Algemene verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag 2014

1. Burgemeester en wethouders bepalen in het Uitvoeringsbesluit Financieel beheer nadere regels omtrent:

• a.

  de activiteiten binnen de gemeente in het kader van de planning en control op het gebied van financiën en administratief beheer;

• b.

  de voorbereiding en inhoud van de door de burgemeester en wethouders uit te brengen stukken uit de begrotingscyclus.

2. Gelet op artikel 160, lid 1a van de Gemeentewet, stellen burgemeester en wethouders, binnen de kaders van het door de raad vastgestelde Treasurystatuut, in een Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer nadere regels voor de dagelijkse uitoefening van de gemeentelijke treasuryfunctie.

1. Jaarlijks stellen burgemeester en wethouders de voorjaarsnota op waarin het budgettaire kader meerjarig is weergegeven. Deze voorjaarsnota dient als uitgangspunt voor het opstellen van de meerjarenbegroting. Burgemeester en wethouders bieden deze voorjaarsnota aan de raad aan.

2. Burgemeester en wethouders bieden de raad uiterlijk de tweede dinsdag in september voorafgaande aan het begrotingsjaar ter vaststelling de stukken bedoeld in artikel 190 van de Gemeentewet aan (de begroting met een toelichting van de gemeente en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren).

3. Met het vaststellen van de programmabegroting worden de doelstellingen per programma met de beschikbare bedragen voor alle taken en activiteiten op programmaniveau alsmede de financiële middelen die per programma kunnen worden aangewend, vastgesteld door de raad. Tevens besluit de raad over de meerjarenbegroting als leidraad voor het te voeren beleid. Per programma wordt een doelenboom opgenomen.

4. Binnen de begrotingsprogramma’s worden apparaatslasten afzonderlijk inzichtelijk gemaakt.

5. Met het vaststellen van de programmabegroting worden de indicatoren vastgesteld met de daarbij behorende ambitie.

6. De begroting bevat de in het BBV (artikel 9, lid 2) voorgeschreven paragrafen: Lokale heffingen, Weerstandsvermogen en risicobeheersing, Onderhoud kapitaalgoederen, Financiering, Bedrijfsvoering, Verbonden partijen en Grondbeleid. Naast de verplichte paragrafen kunnen burgemeester en wethouders de raad voorstellen doen om extra paragrafen op te nemen.

7. Bij de opstelling van de programmabegroting passen burgemeester en wethouders het voorzichtigheidsbeginsel toe: baten worden alleen geraamd indien ze voldoende zeker zijn; lasten worden geraamd indien verwacht wordt dat deze zich voordoen.

8. Het bedrag voor onvoorziene uitgaven dat volgens het BBV (artikel 8 lid 6) in de programmabegroting is opgenomen wordt geraamd op basis van de risico’s zoals opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en de kans dat deze risico’s zich feitelijk voordoen. Onttrekkingen aan de post onvoorzien geschieden bij raadsbesluit.

1. Burgemeester en wethouders rapporteren in het halfjaarbericht aan de raad over de voortgang van de begrotingsuitvoering, zowel over de relevante beleidsmatige ontwikkelingen als over de financiële uitputting.

2. Bij het halfjaarbericht is een voorstel tot wijziging van de begroting opgenomen als gevolg van ontwikkelingen in het begrotingsjaar

3. De raad wordt geïnformeerd over nieuwe inzichten door middel van een apart raadsvoorstel. Als sprake is van een majeure ontwikkeling of nieuw beleid is bij dat voorstel een wijziging van de begroting opgenomen, waarmee de begroting in evenwicht blijft.

4. Amendementen vanuit de raad voor aanpassingen van programmabudgetten, de aan de programma’s verbonden doelstellingen en/of indicatoren geven aan welke financiële consequenties deze hebben. In geval van financiële consequenties bevat het amendement een financiële dekking.

5. Tweemaal per jaar vindt een harde afsluiting van de administratie plaats (hard closure). De accountant controleert de hard closure. Het college informeert de gemeenteraad over de uitkomsten van de hard closure. De accountant rapporteert aan de raad zijn bevindingen over de hard closure.

