Leidraad Stuurgroep Management en Organisatie 2012

I. Begripsbepaling

In deze leidraad wordt verstaan onder:

• a.

  coördinerend portefeuillehouder: de portefeuillehouder zoals omschreven in artikel 2:2, lid 5 van de Organisatieregeling van de gemeente Den Haag;

• b.

  beheerportefeuillehouder: de portefeuillehouder zoals omschreven in artikel 2:2, lid 4 van de Organisatieregeling van de gemeente Den Haag;

• c.

  diensthoofd: de functionaris zoals omschreven in artikel 1:1 van de Organisatieregeling van de gemeente Den Haag;

• d.

  directeur: de functionariszoals omschreven in artikel 1:1 van de Organisatieregeling van de gemeente Den Haag;

• e.

  sectordirecteur: de functionariszoals omschreven in artikel 6:2 van het Uitvoeringsbesluit Organisatie van de gemeente Den Haag;

• f.

  ambtelijke top: de functionarissen zoals omschreven in artikel 1:1 van de Organisatieregeling van de gemeente Den Haag

II. Samenstelling Stuurgroep Management en Organisatie

• 2.1.

  De Stuurgroep Management en Organisatie bestaat structureel uit:

  • -

    de portefeuillehouder van personeel en organisatie (voorzitter)

  • -

    de burgemeester

  • -

    de gemeentesecretaris

  • -

    de adjunct directeur P&O

• 2.2.

  De samenstelling van de Stuurgroep Management en Organisatie wordt aangevuld met:

  • -

    de beheerportefeuillehouder van de dienst voor zover besluiten worden voorbereid ten aanzien van een diensthoofd.

  • -

    het diensthoofd van de dienst voor zover besluiten worden voorbereid ten aanzien van een plaatsvervangend diensthoofd of (sector)directeur.

  • -

    de beheerportefeuillehouder van de dienst en het diensthoofd van de dienst voor zover besluiten worden voorbereid ten aanzien van wijzigingen in de organisatie van een dienst direct gerelateerd aan de strategische koers van de organisatie.

  • -

    de betrokken beheerportefeuillehouders en diensthoofden voor zover het majeure wijzigingen in de gemeentelijke organisatie betreft waar meerdere diensten bij betrokken zijn.

• 2.3.

  De stuurgroep wordt in haar werk bijgestaan door een concernadviseur P&O (tevens secretaris).

• 2.4.

  Agendering en behandeling van besluiten over de ambtelijke leden van de stuurgroep vinden buiten hun aanwezigheid plaats.

III. Taken

• 3.1

  De stuurgroep adviseert het college van burgemeester en wethouders over:

  • -

    algemeen beleid en kaderstelling ten aanzien van deambtelijke top en organisatieontwikkeling;

  • -

    wijzigingen in de organisatie waar het meerdere diensten betreft of – in aansluiting op de organisatieregeling - wijzigingen binnen een dienst die direct gerelateerd zijn aan de strategische koers van de organisatie;

  • -

    de door burgemeester en wethouders te nemen besluiten ten aanzien van de ambtelijke top met betrekking tot de functiewaardering, afwijkingen op de regulier geldende arbeidsvoorwaarden, overplaatsingen en ontheffing uit de functie, danwel andere disciplinaire maatregelen;

  • -

    de door burgemeester en wethouders te nemen besluiten ten aanzien van de gemeentesecretaris en diensthoofden met betrekking tot selectie en benoeming;

    Na bekrachtiging van het advies van de Stuurgroep Management en Organisatie door het College van burgemeester en wethouders draagt de adjunct directeur P&O zorg voor de uitvoering

• 3.2.

  De stuurgroep treedt namens burgemeester en wethouders op als opdrachtgever bij de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst met de Algemene Bestuursdienst van het rijk op het terrein van ontwikkeling en loopbaanbegeleiding van hogere ambtenaren. Zij beslist of de Algemene Bestuursdienst in voorkomende gevallen van vacaturevervulling wel of niet wordt ingeschakeld en bewaakt bij samenwerking met de Algemene Bestuursdienst de vertrouwelijke naleving van de overeengekomen Procedure Vacaturevervulling.

• 3.3.

  De stuurgroep adviseert de gemeentesecretaris en de diensthoofden desgevraagd over door hen uit te brengen beoordelingen van directeuren en overige in mandaat te nemen personele besluiten ten aanzien van (sector)directeuren.

• 3.4.

  Besluiten ten aanzien van de selectie en benoeming met betrekking tot (sector)directeuren worden in opdracht van de wethouder P&O voorbereid door een ambtelijke commissie. Deze ambtelijke commissie wordt gevormd door de gemeentesecretaris, de adjunct directeur P&O en het desbetreffende diensthoofd. De wethouder P&O legt op basis van het advies van deze ambtelijke commissie een besluit ter vaststelling aan het college voor.

IV. Instroom, doorstroom, uitstroom

• 4.1

  De ambtelijke top wordt benoemd voor een periode van 5 jaar*. Hierna kan de ambtelijke top voor nog eens maximaal 2 jaar worden herbenoemd.

• 4.2

  Een loopbaancommissie bestaande uit de portefeuillehouder P&O, de gemeentesecretaris en de adjunct directeur P&O bespreekt in uiterlijk het vijfde jaar van de in lid 4.1 genoemde periode met het betreffende diensthoofd of de(sector-)directeur de wensen ten aanzien van de volgende functie. Hierbij worden de betrokken beheerportefeuillehouders geconsulteerd.

• 4.3

  Met inachtneming van de samenwerkingsovereenkomst met het rijk over de vacaturevervulling op functieniveau S17 en hoger, vindt werving, selectie, aanstelling, benoeming, overplaatsing, ontheffing uit de functie en ontslag van directeuren plaats volgens procedures die burgemeester en wethouders vaststellen op advies van de stuurgroep.

• 4.4

  Beslissingen tot externe werving van leden van de ambtelijke top zijn voorbehouden aan de stuurgroep.

• 4.5

  De stuurgroep bepaalt of besluiten over diensthoofden mede gebaseerd moeten worden op een extern deskundig advies. Wordt een assesssment verlangd, dan zal dit worden opgedragen aan een bureau dat onafhankelijk opereert van het eventueel ingeschakelde wervingsbureau.

V. Slotbepalingen

• 5.1

  Deze Leidraad vervangt de Leidraad Stuurgroep Managers van 1 maart 2007.

• 5.2

  Deze Leidraad treedt in werking met ingang van ……

• 5.3

  Deze Leidraad kan worden aangehaald als Leidraad Stuurgroep Management en Organisatie 2012.