Regeling vervallen per 01-01-2020

Regeling vervoer- en verblijfkosten

Geldend van 01-01-2015 t/m 31-12-2019

Intitulé

Regeling vervoer- en verblijfkosten

Hoofdstuk I Begripsbepalingen

Regeling vervoer- en verblijfkosten

Artikel 1 Begripsbepalingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

CAR-UWO

:

de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Zuidplas, zoals vastgelegd en gewijzigd in de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst

Dienstreis

:

een naar het oordeel van college noodzakelijke verplaatsing van een medewerker tot het verrichten van werkzaamheden op een andere plaats dan de plaats van tewerkstelling, inclusief het verblijf op deze andere plaats

Doorlopende mobiliteit

:

meerdere verplaatsingen op een dag, die inherent zijn aan de aard van de te verrichten werkzaamheden

Efficiënte wijze van vervoer

:

de wijze van vervoer die de gunstigste verhouding tussen kosten en baten oplevert

Medewerker

Reisregeling binnenland

:

:

de ambtenaar in de zin van de artikelen 1:1 en 1:2:1 van de CAR-UWO

Ministeriële regeling met betrekking tot vergoeding van vervoer- en verblijfkosten (http://wetten.overheid.nl/BWBR0005912/)

Plaats van tewerkstelling

:

het gebouw (en complex) of terrein waar of van waaruit de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht

Woon-werkverkeer

:

de verplaatsingen van de medewerker tussen zijn woning en de plaats van tewerkstelling

Hoofdstuk II Dienstreizen

Artikel 2 Algemeen

  • 1. Voor dienstreizen wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van het openbaar vervoer. Indien dit niet mogelijk is, kiest de medewerker voor de meest efficiënte andere wijze van vervoer.

  • 2. Voor korte ritten en binnen de gemeente wordt zo veel als mogelijk en efficiënt is gebruik gemaakt van dienstfietsen.

  • 3. Indien om redenen van efficiency gekozen is voor het gebruik maken van een eigen middel van vervoer, wordt geacht hiervoor toestemming te zijn verleend door het college in de zin van artikel 15:1:24 van de CAR-UWO.

  • 4. De plaats van tewerkstelling is het begin en eindpunt van een dienstreis.

  • 5. In afwijking van het vorige lid wordt de woning van de medewerker als begin en/of eindpunt van een dienstreis aangemerkt, indien hiermee een efficiëntere wijze van reizen kan worden gerealiseerd.

  • 6. Dienstreizen naar het buitenland zijn mogelijk na toestemming van het college. Bij de aanvraag voor een dienstreis naar het buitenland dient een kostenraming te zijn bijgevoegd.

Artikel 3 Vergoeding reiskosten

  • 1. De kosten van openbaar vervoer worden vergoed tegen inlevering van de vervoerbewijzen. Vergoeding voor treinreizen geschiedt op basis van het tarief voor de tweede klasse.

  • 2. Indien de dienstreis niet doelmatig met openbaar vervoer kan worden afgelegd, wordt een vergoeding gegeven op basis van de Reisregeling binnenland.

  • 3. Kosten voor voorzieningen als parkeergarages, tolwegen, veerponten etc. worden alleen vergoed indien het gebruik van deze voorzieningen tot een efficiëntere wijze van reizen hebben geleid. Als deze kosten voor vergoeding in aanmerking komen, dan worden de kosten (onder overlegging van een betaalbewijs) vergoed.

  • 4. Bij het bepalen van de hoogte van de vergoeding wordt rekening gehouden met mogelijke kortingsregelingen en abonnementen en met reeds toegekende vergoedingen voor woon-werkverkeer.

  • 5. De kosten van het gebruik maken van een taxi worden vergoed, na instemming vooraf van de leidinggevende, indien andere vervoermogelijkheden niet gewenst zijn.

Artikel 4 Verblijfkosten

  • 1. De in verband met een dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies en voor kleine uitgaven overdag en ’s avonds, worden vergoed volgens de Reisregeling binnenland.

  • 2. Geen aanspraak op vergoeding van verblijfkosten bestaat bij dienstreizen korter dan vier uur en voor een dienstreis binnen de gemeente.