6. Gedurende het jaar informeert het college de gemeenteraad over de kwaliteit van één of meerdere administratieve processen. Jaarlijks wordt in overleg met de raad bepaald over welke processen gerapporteerd wordt. De accountant controleert de rapportage en meldt zijn bevindingen aan de gemeenteraad.

1. Burgemeester en wethouders bieden de raad op de derde dinsdag in april volgend op het verslagjaar de stukken bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet aan:

• a.

  de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening);

• b.

  de verslagen van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken.

2. De accountant biedt de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad aan.

3. De indeling van het jaarverslag sluit aan op de indeling van de beleidsbegroting en de indeling van de jaarrekening sluit aan op de indeling van de financiële begroting.

1. Uitgangspunt bij programmasturing door het college is een jaarlijks sluitende begroting en bijbehorende meerjarenraming met daaruit afgeleid het budget per programma.

2. Het college zorgt er voor dat dreigende budgetoverschrijdingen door passende en tijdige maatregelen worden voorkomen.

3. Budgettaire tegenvallers in de loop van een begrotingsjaar moeten worden gecompenseerd door aanpassingen in het beleid binnen hetzelfde programma. Het opvangen van budgettaire tegenvallers door wijzigingen in een ander begrotingsprogramma raakt het budgetrecht van de raad, en vereist daarmee een raadsbesluit.

4. Voor het programma Gemeenteraad gelden de uitgangspunten die het Presidium heeft vastgesteld.

1. Uitgangpunt voor de resultaatsverdeling is het resultaat per Programma, rekening houdend met hetgeen in artikel 21 van deze verordening is bepaald alsmede specifieke bestuurlijke afspraken over resultaatsverdeling.

2. Het resultaat wordt per programma onderverdeeld in een resultaat op beleidsuitvoering en op apparaat. Bij de bepaling en verdeling van het resultaat wordt hetgeen opgenomen in artikel 21, 22a en 22b in acht genomen.

3. De onderverdeling tussen resultaat op beleidsuitvoering en apparaat is gebaseerd op de verhouding beleid/apparaat per programma, zoals blijkt uit de geactualiseerde programmabegroting 2014. De percentages zijn opgenomen in bijlage 3 bij deze verordening.

4. Het resultaat op beleidsuitvoering wordt conform lid 3 middels resultaatsbestemming verrekend met de programmareserve.

5. Het resultaat op het apparaat wordt middels resultaatsbestemming verrekend met de dienstcompensatiereserve van de dienst, met in achtneming van artikel 22b.

1. In de Verordening Beheersregels Grondexploitaties Gemeente Den Haag zijn nadere regels vastgelegd voor het financiële beheer van grondexploitaties.

2. Het college rapporteert in de paragraaf grondbeleid van de programmabegroting en de programmarekening over het gemeentelijk grondbeleid. In deze paragraaf komen tenminste aan de orde:

• a.

  de visie op het grondbeleid in relatie tot de realisatie van de doelstelling van de programma’s die zijn opgenomen in de begroting;

• b.

  het kader voor het grondbeleid met hierbij toegelicht de grondslagen voor aan- en verkoop van vastgoed, de berekening van de grondprijzen, de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen;

• c.

  een actuele prognose van de te verwachten resultaten van de plansaldi van de grondexploitaties en een analyse van de ontwikkelingen van de plansaldi;

• d.

  De beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in relatie tot de risico’s van grondzaken.

1. Bij grondexploitaties moeten verliezen worden genomen wanneer deze te voorzien zijn en mogen winsten pas worden genomen op het moment dat deze gerealiseerd zijn.

2. Voor een grondexploitatie met een negatief saldo dient een voorziening te worden getroffen ter grootte van dat saldo op het moment dat het desbetreffende project operationeel wordt verklaard.

3. Over plankaderwijzigingen en afwijkingen van het plansaldo wordt, met inachtneming van het gestelde in de Verordening Beheersregels Grondexploitaties Gemeente Den Haag, besloten en gerapporteerd.

4. Resultaten binnen plankaders van grondexploitaties worden via het rekeningresultaat verrekend met de Reserve Grondbedrijf.

1. De raad stelt het Meerjarig Investeringsplan (MIP) en wijzigingen daarop vast als onderdeel van de begroting en stelt daarmee de investeringsbudgetten beschikbaar aan de burgemeester en wethouders.

