Regeling vervallen per 01-01-2020

Uitvoeringsregeling gesprekscyclus

Geldend van 19-09-2014 t/m 31-12-2019 met terugwerkende kracht vanaf 01-09-2014

Intitulé

Uitvoeringsregeling gesprekscyclus

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waterland,

gezien de instemming van de Ondernemingsraad van de gemeente Waterland, d.d. 18 augustus 2014;

overwegende dat het wenselijk is een goede gesprekscyclus te waarborgen als instrument voor management en medewerkers om resultaatgericht te werken en ontwikkeling te stimuleren;

gelet op artikel 15:1:15 CAR-UWO gemeente Waterland,

BESLUIT:

vast te stellen de navolgende Uitvoeringsregeling gesprekscyclus.

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    beoordelingsgesprek: eenzijdig gesprek waarin de leidinggevende een oordeel uitspreekt over de kwaliteit van het functioneren van de medewerker en het resultaat van de gemaakte afspraken;

  • b.

    competenties: de afgesproken organisatiebrede en functiegerichte competenties behorende bij het generieke profiel en de resultaatbeschrijving;

  • c.

    functioneringsgesprek: een tweezijdig gesprek waarbij leidinggevende en medewerker afstemmen of de afspraken nagekomen worden en of bijsturing noodzakelijk is; ontwikkelingsmogelijkheden worden besproken.

  • d.

    generiek profiel: het functieprofiel behorend bij de functie, als ook de toegekende module;

  • e.

    Individueel loopbaanbudget; budget van € 500,- per kalenderjaar dat de medewerker kan inzetten voor loopbaan gerelateerde activiteiten zoals opleiding, loopbaanadvies, coaching en ontwikkeling;

  • f.

    gesprekscyclus: met een bepaalde regelmaat terugkerende gesprekken waaronder het resultaatgesprek, het functioneringsgesprek, het beoordelingsgesprek en het POP gesprek;

  • g.

    Gespreksformulieren: bedoeld worden de formulieren waarop de gesprekken worden vastgelegd;

  • h.

    Medewerker: medewerker als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, onderdeel a, van de CAR-UWO;

  • i.

    Raadsman: een door de medewerker aangewezen onafhankelijke persoon , die aantoonbaar in staat moet worden geacht om rechtsbijstand te verlenen.

  • j.

    resultaatbeschrijving: het document waarop de afspraken voor het komende jaar worden vastgelegd.

  • k.

    resultaatgesprek: een tweezijdig gesprek tussen medewerker en leidinggevende waarin de resultaatbeschrijving wordt opgesteld en besproken.

  • l.

    organisatie: de gemeente Waterland;

  • m.

    POP gesprek: een tweezijdig gesprek tussen medewerker en leidinggevende, waarbij de gewenste ontwikkeling over een langere periode in kaart wordt gebracht.

Artikel 2 Het resultaatgesprek

  • 1. De basis van het resultaatgesprek is het generieke profiel van de functie en de daarbij horende competenties.

  • 2. Het resultaatgesprek wordt jaarlijks gehouden in de periode oktober – december.

  • 3. Bij een nieuwe medewerker wordt het resultaatgesprek gehouden, uiterlijk 1 maand, na indiensttreding.

  • 4. Voor het gesprek vraagt de leidinggevende om input van de medewerker en voegt deze samen met zijn eigen input. In het gesprek wordt teruggekeken naar het afgelopen jaar, waarbij de resultaten worden vastgelegd. Nieuwe afspraken worden gemaakt en vastgelegd in een resultaatbeschrijving voor het daaropvolgende jaar.

  • 5. Aanvullende competenties en of opleidingseisen/wensen worden besproken en vastgelegd.

  • 6. Taken die substantieel afwijken van het generieke profiel worden specifiek benoemd.

  • 7. De gemaakte afspraken worden vastgelegd op het gespreksformulier resultaatgesprek. (Bijlage 1)

Artikel 3 Het functioneringsgesprek

  • 1. De basis van het functioneringsgesprek is de resultaatbeschrijving.

  • 2. Het functioneringsgesprek wordt jaarlijks gehouden in de periode april –juni.

  • 3. Bij een nieuwe medewerker wordt het functioneringsgesprek uiterlijk 3 maanden na indiensttreding gehouden.

  • 4. Bij rechtspositionele aanleiding wordt het functioneringsgesprek tussentijds gehouden. De medewerker en de leidinggevende kan zich, als daarover tussen de gesprekspartners overeenstemming is bereikt, laten bijstaan door een informant.

  • 5. Op verzoek van de medewerker of de leidinggevende en na overeenstemming tussen partijen neemt de P&O adviseur deel aan het gesprek.

  • 6. De medewerker wordt tenminste 1 week voor het gesprek uitgenodigd en aan de medewerker wordt input gevraagd voor het gesprek.

