Financiële beheersverordening openbaar lichaam Sint Eustatius

1. Indien het maximale financiele kader van de begroting door het College vastgesteld wordt in de zogenaamde kaderbrief wordt hiermee rekening gehouden door het bestuurscollege.

2. Jaarlijks maakt het bestuurscollege voorafgaand aan de (concept) begroting een begroting op basis van ongewijzigd beleid op.

3. Op basis van de financiële ruimte die aanwezig is tussen de doorlopende verplichtingen uit de begroting op basis van ongewijzigd beleid en het financiële kader wordt door het bestuurscollege een (concept) beleidsplan voorgelegd aan de eilandsraad.

1. Op grond van de wet dient het beleidsplan tenminste in te gaan op de doelstelling van het te voeren beleid, welke activiteiten daar voor moeten worden verricht en welke kosten daaraan verbonden zijn voor het begrotingsjaar, en voor de periode van de meerjarenraming, waarbij op nieuw beleid separaaat wordt ingegaan.

2. In de beleidsbegroting wordt verder in aparte paragrafen aandacht besteed aan de volgende onderwerpen:

• a.

  lokale heffingen;

• b.

  weerstandsvermogen;

• c.

  onderhoud kapitaalgoederen;

• d.

  bedrijfsvoering;

• e.

  deelnemingen;

• f.

  grondbeleid;

• g.

  collectieve sector.

1. De financiële begroting bevat voor de op grond van de BBV BES voorgeschreven hoofdfuncties en functies de raming van de baten en lasten en het saldo voor het budgetjaar en de drie daaropvolgende jaren. Tevens dienen ter vergelijking de gebudgetteerde bedragen van het vorig jaar en de realisatie van het jaar voorafgaand aan het vorig jaar te worden opgenomen.

2. Tevens dient de financiële begroting een overzicht te bevatten van de voorgenomen investeringen voor het budgetjaar en de drie daarop volgende jaren. In dit overzicht dient naast het bedrag van de voorgenomen investering ook de wijzen van financiering te worden aangegeven. Verder dienen de jaarlijkse onderhoud- en afschrijvinglasten te worden aangegeven en het laatste jaar waarin afschrijving zal plaatsvinden. Indien van toepassing worth de naam en omvang van de voor de investering opgebouwde bestemmingsreserve opgenomen.

3. Voorts dient in de financiële begroting te zijn opgenomen een staat van reserves en voorzieningen voor het budgetjaar en de drie op de begrotingsjaar volgende jaren. Per reserve en voorziening wordt getoond het verloop gedurende het jaar. Hieruit dient te blijken:

• a.

  het geraamde saldo aan het begin van het begrotingsjaar;

• b.

  de geraamde toevoegingen of onttrekkingen;

• c.

  de geraamde toevoegingen of onttrekking uit hoofde van de bestemming van het resultaat van het voorgaande boekjaar;

• d.

  de geraamde verminderingen in verband met afschrijvingen op activa waarvoor een specifieke bestemmingsreserve is gevormd;

• e.

  het geraamde saldo aan het einde van het begrotingsjaar.

4. Een toelichting van de grondslagen waarop de financiële begroting is gebaseerd dient te bevatten:

• a.

  het gerealiseerde bedrag van het vorig begrotingsjaar, het geraamde bedrag van het vorig begrotingsjaar na wijziging, de geraamde bedragen voor het begrotingsjaar en voor de eerst volgende drie jaren;

• b.

  de gronden waarop de ramingen zijn gebaseerd en bij grote afwijkingen, de oorzaken van het verschil;

• c.

  een overzicht van geraamde incidentele baten en lasten;

• d.

  een overzicht van vrije uitkeringen;

• e.

  een overzicht personeel waarin op basis van het organisatiebesluit de aantallen personeel en de salarislasten worden opgenomen gesplitst informatieve en project functies;

• f.

  een overzicht van de geactiveerde kapitaaluitgaven waarin per actief wordt opgenomen de boekwaarde aan het begin van het begrotingsjaar en de verwachte mutaties tijdens het begrotingsjaar;

• g.

  een overzicht van de geraamde bedragen aan subsidies en inkomensoverdrachten.

