Regeling vervallen per 10-01-2023

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude houdende regels omtrent de privacy bij de basisregistratie personen (Privacyreglement BRP en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2020)

Geldend van 28-07-2020 t/m 09-01-2023

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude houdende regels omtrent de privacy bij de basisregistratie personen (Privacyreglement BRP en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2020)

Burgemeester en wethouders van de gemeente Zoeterwoude;

  • •

    gelet op artikel van de Wet basisregistratie personen

  • •

    gelet op de Verordening gegevensverstrekking BRP Zoeterwoude 2020

  • •

    overwegende dat op 25 mei 2018 de Algemene verordening gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679) in werking is getreden

BESLUIT:

Vast te stellen het volgende:

Privacyreglement basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2020

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Daar waar in deze verordening de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt, dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden gelezen.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt (mede) verstaan onder:

  • a.

    Aangehaakte gegevens: in de basisregistratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet, genoemd in bijlage 2;

  • b.

    AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU Verordening 2016/679);

  • c.

    Basisregistratie: de basisregistratie personen, bedoeld in artikel 1.2 van de wet;

  • d.

    Beheerder: degene die is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie en bevolkingsadministratie en als zodanig is aangewezen door het college van burgemeester en wethouders;

  • e.

    Bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens van de bevolking bestaande uit de basisregistratie personen en de aangehaakte gegevens;

  • f.

    Organen van de gemeente: domeinen en teams van de gemeente Zoeterwoude. Instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur van Zoeterwoude zijn opgelegd en / of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken en de daaraan gelijkgestelden;

  • g.

    Protocolplicht: De verplichting om bij te houden welke gegevens aan wie, waarom en wanneer verstrekt zijn.

  • h.

    Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • i.

    Verordening: de Verordening gegevensverstrekking BRP Zoeterwoude 2020.

Artikel 2 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1. Met het oog op het met elkaar in verband brengen van registraties, worden aan beheerders van andere gemeentelijke registraties, gegevens verstrekt.

  • 2. De gegevens die per beheerder worden verstrekt en ten behoeve van welk doel, zijn in bijlage 1 vastgelegd.

Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot toegang en gebruik

Artikel 3 Verstrekkingen aan organen van de gemeente

Het college van burgemeester en wethouders verstrekt aan een orgaan van de gemeente gegevens uit de basisregistratie personen en uit de bevolkingsadministratie.

Artikel 4 Bevoegdheden beheerder bevolkingsadministratie

De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

  • a.

    de verbanden met andere gemeentelijke registraties;

  • b.

    de toegang tot de bevolkingsadministratie;

  • c.

    verstrekkingen aan organen van de gemeente die geen toegang hebben tot de bevolkingsadministratie;

  • d.

    de aangehaakte gegevens voor zowel de taken van het college alsmede de taken van de burgemeester en de toegang tot aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie;

  • e.

    het pakket van aangehaakte gegevens.

Artikel 5 Gebruik van gegevens voor de gemeentelijke taken

  • 1. Het college van burgemeester en wethouders, dan wel de door het college aangewezen beheerder, is bevoegd om ten aanzien van de gemeentelijke taken persoonsgegevens uit de basisregistratie en de bevolkingsadministratie te gebruiken dan wel te verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taken.

  • 2. De verstrekkingen als bedoeld in lid 1, kunnen plaatsvinden door middel van rechtstreekse toegang (raadplegen) tot de basisregistratie en bevolkingsadministratie, door systematische verstrekkingen, eenmalige verstrekkingen en selectie.

  • 3. De organen van de gemeente waaraan gegevens worden verstrekt, de categorie van personen waarvan gegevens worden verstrekt en de grondslag zijn vermeld in bijlage 1. De gegevens die worden verstrekt aan de organen zijn vermeld in de matrix bijlage 3.

Artikel 6 Toegang tot de bevolkingsadministratie

  • 1. Toegang tot de basisregistratie en bevolkingsadministratie hebben:

    • a.

      de beheerder;

    • b.

      degenen die werkzaam zijn in de gemeentelijke organisatie, voor de taakuitoefening in de gemeente;

    • c.

      de verwerker en diens medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen verwerker en de gemeente;

    • d.

      beheerders van andere gemeentelijke registraties, ter uitvoering van hun taken. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens worden in een autorisatieverzoek vastgelegd.