2. Investeringsvoorstellen voor het MIP zijn voorzien van dekking voor structurele kapitaallasten en dekking voor structurele financiële gevolgen voor beheer en onderhoud.

3. Het vormen van een afschrijvingsreserve is alleen toegestaan indien er sprake is van een expliciete eenmalige investering.

4. Investeringen gedekt met incidentele middelen zijn alleen toegestaan als het expliciet om een eenmalige investering gaat, waarbij geen vervangingsinvestering nodig is.

5. Voordat de burgemeester en wethouders uitvoering kunnen geven aan investeringsprojecten vanaf € 2,5 mln. is een raadsbesluit nodig. Het bedrag van € 2,5 mln. geldt altijd, onafhankelijk van de herkomst van de middelen. Het maakt niet uit of gelden afkomstig zijn uit het MIP, reserves, begrotingsmiddelen of bijdragen van derden.

6. Burgemeester en wethouders besluiten over verrekeningen van over- en onderschrijdingen op investeringsbudgetten binnen een programma.

7. Burgemeester en wethouders leggen in de begroting verrekeningen van over- en onderschrijdingen op investeringsbudgetten tussen programma’s ter besluitvorming voor aan de raad.

8. Burgemeester en wethouders leggen wijzigingen in jaarschijven van de investeringsbudgetten (herfasering) en de eventueel daarbij behorende begrotingswijzigingen van de exploitatie ter besluitvorming voor aan de raad.

9. Burgemeester en wethouders rapporteren in het halfjaarbericht en de programmarekening over investeringsprojecten uit het MIP die minimaal € 2,5 mln. bedragen en/of bestuurlijk relevant zijn.

10. Het MIP bestaat uit een planningshorizon van acht jaar.

11. Bij investeringen gelden de volgende regels inzake rente en afschrijving:

• a.

  indien een investering in één jaar plaatsvindt, dan gelden de volgende regels inzake rente en afschrijving:

  • -

    er wordt geen voorfinancieringsrente in rekening gebracht over het actief.

  • -

    per 1 januari van het jaar volgend op oplevering/ingebruikname wordt een omslagrentelening aangegaan bij de Treasury.

  • -

    vanaf het jaar volgend op de ingebruikname wordt over deze lening omslagrente in rekening gebracht en wordt het actief volgens de geldende afschrijvingstermijn afgeschreven. Grondslag voor de rente is de boekwaarde per 31 december van het voorgaande jaar.

• b.

  indien een investering over meerdere jaren verloopt, dan wordt dit gezien als een activum in uitvoering en geldt:

  • -

    Vanaf het tweede jaar tot en met het jaar van oplevering wordt voorfinancieringsrente (ook wel bouwrente) in rekening gebracht over het activum in uitvoering. Het rentepercentage dat hierbij gehanteerd wordt is hetzelfde als het omslagrentepercentage. Grondslag voor de rente is de boekwaarde per 31 december van het voorgaande jaar. Met ingang van 2015 wordt de voorfinancieringsrente bij nieuwe investeringen niet meer geactiveerd, maar komt deze ten laste van de exploitatie.

  • -

    Per 1 januari van het tweede uitvoeringsjaar wordt een omslagrentelening aangegaan bij de Treasury.

  • -

    Vanaf het jaar volgend op de ingebruikname wordt over deze lening omslagrente in rekening gebracht en wordt het actief volgens de geldende afschrijvingstermijn afgeschreven. Grondslag voor de rente is de boekwaarde per 31 december van het voorgaande jaar.

12. Een overschrijding van een investeringsraming in enig jaar is toegestaan, mits de totale investering niet wordt overschreden.

13. Investeringen worden bruto begroot en verantwoord. Het totaal aan uitgaven en inkomsten wordt gepresenteerd, onafhankelijk van de herkomst van de middelen.

14. Bepalingen die relevant zijn op investeringen vanuit een Treasury optiek zijn beschreven in het door de raad vastgestelde Treasurystatuut en Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer.

1. De volgende categorieën reserves worden onderscheiden:

• a.

  Algemene reserve: niet geoormerkte middelen die dienen om tegenvallers te bekostigen zonder dat de begroting en het beleid (direct) aangepast hoeven te worden;

• b.

