Commissieverordening 2014

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder: a. commissie: commissies ex artikel 82 van de Gemeentewet ingesteld bij afzonderlijk besluit van de raad; b. raad: raad van de gemeente Rotterdam; c. fractie: een of meer leden van de raad die overeenkomstig artikel 14 van het Reglement van orde voor vergaderingen van de raad 2014 worden geacht een eenheid te vormen; d. lid van een commissie: het lid van de raad dat op basis van een schriftelijke mededeling van zijn fractie aan de raad, als zodanig is aangewezen; e. cyclus: een periode van drie weken waarin commissieleden de vergadering van de raad - op de derde donderdag in deze periode - voorbereiden via fractie- en commissievergaderingen en waarin eventuele externe oriëntaties en informatieoverdracht plaatsvinden; f. actualiteiten: bijeenkomsten van de raad als bedoeld in artikel 28 van het Reglement van orde voor vergaderingen van de raad 2014.

Artikel 2 Taakstelling commissies

De commissies zijn belast met het geven van gevraagd en ongevraagd advies aan de raad, alsmede het voorbereiden van de besluitvorming van de raad.

Artikel 3 Samenstelling en plaatsvervanging

1. De raad benoemt de voorzitter van de commissie. 2. Elke fractie deelt aan de voorzitter van de raad schriftelijk mede wie uit haar midden als vertegenwoordiger(s) van de fractie zitting heeft (hebben) in een commissie, met dien verstande dat: a. een fractie met vijf of minder raadszetels recht heeft op één zetel in elke commissie; b. een fractie met zes tot en met tien raadszetels recht heeft op ten hoogste twee zetels in elke commissie; c. een fractie met meer dan tien raadszetels recht heeft op ten hoogste drie zetels in elke commissie. 3. De commissie wijst uit haar midden één van de leden van de commissie aan als plaatsvervangend voorzitter. 4. Het lidmaatschap van een commissie eindigt als: a. de voorzitter of het lid ophoudt lid te zijn van de raad; b. de voorzitter of het lid ontslag neemt als voorzitter, plaatsvervangend voorzitter of lid van de commissie; c. de fractie een ander lid als bedoeld in het tweede lid aanwijst als lid van de commissie; d. de raad de voorzitter of het lid ontslag verleent als voorzitter, plaatsvervangend voorzitter of lid van de commissie; e. als een commissie ophoudt te bestaan. 5. In geval van verhindering kan een lid zich doen vervangen door een door hem aan te wijzen lid van de raad. Hij doet hiervan voor aanvang van de vergadering mededeling aan de voorzitter. 6. In aanvulling op het tweede en het vijfde lid van dit artikel wordt onder ‘een zetel’ ook verstaan een verdeling van de woordvoerderschappen onder meerdere leden van een fractie, met dien verstande dat per agendapunt één lid per fractie het woord kan voeren.

Artikel 4 Burgerleden in commissies

1. In afwijking van het bepaalde in artikel 3, tweede lid, en met inachtneming van het tweede lid van dit artikel kan een fractie een burgerlid aanwijzen als haar vertegenwoordiger in een commissie. De voorzitter van de fractie doet hiervan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad. De mededeling gaat vergezeld van een schriftelijke verklaring dat het kandidaat-burgerlid instemt met de voordracht, alsmede een opgave van functies die het kandidaat-burgerlid vervult. 2. Een fractie die is gevormd op basis van de laatst gehouden verkiezingen voor de leden van de gemeenteraad met: a. één raadszetel kan ten hoogste twee burgerleden aanwijzen, met dien verstande dat elk burgerlid in ten hoogste twee commissies zitting kan nemen; b. twee raadszetels kan ten hoogste twee burgerleden aanwijzen, met dien verstande dat een van hen zitting kan nemen in ten hoogste twee commissies en een van hen zitting kan nemen in één commissie; c. drie raadszetels kan ten hoogste één burgerlid aanwijzen met dien verstande dat dit burgerlid in ten hoogste twee commissies zitting kan nemen; d. vier of meer raadszetels kan geen burgerleden aanwijzen.

