Verordening Auditcommissie Alphen aan den Rijn 2021

Geldend van 01-03-2021 t/m heden

Intitulé

Verordening Auditcommissie Alphen aan den Rijn 2021

De raad van de gemeente Alphen aan den Rijn;

gelezen het voorstel van de raadswerkgroep Gedragscode c.a. van 21 januari 2021,

B E S L U I T vast te stellen de:

Verordening Auditcommissie Alphen aan den Rijn 2021

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. de commissie: de auditcommissie;

b. de raad: de gemeenteraad;

c. het college: het college van burgemeester en wethouders;

d. de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

e. het (raads)lid; lid van de gemeenteraad;

f. een fractie: wat het Raadsreglement van Orde Alphen aan den Rijn hieronder verstaat;

g. de accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

h. de adviseurs: de adviseurs genoemd in artikel 3, lid 3 van deze verordening;

i. de griffier: de griffier zoals bedoeld in de Gemeentewet;

j. het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening;

k. de rekenkamer: gemeentelijke rekenkamercommissie, zoals bedoeld in de Gemeentewet, van de gemeente Alphen aan den Rijn.

Artikel 2 Instelling, taken en bevoegdheden

1. Er is een auditcommissie.

2. De commissie behartigt een algemene (advies) functie voor de gehele raad over de taakvelden die staan beschreven in dit artikel, 3e lid.

3. De commissie heeft tot taak:

a. het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet;

b. het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning en control;

c. de voorbereiding van procedures (aanbesteding) tot selectie en aanwijzing van de accountant en het uitbrengen van advies aan de raad over de aanwijzing;

d. het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten specifiek;

e. het beoordelen –voor de aanvang van de accountantscontrole over het voorafgaande boekjaar- van het jaarlijks controleprotocol en het adviseren aan de raad over onderwerpen, die naast de reguliere controle in het bijzonder dat jaar zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole;

f. het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en verslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de accountantsverklaring en het accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel

g. vóór 1 december voorafgaand aan het onderzoeksjaar een afstemmingsoverleg te houden met, in gezamenlijkheid of afzonderlijk, de accountant, de rekenkamer en het college over hun voorgenomen onderzoeken.

4. De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 3 Samenstelling

1. De commissie bestaat uit zes leden.

2. De leden zijn raadslid waarbij drie leden komen uit de fracties die deelnemen aan het college en drie leden uit de overige fracties. De leden zijn bij voorkeur deskundig op, of hebben affiniteit met het taakgebied van de commissie.

3. De commissie kan zich laten adviseren door de volgende adviseurs: het collegelid met financiën in de portefeuille, de functionaris die op managementniveau verantwoordelijk is voor financiën, de concerncontroller van de gemeente, de accountant, de griffier en de voorzitter van de rekenkamer; en hen uitnodigen bij de vergadering aanwezig te zijn.

4. De griffier draagt zorg voor het beschikbaar stellen van de secretaris van de commissie.

5. Een lid van de commissie kan zich niet laten vervangen.

Artikel 4 Benoeming en ontslag

1. De leden van de commissie worden op voordracht van het fractievoorzittersoverleg door de raad benoemd.

2. De raad benoemt een van de leden tot voorzitter.

De commissie kiest uit haar leden een plaatsvervangend voorzitter.

3. Het lidmaatschap eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij tussentijds ontslag als lid van de raad.

4. Voorts eindigt het lidmaatschap op eigen verzoek of door tussentijds ontslag door de raad.

5. Indien een tussentijdse vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 5 Voorzitter en secretaris

1. De voorzitter is belast met:

a. het bijeenroepen van de commissie, waarbij tussen uitnodiging en datum vergadering minimaal 7 dagen zijn gelegen;

b. het leiden van de vergaderingen van de commissie;

c. het doen naleven van deze verordening;

d. het vertegenwoordigen van deze commissie in de raadsvergadering en bij andere interne en externe contacten;

e. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

2. De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

1. De commissie vergadert tijdig en zo vaak als zij nodig acht ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken, zoals genoemd in artikel 2;

2. Bij de uitnodiging voor de vergadering zit een agenda, die in concept wordt voorgesteld door de voorzitter en die na de opening van de vergadering door de commissie wordt vastgesteld.

3. De commissie vergadert alleen wanneer minimaal 3 leden, waaronder de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter, aanwezig zijn.

4. De adviseurs zijn op uitnodiging, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig bij de vergaderingen van de commissie.

5. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

6. Onder verantwoordelijkheid van de voorzitter wordt door de secretaris een beknopt verslag inclusief besluitenlijst gemaakt van iedere vergadering van de commissie. Het verslag inclusief besluitenlijst wordt in de daaropvolgende vergadering vastgesteld door de commissie.

7. Het conceptverslag inclusief besluitenlijst van:

- een afstemmingsoverleg over voorgenomen onderzoeken wordt als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht van de raad, het college en de rekenkamer;

- overige vergaderingen kan door de commissie als vertrouwelijk stuk ter kennis gebracht worden van de raad.

8. De commissie kan besluiten (delen van) het conceptverslag inclusief besluitenlijst openbaar te maken.

Artikel 7 Wijze van advisering

1. Adviezen aan de raad worden openbaar gemaakt, tenzij de commissie anders besluit.

2. Indien de commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het minderheidsstandpunt vermeld.

Artikel 8 Informatie

1. Het college draagt er zorg voor dat de jaarrekening en het jaarverslag tijdig aan de commissie ter beschikking worden gesteld.

2. Het college draagt er zorg voor dat overige stukken, behorend tot het taakgebied van de commissie, tijdig aan de commissie ter beschikking worden gesteld.

3. De commissie is bevoegd tot het opvragen en inzien van alle informatie die zij voor de uitoefening van haar taken nodig acht.

4. De rekenkamer brengt het onderzoeksplan uiterlijk twee weken voor het afstemmingsoverleg, zoals bedoeld in artikel 2, lid 3 g, onder de aandacht van de commissie.

5. De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

6. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter een toelichting in de raadsvergadering en/of raadscommissievergadering.

Artikel 9 Slotbepalingen

1. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter

2. Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening Auditcommissie gemeente Alphen aan den Rijn 2021”.

3. Deze verordening treedt in werking op 1 maart 2021, waarbij de Verordening Auditcommissie Alphen aan den Rijn 2014 vervalt.

Ondertekening

Vastgesteld door de raad van de gemeente Alphen aan den Rijn in de openbare vergadering van 28 januari 2021,

De griffier, de voorzitter.

Toelichting

Algemeen:

Met de instelling van de Auditcommissie organiseert de gemeenteraad een adequate vorm van advisering en ondersteuning aan de raad op het vlak van de kader stellende en controlerende verantwoordelijkheid. De raad creëert hiermee een overlegorgaan waardoor een inhoudelijke beoordeling van en overleg over zaken als rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beheer en beleid zoals geformuleerd in de Programmabegroting kan plaatsvinden.

Daarnaast zal de Auditcommissie een rol vervullen in het aanbestedingstraject voor de aanwijzing van een accountant en kan de Auditcommissie een afstemmingsplatform zijn tussen accountant, college en rekenkamer omtrent voorgenomen onderzoeken.

Artikelsgewijs:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel worden de relevante begrippen uiteengezet.

Artikel 2 Instelling, taken en bevoegdheden.

In het eerste lid van dit artikel wordt de Auditcommissie voor de nieuwe gemeente Alphen aan den Rijn in het leven geroepen.

De taken zijn beschreven in het 3e lid.

De Auditcommissie heeft een belangrijke adviestaak aan de raad omtrent de beschreven taakvelden. Overleg met de door de raad aangewezen accountant is ook onderdeel van de taak, maar nadrukkelijk wordt aangegeven dat de Auditcommissie niet de direct opdrachtgevende rol naar de accountant in kan nemen.

De voorbereiding op een effectieve en efficiënte behandeling van de jaarrekening en –verslag is ook afzonderlijk benoemd, waarmee het debat in de raad over deze documenten zich kan concentreren op de politieke hoofdlijnen.

