Controleverordening Sint Eustatius

Geldend van 30-04-2016 t/m heden

Intitulé

Controleverordening Sint Eustatius

De eilandsraad van het openbaar lichaam Sint Eustatius;

gelezen op het voorstel van het bestuurscollege d.d. 18 maart 2016, zonder nummer;

gehoord het advies van de Centrale Commissie d.d. 14 april 2016;

gelet op artikel 38, eerste lid van de Wet financiën openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba;

b e s l u i t:

vast te stellen de Controleverordening Sint Eustatius.

Artikel 1 Definities

In deze controleverordening wordt verstaan onder:

  • a)

    Accountant:

    Een registeraccountant die beroepsmatig in staat zijn jaarrekeningen te controleren en die wettelijk de bevoegdheid heeft om een verklaring af te geven over de getrouwheid van de jaarrekening. De opdracht kan worden verleend aan een organisatie, waarin accountants die mogen worden aangewezen, samenwerken.

  • b)

    Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

    het in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de door de eilandsraad van het openbaar lichaam vastgestelde verordeningen tot stand komen van baten en lasten alsmede balansmutaties.

  • c)

    Deelverantwoording:

    Een in opdracht van de eilandsraad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van het openbaar lichaam Sint Eustatius welke onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de eilandsraad te benoemen accountant als bedoeld in artikel 1 lid a van de controleverordening.

  • 2. Het bestuurscollege bereidt de opdrachtverlening van de accountantscontrole voor.

  • 3. De eilandsraad stelt het controleprotocol vast, bestaande uit het toetsingskader, het normenkader alsmede de eisen die gelden voor de accountantscontrole. Deze zijn:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapportering-toleranties bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvang en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties;

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • d.

      de frequentie en inrichtingseisen van aanvullende tussentijdse rapportering;

    • e.

      de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden, en;

    • f.

      de functies van het openbaar lichaam en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 3 Informatie-uitwisseling eilandsraad en accountant

De eilandsraad en de accountant hebben overleg, over:

  • 1.

    de opdrachtverlening aan de accountant, de inhoud van het controle-protocol en eventuele aanvullende opdrachten te verstrekken door de eilandsraad aan de accountant;

  • 2.

    de bevindingen naar aanleiding van de interne controle indien daartoe aanleiding is, en;

  • 3.

    de bevindingen naar aanleiding van de jaarrekening en bijbehorende rapportages.

Artikel 4 Informatieverstrekking door bestuurscollege

  • 1. Het bestuurscollege is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

  • 2. Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuurscollegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3. Bij de jaarrekening bevestigt het bestuurscollege schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt (letter of representation).

  • 4. Het bestuurscollege overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen binnen de wettelijke termijn aan de eilandsraad.

  • 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de eilandsraad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het bestuurscollege aan de eilandsraad en de accountant gemeld.

Artikel 5 Inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening samen met het bestuurscollege de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht en de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 6 Toegang tot informatie

  • 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het bestuurscollege draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van het openbaar lichaam Sint Eustatius.

  • 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het bestuurscollege draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

  • 3. Het bestuurscollege draagt er zorg voor, dat alle organisatie eenheden van het openbaar lichaam Sint Eustatius zijn gehouden de accountant tijdig alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 7 Overige controles en opdrachten

  • 1. Het bestuurscollege kan de door de eilandsraad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

  • 2. De accountant neemt in diens verslag een opsomming op van specifieke werkzaamheden die in opdracht van het bestuurscollege zijn uitgevoerd.

  • 3. Het bestuurscollege draagt de zorg voor de verantwoording aan andere organisaties die op grond van wettelijke voorschriften controles moeten verrichten. Het bestuurscollege neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het bestuurscollege bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de eilandsraad benoemde accountant, indien dit in het belang van het openbaar lichaam is.

Artikel 8 Rapportering

  • 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, legt hij deze in zijn of een verslag vast en wordt bijgevoegd aan de stukken van de jaarrekening die aan de eilandsraad worden aangeboden.

  • 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn in de managementletter.

  • 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de eilandsraad door de accountant aan het bestuurscollege voorgelegd met de mogelijkheid voor het bestuurscollege om op deze stukken te reageren.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na afkondiging.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Controleverordening Sint Eustatius’.

Ondertekening

Vastgesteld in de openbare vergadering van de eilandsraad 28 april 2016.
De waarnemend gezaghebber, De eilandgriffier,
de heer J.C.A. Woodley. de heer L.F. van Ameijden Zandstra.

Memorie van toelichting.