3.Voor een aanwijzing als burgerlid komen alleen personen in aanmerking van wie de naam voorkomt op een geldig verklaarde lijst van de betreffende fractie voor de laatste gehouden verkiezingen voor de leden van de gemeenteraad. 4. De artikelen 10, 11, 12, 13, 15 en 28 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat in artikel 15, tweede lid, van de Gemeentewet voor 'gedeputeerde staten' 'de raad' moet worden gelezen. 5. De raad onderzoekt de geloofsbrieven van degene die is aangewezen als burgerlid en beslist omtrent de toelating tot burgerlid tot een of meer commissies. 6. Het lidmaatschap van de commissie van een burgerlid eindigt: a. als de fractie waar het burgerlid geacht wordt deel vanuit te maken, ophoudt een zelfstandige fractie te zijn; b. als het burgerlid ontslag neemt als burgerlid; c. als de fractie die hem heeft aangewezen schriftelijk aan de voorzitter van de raad mededeling doet dat de aanwijzing als burgerlid wordt ingetrokken; d. door overlijden; e. als de raad het burgerlid ontslag verleent; f. als het burgerlid niet meer voldoet aan de vereisten als bedoeld in de artikelen 10, 11, 12, 13, 15 en 28 van de Gemeentewet, of een met het lidmaatschap onverenigbare betrekking vervult; g. als het burgerlid een functie aanvaart als voorzitter of lid wordt van een gebiedscommissie; h. als het burgerlid een benoeming tot lid van de raad aanneemt; i. als de commissie ophoudt te bestaan. 7. Voordat een burgerlid zijn functie kan uitoefenen legt hij tijdens een vergadering van de raad in handen van de voorzitter de eed of de verklaring en belofte af overeenkomstig artikel 14 van de Gemeentewet en met dien verstande dat voor ‘lid van de raad’ wordt gelezen ‘burgerlid van een commissie’.

Artikel 5 Vervanging voorzitter

Bij verhindering of ontstentenis van de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter wordt deze vervangen door een door de commissie aan te wijzen lid van de commissie. In voorkomende gevallen kan de plaatsvervangend voorzitter ter vergadering ook het fractiestandpunt verwoorden. Daarbij voert hij per termijn als laatste spreker van de commissieleden het woord.

Artikel 6 Lidmaatschap niet-raadsleden in hoorcommissie

1.In afwijking van het bepaalde in artikel 3, tweede lid, maken van de commissie die belast is met advisering omtrent ruimtelijke ordening, ten hoogste vier leden deel uit die geen lid zijn van de raad. Zij worden op voordracht van het presidium benoemd door de raad. 2.De in het eerste lid genoemde commissieleden kunnen uitsluitend worden belast met het horen van degenen die zienswijzen hebben ingediend met betrekking tot een ontwerp(project)bestemmingsplan, een structuurvisie, een verklaring van geen bedenkingen, een onteigeningsplan, of een voornemen tot toepassing van de Wet voorkeursrecht gemeenten bij verwerving van onroerende zaken.

3.De commissie bedoeld in het eerste lid kan besluiten het horen over te laten aan een hoorcommissie, voorgezeten door een lid van de commissie dat tevens raadslid is. 4.De leden genoemd in het derde lid, brengen aan de commissie verslag uit, vergezeld van hun bevindingen. 5. De Algemene vergoedingsverordening leden commissies Rotterdam 2005 is van toepassing op de commissieleden genoemd in het eerste lid. 6. Het lidmaatschap van een lid, als bedoeld in het eerste lid, eindigt: a. als het lid ontslag neemt; b. door overlijden; c. als de raad het lid ontslag verleent; d. als de commissie als bedoeld in het eerste lid ophoudt te bestaan. 7. Voordat een lid als bedoeld in dit artikel zijn functie kan uitoefenen, legt hij tijdens een vergadering van de commissie in handen van de voorzitter de eed of de verklaring en belofte af zoals bedoeld in artikel 4, achtste lid.

Artikel 7 Ondersteuning Griffie / secretariaat

De griffier wijst één of meer functionarissen als commissiegriffier aan. De commissie laat zich verder bijstaan door een door de griffier aan te wijzen commissiesecretaris.

