Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen (BRP)

Artikel 1 algemene bepalingen

Deze regeling verstaat onder:

de Wet BRP: de Wet basisregistratie personen (Stb. 2013, 315);

gemeentelijke voorziening: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de ingeschrevenen van de gemeente Zwolle waarvoor het college van burgemeester en wethouders op grond van artikel 1.9 van de Wet verantwoordelijk is;

ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP, in de basisregistratie is opgenomen;

centrale voorzieningen: de (toekomstige) centrale voorzieningen waarmee de minister van BZK uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de Wet BRP;

autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid, van de Wet BRP betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;

informatiebeheerder: de functionaris die namens het college van burgemeester en wethouders is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke voorziening en het beheer van het autorisatiebesluit;

informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de basisregistratie personen, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacy procedures, evenals de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

informatiebeveiligingsplan: informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening;

beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de persoonsinformatievoorziening;

beveiliging control: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;

gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem, waarmee de gemeente uitvoering geeft aan de Wet BRP;

functioneel applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

privacy beheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;

gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;

toezicht: het geheel van activiteiten gericht op de bewerkstelliging dat de burger zijn verplichtingen op grond van de Wet BRP nakomt.

Artikel 2 Aanwijzen functionarissen

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die worden belast met:

  • a.

    het informatiebeheer;

  • b.

    het toezicht;

  • c.

    control informatiebeveiliging.

• 2.

  De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

  • a.

    het functioneel applicatiebeheer;

  • b.

    het gegevensbeheer;

  • c.

    de gegevensverwerking;

  • d.

    het privacybeheer;

  • e.

    het beveiligingsbeheer;

  • f.

    het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2 onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.

Artikel 3 Het informatiebeheer

Het hoofd van de afdeling Inwonerszaken is beheerder van de gemeentelijke voorziening en het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder. Voor zover het taken betreft die van inhoudelijke aard zijn, worden deze uitgevoerd door de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Inwonerszaken.

Artikel 4 De informatiebeheerder voorziet in:

• a.

  opname in een jaarlijkse planning van de beheersactiviteiten;

• b.

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 13 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• c.

  een jaarlijkse rapportage aan burgemeester en wethouders over de onder a) bedoelde planning, waarbij behaalde resultaten betreffende naleving van de bijhoudings- en beheerprocedures zijn opgenomen;

• d.

  administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

• e.

  periodiek overleg tussen hem en de op basis van deze regeling aangewezen beheerders;

• f.

  richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.

Artikel 5 De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie;

• b.

  de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan de Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen College bescherming persoonsgegevens) en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Artikel 6 De informatiebeheerder adviseert:

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als beheerder van de gemeentelijke voorziening over de navolgende aspecten:

• a.

  persoonsinformatievoorziening;

• b.

  beveiliging;

• c.

  privacy;

• d.

  gegevenskwaliteit;

• e.

  personeelsaangelegenheden

Artikel 7 De informatiebeheerder beslist:

• a.

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening;

• b.

  over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen.

Artikel 8 De informatiebeheerder ziet erop toe dat

• a.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b.

  de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke voorziening worden nageleefd;

• c.

  dat alle in artikel 2, lid 2 genoemde functionarissen en de systeembeheerders op de hoogte gesteld zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening en van de gevolgen van deze installatie;

• d.

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan BRP worden nageleefd;

• e.

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 31, lid 1, onder c) en d) geschiedt volgens de bepalingen uit de wet en de Verordening basisregistratie personen gemeente Zwolle.

Artikel 9 Deelname informatiebeheerder aan overleggen

De informatiebeheerder, of een door hem in artikel 2, lid 2 aangewezen functionaris neemt deel aan buitengemeentelijk en binnengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke voorziening basisregistratie personen aangaan.

Artikel 10 De verantwoordelijkheid van de gegevensbeheerder

• 1.

  De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen;

  • b.

    het beheer van documentatie en overige regelgeving met betrekking tot de basisregistratie personen;

  • c.

    het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de basisregistratie personen;

  • d.

    de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

  • e.

    de afhandeling van het netwerkverkeer;

  • f.

    de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

  • g.

    het opstellen van richtlijnen voor het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen;

  • h.

    de communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de basisregistratie personen over gegevensverwerking.

• 2.

  De gegevensbeheerder beslist over het in behandeling nemen van meldingen van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.

Artikel 11 Bevoegdheid gegevensbeheerder

De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen.

Artikel 12 De gegevensbeheerder voorziet in:

• a.

  controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de basisregistratie personen;

• b.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP.

Artikel 13 Onderzoek

• 1.

  Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisregistratie personen onderworpen aan een inhoudelijke controle door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

• 2.

  De gegevensbeheerder voorziet in:

  • a.

    een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken;

  • b.

    de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

Artikel 14 Deelname periodiek overleg

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e) genoemde overleg.

Artikel 15 Technisch onderhoud

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuїteit van en het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen wordt gevoerd.

Artikel 16 De systeembeheerder voorziet in:

• a.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld;

• c.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen;

• e.

  uitwijkvoorzieningen.

Artikel 17 De bevoegdheid van de systeembeheerder

De systeembeheerder is bevoegd:

• a.

  direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf hierover te rapporteren aan de informatiebeheerder;

• b.

  aanwijzingen te geven over:

  • •

    beheer van toepassingssystemen;

  • •

    beheer van bestanden;

  • •

    reconstructiemaatregelen.

Artikel 18 Deelname periodiek overleg

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e) genoemde overleg.

Artikel 19 De functioneel applicatiebeheerder voorziet in:

• a.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• b.

  het bijhouden van een logboek in geval van gebeurtenissen met een grote impact;

• c.

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor rechtstreekse raadpleging van gegevens aan organen van de gemeente;

• d.

  de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers en de gegevensbeheerders;

• e.

  de bijhouding van een administratie van de autorisaties, die overeenkomstig dit artikel zijn toegekend;

• f.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• g.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• h.

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan, en zorgt eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing;

• i.

  de voorlichting en instructie aan de gegevensverwerkers en overige gebruikers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• j.

  de coördinatie van de applicatiewerkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• k.

  onderhoud van de documenten set die binnen het toepassingssysteem wordt gebruikt;

• l.

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

• m.

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 20 De functioneel applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  het tijdig opschonen van relevante bestanden in de database;

• c.

  de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van het Reglement BRP;

• d.

  het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;

• e.

  het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 21 De functioneel applicatiebeheerder is bevoegd:

• a.

  gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.

Artikel 22 Advisering

De functioneel applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen en over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.

Artikel 23 Toezicht

De functioneel applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het Informatiebeveiligingsplan BRP worden nageleefd.

Artikel 24 Deelname aan overleggen

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

• a.

  het overleg genoemd in artikel 4, onder e);

• b.

  het externe applicatiebeheerdersoverleg.

Artikel 25 Advisering aan informatiebeheerder

De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet en Verordening BRP.

Artikel 26 De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de advisering over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 31, lid 1, onder c) en d);

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften met betrekking tot het gebruik van BRP gegevens die voortvloeien uit de wet BRP;

• c.

  de jaarlijkse bekendmaking aan de ingezetenen van het recht op verstrekkingsbeperking als bedoeld in artikel 3.21, lid 5 van de wet;

• d.

  de beslissing op verzoeken van organen van de gemeente tot verkrijging van een rechtstreekse toegang tot de gegevens uit de basisregistratie personen.

Artikel 27 De privacybeheerder adviseert over:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 2.55 van de wet;

• b.

  de behandeling van verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet worden ingediend en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

• c.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 28 De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 26 onder b) genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 29 Betrokkenheid bij bewaarprocedures

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet BRP en daarbij behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 30 De gegevensverwerker voorziet in:

• a.

  het verwerken van gegevens in de basisregistratie personen overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de functioneel applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b.

  de behandeling van mutaties en het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• c.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan hij de gegevens heeft verwerkt;

• d.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen “ontleningsstatus” is gegeven;

• e.

  de toezending van de complete persoonslijst, inclusief de ter zake van de basisregistratie geldende regels, aan de ingeschrevene ingeval van een eerste inschrijving in de basisregistratie personen;

• f.

  de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 2.55 van de wet;

• g.

  de behandeling van verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet worden ingediend en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

• h.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden;

• i.

  de kennisgeving aan de geregistreerde betreffende de verwerking van:

• wijziging naamgebruik

• binnengemeentelijke verhuizing

• vervolginschrijving vanuit andere gemeente

• opnemen geheimhouding

• verzoek correctie/ aanvulling gegevens

Artikel 31 De gegevensverwerker beslist:

• 1.