  • 2. De verantwoordelijke kan andere gemeentelijke organen toegang verlenen tot de bevolkingsadministratie. In het autorisatieverzoek worden tenminste de volgende elementen schriftelijk vastgelegd:

    • •

      het doel waarvoor de gegevens uit de bevolkingsadministratie nodig zijn;

    • •

      de op de verwerking betrekking hebbende wettelijke regelingen en richtlijnen waaronder tevens begrepen privacyregels en richtlijnen met betrekking tot beveiliging;

    • •

      het autorisatieprofiel met een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;

    • •

      de plicht tot het in acht nemen van gedragsregels voortvloeiende uit wet- en regelgeving.

  • 3. De verstrekte gegevens mogen slechts worden gebruikt ter uitvoering van de aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken.

Artikel 7 Verstrekking aan organen van de gemeente die geen toegang hebben tot de bevolkingsadministratie

  • 1. Aan organen van de gemeente kunnen (systematisch) gegevens of selecties van gegevens worden verstrekt, als daarin is voorzien in bijlage 1.

  • 2. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens betreffende de systematische verstrekkingen aan organen van de gemeente, worden in een verantwoording vastgelegd.

  • 3. Bij het verzoek worden tenminste de volgende elementen schriftelijk vastgelegd:

    • •

      het doel waarvoor de gegevens nodig zijn;

    • •

      de op de verwerking betrekking hebbende wettelijke regelingen en richtlijnen waaronder tevens begrepen privacyregels en richtlijnen met betrekking tot beveiliging;

    • •

      een limitatieve en exacte opsomming van de benodigde gegevens;

    • •

      de plicht tot het in acht nemen van gedragsregels voortvloeiende uit wet- en regelgeving.

  • 4. De verstrekte gegevens mogen slechts worden gebruikt ter uitvoering van de aan hen door het gemeentebestuur opgedragen taken.

Artikel 8 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan medewerkers van de gemeente Zoeterwoude worden slechts telefonisch gegevens verstrekt als de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd of het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.

Hoofdstuk 3 Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens

Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens

De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:

  • a.

    informatie te leveren aan medewerkers Burgerzaken ter uitvoering van de taken die verband houden met de administraties die bij deze organisatie moeten worden gevoerd;

  • b.

    de organen van de gemeente te voorzien van gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taken van die organen;

  • c.

    het bijhouden van een zaak of verzoek van een inwoner;

  • d.

    statistische informatie te leveren.

Artikel 10 Wijze van verkrijging

Aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie worden, voor zover niet verkregen onder de regelgeving tot de datum van de invoering van de wet,

  • •

    verkregen door opgave van de ingezetene

  • •

    door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens

  • •

    geregistreerd door medewerkers van Burgerzaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen

  • •

    verkregen van overheidsorganen en derden.

Artikel 11 Toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie

Op de toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie zijn de bepalingen van artikel 5, 6 en 7 van deze regeling van toepassing.

Artikel 12 Verwijdering en vernietiging van gegevens

  • 1. Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie slechts verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De gegevens worden niet vernietigd wanneer deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van wettelijke of gemeentelijke taken.

  • 2. Vernietiging van aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.

Artikel 13 Rechten en plichten van de burger

Verzoeken ten aanzien van inzage in aangehaakte gegevens waaronder mede wordt verstaan verzoeken tot rectificatie, worden behandeld overeenkomstig hetgeen in de artikelen 15, 16, 17, 19 en 22 van de AVG is bepaald.

Hoofdstuk 4 Overige bepalingen

Artikel 14 Beveiliging

De beheerder voor de verwerking van gegevens in de bevolkingsadministratie draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de bevolkingsadministratie vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

Artikel 15 Terugmeldplicht

  • 1. Een orgaan van de eigen gemeente die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de BRP, doet hiervan mededeling aan de gegevensbeheerder BRP.