  • 3. De betreffende bepalingen in de Reisregeling binnenland zijn niet van toepassing indien de verblijfkosten voor rekening komen van derden, dan wel er reeds op een andere wijze in de kosten is voorzien.

Artikel 5 Doorlopende mobiliteit

  • 1. De medewerker die noodzakelijkerwijs voor de uitvoering van zijn dagelijkse werkzaamheden gebruik moet maken van auto of motorfiets, geniet daarvoor een netto vergoeding op basis van de Reisregeling binnenland.

  • 2. De directie wordt mandaat verleend om een opsomming op te stellen en te onderhouden van functies, waarvoor de in het eerste lid genoemde vergoeding van toepassing is.

  • 3. Indien voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden noodzakelijkerwijs gebruik gemaakt moet worden van een eigen middel van vervoer, wordt geacht hiervoor toestemming te zijn verleend door het college, in de zin van artikel 15:1:24 van de CAR-UWO.

  • 4. De betreffende bepalingen in de Reisregeling binnenland ten aanzien van verblijfkosten blijven bij de toepassing van dit artikel buiten beschouwing. In bijzondere omstandigheden kan het college naar billijkheid een vergoeding voor verblijfkosten vaststellen.

Hoofdstuk III Vorming en opleiding

Artikel 6 Vervoer- en verblijfkosten in verband met opleiding

  • 1. De medewerker ontvangt in het kader van vorming en opleiding een reiskostenvergoeding op basis van openbaar of eigen vervoer, mits deze niet al worden vergoed via het gestelde in artikel 7.

  • 2. De verblijfkostenvergoeding (maaltijdvergoeding en kosten van een noodzakelijke overnachting) geschiedt in principe conform de Reisregeling binnenland).

  • 3. Als gevolg van het eventueel gebonden zijn aan een bepaalde accommodatie, vindt overleg plaats met het afdelingshoofd c.q. direct leidinggevende

  • 4. Maaltijdvergoedingen bij avondopleidingen worden niet vergoed, behalve als er sprake is van een opleiding met een aaneengesloten middag- en avonddeel.

Hoofdstuk IV Woon-werkverkeer

Artikel 7 Woon-werkverkeer

  • 1. De medewerker die met het openbaar vervoer reist, ontvangt een vergoeding conform de hiervoor gestelde fiscale regels.

  • 2. De medewerker die met eigen vervoer reist, ontvangt een vaste vergoeding voor de kosten van het woon-werkverkeer, mits hij woonachtig is op 10 kilometer of meer van de plaats van tewerkstelling. De maximale reisafstand waarover een reiskostenvergoeding wordt verstrekt bedraagt 30 kilometer enkele reis.

    • a.

      Voor de vaststelling van het aantal kilometers wordt gebruik gemaakt van de routeplanner www.routenet.nl, instelling: optimaal.

    • b.

      De vaste vergoeding per jaar voor gebruik van eigen vervoer wordt vastgesteld middels de formule 214 x totale reisafstand heen en terug (max. 60 km) x het maximaal fiscaal toegestane bedrag per kilometer bij een 5 daagse werkweek. Bij een werkweek die doorgaans uit minder dan vijf dagen per week bestaat wordt de vergoeding naar evenredigheid berekend. De vergoeding wordt in maandelijkse delen uitbetaald.

  • 3. De vergoeding woon-werkverkeer wordt stopgezet bij een afwezigheid van zes weken of langer met uitzondering van zwangerschaps- en ouderschapsverlof, hierbij wordt de vergoeding vanaf de eerste dag aangepast.

  • 4. Het gestelde in dit artikel is niet van toepassing indien de medewerker deelneemt aan het project als genoemd in artikel 9.

Artikel 8 Extra vergoeding

  • 1. Indien de medewerker terugkeert naar de plaats van tewerkstelling voor deelname aan vergaderingen of bijzondere bijeenkomsten, die buiten de voor hem/haar geldende werktijden vallen, dan ontvangt de medewerker hiervoor de vergoeding als ware het een dienstreis.

  • 2. De medewerker die normaal gesproken met het openbaar vervoer komt, kan bij hoge uitzondering kiezen om met het eigen vervoer te komen. Hiervoor ontvangt hij, naast de vergoeding voor het openbaar vervoer, een vergoeding op basis van het aantal kilometers van de meest optimale route tussen woonplaats van de medewerker en de plaats van tewerkstelling, zoals bepaald in artikel 7.