  Dienstcompensatiereserve: dient om dienstnadelen op te vangen of om incidentele uitgaven te dekken voor de bedrijfsvoering van een dienst en ter verrekening van het jaarrekeningresultaat op het apparaat van een dienst;

• c.

  Centrale Bedrijfsvoeringsreserve: dient ter dekking van incidentele maatregelen ter verbetering van de gemeentebrede bedrijfsvoering, innovatie van de bedrijfsvoering en het opvangen van frictiekosten.

• d.

  Programmareserve: dient ter verrekening van jaarrekeningresultaten van de beleidsbudgetten op een begrotingsprogramma, ter egalisatie van de lasten van kleinschalige incidentele projecten, en kleine incidentele beleidsinitiatieven.

• e.

  Reserve Grondbedrijf: dient ter verrekening van het rekeningresultaat op operationele grondexploitaties en grondexploitaties van verbonden partijen voor zover sprake is van winsten of verliezen die plaatsvinden binnen de plankaders zoals vastgelegd in projectdocument en grondexploitatie.

• f.

  (Tarief)egalisatiereserve: dient om schommelingen op te vangen bij de tarieven die aan derden en intern in rekening worden gebracht;

• g.

  Activareserve: centrale reserve die dient ter dekking van kapitaallasten;

• h.

  Projectreserve: reserve die dient ter dekking van een specifiek doel of project;

• i.

  Overige bestemmingsreserves.

2. Instelling reserve

• a.

  Reserves worden ingesteld bij raadsbesluit.

• b.

  Bij een voorstel voor de instelling van een reserve dient minimaal te worden aangegeven:

  - doel van de reserve;

  - motief voor de instelling;

  - categorie;

  - voeding;

  - maximale hoogte;

  - looptijd;

  - bestedingsraming/planning voor de komende jaren.

• c.

  Bij een voorstel voor de instelling van een reserve vallend onder de categorie opgenomen in lid 1 onder h dient te worden aangegeven het begrotingsproduct waar deze reserve aan gekoppeld is;

• d.

  De minimale omvang van een project- en overige reserve bedraagt € 2,5 mln.

• e.

  Aanpassing van één of meerdere van de bij lid 2 b, c en d genoemde punten vergt een raadsbesluit.

3. Looptijd reserve

• a.

  Na afloop van de looptijd valt een reserve vrij. Reserves, waarvan het doel is gerealiseerd en middelen resteren, vallen vrij, ook als de looptijd van de reserve nog niet is verstreken. Dit geldt ook voor reserves waarbij vast staat dat het doel niet gerealiseerd kan worden. De vrijval hoeft niet begroot te zijn.

• b.

  Als in de jaarrekening blijkt dat het saldo van een project- of overige reserve € 2,5 mln. of kleiner is, dan wordt de resterende verplichting in de eerst volgende meerjarenbegroting in de exploitatie opgenomen in het begrotingsjaar dat de lasten zich voordoen.

• c.

  De looptijd van een reserve met een specifiek aangegeven doel zoals aangegeven bij categorie h is maximaal drie jaar. Als de doorlooptijd van een project bij de start evident langer is dan drie jaar kunnen burgemeester en wethouders de raad voorstellen een afwijkende looptijd voor stellen.

4. Verrekening met reserves

• a.

  Bij de programmarekening doen burgemeester en wethouders een voorstel voor de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• b.

  Voor onttrekkingen aan een reserve is een raadsbesluit noodzakelijk. Voor de categorie opgenomen in lid 1 onder h van dit artikel geldt dat een overschrijding van de begrote onttrekking is toegestaan, mits is voldaan aan de door de commissie BBV gestelde eisen voor begrotingsrechtmatigheid.

• c.

  Voor de reserves Grote projecten, Co-financiering en Den Haag Internationale Stad geldt dat niet bestede middelen (ten opzichte van de begroting) voor resultaatsbepaling naar de reserve terugvloeien. In het betreffend beleidsprogramma wordt expliciet de werkelijke last verantwoord.

5. Reserves mogen niet negatief zijn met uitzondering van categorie b, c en d conform lid 1. Burgemeester en wethouders doen de raad een voorstel voor het wegwerken van de negatieve stand.

