Regeling mobiliteitsbudget woon-werkverkeer Den Haag

Toelichting

Algemeen

Hoofdstuk 18 van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag (ARG) bevat voorschriften over verplaatsingskosten, conform het sectorale arbeidsvoorwaardenmodel (CAR-UWO). Artikel 18:1:13, tweede lid, biedt het college de mogelijkheid om aanvullende of afwijkende regels te stellen. Het college van de gemeente Den Haag heeft hiervan gebruik gemaakt en heeft de Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2011 vastgesteld. Deze bevat bepalingen over de tegemoetkoming in verhuiskosten, de vergoeding van kosten voor woon-werkverkeer, dienstritten en dienstreizen.

De onderhavige regeling, de Regeling mobiliteitsbudget woon-werkverkeer Den Haag, treedt gedeeltelijk in de plaats van de Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2011, voor zover het betreft de regeling van de vergoeding van kosten voor woon-werkverkeer. De regeling geeft medewerkers in ambtelijke dienst van de gemeente aanspraak op een financiële tegemoetkoming in de kosten van woon-werkverkeer: het individuele mobiliteitsbudget.

Het budget wordt berekend aan de hand van:

• ·

  de afstand tussen het woonadres en de plaats van tewerkstelling van de ambtenaar,

• ·

  het aantal dagen woon-werkverkeer per kalenderjaar van de ambtenaar en

• ·

  een kilometervergoeding van € 0,09.

Bij de berekening van de reisafstand geldt de kortste route. Er wordt gerekend met een maximale reisafstand van 30 kilometer (enkele reis).

Het budget wordt op jaarbasis berekend en betaald in twaalf maandelijkse termijnen of per kalenderjaar. Bij wijziging van het woonadres, de plaats van tewerkstelling of het aantal dagen woon-werkverkeer wordt het mobiliteitsbudget opnieuw vastgesteld, met uitzondering van wijzigingen van korte duur. Bij ziekte en volledig verlof van lange duur wordt de betaling stopgezet.

Uitruil

De ambtenaar kan bronnen uit het cafetariamodel uitruilen voor een aanvullende netto vergoeding van reiskosten tot het fiscale maximum van € 0,19 per kilometer. De uitruil betreft het verschil tussen € 0,09 en € 0,19 voor de enkele reisafstand tot 30 kilometer, en het verschil tussen € 0,00 en € 0,19 voor de kilometers daarboven.

Met de invoering van het individueel mobiliteitsbudget krijgen veel meer ambtenaren dan voorheen een tegemoetkoming in de reiskosten. En de berekeningsgrondslag is voor iedereen gelijk. Het budget stelt de ambtenaar in staat te reizen van en naar de werkplek op een wijze naar eigen voorkeur en op basis van persoonlijke omstandigheden en afwegingen, zoals afspraken in het kader van plaats- en tijdonafhankelijk werken, duurzaamheid, combinatie met bestemmingen in de privésfeer enzovoorts. Tegelijkertijd dalen de administratieve lasten voor zowel werkgever als werknemer in grote mate. En omdat het reisgedrag van de ambtenaar niet wordt geregistreerd, is de privacy van de ambtenaar niet in het geding.

In de Commissie voor Georganiseerd Overleg is overeenstemming bereikt over de onderhavige regeling.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Het individueel mobiliteitsbudget is beschikbaar voor alle medewerkers met een ambtelijk dienstverband.

Als woonadres geldt het adres dat in de gemeentelijke personeelsadministratie is ingevoerd, volgens opgaaf van de ambtenaar. Als de ambtenaar een onjuist adres heeft opgegeven waardoor het mobiliteitsbudget te hoog is vastgesteld, kan het teveel betaalde worden teruggevorderd en kan het budget opnieuw worden vastgesteld. De gemeente is gerechtigd het woonadres te laten verifiëren aan de hand van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

De begripsbepalingen gaan niet in op het bevoegd gezag. In de gemeentelijke mandaatregeling heeft het college de hoofden van de gemeentelijke diensten bevoegd verklaard met betrekking tot personele aangelegenheden, waaronder de vergoeding van kosten voor woon-werkverkeer zoals geregeld in dit besluit. Het hoofd van dienst kan binnen de dienst ondermandaat verlenen. HR Services voert namens het bevoegd gezag de onderhavige regeling uit.