Het zijn van een afstemmingsoverleg met accountant, de rekenkamer en het college heeft een belangrijke meerwaarde opdat deze gremia vroegtijdig en vooraf van elkaar weten op welke onderwerpen onderzoek en controle wordt voorgestaan zodat dubbel controlewerk wordt voorkomen.

Artikel 3 Samenstelling en artikel 4 benoeming en ontslag.

Een commissie bestaande uit zes leden, daarbij collegefracties en niet-collegefracties in aantal gelijkelijk vertegenwoordigd, vormt een voldoende afspiegeling uit de raad om een Auditcommissie te krijgen met draagvlak vanuit de gehele raad. Dit is essentieel voor het gezaghebbend kunnen opereren van de Auditcommissie. De voorzitter, tevens lid van de commissie, wordt door de raad benoemd.

Het fractievoorzittersoverleg doet een voordracht tot benoeming van de zes leden, waaronder de voorzitter. De commissieleden kiezen uit hun midden zelf de plaatsvervangend voorzitter.

Het is ook de verantwoordelijkheid van dit fractievoorzittersoverleg om bij die voordracht rekening te houden met continuïteit in kennis van de werkwijze en het opereren van de Auditcommissie. Kennis van onderhanden zaken inclusief de contacten met de accountant zijn daarbij ook van belang.

Ook de beëindiging van het lidmaatschap van de commissie is geformuleerd.

De adviseurs aan deze commissie zijn de voor de hand liggende lokale partners in het totale proces van planning en control. Hun aanwezigheid bij vergaderingen is altijd op uitnodiging en gerelateerd aan de te bespreken onderwerpen. Het moet de commissie uiteraard om haar moverende redenen mogelijk gemaakt worden om zonder één of meerdere adviseurs te beraadslagen. De griffier zal uit hoofde van zijn functie contact onderhouden met de commissie en kan de vergaderingen op basis van doorlopende invitatie altijd bijwonen.

Artikel 5 Voorzitter en secretaris.

Dit artikel behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging

In dit artikel is aangegeven dat de commissie vergadert, zo vaak als nodig is.

Het vergaderquorum is daarbij bepaald op 3 leden, waaronder de voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter.

De vergaderingen zijn niet openbaar. Belangen van de gemeente kunnen worden geschaad, indien documenten, die vaak nog in een conceptstadium verkeren maar wel al met de Auditcommissie inhoudelijk besproken moeten worden, in openbaarheid aan de orde zouden gaan komen.

De vertrouwelijkheid geldt voor de verslagen van de vergaderingen van de commissie, die wel in het conceptstadium al ter kennis gebracht worden van de raad. Wel is in dit artikel de mogelijkheid geformuleerd dat de commissie (delen van) het conceptverslag openbaar maakt.

Indien bij raads- en commissieleden behoefte is aan meer informatie over hetgeen in een auditcommissievergadering is besproken, dan kan de agendacommissie verzocht worden om een besloten of openbare vergadering in te plannen. Voor zo’n vergadering kan bijvoorbeeld de accountant worden uitgenodigd voor een nadere toelichting.

Artikel 7 Wijze van advisering

De adviezen van de commissie zijn openbaar tenzij de commissie anders besluit. Vastgelegd is dat een minderheidsstandpunt in de commissie, indien zich dat voordoet bij advisering, ook een vermelding in het advies krijgt.

Artikel 8 Informatie

Een Auditcommissie die niet de beschikking krijgt over de relevante informatie, kan haar taak niet waarmaken.

Daartoe voorzien de bepalingen in dit artikel. Het verplicht beschikbaar stellen van die informatie wordt aan het college en de rekenkamer opgedragen.

Ook is bepaald dat de commissie de raad van informatie en toelichting voorziet.

Artikel 9 Slotbepalingen

Er kunnen zich altijd situaties voordoen, waarin de verordening niet voorziet.

De commissie beslist dan op voorstel van haar voorzitter.

De naam van de verordening is in dit artikel vastgelegd alsmede de formele bepaling van de inwerkingtreding.