeks met uw collega’s. Is dit niet mogelijk of leidt dit niet tot resultaat, dan bespreekt u dat met uw leidinggevende, diens leidinggevende of de vertrouwenspersoon.

• c

  Een vermoeden van fraude of corruptie meldt u bij uw leidinggevende, diens leidinggevende of de vertrouwenspersoon. Als dit niet mogelijk is, of - indien zwaarwegende belangen een interne melding in de weg staan -, dan vindt de melding rechtstreeks bij het meldpunt integriteit plaats.

• d

  Bij vermoeden van een misstand kunt u gebruikmaken van de Uitvoeringsregeling Melding Vermoeden Misstand van de gemeente Zoetermeer. Bij een melding aan een leidinggevende of vertrouwenspersoon is degene aan wie de melding is gedaan verantwoordelijk voor de vervolgstappen en afhandeling en informeert u over het verdere verloop. Wilt u dat niet bekend wordt dat u de misstand aankaart, dan kunt u via de vertrouwenspersoon een melding doen. Alleen de vertrouwenspersoon is dan op de hoogte van uw identiteit. De gemeente is verplicht om een reactie te geven op een melding.

• a

  Als leidinggevende geeft u het goede voorbeeld. U bent open over uw manier van werken en aanspreekbaar op uw werkwijze en houding naar medewerkers.

• b

  Bij twijfels en vragen over de juiste handelwijze kunnen medewerkers bij u terecht.

• c

  In werkverband bespreekt u twijfels en vragen over integriteit en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen.

• d

  Integriteit is bij medewerkers in kwetsbare functies een vast onderdeel van de Op Koers gesprekken.

• e

  U bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen en draagt bij aan hun weerbaarheid daartegen.

• f

  U spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zo nodig maatregelen.

De gedragscode ambtelijke integriteit Zoetermeer treedt in werking op 1 juli 2013.