  • 2. De gegevensbeheerder BRP regelt de wijze waarop terugmeldingen door organen van de gemeente plaatsvinden en de wijze waarop deze meldingen worden afgehandeld. Hierbij wordt rekening gehouden met het bepaalde in artikel 2.34 van de Wet en de daaruit voortvloeiende uitvoeringsregelingen.

Artikel 16 Protocolplicht

  • 1. De gegevensbeheerder houdt gedurende twintig jaar volgend op de verstrekking aantekening van de verstrekking in overeenstemming met artikel 3.11 van de Wet.

  • 2. De gegevensbeheerder regelt de wijze waarop de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de protocolplicht worden uitgevoerd.

Artikel 17 Inwerkingtreding, intrekken oude regeling en citeertitel

  • 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum van publicatie;

  • 2. De Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2019 wordt ingetrokken met ingang van de dag van in werking treding deze regeling;

  • 3. Deze regeling kan worden aangehaald als: Privacyreglement BRP en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2020

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 28 april 2020.

De burgemeester,

E.G.E.M. Bloemen

De secretaris,

W.A.M. Zoetemelk-van der Hulst

BIJLAGE 1 OPGAVE VAN DE ORGANEN VAN DE GEMEENTE ZOETERWOUDE EN DE TAKEN DIE DEZE UITVOEREN WAARVOOR GEGEVENS UIT DE BRP EN BEVOLKINGSMINISTRATIE KUNNEN WORDEN VERSTREKT.

1

2

3

4

5

Organisatieonderdeel

Taakveld/ taakgroep

Taakomschrijving

Doelgroep

Rechtmatige grondslag
 
 
 
 
 

Bestuurssecretariaat, domein Concern en bestuurszaken

Jubilarissen/ jubilea, Koninklijke onderscheidingen, veteranen, leefbaarheid woonomgeving

Jubileaoverzichten: 50, 60, 65 en 70-jarige huwelijken. 100 en 100+ jarigen;

Koninklijke onderscheidingen;

(oorlogs)veteranen uitnodigen.

Het peilen van de mate van leefbaarheid onder de inwoners van de gemeente.

Personen die aan jubilea criteria voldoen.

Personen die voorgedragen zijn voor een onderscheiding.

Veteranen.

Personen die uitgenodigd worden om deel te nemen aan een onderzoek naar leefbaarheid in de gemeente.

Lokale taak.

Wet instelling Orde van de Nederlandse Leeuw en Orde van Oranje-Nassau

Burgerzaken,

domein Samenleving

Verkiezingen

Organisatie verkiezingen en referenda.

Verifiëren van persoonsgegevens van de volmacht verlener en gemachtigde. Controle of degene aan wie volmacht wordt gegeven niet al twee volmachten van anderen heeft.

Stembureauleden.

Een persoon die een machtiging geeft en een persoon die gemachtigd is namens een andere persoon een stem uit te brengen bij de verkiezingen.

Kieswet (E4)

Burgerzaken, domein Samenleving

Burgerlijke Stand

Onderzoek in verband met het opmaken van een akte van de burgerlijke stand. Registreren gegevens, verstrekken van afschriften/uittreksels en verklaringen.

Personen waarvan gegevens noodzakelijk zijn voor het correct uitvoeren van werkzaamheden t.b.v. de burgerlijke stand.

Boek 1 en Boek 10 BW, Wet op de lijkbezorging

Burgerzaken, domein Samenleving

Uitvoering basisregistratie personen, reisdocumenten, rijbewijzen, VOG

Onderzoek in verband met het bijhouden van de BRP. Registreren gegevens, verwerken mutaties en aanvragen van documenten en verklaringen.

Ingeschrevenen die gerelateerd zijn aan een in de gemeente ingeschreven persoon van wie gegevens worden onderzocht.

Personen die een verzoek indienen om een document of verklaring.

Wet basisregistratie personen, Wet op de justitiële documentatie en op de verklaringen omtrent het gedrag, paspoortwet, Reglement Rijbewijzen

Burgerzaken, domein Samenleving

Naturalisatie en optie

Behandelen verzoeken tot naturalisatie of optie.

Verzoekers om naturalisatie of optie. Kinderen van verzoekers die in het verzoek worden betrokken.