  • 7. In het gesprek wordt de voortgang van de afspraken besproken en waar nodig bijgestuurd.

  • 8. Onderwerpen die in ieder geval besproken worden zijn: de afspraken uit het vorige gesprek, de afspraken uit de resultaatbeschrijving, competenties, werkprocessen, opleidingen, ziekteverzuim, samenwerking en schriftelijke en mondelinge communicatie.

  • 9. Specifieke aandacht wordt geschonken aan de levensfase van de medewerker.

  • 10. De gemaakte afspraken en het gespreksverslag worden vastgelegd op het gespreksformulier functioneringsgesprek. (Bijlage 2)

Artikel 4 Het POP gesprek

  • 1. Het POP gesprek wordt gehouden:

    • a.

      tenminste 1 x in de drie jaar;

    • b.

      bij een aanvraag om gebruik te maken van het individueel loopbaanbudget.

  • 2. De medewerker wordt voorafgaand aan het gesprek door de leidinggevende om input gevraagd over ontwikkelingswensen en daaruit voortkomende leervragen en leerdoelen.

  • 3. Op verzoek van de medewerker of de leidinggevende en na overeenstemming tussen partijen neemt de P&O adviseur deel aan het gesprek.

  • 4. De gemaakte afspraken en het gespreksverslag worden vastgelegd op het gespreksformulier POP gesprek. (Bijlage 3)

Artikel 5 Het beoordelingsgesprek

  • 1. Het beoordelingsgesprek wordt gehouden:

    • a.

      in het eerste dienstjaar, uiterlijk 9 maanden na indiensttreding;

    • b.

      bij een tijdelijke aanstelling na het eerste dienstjaar, tenminste 1 beoordelingsgesprek, drie maanden voor het vervallen van de aanstelling;

    • c.

      tussentijds bij rechtspositionele aanleiding;

    • d.

      voor de functie afdelingshoofd 1x per 2 jaar.

  • 2. De medewerker wordt tenminste 1 week voor het gesprek door de leidinggevende uitgenodigd.

    De medewerker kan zich laten bijstaan door een P&O adviseur of raadsman

  • 3. De P&O adviseur is aanwezig bij het gesprek. Als tussen medewerker, leidinggevende en P&O adviseur overeenstemming wordt bereikt, kan daarvan worden afgeweken.

  • 4. De beoordeling is gebaseerd op de gezichtspunten: kennis, zelfstandigheid, uitdrukkingsvaardigheid, contacten, leidinggeven en een indien gewenst toegevoegd gezichtspunt.

  • 5. De competenties behorend bij het generieke profiel en de resultaatbeschrijving worden beoordeeld.

  • 6. De beoordeling wordt samenvattend gewaardeerd met onvoldoende, voldoende, goed, of uitstekend.

  • 7. Een recent gehouden functioneringsgesprek ligt mede ten grondslag aan de beoordeling.

  • 8. De gemaakte afspraken en het gespreksverslag worden vastgelegd op het gespreksformulier beoordelingsgesprek. (Bijlage 4)

Artikel 6 Bevoegdheid

  • 1. Bij het resultaatgesprek, het functioneringsgesprek en het POP gesprek tekenen leidinggevende en medewerker voor akkoord.

  • 2. Het beoordelingsgesprek is een besluit waarbij de leidinggevende de beoordeling vaststelt en de medewerker tekent voor gezien.

Artikel 7 Overeenstemming

  • 1. Bij het ontbreken van overeenstemming tussen de medewerker en de leidinggevende over de inhoud van het resultaatgesprek, het functioneringsgesprek en het POP gesprek wordt het gespreksformulier uiterlijk 4 weken na uitreiking voorgelegd aan de P&O adviseur met het doel alsnog overeenstemming te bereiken.

  • 2. Als na tussenkomst van de P&O adviseur nog geen overeenstemming wordt bereikt, wordt zo nodig een beoordelingsgesprek gepland.

Artikel 8 bezwaar en beroep

  • 1. Bij het resultaatgesprek, functioneringsgesprek en POP gesprek heeft de medewerker geen mogelijkheid tot het indienen van een bezwaar.

  • 2. Bij het beoordelingsgesprek heeft de medewerker de volgende mogelijkheden tot het indienen van een bezwaar:

    • a.

      bij tekstuele bezwaren: aanpassingen moeten binnen 1 week na ontvangst van het gespreksformulier aangeleverd worden bij P&O. De aanpassingen worden bij akkoord van de leidinggevende toegevoegd aan de beoordeling.

    • b.

      bij inhoudelijke bezwaren: binnen 2 weken na ontvangst van het gespreksformulier moet het inhoudelijke bezwaar in de vorm van een schriftelijke zienswijze aangeleverd worden bij P&O.