Artikel 2

Toekenning van het individueel mobiliteitsbudget vindt plaats met gebruikmaking van de desbetreffende procedure.

Er bestaat geen aanspraak op het budget als de ambtenaar gebruik kan en mag maken van een dienstauto voor woon-werkverkeer, als al op andere wijze is voorzien in transport, als de ambtenaar een vergoeding voor woon-werkverkeer ontvangt uit andere hoofde of als hij structureel direct vanaf het woonadres dienstreizen of –ritten maakt. Ook komt het budget niet tot uitbetaling als het maandelijkse termijnbedrag minder is dan € 2,50.

Artikel 3

Bij het vaststellen van het individuele mobiliteitsbudget wordt uitgegaan van het aantal dagen dat de ambtenaar daadwerkelijk naar de plaats van tewerkstelling reist. Als de ambtenaar bijvoorbeeld vijf dagen werkt, waarvan één dag structureel thuis, wordt het mobiliteitsbudget vastgesteld op basis van vier reisdagen. Overeenkomstig de fiscale regels bedraagt het aantal reisdagen per jaar voor een voltijder maximaal 214 dagen. Als een medewerker vier dagen per week reist, is het aantal reisdagen per jaar: 4/5 maal 214. Er wordt gerekend met maximaal één decimaal. De medewerker die de ene week 5 dagen reist, en de andere week 4 dagen, reist dus gemiddeld 4,5 dag per week.

Het aantal reisdagen wordt in overleg tussen de leidinggevende en medewerker vastgesteld en vastgelegd. Incidentele afwijkingen, bijvoorbeeld vanwege een dag thuiswerken, zijn geen aanleiding tot

herberekening.

Bij de berekening van de reisafstand wordt uitgegaan van de kortste route. Bij de berekening wordt gebruik gemaakt van de routeplanner Routenet, waarbij de route wordt berekend met auto en met fiets als vervoermiddel, waarna de kortste route wordt gekozen. Uitkomsten van berekeningen met andere routeplanners blijven buiten beschouwing.

In de berekening wordt uitgegaan van een maximale reisafstand van 30 kilometer enkele reis. Degene die op meer dan 30 kilometer afstand van het werkt woont, krijgt dus een budget toegewezen op basis van een reisafstand van 30 kilometer.

Als een medewerker op verschillende plekken in Den Haag werkt en daardoor verschillende reisafstanden heeft, kan een gemiddelde reisafstand worden vastgesteld. De reisafstand wordt afgerond op een decimaal.

In sommige situaties ontvangt de ambtenaar al een financiële vergoeding of tegemoetkoming voor het traject of een deel ervan. Bijvoorbeeld als de ambtenaar van de werkgever een vervoerabonnement heeft gekregen voor reizen tijdens de dienst binnen Den Haag. Als zo’n vervoerbewijs het woon-werkverkeertraject geheel of deels bestrijkt, worden de desbetreffende kilometers buiten beschouwing gelaten in de berekening van de reisafstand woon-werkverkeer, om dubbele aanspraken te voorkomen.

De berekening van het mobiliteitsbudget is eenmalig. Uitsluitend in de in artikel 5 beschreven situaties vindt herberekening plaats. Zo zal een aanpassing door Routenet van een reisafstand niet leiden tot herberekening.

Voorbeeld A

Een medewerker woont vijftien kilometer van de plaats van tewerkstelling, berekend met de kortste route volgens Routenet, en reist drie dagen per week.

