Instructie voor de eilandgriffier 2016

1. De eilandgriffier draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de eilandsraad, zijn leden en de eilandsraadscommissie.

2. Hij draagt er desgevraagd of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van de eilandsraad en de eilandsraadscommissies de informative wordt verstrekt die zij in hun respectievelijke hoedanigheid behoeven. De informative wordt digital, mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopei verstrekt, waarbij zoveel mogelijk met de wens van de leden rekening wordt gehouden.

3. De eilandgriffier zorgt er voor dat de leden van de eilandsraad en de eilandsraadscommissies desgevraagd de nodige bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties en overige in de wet en in het Reglement van Orde van de eilandsraad voorziene bevoegdheden en initiatieven van de eilandsraadsleden.

1. De eilandgriffier draagt zorg voor een goede logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding van de vergaderingen van de eilandsraad en de eilandsraadscommissies.

2. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan de eilandsraad en de eilandsraadscommissies. Zo nodig adviseert de eilandgriffier de eilandsraad ten behoeve van de door de eilandraad te nemen besluiten.

3. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures.

4. Hij draagt zorg voor het toetsen van de compleetheid van vergaderstukken en bewaakt de in het Reglement van Orde van de eilandsraad gestelde termijnen.

5. Hij draagt zorg voor het beheer van de eilandsraadsagenda.

1. De eilandgriffier staat de voorzitter van de eilandsraad terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de eilandsraad.

2. Hij staat de voorzitter van het presidium terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van het presidium.

3. Hij draagt zorg voor de ondersteuning van de voorzitters van de eilandsraadscommissies door de daartoe aangewezen commissiegriffiers en fungeert als klankbord bij hun gemeenschappelijke zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen en andere activiteiten van de eilandsraadscommissies.

4. Hij ziet toe op de naleving door commissies, -voorzitters en ‒griffìers van de door de eilandsraad vastgestelde afspraken, de reglementen van orde van de eilandsraad en de eilandsraadscommissies, stelt interpretatieverschillen- zonodig- aan de orde in het presidium.

1. De eilandgriffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van het presidium en doet behandelvoorstellen voor geagendeerde onderwerpen en zorgt voor verslaglegging.

2. Hij draagt zorg voor het opstellen van voorstellen betreffende de inhoudelijke taken van het presidium en het op basis van wet- en regelgeving aan de eilandsraad terbeschikking staande instrumentarium.

3. Hij draagt zorg voor het opstellen van een werkplan en een jaarverslag met betrekking tot de werkzaamheden van de griffie en legt deze ter vaststelling voor aan het presidium.

1. De eilandgriffier geeft leiding aan de griffie.

2. Hij heeft de verantwoordelijkheid voor:

• a.

  de kwaliteit van de advisering en ondersteuning door de bij de griffie werkzame medewerkers.

• b.

  de bewaking van de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

• c.

  de begeleiding en ontwikkeling van de griffiemedewerkers en voert daartoe functionerings- en beoordelingsgesprekken.

• d.

  Het beheer van de aan de griffie en de eilandsraad op basis van de begroting toegedeelde budgetten.

1. De eilandgriffier voert regelmatig overleg met de eilandsecretaris en gezaghebber over:

• a.

  zaken die het verkeer tussen bestuurscollege en eilandsraad en tussen organisatie en griffie betreffen en maakt daar afspraken over;

• b.

  het verloop en de kwaliteit van de bestuurlijke procesvoering;

• c.

  organisatorische aangelegenheden;

• d.

  de wijze waarop ambtelijke bijstand en ondersteuning wordt verleend aan de eilandsraad

• e.

  over aangelegenheden die de eilandsraad betreffen.

2. De griffier voert twee keer per jaar overleg met de gezamenlijke rekenkamer.

1. Indien de eilandsraad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 160 van de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba instelt, ondersteunt de eilandgriffier of een onder zijn verantwoordelijkheid functionerende griffiemedewerker dezecommissie.

2. Indien een andere commissie van de eilandsraad wordt ingesteld als bedoeld in artikel 118 van de Wet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba, draagt de eilandgriffier zorg voor de ambtelijke ondersteuning vanuit de griffie en/of de ambtelijke organisatie.

1. Indien de eilandgriffier meerdan twee weken verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij hiervan tijdig mededeling aan het presidium.

2. De plaatsvervangend eilandgriffier treedt in alle bevoegdheden van de eilandgriffier bij diens vervanging.

1. In alle gevallen waar in deze instructie niet voorziet, pleegt de eilandgriffier voor zover nodig met overleg met de voorzitter van het presidium.

2. Deze instructie treedt in werking de dag na de vaststelling.