Wet op het Nederlanderschap, besluit verkrijging en verlies Nederlanderschap

Burgerzaken, domein Samenleving

Begraafplaats

Behandelen verzoeken, meldingen en aanvragen voor graven. Uitvoering van de Wet op de lijkbezorging. Communicatie met beheerder begraafplaats. Heffing grafrechten.

Overledenen, erfgenamen en uitvaartverzorger.

Wet op de lijkbezorging, Verordening beheer en gebruik algemene begraafplaats

Burgemeester, bestuurssecretariaat

Bijzondere opneming psychiatrische ziekenhuizen

Opname personen in psychiatrisch ziekenhuis, op de hoogte stellen van wettelijk vertegenwoordiger of naaste familie, inlichten van de inspecteur van het Staatstoezicht op de volksgezondheid en de officier van justitie.

Personen die in bewaring zijn gesteld. Echtgenoten, wettelijke vertegenwoordiger of naaste familie van de persoon die in bewaring is gesteld.

Wet zorg en dwang

Zorg, Werk, Inkomen,

domein Samenleving

Gehandicaptenparkeerkaarten

Behandelen aanvragen gehandicaptenparkeerkaarten

Personen die een gehandicaptenparkeerkaart hebben aangevraagd of aan wie deze is verleend.

Gehandicapten parkeerregeling,

Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer

Maatschappelijk Beleid, domein Samenleving

Welzijnsbezoeken

De uitvoering van welzijnsbezoeken

Inwoners van 75 jaar en ouder.

Wet maatschappelijke ondersteuning

Zorg, Werk, Inkomen, domein Samenleving

Samenwerkingsverband Holland Rijnland

WMO, Uitkeringen, schuldhulpverlening, voorzieningen gehandicapten, maatschappelijke ondersteuning, zorg voor ouderen en jongeren

Maatschappelijke zorg. Behandelen aanvragen, toekennen voorzieningen en uitkeringen. Ondersteuning, participatie en jeugdzorg. Sociale Werkvoorziening.

Personen die een aanvraag hebben ingediend of in aanmerking komen voor een Wmo-voorziening.

Jeugdwet, Participatiewet, Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), Wajong, Besluit bijstandverlening zelfstandigen, Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw), wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (Ioaz); wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen (Wkkp)

Opsporingsambtenaren, domein Samenleving

Uitkeringen

Het terugvorderen en verhalen van kosten van uitkeringen voortvloeiend uit de Participatiewet. het opleggen van boetes en maatregelen in verband met overtredingen van regelgeving op het gebied van de Participatiewet.

Controle ter voorkoming en nemen maatregelen bij misbruik, plegen strafbare feiten en fraude

Personen die een betalingsverplichting hebben tegenover de gemeente, personen die een boete opgelegd hebben gekregen en personen van wie gegevens nodig zijn in het fraudeonderzoek voortvloeiend uit de Participatiewet.

Participatiewet, Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), Wajong, Besluit bijstandverlening zelfstandigen, Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (Ioaw), wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (Ioaz); wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen (WKKP).

Opsporingsambtenaren,

Team Vergunningen, Handhaving en Veiligheid, domein Ruimte

Buitengewone opsporingsambtenaren en toezichthouders.

Het opsporen van strafbare feiten, voor zover de opsporingsambtenaar daartoe door de gemeente is aangewezen. Het werkgebied betreft bv. hondenbeleid, verkeersveiligheid, afval, milieu.

Personen van wie gegevens nodig zijn voor de opsporing van strafbare feiten, gepleegd in openbare ruimten. Personen die een bestuurlijke strafbeschikking krijgen opgelegd. Verdachten die door de gemeentelijke opsporingsambtenaren worden verbaliseerd.

Besluit van de Minister van Veiligheid en Justitie tot aanwijzing van buitengewoon opsporingsambtenaren.

Aanwijzingsbesluit Toezichthouder van het gemeentebestuur.

Team buitenruimte, domein Ruimte

Verkeersveiligheid

Het vergroten van de verkeersveiligheid door de doelgroepen de mogelijkheid te geven deel te nemen aan verkeersveiligheid bevorderende acties.

Behandelen aanvragen gehandicaptenparkeerplaats.