Het mobiliteitsbudget wordt als volgt berekend:

Voorbeeld B

Een medewerker woont 35 kilometer van de plaats van tewerkstelling, berekend met de kortste route volgens Routenet, en reist vijf dagen per week.

Het mobiliteitsbudget wordt als volgt berekend:

Artikel 4

Het individueel mobiliteitsbudget wordt op jaarbasis vastgesteld en betaald in twaalf maandelijkse termijnen betaald.

Op verzoek kan het budget ook in een keer over het hele kalenderjaar worden betaald (12 maandtermijnen). Als de medewerker hierom verzoekt in de loop van een jaar, betreft het jaarbedrag de resterende maanden van het kalenderjaar. Dit geldt ook voor de uitbetaling ineens bij de invoering van deze regeling.

Uiteraard zal de ambtenaar aan wie een jaarbedrag is betaald en die voortijdig uit dienst treedt, het bedrag dat hij teveel heeft ontvangen, moeten terugbetalen.

Artikel 5

Dit artikel regelt de hernieuwde vaststelling van het mobiliteitsbudget in enkele situaties: verhuizing, wijziging van de plaats van tewerkstelling en wijziging van het aantal reisdagen. Het gaat om structurele of langdurige wijzigingen. Kortstondige of incidentele wijzigingen hoeven niet te worden gemeld. Opname van een of meer verlofdagen gedurende een ruime periode, zoals bij opname van ouderschapsverlof het geval kan zijn, vormt in ieder geval aanleiding voor herberekening van het budget. In geval van twijfel doen de ambtenaar en de leidinggevende er goed aan om hierover overleg te voeren. Melding van wijzigingen vindt plaats met gebruikmaking van de daarvoor bestemde procedure. De herberekening kan op elk moment gedurende het jaar plaatsvinden.

Daarnaast kan de gemeente besluiten om ambtshalve een herberekening uit te voeren en het budget opnieuw vast te stellen. Bijvoorbeeld bij wijziging van het bedrag van de kilometervergoeding, of als er een ingrijpende wijziging van de infrastructuur plaatsvindt waardoor reisafstanden aanmerkelijk wijzigen.

Artikel 6

Bij langdurige afwezigheid gedurende een aaneengesloten periode van ten minste vier volledige weken wordt de betaling van het budget stopgezet. Dit omvat situaties zoals ziekte en langdurig verlof (anders dan reguliere vakantie). Bij hervatting van de dienst wordt de betaling hervat. Deze handelingen worden geïnitieerd door middel van een geautomatiseerd systeem of door actie van de dienst waarbij de ambtenaar werkzaam is. Het artikel biedt ruimte om op verzoek van de ambtenaar de stopzetting van betaling achterwege te laten. Dit ziet op schrijnende gevallen, zoals de situatie dat een ambtenaar een duur jaarabonnement heeft aangeschaft en vervolgens ernstig ziek wordt. Daarbij zullen de toepasselijke bepalingen in de Wet op de loonbelasting worden toegepast.

Betaling kan ook worden stopgezet als het budget is vastgesteld aan de hand van onjuiste gegevens van de ambtenaar, of als de ambtenaar wijzigingen niet tijdig heeft doorgegeven. Hetgeen teveel is betaald aan de ambtenaar kan worden teruggevorderd. Het budget kan ambtshalve opnieuw worden vastgesteld.

Artikel 7

Dit artikel geeft het college de bevoegdheid om in bijzondere gevallen op andere wijze dan door toekenning van het individueel mobiliteitsbudget, ambtshalve te voorzien in een tegemoetkoming in de kosten van woon-werkverkeer, of een andersoortige voorziening te treffen. Dit is een ambtshalve bevoegdheid en geen hardheidsclausule.