Artikel 8 Werkwijze commissies

1. De commissies houden procedurevergaderingen waarin wordt besloten over de agendering van onderwerpen en de wijze waarop onderwerpen zullen worden behandeld. Onderwerpen die door de raad ter behandeling aan de commissies worden voorgelegd worden op de gevraagde wijze geagendeerd. 2. De commissies houden overlegvergaderingen waarin onderwerpen inhoudelijk worden behandeld. 3. De vergaderingen vinden in de regel plaats op een woensdag of donderdag in de eerste week van de vergadercyclus en worden indien nodig voortgezet in de tweede week van de vergadercyclus. 4. Naast de reguliere procedure- en overlegvergaderingen hebben de commissies een eigen, breed gedragen programmering in de vorm van externe oriëntaties. De organisatie van de externe oriëntatie staat onder regie van ten minste twee commissieleden. Daarvoor benutten de commissies de tweede woensdag of donderdag in de tweede of derde week van de vergadercyclus voor zover er op dat tijdstip geen raadsvergaderingen of actualiteiten plaatsvinden. De organisatie van de externe oriëntatie staat onder regie van ten minste twee commissieleden. 5. Voor een goede invulling van haar taken is een commissie in ieder geval bevoegd: a. zich tot een lid van het college of de burgemeester te wenden ter verkrijging van alle stukken waarvan zij de kennisneming nodig acht; b. tot het voeren van schriftelijk overleg met een lid van het college; c. tot het houden van hoorzittingen of een rondetafelgesprek; d. tot het houden van externe oriëntaties en het afleggen van werkbezoeken; e. externe deskundigen in te schakelen of commissiereizen te ondernemen. Indien hieraan kosten zijn verbonden geschiedt dit na toestemming van het presidium op basis van een beargumenteerd schriftelijk verzoek.

Artikel 9 Raadsleden, college(leden), burgemeester, ambtenaren, deskundigen en derden

1. Ieder raadslid is gerechtigd de vergaderingen van een commissie waarvan hij geen deel uitmaakt, als toehoorder bij te wonen. Met instemming van de commissie kan de voorzitter dit raadslid toestaan aan de beraadslaging deel te nemen. Het standpunt van het desbetreffende raadslid wordt niet in het commissieadvies opgenomen. 2. De commissies kunnen leden van het college dan wel de burgemeester voor de overlegvergadering van de commissie uitnodigen. De leden van het college dan wel de burgemeester kunnen zich daarbij door ambtenaren laten bijstaan. 3. De commissies zijn bevoegd - steeds door tussenkomst van een lid van het college dan wel de burgemeester - ambtenaren uit te nodigen de vergaderingen bij te wonen en van hen inlichtingen, hun werkzaamheden betreffende, te vragen. 4. Al dan niet op verzoek van één of meer commissieleden kan de voorzitter derden bij geagendeerde onderwerpen betrokkenen, uitnodigen en hen het woord verlenen.

Artikel 10 Vergaderfrequentie, convocatie en agenda, openbare kennisgeving

1. De commissies vergaderen in beginsel elke drie weken. 2. De voorzitter roept de leden - spoedeisende gevallen uitgezonderd - ten minste zeven dagen van tevoren schriftelijk tot de vergadering op. De oproep wordt geplaatst in het raadsinformatiesysteem. 3. Tegelijkertijd brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering, alsmede de agenda en de daarbij behorende stukken - met uitzondering van de in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur bedoelde stukken – op de gebruikelijke wijze ter openbare kennis. De stukken die niet gelijktijdig met de agenda beschikbaar zijn gesteld, zoals aanvullende informatie van (een lid van) het college en brieven van derden met betrekking tot een onderwerp op de agenda, alsmede agendaverzoeken van commissieleden, dienen uiterlijk de dinsdag voorafgaande aan de commissievergadering om 14.00 uur te zijn aangeboden. Deze worden zo spoedig mogelijk na ontvangst opgenomen in het raadsinformatiesysteem.

Artikel 11 Vaststelling agenda

Aan het begin van de procedurevergadering en van de overlegvergadering stelt de commissie telkens de door de voorzitter opgestelde agenda vast.

Artikel 12 Inspreekrecht

1. Een ieder kan de commissie verzoeken het woord te mogen voeren: a. over een voor de overlegvergadering geagendeerd onderwerp; b. over een onderwerp dat vreemd is aan de orde van de dag, zulks uitsluitend voor zover het onderwerp behoort tot de beleidsterreinen van de commissie. 2. Het verzoek als bedoeld in lid 1, onderdeel a, wordt ten minste 48 uur voor aanvang van de betreffende vergadering schriftelijk ingediend bij de voorzitter door tussenkomst van de griffier van de commissie.