  De gegevensverwerker beslist:

  • a.

    op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, met inachtneming van het gestelde in artikel 27 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

  • b.

    over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

  • c.

    op verzoeken van organen van de gemeente tot verkrijging van gegevens uit de basisregistratie personen;

  • d.

    op verzoeken van derden tot verkrijging van gegevens uit de basisregistratie personen als genoemd in artikel 3.6 van de wet en als genoemd in de Verordening basisregistratie personen gemeente Zwolle.

• 2.

  De gegevensverwerker stelt overheidsorganen in kennis van de beslissing ingevolge lid 1, sub b van dit artikel.

Artikel 32 Verantwoordelijkheid toezichthouder

De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

Artikel 33 Controle door toezichthouder

De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

Artikel 34 Toezicht

De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

Artikel 35 Grond bevoegdheden

De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht met uitzondering van de bevoegdheden zoals opgenomen in het overzicht toezichthouders en BOA’s van de gemeente Zwolle.

Artikel 36 Uitvoering werkzaamheden

De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

Artikel 37 Bevoegdheden

• 1.

  De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen.

• 2.

  De toezichthouder neemt bij gebruik van de bevoegdheid als bedoeld in lid 1 van dit artikel binnen de gemeente ter zake geldende beleidsregels in acht.

Artikel 38 Onderzoeksrapportage

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoeksrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

Artikel 39 Verantwoordelijkheid beveiligingsbeheerder

• 1.

  De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid voor de gemeentelijke voorzienig voor de BRP.

• 2.

  De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het Informatiebeveiligingsplan BRP voor de gemeentelijke voorziening waarmee de gemeente Zwolle uitvoering geeft aan de Wet BRP.

Artikel 40 Rol van de beveiligingsbeheerder

• 1.

  De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op zodanige wijze, dat de informatiebeheerder diens verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van dit reglement op deugdelijke wijze kan invullen.

• 2.

  De beveiligingsbeheerder coördineert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het Informatiebeveiligingsplan BRP.

Artikel 41 De beveiligingsbeheerder is bevoegd:

• a.

  uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 39, alle gebruikers van gegevens uit de basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is.

Artikel 42 De beveiligingsbeheerder:

• a.

  onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;

• b.

  stelt passende normen en controlemaatregelen op;

• c.

  implementeert beveiligingsmaatregelen;

• d.

  coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als genoemd onder c.

Artikel 43 Aanspreekpunt

De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van Informatiebeveiliging voor zover het de gemeentelijke voorziening voor de BRP betreft en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.

Artikel 44 Overleg

De beveiligingsbeheerder:

• a.

  neemt deel aan het in artikel 4, onder e) genoemde overleg;

• b.

  participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeentebrede informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 45 Rapportage

De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder.

Artikel 46 Beveiliging

De controller informatiebeveiliging BRP is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan BRP.

Artikel 47 Bevoegdheid

De controller informatiebeveiliging BRP is bevoegd om management en medewerkers van de afdeling Inwonerszaken aanwijzingen te geven over beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en de beveiligingsvoorschriften voor de BRP.

Artikel 48 Toezicht

De controller informatiebeveiliging BRP ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de binnengemeentelijk vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen bepalingen over beveiliging worden nageleefd.

Artikel 49 Informatie burgemeester en wethouders

De controller informatiebeveiliging BRP adviseert burgemeester en wethouders over:

• a.

  de beveiligingsaspecten die uit de wet BRP en de binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften voortvloeien;

• b.

  de fysieke beveiliging in en om de ruimten waar de hoofdcomputer en de overige componenten voor bijhouding van de BRP staan.

Artikel 50 Verslag

De controller informatiebeveiliging BRP voorziet jaarlijks in een verslag over de activiteiten van het beveiligingsbeheer van de gemeentelijke voorziening.

Artikel 51 Slotbepalingen

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorziening en de bij de gemeentelijke voorziening aangehaakte gegevens.

Artikel 52 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt en werkt terug tot 1 september 2017.

Artikel 53 Citeertitel

1. Deze regeling wordt aangehaald als ´Regeling Beheer en Toezicht BRP´.

2. De ´Beheerregeling BRP gemeente Zwolle’ zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 23 april 2013, wordt hiermee ingetrokken.

Toelichting

Op 6 januari 2014 is de Wet GBA vervangen door de Wet Basisregistratie Personen (BRP). De basisregistratie personen bestaat uit gemeentelijke en centrale voorzieningen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de gemeentelijke voorziening. In de gemeentelijke voorziening registreert de gemeente uitsluitend gegevens over haar eigen inwoners.