1. Elk begrotingsprogramma heeft één programmareserve. De hoogte van de programmareserve is gemaximeerd. De maximale hoogte van de programmareserves is opgenomen in bijlage 2 bij deze verordening.

2. De programmareserves maken deel uit van het weerstandsvermogen.

3. De programmareserve heeft de volgende doelstellingen:

• a.

  het opvangen van jaarrekeningresultaten;

• b.

  het egaliseren van lasten voor projecten kleiner dan € 2,5 mln. over meerdere begrotingsjaren;

• c.

  het kunnen doen van (kleine) ondersteunende nieuwe beleidsinitiatieven, voor zover de omvang van de programmareserve dit toelaat.

4. Als na de verrekening van het jaarrekeningresultaat blijkt dat een programmareserve het maximum overschrijdt, wordt het meerdere verrekend met de algemene reserve.

5. Voorstellen ten laste van de programmareserve maken deel uit van de besluitvorming over de begroting.

6. Als na de verrekening van het jaarrekeningresultaat blijkt dat een programmareserve negatief wordt, komen burgemeester en wethouders met een voorstel om de programmareserve binnen maximaal drie begrotingsjaren ten minste op nihil te krijgen.

1. De gemeente heeft per dienst een dienstcompensatie reserve en één centrale bedrijfsvoeringsreserve. De omvang van de dienstcompensatiereserves is gemaximeerd. De maximale omvang van de dienstcompensatiereserve per dienst is opgenomen in bijlage 1 van deze verordening. De centrale bedrijfsvoeringsreserve bedraagt maximaal € 6 mln.

2. De dienstcompensatiereserves en de centrale bedrijfsvoeringsreserve maken deel uit van het weerstandsvermogen.

3. De dienstcompensatiereserves en de centrale bedrijfsvoeringsreserve hebben de volgende doelstellingen:

• a.

  het opvangen van jaarrekeningresultaten;

• b.

  het opvangen van frictiekosten als gevolg van wijzigingen in de organisatie en of formatie;

• c.

  het kunnen uitvoeren van (kleinere) projecten ter innovatie van de gemeentelijke bedrijfsvoering.

4. Als na de verrekening van het jaarrekeningresultaat blijkt dat een dienstcompensatiereserve het maximum overschrijdt, wordt het meerdere verrekend met de centrale bedrijfsvoeringsreserve.

5. Als de centrale bedrijfsvoeringsreserve na resultaatsbestemming het maximum overschrijdt, wordt het meerdere verrekend met de algemene reserve.

6. Voorstellen ten laste van de dienstcompensatiereserves en de centrale bedrijfsvoeringsreserve maken deel uit van de besluitvorming over de begroting.

7. Als na de verrekening van het jaarrekeningresultaat blijkt dat de dienstcompensatiereserve negatief wordt, komen burgemeester en wethouders met een voorstel om de dienstcompensatiereserve binnen maximaal twee begrotingsjaren ten minste op nihil te krijgen.

1. Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s.

2. Alleen voorzieningen die samenhangen met heffingen en die mede dienen ter egalisatie van kosten kunnen tijdelijk negatief staan. Voorwaarde hiervoor is dat de voorziening wordt onderbouwd door een meerjarenplan waaruit blijkt dat de voorziening binnen afzienbare tijd weer een positieve stand heeft.

3. Bij het verstrekken van leningen en garanties aan derden wordt een voorziening gevormd ten laste van het betreffende beleidsprogramma.

4. Voor middelen afkomstig van derden met een specifiek bestedingsdoel wordt een voorziening gevormd. Uitzondering hierop vormen middelen met een specifiek bestedingsdoel van nationale en Europese overheden. Deze middelen worden conform het BBV via de exploitatie en de overlopende activa/passiva verantwoord.

5. Voor een voorziening ingesteld met middelen van derden gelden de volgende uitgangspunten:

• a.

  er is een onderbouwd en gekwantificeerd meerjarenplan waarmee het bestedingspatroon vastligt;

• b.

  het bestedingspatroon mag boekjaar-overschrijdend zijn, mits dit in het meerjarenplan is aangegeven.

• c.

  het meerjarenplan is onderdeel van de begroting en wordt voor minimaal vier jaar opgesteld.