1. Het bestuurscollege biedt uiterlijk 1 september van een jaar een ontwerpbegroting voor het volgend begrotingsjaar aan de eilandsraad aan. In deze ontwerpbegroting dienen te zijn verwerkt de beleidsprioriteiten van de eilandsraad en de adviezen van het College en vormt daarmee het uitvoeringskader voor het volgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

2. De eilandsraad stelt de definitieve begroting uiterlijk 1 november voorafgaande aan het begrotingsjaar vast en verleent hiermee het bestuurscollege de autorisatie om de begroting binnen het in het eerste lid genoemde uitvoeringskader te realiseren.

3. Het bestuurscollege stuurt de door de eilandsraad vastgestelde begroting binnen 2 weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 november van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar ter goedkeuring aan de Minister door tussenkomst van het College.

1. Het bestuurscollege informeert de eilandsraad tenminste na afloop van elk kwartaal door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het openbaar lichaam.

2. De indeling van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de functie-indeling van de begroting.

3. De rapportages gaan in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en de lasten (input), de geleverde prestaties (output) en, indien daar aanleiding voor is, de maatschappelijke effecten (outcome).

4. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de eilandsraad heeft het bestuurscollege de mogelijkheid om voorstellen voor bijstelling van het beleid en wijziging van de geautoriseerde budgetten in te dienen. Dit laat onverlet de mogelijkheid om in spoedeisende gevallen een tussentijdse begrotingswijziging voor te stellen.

5. Met het vaststellen van de tussentijdse rapportages, begrotingswijzigingen en de jaarstukken worden alle wijzigingen en bijstellingen tot dat moment geautoriseerd door de eilandsraad.

6. Het bestuurscollege biedt na afloop van elk kwartaal een uitvoeringsrapportage vergezeld van eventuele ontwerpen van begrotingswijziging aan de Minister aan door tussenkomst van het College.

1. Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat:

• a.

  de eilandelijke functies in de fmanciele administratie waaraan de werkelijke lasten en baten door middel van kostentoerekening worden toegerekend, eenduidig zijn toe te wijzen aan de functies welke zijn vastgelegd in de wet;

• b.

  de budgetten uit de begroting en kredieten voor investeringen van de vastgestelde investeringsbesluiten eenduidig worden toegewezen aan de diensten cq. afdelingen;

• c.

  de lasten van de functies zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

1. De eilandsraad machtigt het bestuurscollege om overschrijving van begrotingsbedragen tussen functies uit te voeren als deze voldoen aan de volgende voorwaarden:

• a.

  overschrijvingen zijn alleen toegestaan als deze passen binnen het vastgestelde beleid;

• b.

  overschrijvingen mogen het begrotingssaldo niet beinvloeden;

• c.

  de overschrijdingen worden opgenomen in de tussentijdse rapportages als bedoeld in artikel 6.

1. Het bestuurscollege draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor een administratieve organisatie met ingebouwde maatregelen van interne controle ter waarborging hiervan.

2. Daarnaast kan het bestuurscollege de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen laten toetsen. De resultaten van een dergelijke toets en het eventuele plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de eilandsraad aangeboden.

1. Het bestuurscollege legt verantwoording af aan de eilandsraad over de uitvoering van de begroting door middel van de jaarstukken.

2. De jaarstukken bestaan tenminste uit het jaarverslag en de jaarrekening.

1. Het Jaarverslag bevat een hoofdstuk beleidsverantwoording en een aantal verplichte paragrafen.

2. Conform de wet dient in het hoofdstuk beleidsverantwoording van het Jaarverslag verslag te worden gedaan over de realisatie van de beleidsdoelstellingen en de verrichte activiteiten gedurende het begrotingsjaar.

3. In het jaarverslag wordt verder in aparte paragrafen zoals genoemd in artikel 3 van deze verordening aandacht besteed aan de verantwoording van hetgeen in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.

1. De Jaarrekening bestaat uit een balans en toelichtingen, de rekening met toelichtingen en het overzicht verantwoordingsinformatie bijzondere uitkeringen.

2. De rekening bestaat uit het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten, de initiële en bijgestelde begroting voor en na wijziging, het resultaat en de toelichting.

3. De toelichting op de rekening bevat tenminste:

• a.

  een analyse van de significante verschillen tussen de gewijzigde begroting en de rekening;

• b.

  een overzicht personeel;

• c.

  een overzicht subsidie en inkomensoverdrachten;

• d.

  een overzicht deelnemingen.