Hoofdstuk V Fietsproject

Artikel 9 Fiets van de zaak

  • 1. De medewerker die woonachtig is binnen een afstand van 15 kilometer van de plaats van tewerkstelling, kan deelnemen aan het fietsproject. Daarbij wordt in plaats van een vaste reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer de aanschaf van een fiets vergoed.

  • 2. De keuze voor deelname aan het fietsproject wordt eenmalig gemaakt voor een periode van vijf jaar. Bij aanvang deelname verklaart de medewerker schriftelijk dat hij gebruik maakt van de op basis van het fietsproject aangeschafte fiets op meer dan de helft van het aantal dagen dat hij pleegt te reizen in het kader van woon-werkverkeer.

  • 3. De medewerker die deelneemt aan het fietsproject, ontvangt bij aanvang van zijn deelname eenmalig een bijdrage van 50% van de aanschafwaarde van de fiets, met een maximum van € 374,50. De eigen bijdrage, met een maximum van € 374,50, kan fiscaal vriendelijk verrekend worden met een van de bronnen zoals vermeld in de Cafetariaregeling.

  • 4. Indien binnen drie jaar na aanvang van deelname aan het fietsproject het dienstverband met de medewerker wordt beëindigd, anders dan op grond van de artikelen 8:2, 8:3, 8:4, 8:5 of 8:11 van de CAR-UWO, ontstaat er voor de medewerker een terugbetalingsverplichting naar rato van het resterende deel van 36 maanden.

Hoofdstuk VI Overige bepalingen

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

Voor gevallen waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, treft het college een bijzondere regeling.

Artikel 11 Slotbepalingen

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2015 en wordt aangehaald als de ‘Regeling vervoer- en verblijfkosten’.

Toelichting op de Regeling vervoer- en verblijfkosten

In deze regeling zijn de voorschriften opgenomen die gelden ten aanzien van het maken van een dienstreis en ten aanzien van het woon-werkverkeer. Voor wat betreft dit laatste is de regeling een aanvulling op de in de CAR-UWO opgenomen bepalingen ten aanzien van woon-werkverkeer in het geval de medewerker een verhuisverplichting opgelegd heeft gekregen. Op basis van de Regeling vervoer- en verblijfkosten kunnen dus ook vergoedingen voor woon-werkverkeer worden gegeven indien geen verhuisverplichting is opgelegd.

Artikel 2 Algemeen

Lid 1:Bij dienstreizen dient de medewerker in principe gebruik te maken van het openbaar vervoer. Het kan echter efficiënter zijn om een andere vorm te kiezen, bijvoorbeeld als het openbaar vervoer te veel tijd kost, als er veel dingen moeten worden meegenomen of als meerdere medewerkers dezelfde reis maken. De keuze voor een andere wijze van vervoer hoeft echter niet vanzelfsprekend het gebruik van de eigen auto te zijn. Andere mogelijkheden zijn: de fiets, dienstauto’s, meerijden (carpoolen) of het huren van een vervoermiddel.

Lid 3 (tevens artikel 5 lid 3):De achtergrond van deze bepaling is dat eventuele schade aan het eigen vervoermiddel alleen wordt vergoed (hetzij door de verzekering van de medewerker hetzij door de werkgever zelf) indien het college voor het gebruik toestemming heeft gegeven (artikel 15:1:23 en artikel 15:1:24 CAR-UWO).

Lid 6: Dienstreizen naar het buitenland komen zeer sporadisch voor en hebben vaak een specifiek karakter. Daarom zal vooraf door het college toestemming moeten worden verleend. De wijze van vervoer en het verblijf zal sterk afhankelijk zijn van de aard van de dienstreis, zodat het moeilijk is om daarvoor vooraf vaste regels voor te stellen. Om de kosten beheersbaar te houden zal wel vooraf een kostenraming moeten worden opgesteld. Zoals de Reisregeling binnenland dat voor binnenlandse reizen is, zal de Reisregeling buitenland zo veel mogelijk uitgangspunt voor deze kostenraming zijn.