Artikel 8

De gemeente Den Haag kan als werkgever afspraken maken over woon-werkverkeer met een of meerdere aanbieders van openbaar vervoer. Deze afspraken kunnen betrekking hebben op het kopen van een recht op vervoer bij de aanbieder, zoals een abonnement of zakelijke vervoerkaart, waarbij de aanschafprijs wordt betaald of vooruitbetaald door de gemeente. Dit artikel bepaalt dat in een dergelijke situatie de betaling door de gemeente wordt verrekend door inhouding van het betaalde bedrag op het salaris van de medewerker.

Artikel 9

Dit artikel regelt de samenloop van de onderhavige regeling met de Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2011. De bepalingen met betrekking tot woon-werkverkeer in de Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2011 vervallen. Verder regelt dit artikel anti-cumulatie in bepaalde gevallen.

Artikel 10

Dit artikel brengt de rechtspositieregelingen voor trainees bij de gemeente Den Haag in overeenstemming met de onderhavige regeling.

Artikel 11

Door middel van dit artikel wordt de Regeling Cafetariamodel aangepast op een tweetal onderdelen.

De eerste aanpassing vloeit voort uit de gewijzigde regelgeving met betrekking tot werkkosten. De verlaging van de vrije ruimte in de werkkostenregeling naar 1,2% vanaf 2015 noodzaakt tot vermindering van het beslag op de vrije ruimte. Door de aankoop van een fiets voor woon-werkverkeer als bestedingsmogelijkheid te beperken tot eenmaal per vijf jaar (was: eenmaal per drie jaar), wordt het aanzienlijk beslag dat het fietsplan legt op de vrije ruimte beperkt. Aan de termijn van vijf jaar wordt niet vastgehouden als een medewerker in 2011 of 2012 met gebruikmaking van het fietsplan een fiets heeft aangeschaft voor woon-werkverkeer, en dit weer wilt doen voordat vijf jaren zijn verstreken sinds de eerdere aanschaf.

Daarnaast wordt het mogelijk gemaakt dat de ambtenaar een bron uit het cafetariamodel kan uitruilen voor een netto aanvullende vergoeding ten bedrage van het verschil tussen € 0,09 (individueel mobiliteitsbudget) en € 0,19 (maximaal onbelaste reiskostenvergoeding), en voor het aantal kilometers waarvoor de medewerker geen vergoeding ontvangt (boven 30 kilometer). Er is sprake van een aanvullende vergoeding omdat de ambtenaar al een individueel mobiliteitsbudget ontvangt uit hoofde van de Regeling mobiliteitsbudget woon-werkverkeer Den Haag. De onderhavige bepaling kent aan de ambtenaar het recht toe op de aanvullende vergoeding die de facto bestaat uit het fiscale voordeel dat de ambtenaar kan behalen door uitruil van een bron uit het cafetariamodel.

Met deze wijziging is het voormalige bestedingsdoel “openbaar vervoerbewijzen die mede voor het werk worden gebruikt” komen te vervallen. De daarop betrekking hebbende toelichting bij de Regeling Cafetariamodel (in onderdelen 3 en 4 van die toelichting) is daarmee ook niet meer van toepassing.

Artikel 12

Deze regeling treedt in werking met ingang van april 2015 en geldt dus voor een deel van het jaar. Dit werkt door in enkele artikelen. In het jaar 2015 bestaat er uitsluitend aanspraak op het individueel mobiliteitsbudget over de maanden april tot en met december. Ook de mogelijkheid van fiscale uitruil op basis van deze regeling heeft in 2015 uitsluitend betrekking op die periode. De mogelijkheid van uitbetaling van het mobiliteitsbudget over een heel kalenderjaar in één termijn omvat in 2015 een periode van maximaal negen maanden in plaats van twaalf maanden. Ten slotte bevat het artikel overgangsrecht voor stagairs die een vergoeding ontvangen op de voet van artikelen uit de Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2011 die komen te vervallen.

Artikel 13

Dit artikel regelt de inwerkingtreding, de citeertitel en bekendmaking.