Personen die in aanmerking komen deel te nemen aan acties ter bevordering van de verkeersveiligheid.

Personen die een gehandicaptenparkeerplaats hebben aangevraagd.

Lokale taak,

Provinciaal verkeer- en vervoerplan Zuid-Holland, APV, ouderenbeleid

Maatschappelijk beleid, domein Samenleving en SP71.

Leerlingenvervoer en leerplicht

Vergoeding kosten leerlingenvervoer, regelen van vervoer en leerplichtadministratie.

Controle op absoluut en relatief schoolverzuim van leerplichtige jongeren.

Leerplichtigen en ouders/verzorgers.

Wet op het primair onderwijs, leerplichtwet, wet op het voortgezet onderwijs, wet educatie en beroepsonderwijs, wet op de expertisecentra

Ruimtelijke ontwikkeling + Ruimtelijk Beheer,

Domein Ruimte

Omgevingsdienst West Holland

Omgevingsvergunning

Behandelen aanvragen van vergunningen en meldingen op het terrein van bouwen, ruimte, natuur, monumenten en milieu.

Personen die een aanvraag om een omgevingsvergunning hebben ingediend, personen aan wie een dergelijke vergunning is verleend of die een gebruiksmelding hebben gedaan.

Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, Woningwet, Huisvestingswet, besluit brandveilig gebruik bouwwerken, Wet milieubeheer, APV

Vergunningen handhaving en veiligheid, domein Ruimte

Algemene Plaatselijke Verordening (APV)

Behandelen vergunningen en meldingen APV, winkeltijden, drank-en horeca, kansspelen

Personen aan wie een ontheffing op grond van de Winkeltijden is verleend of die een ontheffing hebben aangevraagd. Exploitanten en leidinggevenden van een horeca/slijtersbedrijf die een drank/horecavergunning hebben aangevraagd. Minderjarige kinderen van exploitanten

Personen die een vergunning op grond van de Wet op de kansspelen aanvragen. Leidinggevenden van een inrichting waarin een of meerdere speelautomaten aanwezig zijn.

Personen die op grond van de APV een aanvraag of melding doen of moeten doen.

APV, winkeltijdenwet, gemeentelijke legesverordening, drank- en horecawet, wet op de kansspelen

Burgerzaken/KCC, domein Samenleving

Gevonden voorwerpen

Al het mogelijke doen om de rechtmatige eigenaar te traceren.

Personen van wie wordt vermoed dat hij de eigenaar is van een gevonden voorwerp,

de vinder van een voorwerp.

Boek 5 Burgerlijk Wetboek, Besluit gevonden voorwerpen

Vergunningen, handhaving en veiligheid, domein Ruimte

Crisisbeheersing / rampenbestrijding

Verstrekken van slachtofferinformatie tijdens en na een crisissituatie. Het betreft een samenwerking tussen gemeenten, geneeskundige hulpverlening en de politie.

Een persoon die slachtoffer is van een ramp en van wie gegevens moeten worden opgenomen.

Wet veiligheidsregio’s

Team Ontwikkeling fysieke leefomgeving, domein Ruimte

Tijdelijke verhuurvergunning,

Huisvesting

Behandelen van aanvragen voor huisvestingsvergunningen, verhuurvergunningen, heffen van leges

Personen die een verzoek hebben ingediend voor een huisvestingsvergunning, verhuurvergunning, woningonttrekking, urgentietoekenning, woningtoewijzing.

Leegstandswet

Huisvestingswet

Service Eenheid Financiën SP71

Gemeentelijke financiële administratie

Innen en betalen facturen, innen gemeentelijke belastingen en heffingen

Alle inwoners van de gemeente, eigenaren van panden in de gemeente, gebruikers van panden en verzoekers

Verordening onroerende-zaakbelastingen, Verordening rioolheffing, Verordening afvalstoffenheffing en reinigingsrechten 2019, Verordening liggeld, Verordening marktgeld,de Verordening lijkbezorgingsrechten, Verordening precario, Legesverordening

Service Eenheid Personeelszaken SP71

Pensioenen raadsleden, wethouders en wachtgelden gemeentepersoneel

Behandelen van aanvragen en registratie van pensioenen en wachtgelden aan gemeenteambtenaren, wethouders en raadsleden.

Raadsleden, wethouders, gemeenteambtenaren en hun gerelateerden.

Ambtenarenwet, gemeentewet, Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers, rechtspositieregeling, rechtspositiebesluit raad- en commissieleden, Collectieve arbeidsvoorwaardenregeling, Grondwet.

Service Eenheid Juridische Zaken SP71

Ondersteuning

Ondersteuning bij juridische zaken

Personen die betrokken zijn bij een bezwaar- of beroepsprocedure.

Diverse wetgeving

DIV, domein Concern en bestuurszaken

Dispensatie niet openbare archiefstukken

Behandelen van aanvragen om inzage in niet openbare gemeentelijke archiefstukken.

Personen van wie gegevens in een archiefstuk voorkomen en van wie gegevens moeten worden geverifieerd om te kunnen bepalen of het archiefstuk openbaar gemaakt kan worden.

Archiefwet 1995

BSGR en team Financiën SP71

Gemeentelijke belastingen en heffingen

Innen van belastingen, rechten en heffingen

Personen ten aanzien van wie een gemeentelijke heffing, leges of belasting wordt geheven of wordt ingevorderd.

Gemeentewet; Wet milieubeheer

BSGR en team Financiën SP71

Waardering onroerende zaken

Het verlenen van beschikkingen voor het vaststellen van de waarde van een onroerende zak. Voor het toesturen van de beschikkingen.

Personen die eigenaar, huurder of vruchtgebruiker zijn van een onroerende zaak.

Wet waardering onroerende zaken

Bijlage 2 Aangehaakte gegevens

Inventarisatie aangehaakte gegevens BRP.

Toelichting:

Deze gegevens maken geen deel uit van de gegevensset BRP volgens het Logisch Ontwerp BRP en worden dus niet verwerkt in de landelijke voorziening BRP.

Deze gegevens worden verwerkt in de gemeentelijke bevolkingsadministratie door middel van het systeem Key2Burgerzaken van Centric.

 

Typering gegeven

1

Aanhef aanschrijving (dhr mevr)

2

Aantekening erkenning ongeboren vrucht

3

Binnengemeentelijke afnemersindicatie (functionaliteit distrubutiesysteem)

4

Aantekening mbt adresonderzoek

5

Aantekening kwaliteitscontrole PL

6

Burgerlijke staat (gehuwd, geregistreerd partner, gescheiden, weduwe, enz)

7

Aantekening einddatum rijbewijs

8

Aantekening Nationaliteit

9

Aantekening opname in paspoortdossier

10

Aantekening naturalisatie of naamswijziging

11

Indicatie Curatele

12

Aantekening gezag, voogdij en gezaghouder

13

Adressen/woningbestand van de gemeente

14

A-nummer hoofdbewoner

15

Bewoners per adres (actueel en historisch)

16

Bouwkundige bestemming, pandsoort

17

Brondocumenten (gescand)

18

Brondocumententabel

19

Buitenlandse plaatsnamen

20

Burgerlijke stand dossier

21

Buurtcode/wijkcode

22

Gegevens geprivilegieerden

23

Gegevens verstrekte paspoorten/NIK

24

Gegevens verstrekte rijbewijzen

25

Gemeentenamen /gemeentetabel Nederland

26

Gezinsverhouding

27

Historische straten/panden

28

Historische persoonslijsten

29

Kladblokgegevens = vrije aantekening

30

Toekomstige verhuizingen
 
 

31

Namen van landen

32

Namen van leden stembureaus

32

Naturalisatiedossiers

33

Onderzoeksdossier

34

Provincie tabel

35

Signalering bij adres

36

Stemdistricten

37

Stemlokalen

38

Tabel ABS en BABS-en

39

Tabel uitvaartverzorgers

40

Synoniem / alias naam

41

Telefoonnummers en email

42

Verkiezingen: uitgegeven stempassen en volmachten

43

Vestigingsdossier

44

Voorletters

45

Adreshistorie

46

Adreshistorie van voor 1-10-1994 (niet meegeconverteerd in de BRP)

BIJLAGE 3 IS EEN MATRIX VAN DE GEGEVENS DIE VERSTREKT KUNNEN WORDEN VOOR DE UITVOERING VAN DE TAKEN ZOALS DIE GENOEMD ZIJN IN BIJLAGE 1.

de gegevens in het rood zijn aangehaakte gegevens

Toelichting Privacyreglement basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2020

Authentieke gegevens en verplicht gebruik

Wanneer een bestuursorgaan een persoonsgegeven gebruikt bij de uitvoering van zijn taken en dat gegeven is als authentiek gegeven opgenomen in de BRP, is hij sinds 1 januari 2010 verplicht dat gegeven uit de BRP te gebruiken. Deze regeling geldt ook voor organen van de gemeente. Ingeschrevenen hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.

Wetgeving

Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet BRP). In deze wet worden het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP.

De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

De bevoegdheid van het college van b&w om dit privacyreglement vast te stellen vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ is te vinden in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG.

Aangehaakte gegevens

De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem Key2Burgerzaken zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 3 van dit reglement. Bij voorbeeld het Woningregister, aantekeningen door ambtenaren en afgeleide gegevens zoals voorletters en burgerlijke staat. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.

Bevoegdheid college b&w

De wetgever laat het volgens artikel 3.8 van de Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om het binnengemeentelijk gebruik van gegevens uit de basisregistratie te regelen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.

De gemeenteraad heeft in de “Verordening gegevensverstrekking BRP gemeente Zoeterwoude” geregeld dat de verstrekkingen aan organen van de gemeente Zoeterwoude overgelaten worden aan het college van burgemeester en wethouders. De Verordening gegevensverstrekking treedt op de zelfde dag in werking als dit Privacyreglement.

Autorisatieverzoek

Om autorisatie te krijgen tot de basisregistratie en de bevolkingsadministratie kan een medewerker een verzoek indienen bij de beheerder van de BRP. Het doel van de verstrekking en de te verstrekken gegevens worden in een autorisatieverzoek vastgelegd. De beheerder van de BRP vraagt advies aan de Privacybeheerder BRP. De verzoeker (medewerker) krijgt alleen toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de gemeentelijke of wettelijke taken.

Persoonsgegevens van ‘eigen inwoners’

Het verstrekken van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Zoeterwoude aan organen (medewerkers/afdelingen/domeinen/teams) van de gemeente Zoeterwoude wordt geregeld in dit privacyreglement

Dit privacyreglement regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.

Deze regeling gaat niet over het verstrekken van gegevens door het college die al is geregeld in de Wet BRP zelf, zoals bedoeld in hoofdstuk 3, paragraaf 2, van de Wet BRP.

Gegevens van ‘niet-inwoners’

De minister van BZK verstrekt aan de gemeente gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Zoeterwoude wonen. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente voor het uitvoeren van gemeentelijke taken. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke voorziening basisregistratie personen GBA-V. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer.

De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.

Distributie van persoonsgegevens

De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn via Key2GBA-V; de landelijke voorziening van de BRP. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij Key2Burgerzaken. In Key2Burgerzaken zijn zowel de persoonsgegevens opgenomen van het gemeentelijke deel van de basisregistratie personen (voorheen GBA) als de aangehaakte gegevens. Dit geheel in Key2Burgerzaken noemen we de bevolkingsadministratie. In de toekomst zullen de medewerkers van alle andere afdelingen dan Burgerzaken alle persoonsgegevens gebruiken en raadplegen via het gegevensmagazijn. Voor sommige afdelingen van de gemeente is dit al gerealiseerd. De gegevensbeheerder regelt de distributie van persoonsgegevens volgens de matrix bijlage 3 van dit privacyreglement en volgens het autorisatiebesluit van de minister van BZK.

In de matrix bijlage 3 zijn voor wat betreft de GBA/BRP dezelfde gegevens opgenomen als in het autorisatiebesluit van de minister, zodat de medewerkers voor alle personen die geregistreerd zijn in de BRP dezelfde GBA/BRP gegevens kunnen inzien en gebruiken. Daarnaast kunnen sommige organen van de gemeente ook zogenaamde ‘aangehaakte gegevens’ inzien, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden.

Begripsbepalingen

De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen van artikel 1 Wet BRP.