3.Het verzoek dient een opgave te bevatten van: a. de naam van degene die gebruik maakt van het inspreekrecht; b. het onderwerp waarop het inspreekrecht betrekking heeft; c. een (korte) toelichting waarom gebruik wordt gemaakt van het inspreekrecht. Onvolledige verzoeken worden niet in behandeling genomen. 4. Bij de vaststelling van de agenda bepaalt de commissie op voorstel van de voorzitter of het verzoek wordt gehonoreerd. 5. De inspreker krijgt gedurende maximaal vijf minuten de gelegenheid het woord te voeren, tenzij de commissie anders beslist. 6. De inspreker is gehouden zijn betoog onmiddellijk te beëindigen indien de voorzitter hem daartoe verzoekt, zijn spreektijd is gebruikt of de orde van de vergadering dit noodzakelijk maakt.7. De commissie besluit in haar procedurevergadering wanneer verzoeken als bedoeld in het eerste lid, onderdeel b, worden behandeld. 8. Insprekers kunnen adressen of andere bescheiden, daaronder tevens begrepen kunst- en gebruiksvoorwerpen, aanbieden aan de voorzitter van de commissie, dan wel degene die hem vervangt. De commissiegriffier zorgt ervoor dat deze adressen en bescheiden worden geregistreerd en gearchiveerd.

Artikel 13 Inspreekrecht gebiedscommissies

1. De voorzitter van een gebiedscommissie, dan wel een lid van een gebiedscommissie indien hij daartoe door de voorzitter van de gebiedscommissie is gemachtigd, kan verzoeken het woord te mogen voeren: a. over een voor de overlegvergadering geagendeerd onderwerp; b. over een onderwerp dat vreemd is aan de orde van de dag, zulks uitsluitend voor zover het onderwerp behoort tot de competentie van de commissie. 2. De vertegenwoordiger van een gebiedscommissie voert als eerste het woord bij een onderwerp behorende tot de beleidsterreinen van de commissie waarover de desbetreffende gebiedscommissie gevraagd dan wel ongevraagd advies heeft uitgebracht.

Artikel 14 Openbaarheid

1. De vergaderingen van de commissies worden behoudens indien het de aangelegenheden genoemd in het derde lid betreffen, in het openbaar gehouden. 2. De openbare vergadering wordt voortgezet in besloten zitting, wanneer ten minste een vijfde deel van het aantal leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. De commissie beslist vervolgens of en over welke agendapunten of onderdelen daarvan in besloten zitting verder zal worden vergaderd. Naast de commissieleden zijn alleen aanwezig die functionarissen en personen die op voorstel van de voorzitter of op verzoek van de portefeuillehouder door de commissie worden toegelaten. 3. Aangelegenheden waarvan openbare behandeling zich niet verdraagt met een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, alsmede door de voorzitter aangewezen aangelegenheden, waaronder het beleid inzake de veiligheid en de handhaving van de openbare orde, kunnen voor het besloten deel van de vergadering worden geagendeerd.

4.Alle aanwezigen in een besloten vergadering tekenen een presentielijst. 5. De verslaglegging van de openbare vergadering geschiedt door middel van registratie van beeld en geluid. De verslaglegging van de besloten vergadering geschiedt schriftelijk. Dit verslag wordt niet openbaar gemaakt, tenzij de commissie anders beslist. In het verslag van het besloten deel van een vergadering wordt ten minste melding gemaakt van de aanwezigen, alsmede de conclusies met betrekking tot hetgeen is besproken. 6. Omtrent het behandelde in een besloten deel van een vergadering wordt door de leden en andere aanwezigen vertrouwelijkheid dan wel geheimhouding in acht genomen. 7. Geheimhouding kan eveneens worden opgelegd door de voorzitter van de commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de commissie overleggen. Daarvan en van het moment waarop dat is gebeurd, wordt op de stukken gemotiveerd melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft.

