Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015

Geldend van 01-01-2015 t/m heden

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015

De raad van de gemeente Zoeterwoude;

Gelezen het voorstel van het presidium van 3 december 2014;

gehoord het advies van de Auditcommissie

gelet op de Gemeentewet;

b e s l u i t :

vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015.

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    informatie: het verstrekken van inlichtingen omtrent bij het ambtelijke apparaat berustende kennis en gegevens;

  • b.

    bijstand: het door het ambtelijk apparaat verrichten van ondersteunende activiteiten;

  • c.

    ambtelijke ondersteuning: informatie en bijstand.

  • d.

    politieke groepering: een groepering die is ingeschreven in één van de registers bedoeld in de artikelen G1,G2 en G3 van de kieswet

  • e.

    fractie: het lid of de gezamenlijke leden van een politieke groepering, dat (die) in de raad van de gemeente zitting heeft (hebben) namens die groepering.

Artikel 2

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier of, op verzoek van de griffier, door een ambtenaar gegeven.

  • 3. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft kunnen maken dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden.

  • 2. De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 4

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 5

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of zij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.

  • 2. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 6

  • 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 700,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 135,- per raadszetel.

Artikel 7

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende-, kaderstellende- en controlerende rol te versterken.

  • 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften en leningen;

    • d.

      buitenlandse reizen;

    • e.

      verkiezing of herverkiezing van raadsleden;

    • f.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit de individuele vergoedingen die de leden ingevolge het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en de Verordening rechtspositieregeling wethouders, raadsleden en commissieleden Zoeterwoude 2012 toekomen;

    • g.

      algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

  • 3. Indien in strijd wordt gehandeld met het eerste en tweede lid heeft de raad de bevoegdheid de toekenning van de tegemoetkoming aan een fractie in mindering te brengen op de bijdrage voor het volgend jaar.

Artikel 8

  • 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 1 maart van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden.

  • 3. In de eerste maand na de verkiezingen wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

  • 4. Het voorschot wordt verrekend met eventueel teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 10, tweede lid.

Artikel 9

  • 1. Indien het aantal zetels van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage met ingang van de maand bedoeld in artikel 8 lid 3.

  • 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6 vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden met ingang van de maand waarin de eerste vergadering van de gesplitste fracties plaatsvindt.

  • 3. Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 10

  • 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, via de auditcommissie aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een inhoudelijk en financieel verslag.

  • 2. De raad stelt de bedragen vast van:

    • a.

      de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

    • b.

      de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Artikel 11

Deze verordening kan worden aangehaald als “ de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2015 ”. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2015. De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning zoals vastgesteld op 17 december 2009 wordt per 1 januari 2015 ingetrokken.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de gemeenteraad van Zoeterwoude op 18 december 2014
De griffier,
G.J. Schouten Buijs
De voorzitter,
E.G.E.M. Bloemen

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

 

Conform de Wet dualisering is er een centrale rol van de griffier. Dit instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult een rol in het proces indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan. De burgemeester zal dan een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie heeft geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

 

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

 

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de gemeentesecretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de gemeentesecretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

 

Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

 

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

 

  

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 1

Dit artikel behoeft geen toelichting

 

Artikel 2

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

 

Artikelen 3 en 4

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 5 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

 

Artikel 5

Ook indien, naar de mening van het raadslid, op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.

 

Artikel 6

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning is in de gemeentebegroting opgenomen en wordt dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

 

Artikel 7

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaan kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Artikel 8

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.

Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan de raad besluiten (een gedeelte van) de raadsvergoeding terug te vorderen, zulks naar het oordeel van de raad.

Indien blijkt dat het voorschot niet of niet geheel is gebruikt, wordt dit in mindering gebracht op de bijdrage voor het komende jaar. Dit geldt vanaf het voorschot over 2014, dat in 2015 definitief zal worden vastgesteld.

 

Artikel 9

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.

Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.

 

 Artikel 10

De controle van het verslag zou door de accountant meegenomen kunnen worden met de controle op de jaarrekening. Het model vermeldt dat in kleinere gemeenten waar het om een beperkte bijdrage voor fractieondersteuning gaat, wellicht accountantscontrole van het verslag van de fractie achterwege kan blijven. Hiervoor is in deze verordening gekozen. Dit betekent dat de raad, overeenkomstig de criteria in artikel 7, toezicht uitoefent op een juiste besteding van de bijdragen (via de auditcommissie).