  • 3. Binnen 4 weken na ontvangst van de zienswijze wordt een nader gesprek gehouden tussen de medewerker, de leidinggevende, de adviseur P&O en de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Aansluitend wordt de beoordeling, al of niet gewijzigd, vastgesteld door de algemeen directeur/gemeentesecretaris.

  • 4. Het besluit wordt daarna bekend gemaakt aan de medewerker. Tegen dit besluit zijn de bepalingen overbezwaar-en beroep als bedoeld in de hoofdstukken 6 t/m 8 van de Algemene Wet Bestuursrecht van toepassing.

  • 5. Het bezwaar wordt behandeld door een externe bezwarenadviescommissie voor personeleaangelegenheden.

Artikel 9 Combinatiemogelijkheden

  • 1. Het combineren van de verschillende gespreksvormen is mogelijk bij:

    • a.

      het functioneringsgesprek; dit gesprek kan gecombineerd worden met het beoordelingsgesprek op voorwaarde dat de beoordeling een afgescheiden en apart benoemd onderdeel is van het functioneringsgesprek.

    • b.

      het POP-gesprek; op voorwaarde dat het POP gesprek een afgescheiden en apart benoemd onderdeel van het functioneringsgesprek.

  • 2. Het combineren van verschillende gespreksvormen is niet mogelijk bij gespannen werkverhoudingen.

Artikel 10 Initiatief.

Voor alle gespreksvormen, genoemd in artikel 2,3,4,en 5 geldt dat de gesprekken ook op initiatief van de medewerker kunnen worden gehouden.

Artikel 11 Afronding en archivering

  • 1. Bij het resultaatgesprek, het functioneringsgesprek en het POP gesprek levert de leidinggevende, uiterlijk 2 weken na het gesprek, het ingevulde formulier aan de medewerker. De medewerker tekent uiterlijk 2 weken na ontvangst van het formulier voor akkoord.

  • 2. Bij het beoordelingsgesprek levert de leidinggevende, uiterlijk 2 weken na het gesprek het formulier aan de medewerker, vergezeld van een gedateerde brief met de bezwarenprocedure. De medewerker tekent uiterlijk 2 weken na ontvangst van het formulier voor gezien.

  • 3. De opgemaakte gespreksverslagen maken onderdeel uit van het persoonsdossier van de betreffende medewerker.

Artikel 12 Rol P&O

  • 1. De rol van P&O in de gesprekscyclus bij het:

    • a.

      resultaatgesprek:

      • a.

        Bij twijfel over taken die substantieel afwijken van het generieke profiel wordt voorafgaand aan het gesprek door de leidinggevende afstemming gezocht met P&O

      • b.

        P&O voert na ontvangst van de resultaatbeschrijvingen een check uit ten aanzien van de bandbreedte van het generieke profiel.

      • c.

        P&O legt de resultaatbeschrijvingen ter kennisname voor aan dealgemeen directeur /gemeentesecretaris.

    • b.

      functioneringsgesprek: op verzoek van de medewerker of de leidinggevende en na overeenstemming tussen partijen neemt de P&O adviseur deel aan het gesprek.

    • c.

      beoordelingsgesprek: de leidinggevende bespreekt de inhoud van het gesprek vooraf met de P&O adviseur. De P&O adviseur is aanwezig bij het gesprek. Als tussen medewerker, leidinggevende en P&O adviseur overeenstemming wordt bereikt, kan daarvan worden afgeweken.

      De P&O adviseur bewaakt tijdens het gesprek een juiste uitvoering van de procedure en zorgt voor de verslaglegging.

    • d.

      POP gesprek: op verzoek van de medewerker of de leidinggevende en na overeenstemming tussen partijen neemt de P&O adviseur deel aan het gesprek.

Artikel 13 Schematische weergave gesprekscyclus

De gesprekcyclus wordt schematisch weergegeven. (Bijlage 5)

Artikel 14 Algemene Termijnwet.

Op deze regeling is de Algemene termijnwet van toepassing.

Artikel 15 Hardheidsclausule

In alle gevallen waar deze regeling onvoldoende duidelijk of bepalend is, of de regeling kennelijk onbedoeld onredelijk uitvalt voor de medewerker of organisatie beslist de algemeen directeur/ gemeentesecretaris conform de Mandaatregeling gemeente Waterland 2010.

Artikel 16 Intrekking

De aanvullende regelingen Functioneringgesprekken (B4) en de aanvullende regeling Beoordelingsgesprekken (B5) zoals vastgesteld bij collegebesluit van 01-03-2012 worden ingetrokken.

Artikel 17 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 september 2014.

Artikel 18 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Uitvoeringsregeling gesprekscyclus.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waterland, gehouden op 26 augustus 2014.
D.Broere
algemeen directeur/gemeentesecretaris
L.M.B.C. Wagenaar-Kroon
burgemeester