Instructie voor de secretaris van de gemeente Zuidhorn

1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. De secretaris draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college van burgemeester en wethouders. De secretaris adviseert desgevraagd of uit eigen beweging burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

4. De secretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders.

5. De secretaris draagt er zorg voor dat de door het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

6. De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementoverleg.

7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college van burgemeester en wethouders de secretaris nadere regels stellen.

1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

2. De secretaris bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat.

3. Voorts is de secretaris de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

4. Het bepaalde in artikel 2 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris respectievelijk de hoofden van de afdelingen regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming "managementoverleg".

2. De secretaris is voorzitter van het managementoverleg.

3. De secretaris heeft het recht bij alle aan het college van burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

4. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. De secretaris doet, na overleg met de hoofden van de afdelingen, voorstellen aan het college van burgemeester en wethouders ter zake.

5. De secretaris stelt, waar de secretaris dit nodig acht, na overleg met het managementoverleg procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

6. De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen. De secretaris doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan het college van burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan afdelingshoofden om die samenwerking en samenhang te bevorderen en te verzekeren.

1. Indien de secretaris verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet de secretaris daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders.

2. Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen behoeft de secretaris toestemming van de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de secretaris voor zover de secretaris dit nodig acht overleg met het college van burgemeester en wethouders en/of de burgemeester.

2. Deze instructie treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 april 2009.