1. De eilandsraad wijst een accountant aan die belast is met de controle van de jaarrekening.

2. De accountant geeft een verklaring af bij de Jaarrekening en brengt een verslag van bevindingen uit.

3. De verklaring van de accountant wordt opgenomen in de jaarstukken.

1. Het bestuurscollege legt tijdig de jaarstukken ter vaststelling voor aan de eilandsraad.

2. Binnen twee weken na vaststelling door de eilandsraad maar in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgend op het begrotingsjaar stuurt het bestuurscollege de door de eilandsraad vastgestelde jaarstukken toe aan de Minister door tussenkomst van het College.

1. Bij de begroting en jaarstukken doet het bestuurscollege in de paragraaf lokale heffingen ten minste verslag van:

• a.

  de geraamde inkomsten;

• b.

  het beleid ten aanzien van de lokale heffingen;

• c.

  een overzicht op hoofdlijnen van de diverse heffingen;

• d.

  een aanduiding van de locale lastendruk;

• e.

  een beschrijving van het kwijtscheldingsbeleid.

1. Het bestuurscollege geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting de risico’s aan waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het bestuurscollege geeft tevens een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het bestuurscollege brengt hierbij in elk geval de risico's in beeld en actualiseert deze risico's waar nodig.

2. Tevens geeft het bestuurscollege in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

3. Een inventarisatie en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico's dient te worden toegevoegd.

1. Bij de begroting en de jaarstukken doet het bestuurscollege in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan wegen, riolering, water, openbaar groen en gebouwen. Hierbij zal onder anderen verwezen worden naar eilandelijke beheersplannen, waarin het beleidskader wordt aangegeven met de daaruit voortvloeiende financiele consequenties. De financiële consequenties dienen opgenomen te worden in de begroting.

1. Het bestuurscollege biedt de eilandsraad jaarlijks, bij de behandeling van de begroting, een paragraaf inzake de bedrijfsvoering aan. In deze paragraaf wordt mede ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven en wordt inzicht gegeven in de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Hierbij zal onder andere aandacht worden geschonken aan het P&O- beleid, Dienstverleningen Planning & Control.

2. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

1. Het bestuurscollege biedt jaarlijks bij de begroting en de jaarrekening een staat van reserves en voorzieningen aan.

2. Deze staat behandelt o.a. (wijzigingen in) de vorming en besteding van reserves en voorzieningen, de aard en doelstelling per reserve en voorziening.

3. Tussentijds noodzakelijk geachte maar niet reeds begrote vorming of opheffing van reserves en voorzieningen, danwel toevoegingen en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen, kunnen zonder afzonderlijk voorafgaand eilandsraadsbesluit plaatsvinden. In de tussentijdse rapportages respectievelijk de jaarstukken dienen deze mutaties zichtbaarte zijn. Middels het vaststellen van tussentijdse rapportages respectievelijk de jaarstukken vindt formele autorisatie door de eilandsraad plaats.

4. Voorwaarde voor toepassing van lid 3 is dat deze mutaties noodzakelijk zijn om de in de begroting aangegeven doelstellingen of activiteiten te realiseren of wanneer deze op grond van geldende verslaggevingsregels noodzakelijk blijken. In het geval van onttrekkingen dienen de te dekken lasten duidelijk te passen bij aard en doelstelling van de reserve of voorziening.

1. Het bestuurscollege draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen

2. De bezittingen welke geregistreerd worden zijn; terreinen, gebouwen, vervoersmiddeIen,hardware‚ software, kantoormeubilair en airco's.

3. Het bestuurscollege draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van het Openbaar lichaam Sint Eustatius systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-) schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

4. Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het bestuurscollege maatregelen ter correctie van de tekortkomingen.

5. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de eilandsraad aangeboden.

l. Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiele administratie voldoet aan de wet en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan de Minister en het College alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het Openbaar lichaam.

1. Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat:

• a.

  de eilandelijke organisatie eenduidig is ingedeeld en de taken van het openbaar lichaam eenduidig zijn toegewezen aan de diensten eq. afdelingen;

• b.

  taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, voor zover mogelijk met inachtneming van de kleinschaligheid van de ambtelijke organisatie, adequaat zijn gescheiden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  afspraken zijn gemaakt met de diensten over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• d.

  mandaten en volmachten zijn verleend voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.