Financiële Beheersverordening 2018 Gemeente Zwartewaterland

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zwartewaterland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  Financiële administratie: Het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Zwartewaterland, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  -de financieel-economische positie;

  -het financiële beheer;

  -de uitvoering van de begroting;

  -het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  -alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

c.Administratieve organisatie: Het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding. Dit betreffen beheersingsmaatregelen en interne controles welke zijn opgenomen in de procesbeschrijvingen.

d.Financieel beheer: Het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Zwartewaterland.

e.Rechtmatigheid: Het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastleggingen daarvan met de relevante wet- en regelgeving zoals vastgelegd in het meest recente normenkader, zoals bedoeld in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG).

f.Doelmatigheid: Het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of de mate waarin met de beschikbare middelen zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.

g.Doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

h.Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV):

In het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten worden de boekhoudvoorschriften opgenomen waaraan de gemeentelijke en provinciale administratie moet voldoen. Dit besluit is geldig vanaf 1 januari 2004. Dit is een besluit van 17 januari 2003 houdende de voorschriften voor de begrotings- en verantwoordingsdocumenten, uitvoeringinformatie en informatie voor derden van provincies en gemeenten.

i.Interne Controleplan:

Een plan van aanpak waarin de wijze beschreven staat waarop welke bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening worden getoetst. Dit geldt eveneens voor de rechtmatigheid van beheershandelingen en misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen.

j.Inkomsten:

Totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves.

k.Netto schuld:

bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen gedeeld door het aantal inwoners op 31 december van het begrotingsjaar. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteurenvorderingen en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen wordt verstaan het totaal van leningen aan deelnemingen, leningen aan overige verbonden partijen, leningen aan derden, langlopende uitzettingen, kortlopende uitzettingen, debiteurenvorderingen, liquide middelen en overlopende activa.

Titel 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2. Planning & Controlcyclus

Voor aanvang van het financiële jaar stelt de gemeenteraad de data vast voor de aanlevering en de behandeling van de P&C documenten in eerste- en tweede termijn in de gemeenteraad.

Artikel 7. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  In afwijking van het eerste lid kan de raad een activiteit of project binnen een taak- en beleidsveld, welke onderdeel is van een programma, als prioriteit aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart autoriseren.

• 3.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 4.

  Het college informeert de raad als ze verwacht, dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De raad geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

• 5.

  Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad bedoeld in artikel 9, lid 1, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van het beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

• 6.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Bij investeringen groter dan € 500.000 informeert het college de raad in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van de gemeente.

Uitvoering

Artikel 8. Uitvoering begroting

• 1.

  Jaarlijks wordt door het college de Programmabegroting aangeboden aan de gemeenteraad op basis van de uitgangspunten uit de vastgestelde Kadernota.

• 2.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 3.

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

  • b.

    de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

  • c.

    het saldo van de baten en lasten van de producten niet dusdanig wordt overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 4.

  Het college dient er zorg voor te dragen dat het saldo van de baten en lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de begroting met wijzigingen niet wordt overschreden.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 11. Informatieplicht

Het college besluit niet over:

• a.

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 100.000;

• b.

  het verstrekken van kapitaal aan instellingen en ondernemingen.

dan nadat de raad is geïnformeerd over het voornemen en hiertoe in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.

Artikel 12. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Titel 2. Financiële positie

Artikel 14. Waarderen, activeren & afschrijven vaste activa

• 1.

  In de nota waarderen, activeren & afschrijven worden de regels beschreven welke gehanteerd worden voor de waardering en afschrijving van vaste activa.

• 2.

  Gedurende een raadsperiode wordt de nota minimaal éénmaal geactualiseerd, wanneer wijzigingen daartoe aanleiding geven.

• 3.

  De nota waarderen, activeren & afschrijven maakt deel uit van deze verordening.

Artikel 17. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, ook de overheadkosten en de omslagrente betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, wordt daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) betrokken.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 4.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

• 5.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen, kredieten en de rentevergoedingen over verstrekte leningen. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

• 6.

  In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 18 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4.

  Raadbesluiten met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

  • a.

    leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen;

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 19 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, bestemmingsheffingen en retributies.

• 2.

  Gedurende een raadsperiode wordt de nota lokale heffingen minimaal één maal geijkt en zo nodig herzien.

• 3.

  In de nota lokale heffingen worden de grondslagen voor de bepaling van heffingen, tarieven en prijzen vastgelegd. Het college draagt zorgt voor een actueel overzicht van tarieven, heffingen en prijzen per verstrekte dienst bij aanvang van begrotingsjaar.

• 4.

  De nota lokale heffingen maakt deel uit van deze verordening.

Artikel 26. Beleid Verbonden partijen

• 1.

  In de nota Verbonden partijen stelt het college de kaders en richtlijnen op die voor het college van burgemeester en wethouders die uitgangspunt moeten zijn bij het aangaan van samenwerkingen in en governance op verbonden partijen en de rollen en verantwoordelijkheden van gemeenteraad en college.

• 2.

  Gedurende een raadsperiode wordt de nota minimaal één maal geijkt en zo nodig herzien.

• 3.

  De nota verbonden partijen maakt deel uit van deze verordening.

• 4.

  Bij de begroting en jaarstukken legt het college in de paragraaf verbonden partijen verantwoording af over de in lid één genoemde nota.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 27. Lokale heffingen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf lokale heffingen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 10 van het BBV in ieder geval op:

a.de kostentoerekening van de geraamde rentekosten en de geraamde overheadkosten aan de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht.

Artikel 30. Financiering

• 1.

  Bij het uitoefenen van de financieringsfunctie handelt het college conform het treasurystatuut.

• 2.

  Bij de Programmabegroting en de jaarstukken legt het college in de paragraaf financiering verantwoording af over de uitvoering van het treasurystatuut.

3. In de paragraaf Financiering is de berekening van het rentepercentage voor de omslagrente voor het bepalen van de kostprijzen, bedoeld in artikel 17 van deze Verordening, opgenomen.

• 4.

  In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 en 13 van het BBV in ieder geval op:

• a.

  de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

• b.

  de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

• c.

  de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;

• d.

  de rentevisie voor de komende vier jaar.

Artikel 31.

Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven; in de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering en over de nieuwe ontwikkelingen. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV op.

Artikel 32. Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf verbonden partijen de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het BBV in ieder geval op.

Artikel 33. Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college de verplichte onderdelen op grond van artikel 16 van het BBV op.

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 34. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatie-eenheden;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de (deel)budgethouders voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• g.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 35. Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatie-eenheden;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• h.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Beheersing en Interne controle

Artikel 37. Budgethoudersregeling

• 1.

  Het college draagt zorg voor en legt in de Budgethoudersregeling de interne regels met betrekking tot budgetbeheer vast.

• 2.

  Gedurende een raadsperiode wordt de nota minimaal één maal geijkt en zo nodig herzien.

• 3.

  De budgethoudersregeling maakt geen deel uit van deze verordening.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 39. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dag waarop zij is bekendgemaakt.

Artikel 40. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële beheersverordening 2018 gemeente Zwartewaterland”.