Artikel 15 Schending van de vertrouwelijkheid

1. De voorzitter kan de commissie voorstellen om een lid dat de vertrouwelijkheid van een vergadering of van een document heeft geschonden voor ten hoogste een maand uit te sluiten van alle commissievergaderingen, van de toezending van vertrouwelijke stukken of een combinatie van beide. 2. Het voorstel kan niet worden gedaan dan nadat het desbetreffende commissielid en de voorzitter van de commissie waarin de vertrouwelijkheid is geschonden in de gelegenheid zijn gesteld om te worden gehoord door een door de raad, op voorstel van het presidium, aangewezen hoorcommissie. 3. De hoorcommissie brengt binnen zes weken na het verzoek daartoe verslag uit aan de in het eerste lid bedoelde voorzitter, het desbetreffende lid en het presidium. 4. Over het voorstel als bedoeld in het eerste lid wordt in een besloten deel van een vergadering beraadslaagd en besloten.

Artikel 16 Schending van de geheimhouding

Bij schending van geheimhouding kan de voorzitter van de raad dan wel het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, besluiten aangifte te doen bij de politie.

Artikel 17 Schriftelijke raadpleging

De voorzitter kan de commissie in spoedeisende gevallen, onder toezending van de desbetreffende stukken, buiten een vergadering schriftelijk raadplegen. Behandeling in een vergadering vindt toch plaats indien een van de leden binnen drie werkdagen na verzending van de stukken hierom verzoekt.

Artikel 18 Wijze van advisering

1. De commissies brengen hun adviezen aan de raad zo nodigschriftelijk uit. 2. Indien een commissie niet tot een eensluidend advies komt, wordt ook het van de meerderheid afwijkende standpunt ter kennis van de raad gebracht. 3. Bij stemmingen over een advies, de procedure en de orde heeft elk aanwezig lid één stem.

Artikel 19 Orde

1. De voorzitter draagt zorg voor de handhaving van de orde, alsmede het waarborgen van de veiligheid in de vergaderingen. 2. Tijdens de vergaderingen is het hoorbaar gebruik of stand-by houden van mobiele telefoons of andere apparatuur die inbreuk kan maken op de orde van de vergadering niet toegestaan. 3. Indien een spreker zich beledigende of ongepaste uitdrukkingen veroorlooft of op welke wijze dan ook de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Hetzelfde geldt indien een spreker naar het oordeel van de voorzitter afwijkt van het onderwerp. 4. Wanneer een spreker voortgaat met het bezigen van beledigende of ongepaste uitdrukkingen, het verstoren van de orde of het afwijken van het onderwerp in beraadslaging, ontneemt de voorzitter hem het woord. In de vergadering waarin dit plaats heeft mag degene die het woord is ontnomen aan de beraadslaging over het onderwerp in behandeling niet meer deelnemen. Hiervan is beroep op de vergadering niet toegelaten. 5. De voorzitter is bevoegd om in het verslag niet te doen opnemen een weergave van door een spreker gebezigde beledigende of ongepaste uitdrukkingen waarvoor die spreker tijdens de vergadering tot de orde geroepen is. 6. De voorzitter kan de commissie voorstellen aan een commissie- of raadslid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over dit voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zonodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissie- of raadslid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. 7. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten. 8. De voorzitter is bevoegd, wanneer de orde op enigerlei wijze door de toehoorders wordt verstoord, opdracht te geven om degenen die dit doen, of alle toehoorders, uit de vergaderzaal te (laten) verwijderen.

Artikel 20 Spreektijd

1. Bij de vaststelling van de agenda stelt de commissie de spreektijdverdeling vast, gebaseerd op de door het presidium vastgestelde spreektijdregeling. 2. Zodra de aan een fractie toegekende spreektijd is verstreken, is de namens die fractie aan het woord zijnde spreker op uitnodiging van de voorzitter gehouden zijn betoog onverwijld te beëindigen. 3. Voldoet een spreker niet aan het verzoek van de voorzitter, dan ontneemt de voorzitter hem het woord.

Artikel 21 Onvoorzien

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de voorzitter, de commissie gehoord.

Artikel 22 Slotbepalingen

1. Deze verordening treedt in werking op 5 juni 2014.

2. De Tijdelijke Commissieverordening 2014 wordt ingetrokken.

3. Deze verordening wordt aangehaald als Commissieverordening 2014.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 5 juni 2014.

de griffier, de voorzitter,

J.G.A. Paans R. Buijt, plv.

Dit gemeenteblad is uitgegeven op 17 juni 2014 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Kenniscentrum Bestuursdienst Rotterdam (KBR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)