De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. Vooralsnog zijn dit de GBA-V en de RNI, waarin gegevens zijn opgenomen over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen).

Overheidsorganen zijn verplicht om bij de uitvoering van hun taken gebruik te maken van de authentieke gegevens uit de basisregistratie personen. Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de gemeentelijke voorziening door organen van de gemeente Zwolle zijn nadere regels gesteld in de Verordening Basisregistratie personen en het Reglement basisregistratie personen.

De verkrijging van gegevens uit de centrale voorziening is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Het hoofd van de afdeling Inwonerszaken beslist als informatiebeheerder BRP op verzoeken van organen van de gemeente tot het verkrijgen van gegevens uit zowel de gemeentelijke voorziening als uit de centrale voorziening (GBA_V), met inachtneming van het autorisatiebesluit.

Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Zwolle

Met de invoering van de Wet BRP is de tot dan geldende Beheerregeling voor de basisregistratie personen van de gemeente Zwolle (beheerregeling BRP) van rechtswege vervallen. Hoewel de Wet BRP niet expliciet voorschrijft dat burgemeester en wethouders een beheerregeling voor de gemeentelijke voorziening moeten vaststellen, is het voor de juiste werking van de processen in het stelsel van de BRP van essentieel belang dat beheerfuncties en de daarbij behorende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd. En dat daarnaast het toezicht op de naleving van beveiligingsmaatregelen en -procedures is geregeld. Overigens is de verplichting tot aanwijzing van functionarissen voor een aantal beheertaken wel opgenomen in de systeembeschrijving, het Logisch Ontwerp GBA, waaraan burgemeester en wethouders zich op grond van artikel 1.10 van de Wet BRP ook nu nog dienen te houden.

In deze regeling zijn een aantal beheer- en toezichttaken benoemd en zijn de hoofdlijnen van het beheer en toezicht voor de gegevens in de gemeentelijke voorziening geregeld.

De regeling bevat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de informatiebeheerder, de gegevensbeheerder, de systeembeheerder, de applicatiebeheerder, de privacy beheerder, de gegevensverwerker, de toezichthouder, de beveiligingsbeheerder en de controller informatiebeveiliging.

Beveiligingsbeheer en beveiliging control

De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten (beveiliging control). Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens aansluiting op de baseline informatiebeveiliging gemeenten) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 10 het beveiligingsbeheer en in hoofdstuk 11 het beveiligingstoezicht (control).

De in hoofdstuk 10 opgenomen activiteiten van de beveiligingsbeheerder zijn gericht op de inrichting, organisatie en uitvoering van de beveiliging van de gemeentelijke voorziening. De beveiligingsbeheerder wordt aangewezen door de informatiebeheerder BRP, zijn taken beperken zich tot de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is.

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het Informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening en hij geeft aanwijzingen en adviezen over beveiligingsaspecten met het doel om het beveiligingsbewustzijn te vergroten.

Privacy beheer

De privacy beheerder adviseert de informatiebeheerder over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit de gemeentelijke voorziening en uit de centrale voorzieningen moeten door de privacy beheerder getoetst worden op doelbinding en rechtmatigheid.

De toezichthouder

In artikel 4.2 van de Wet BRP is de verplichting opgenomen dat het college van burgemeester en wethouders een toezichthouder voor de BRP aanwijst. Deze functionaris ziet erop toe dat de burger zijn verplichtingen op grond van de Wet BRP nakomt. De toezichthouder ontleent zijn bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht (Awb). In deze regeling zijn in hoofdstuk 9 de taken en verantwoordelijkheden van de toezichthouder BRP opgenomen. In het overzicht toezichthouders en BOA’s van de gemeente Zwolle is de beperking van bevoegdheden o.g.v. 5.14 Awb opgenomen.

Systeembeheer

Het systeembeheer voor de gemeente Zwolle wordt uitgevoerd door het Shared Service Centrum Bedrijfsvoering (SSC). Het afdelingshoofd ICT, SSC Bedrijfsvoering van het SSC wijst de functionarissen aan die belast zijn met het systeembeheer en technisch beheer. Over de uitvoering van de taken van de systeembeheerders zijn SLA afspraken gemaakt. In hoofdstuk 5 zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden opgenomen van de systeembeheerder met betrekking tot de Zwolse gemeentelijke voorziening van de BRP.