Artikel 3 Vergoeding reiskosten

Lid 2: De vergoeding bestaat uit een belast en een onbelast deel. De hoogte van het onbelaste deel

wordt jaarlijks door het Rijk vastgesteld. Sinds 2008 bedraagt de vergoeding € 0,37 per kilometer,

hiervan bedraagt het onbelaste deel € 0,19 per kilometer, over het overige wordt loonheffing

ingehouden.

Artikel 4 Verblijfkosten

Lid 3: De achtergrond van deze bepaling is, dat bij meerdaagse cursussen, congressen etc. de kosten van overnachting en de maaltijden over het algemeen in de totale prijs zitten. Toepassing van de Reisregeling binnenland zou in deze gevallen een vergoeding opleveren waar tegenover geen kosten staan. Datzelfde geldt voor dienstreizen al dan niet op uitnodiging van derden, waarbij deze derden zelf de maaltijden en het logies leveren c.q. de kosten daarvan betalen.

Artikel 5 Doorlopende mobiliteit

Sommige functies kunnen niet worden uitgevoerd indien de medewerker niet beschikt over een middel van vervoer. Te denken valt in het bijzonder aan inspectiefuncties en andere buitendienstfuncties. In het geval de gemeente hiervoor geen dienstvervoermiddelen heeft zal noodzakelijkerwijs gebruik gemaakt moeten worden van eigen vervoer (fiets, auto of anderszins). Omdat het gebruik van eigen vervoer noodzakelijk is voor een goede functievervulling neemt de werkgever eventuele fiscale consequenties voor zijn rekening. De hoogte van de vergoeding bedraagt sinds 2008 € 0,37 per kilometer.

Artikel 7 Woon-werkverkeer

Het toekennen van een vergoeding voor woon-werkverkeer is een secundaire arbeidsvoorwaarde die met name tot doel heeft om de gemeente als werkgever aantrekkelijk te houden. Het is een aanvulling op de regeling ten aanzien van verplaatsingskosten, zoals die is opgenomen in hoofdstuk 18 van de CAR-UWO.

Bij een kortere werkweek dan vijf dagen wordt de vergoeding naar rato van het aantal vaste werkdagen berekend.

Teneinde een objectieve methode te creëren voor het vaststellen van de reisafstand is gekozen voor een externe routeplanner.

Artikel 8 Extra vergoeding

Lid 1: Voor het bijwonen van avondvergaderingen gedurende buiten de voor de medewerker vastgestelde werktijd, waarvoor de medewerker een extra rit naar de plaats van tewerkstelling dient te maken, wordt een reiskostenvergoeding verstrekt conform artikel 3.

Lid 2: Hiervan gebruik maken is maatwerk en gaat in overleg met de leidinggevende. Sinds 2008 bedraagt de fiscaal toegestane maximum vergoeding € 0,19 per kilometer.

Artikel 9 Fiets van de zaak

Het fietsproject biedt de medewerker enerzijds een fiscaal vriendelijke mogelijkheid om tegen lage kosten een fiets aan te schaffen en heeft anderzijds tot doel dezelfde medewerker uit zijn auto te lokken. Zo koppelt het fietsproject een verbetering van de secundaire arbeidsvoorwaarden aan de verlaging van de belasting van het milieu.

De Belastingdienst heeft de regel laten vervallen dat maximaal € 749,- fiscaal vriendelijk verrekend mag worden. De deelnemer aan het project kan de eigen bijdrage, met een maximum van € 374,50, fiscaal vriendelijk verrekenen met een van de bronnen zoals vermeld in de Cafetariaregeling. De deelnemer aan het project dient een aanschafbon te overleggen.

Lid 4: Rekenvoorbeeld 1: een medewerker heeft een fietsvergoeding ontvangen van € 374,50 en verlaat na een jaar de gemeente. Er wordt dan bij het beëindigen van het dienstverband een bedrag ingehouden van 24/36 x 374,50 = € 249,67.

Rekenvoorbeeld 2: een medewerker heeft een fietsvergoeding ontvangen van € 374,50 en verlaat na 2 jaar en 350 dagen de gemeente. Er wordt dan bij het beëindigen van het dienstverband een bedrag ingehouden van 0,5/36 x 374,50 = € 5,20.