Artikel 1. Definities

Dit artikel geeft definitiebepalingen en behoeft geen verdere toelichting.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het bestuurcollege verantwoording afleggen aan de eilandsraad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Voor het overleggen van deze stukken aan de eilandsraad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de eilandsraad. Het is dan ook de eilandsraad, die de accountant aanwijst.

Het eerste lid regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening.

Het tweede lid regelt dat het bestuurscollege verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening.

Het derde lid regelt de spelregels voor de accountantscontrole. Referentie is het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden dat door de minister is vastgesteld. Het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden bevat onder andere regels voor de omvangsbasis en goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen. Deze spelregels zijn in het controleprotocol opgenomen en het is de eilandsraad die deze vaststelt.

Artikel 3. Informatie-uitwisseling eilandsraad en accountant

Een goede informatie-uitwisseling tussen de eilandsraad (opdrachtgever controles) en de accountant (uitvoerder controles) is van belang. Enerzijds bedoeld voor het maken van afspraken over de te verrichten controles en de reikwijdte van de controles. Anderzijds het terugkoppelen van de bevindingen c.q. resultaten van de verrichte controles.

Artikel 4. Informatieverstrekking door bestuurscollege

Het bestuurscollege is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de eilandsraad is het bestuurscollege ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de eilandsraad geëiste deelverantwoordingen.

Artikel 4 regelt ook de verplichtingen van het bestuurscollege voor de verstrekking van deachterliggende informatie aan de accountant. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden.

Het tweede lid draagt aan het bestuurscollege op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.

Het derde lid een optie. Het verplicht het bestuurscollege een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het bestuurscollege verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter of representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is (geen wettelijke verplichting), is het een initiatief van de accountant om het bestuurscollege een dergelijke verklaring te laten verstrekken.

In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het bestuurscollege gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de eilandsraad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan de College financieel toezicht. Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.

De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de eilandsraad. Het bestuurscollege moet bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de eilandsraad ook de controleverklaring en het verslag van bevindingen toevoegen.

Het vijfde lid van het artikel gebiedt het bestuurscollege alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de controleverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de eilandsraad aan het bestuurscollege bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Hiermee wordt beoogd om verrassingen tijdens de eilandsraadsbehandeling uit te sluiten.

Artikel 5. Inrichting accountantscontrole

Dit artikel regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het bestuurscollege ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het bestuurscollege is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van het openbaar lichaam Sint Eustatius. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.

Artikel 6. Toegang tot informatie

Artikel 6 kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de eilandsraad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het bestuurscollege de plicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van het openbaar lichaam Sint Eustatius en de ambtenaren van het openbaar lichaam Sint Eustatius volledig meewerken aan de accountantscontrole.

Het derde lid van artikel 6 regelt dat de ambtelijke organisatie gehouden is tijdig gedurende de tijd gevolg te geven aan verzoeken van de accountant tot het verstrekken van informatie. Onder tijdig moet worden volstaan: binnen de periode waarin de accountant de controlewerkzaamheden verricht.

Artikel 7. Overige controles en opdrachten

Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen het openbaar lichaam Sint Eustatius die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door het openbaar lichaam Sint Eustatius (bijzondere uitkeringen) in voorkomende situaties een aparte controleverklaring.

Het eerste lid regelt hoe het bestuurscollege moet omgaan met de uitbesteding van specifieke en overige werkzaamheden. De aanwijzing van de accountant is een bevoegdheid van het bestuurscollege. Ook kan het bestuurscollege besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de eilandsraad benoemde accountant. Het betreffen hier advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant en die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.

Het tweede lid regelt dat de accountant de specifieke werkzaamheden verantwoord in zijn verslag.

Het derde lid regelt dat het bestuurscollege er op toe ziet dat de formaliteiten en wettelijkevoorschriften in acht worden genomen en indien nodig een andere dan de door de eilandsraadbenoemde accountant de opdracht hiertoe kan geven.

Artikel 8. Rapportering

Het derde en vierde lid van artikel 38 van de Wet op de financiën Openbare Lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba regelen de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan de eilandsraad en het bestuurscollege. Aanvullend daarop kan de eilandsraad in zijn programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen.

Artikel 8 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde controles. Zaken die dan natuurlijk wel in het programma van eisen bij de aanbesteding moeten worden geregeld.

Het eerste lid regelt, dat het bestuurscollege in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het bestuurscollege (in overleg met de eilandsraad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.

Het tweede lid regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen, die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Op grond van de rapportage kan actie worden ondernomen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.

Het derde lid regelt de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden besproken met de eilandsraad.

Artikelen 9, 10. Citeertitel en inwerkingtreding

Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting.