Regeling planning, voortgang- en beoordelingcyclus

Ondertekening

Toelichting

ALGEMEEN

Flexibele en resultaatgerichte organisatie

Model PVB-cyclus

Schematisch overzicht model cyclus

Uitgangspunten voor opzet PVB-cyclus

De cyclus is een sturingsinstrument om de organisatiedoelen te behalen: Elke cyclus vindt plaats op basis van doelen die door de organisatie, en door de medewerker zelf, worden bepaald. In gesprekken tussen medewerker en leidinggevende worden deze doelen op elkaar afgestemd en vastgelegd in zo concreet mogelijke afspraken, die vervolgens worden bewaakt en beoordeeld.

Afspraken over resultaten en persoonlijke ontwikkeling vormen de basis: Afstemming tussen de organisatie en de medewerker wordt concreet gemaakt met een afspraak tussen medewerker en leidinggevende over het te leveren resultaat en de persoonlijke ontwikkeling. In de afspraak worden de randvoorwaarden benoemd waarbinnen het resultaat wordt opgeleverd en/of de ontwikkeling wordt doorlopen. Het uitgangspunt dat individueel te behalen resultaten in het planningsgesprek worden geprioriteerd, laat onverlet dat andere zaken ten aanzien van resultaten en ontwikkelingen conform het toepasselijke functieprofiel ook van toepassing blijven voor de ambtenaar.

Door systematische evaluatie kan het functioneren worden gestimuleerd: Medewerker en leidinggevende evalueren met regelmaat resultaten en persoonlijke ontwikkeling. Aan de hand van een zo concreet mogelijk onderbouwde beoordeling door de leidinggevende, kan de medewerker worden gestimuleerd tot het goed of uitstekend realiseren van de gemaakte afspraken. Deze beoordeling wordt jaarlijks gehouden.

Verantwoordelijkheid van zowel medewerker als leidinggevende: Medewerker en leidinggevende zijn beide verantwoordelijk voor afstemming en het maken van afspraken. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de afstemming tussen organisatiedoelen en individuele resultaten. De medewerker is verantwoordelijk voor het nakomen van gemaakte afspraken: behalen van de beoogde resultaten en het doorlopen van een ontwikkeling. Hiertoe heeft hij of zij tevens de verantwoordelijkheid voor terugkoppeling op het wel of niet behalen van de resultaten en de ontwikkeling.

Administratieve eenvoud: Door afspraken vast te leggen, wordt zichtbaar wat medewerker en leidinggevende van elkaar verwachten. Dit kan de concreetheid van de afstemming ondersteunen, mits dit zo effectief en efficiënt mogelijk gebeurt. De vastlegging is een middel. Het doel ligt op het uiteindelijke resultaat en de ontwikkeling die plaats gaat vinden.

Rechtspositionele grondslag regeling PVB-cyclus

Deze regeling is gebaseerd op het hiervoor weergegeven model van een gesprekscyclus.

Aan deze regeling ligt ten grondslag hetgeen in de arbeidsvoorwaardenregeling is bepaald omtrent het persoonlijk ontwikkelingsplan, het functioneringsgesprek en de beoordeling. Zie hoofdstuk 17 ARG en artikel 15:1:15 ARG. Dit houdt in dat deze regeling invulling geeft aan de desbetreffende artikelen, en dat hetgeen daarin is bepaald ten aanzien van (onder andere) opleiding en ontwikkeling moet worden betrokken bij de gesprekken in het kader van de PVB-cyclus.

Rechtsbescherming bij de uitvoering van de regeling PVB-cyclus

De Algemene wet bestuursrecht en de Regeling personeelsbesluiten 2008 zijn van toepassing.

ARTIKELSGEWIJS

Artikel 1:1, eerste lid

De leidinggevende is een ambtenaar die de formele bevoegdheid heeft om leiding te geven. Bovendien moet deze ambtenaar ook direct en feitelijk leiding geven, zodat hij voldoende zicht heeft op het functioneren van de ambtenaar waaraan hij leiding geeft.

Artikel 1:2

Artikel 1:3, derde lid

In deze bepaling gaat het om alle relevante omstandigheden, dus omstandigheden voor zover deze relevant zijn in het kader van de in het eerste lid genoemde jaarlijkse cyclus. Dit kan dus onder meer zien op arbeidsomstandigheden, arbeidsverzuim, integriteit, mobiliteit. Ook de wederzijdse relatie tussen de ambtenaar en de leidinggevende en het functioneren van de leidinggevende kunnen relevante omstandigheden zijn.

Artikel 1:3, vierde lid

Bijzondere omstandigheden zien onder meer op het traject dat een trainee moet doorlopen. Ook kan men denken aan een verlenging van de cyclus waarbij de betrokken ambtenaar een kans krijgt om binnen die verlenging zijn onvoldoende functioneren te verbeteren. De cyclus zal in het algemeen niet korter kunnen zijn dan zes maanden.

Artikel 1:5

Voor de vastlegging van de gesprekken wordt gebruik gemaakt van een gestandaardiseerd formulier in bijvoorbeeld P-digitaal. In deze regeling wordt met ondertekening mede bedoeld het digitaal markeren door betrokkenen dat zij de inhoud van de gespreksverslagen zoals vastgelegd in P-Digitaal accorderen danwel daarvan kennis hebben genomen. Zie in dit verbandhet Concernkader digitale personeelsdossiers.

Een uitzondering op het vorenstaande betreft het verslag van het beoordelingsgesprek. Aangezien uit een beoordeling rechtspositionele besluiten kunnen voortvloeien, kan niet volstaan worden met digitale markering. In dat geval is de procedure dat het verslag van het gesprek door betrokkenen wordt getekend, waarna het verslag in het personeelsdossier wordt opgenomen. Hhier behelst de ondertekening door de ambtenaar de bevestiging dat de ambtenaar heeft kennisgenomen van het verslag, oftewel “voor gezien”.

Artikelen 1:7 en 1:8

Tenslotte dient er nog op gewezen te worden dat deze regeling in essentie betrekking heeft op het volledig functioneren van de ambtenaar en de waardering van dit functioneren. In de periode, dat de ambtenaar niet (volledig) functioneert als gevolg van ziekte of andere hem niet te verwijten omstandigheden, kan zijn functioneren derhalve niet (in volle omvang) gewaardeerd worden. Wel dient de ambtenaar tijdig naar zijn leidinggevende terug te koppelen over de voortgang. Immers door bijkomende omstandigheden, namelijk ziekte, wordt de realisering van de afgesproken resultaten en ontwikkeling belemmerd en moeten de gemaakte afspraken wellicht bijgesteld worden.

Het formulier, bedoeld in artikel 1:5, wordt zo ingericht dat er bij de evaluatie per onderdeel één waardering volgt en dat er alleen voor akkoord (en dus niet voor “gezien”) (digitaal) getekend kan worden.

Artikel 1:9

Bij een verschil van inzicht is er sprake van verschillende standpunten. Voor zover de standpunten verschillen, behoeft de ambtenaar alleen zijn eigen standpunt te ondertekenen. Door te ondertekenen formaliseert hij zijn eigen standpunt. Indien hij zijn eigen standpunt niet ondertekent, is er geen sprake van een formeel standpunt van de ambtenaar. In dat geval zal gedurende de verdere procedure het standpunt van zijn leidinggevende van doorslaggevende aard zijn.

De conflictprocedure wordt in het formulier als bedoeld in artikel 1:5 apart toegevoegd en zodanig vorm gegeven dat zowel ambtenaar als leidinggevende ieder uitsluitend voor hun eigen standpunt kunnen tekenen.

Zoals eerder opgemerkt, wordt in deze regeling met ondertekening mede bedoeld het digitaal markeren door betrokkenen van de inhoud van de gespreksverslagen zoals vastgelegd in P-digitaal. In het geval van een onoverbrugbaar verschil van inzicht over de inhoud van een gespreksverslag is de procedure dat de ambtenaar en de leidinggevende elk voor hun standpunt ondertekenen, waarna het verslag binnen drie weken wordt doorgestuurd naar het diensthoofd. Het diensthoofd stelt in deze conflictprocedure het gespreksverslag namens het college definitief vast. Het diensthoofd kan zijn bevoegdheid doormandateren aan een functionaris, die van een hogere rang moet zijn dan de leidinggevende die het formulier heeft getekend. Dit is uiteraard ook van toepassing op artikel 4:6.

Artikel 2:1, eerste lid, onder b

Ontwikkeling omvat ook het gedrag van de ambtenaar in verband met zijn functioneren. Het gaat er dan om dat - indien relevant - concreet gedrag geconstateerd wordt en daarbij aangegeven wordt in welk concreet gedrag dit veranderd zal worden. Ontwikkeling heeft bovendien niet alleen betrekking op inzetbaarheid, maar ook op eventuele doorstroming naar een andere functie.

Artikel 2:1, eerste lid, onder d

Onder voorwaarden kan ook worden verstaan het volgen van een opleiding.

Artikel 2.2

Dit artikel gaat over de situatie dat de ambtenaar het niet eens is met de inhoud van het planningsverslag en van mening is dat het planningsverslag een of meer besluiten bevat die het rechtspositionele belang van de ambtenaar raken als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht. In dat geval heeft de ambtenaar recht op een schriftelijk afschrift van het verslag, getekend door door de leidinggevende, of in geval van de procedure bedoeld in artikel 1:9, door het diensthoofd. De ambtenaar ontvangt dit verslag uiterlijk één week nadat de ambtenaar hierom schriftelijk heeft verzocht. Het verslag wordt verstrekt om de ambtenaar in staat te stellen bezwaar te maken. Of daadwerkelijk sprake is van een besluit als bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht staat ter beoordeling in de bezwaar c.q. beroepsprocedure.

Hoofdstuk 4

Dit hoofdstuk regelt de beoordeling. Het is een beoordelingsproces dat overeenkomt met het beoordelingsproces zoals dat geregeld was in de ingetrokken Beoordelingsregeling. Zie bijgaande transponeringstabel. Nieuw is dat niet meer beoordeeld en gewaardeerd wordt aan de hand van functiebestanddelen of gezichtspunten, maar dat de bereikte resultaten en ontwikkeling beoordeeld en gewaardeerd worden.

Artikel 4:7

Het vastgestelde gespreksverslag van een beoordeling omvat de waardering van de werkgever van het functioneren van de ambtenaar. Op basis daarvan kunnen rechtspositionele maatregelen worden genomen. Volgens vaste rechtspraak wordt de beoordeling aangemerkt als een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, waartegen bezwaar kan worden gemaakt. In artikel 4:7 is daarom volledigheidshalve vermeld dat toepassing moet worden gegeven aan artikel 3:45 van de Algemene wet bestuursrecht, oftewel vermelding van de bezwaarclausule bij toezending van het definitieve verslag van het beoordelingsgesprek aan de ambtenaar, en vermelding van de termijn en instantie voor het maken van bezwaar. Onder definitief verslag wordt verstaan het door de leidinggevende getekende verslag, tenzij sprake is van toepassing van de geschillenprocedure in welk geval het gaat om het door het diensthoofd getekende verslag. De plicht om het verslag aan de ambtenaar toe te zenden is vervat in artikel 1:5.

Artikel 5:2

De overgangsmaatregel maakt het mogelijk dat diensten op een latere datum dan de datum van inwerkingtreding van deze regeling de implementatie van deze regeling kunnen voltooien. Bovendien zorgt deze overgangsmaatregel er voor dat het ook bij implementatie van deze regeling na de datum van inwerkingtreding mogelijk is om een beoordeling op basis van deze regeling op te maken en af te ronden nadat een volledige gesprekscyclus is doorlopen. De mogelijkheid om te beoordelen op basis van de oude regeling eindigt uiterlijk 24 maanden na de datum van inwerkingtreding van deze regeling.

Transponeringstabel Regeling PVB-cyclus