Regeling vervallen per 23-11-2005

Regeling Aanvaarden Geschenken, Vergoedingen en Uitnodigingen 2005

Geldend van 23-11-2005 t/m 22-11-2005

Intitulé

Regeling Aanvaarden Geschenken, Vergoedingen en Uitnodigingen 2005

Gemeente Den Haag

BESLUIT VAN HET COLLEGE

REGELING AANVAARDEN GESCHENKEN, VERGOEDINGEN EN UITNODIGINGEN 2005

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS,

Gelet op artikel 125 Ambtenarenwet juncto artikel 160 Gemeentewet en artikel 15:1:3 en artikel 15:1:4 ARG;

Met instemming van de commissie voor georganiseerd overleg,

Besluit:

Vast te stellen de navolgende Regeling Aanvaarden Geschenken, Vergoedingen en Uitnodigingen 2005;

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    ambtenaar:

    de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 onderdeel a ARG;

Artikel 2 Het aannemen van geschenken

Artikel 2:1

  • 1. De ambtenaar die in verband met zijn functie van een derde een geschenk ontvangt meldt dit aan de direct leidinggevende. Dit geldt ook voor geschenken die door relaties van de gemeente op het huisadres zijn afgegeven.

  • 2. Geschenken die een waarde vertegenwoordigen van meer dan € 50,- worden in ieder geval geweigerd en door de ambtenaar teruggezonden met een bedankbrief.

  • 3. Aangeboden geschenken die de ambtenaar niet heeft geaccepteerd en in het vooruitzicht gestelde geschenken behoren door de ambtenaar aan de leidinggevende te worden gemeld.

Artikel 3 Het aannemen van geld of vergoedingen en verrichten van “vriendendiensten”

Artikel 3:1

  • 1. Een verzoek om incidenteel in verband met de functie werkzaamheden of diensten voor derden of andere gemeentelijke afdelingen te verrichten, dient vooraf aan de leidinggevende ter goedkeuring te worden voorgelegd.

  • 2. Het gebruik van gemeentelijke eigendommen ten behoeve van werkzaamheden of diensten voor derden of andere gemeentelijke afdelingen, dient vooraf aan de leidinggevende ter goedkeuring te worden voorgelegd.

  • 3. Vergoedingen voor werkzaamheden of diensten van derden als blijk van waardering in de vorm van cadeaubonnen, bloemen, flessen wijn en dergelijke met een waarde van minder dan € 50,- mogen worden behouden.

Artikel 4 Uitnodigingen voor reizen, verblijven, excursies en evenementen

Artikel 4:1

  • 1. De ambtenaar die een uitnodiging ontvangt voor een reis, congres, excursie of evenement meldt dit aan de leidinggevende.

  • 2. De leidinggevende beslist of de ambtenaar de uitnodiging mag aanvaarden nadat hij heeft getoetst of het doel van de reis, congres, excursie of evenement relevantie heeft voor de functie van de betrokken ambtenaar.

  • 3. De betreffende reis- en verblijfkosten komen voor rekening van de gemeente op basis van de regeling vergoeding verplaatsingskosten.

Artikel 5 Uitnodigingen voor diners, lunches en recepties

Artikel 5:1

  • 1. De ambtenaar die een uitnodiging ontvangt voor een lunch, diner of receptie mag deze aanvaarden indien deze in verband staat met de uitoefening van zijn functie.

  • 2. De ambtenaar mag geen uitnodiging voor lunch, diner of receptie aannemen in ruil voor een tegenprestatie.

    De criteria in deze regeling genoemd kunnen verder worden beperkt door voor groepen personeelsleden geldende beroepsregels.

Artikel 6 Beperking

De criteria in deze regeling genoemd kunnen verder worden beperkt door voor groepen personeelsleden geldende beroepsregels.

Artikel 7 Sancties

Overtredingen van de regeling kunnen resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Den Haag.

Artikel 8 Slotbepalingen

Artikel 8:1

Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling Aanvaarden Geschenken 2005.

Artikel 8:2

De regeling treedt in werking op de dag na vaststelling door het College.

Ondertekening

Het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

D.M.F. Jongen

de burgemeester

W.J. Deetman

Toelichting

Aanvaarding geschenken:

De hoofdregel is dat geschenken die ambtenaren in verband met hun functie ontvangen worden beschouwd als gemeentelijk eigendom. Dat wil niet zeggen dat ambtenaren nooit iets mogen accepteren. Relatiegeschenken vormen nu eenmaal een gebruikelijk maatschappelijk verschijnsel. Op sommige werkplekken is het regel dat relatiegeschenken en kerstpakketten worden verloot onder het personeel om de gulle gever niet voor het hoofd te stoten.

In alle gevallen moeten ontvangen geschenken worden gemeld bij de direct leidinggevende en over geschenken die worden aangeboden dient overleg te worden gepleegd met de leidinggevende.

Geschenken die een waarde vertegenwoordigen van meer dan € 50,- worden sowieso geweigerd en teruggezonden met een bedankbrief, waarin het gemeentelijke beleid t.a.v. geschenken wordt toegelicht.

Het is duidelijk dat in alle gevallen het omgaan met geschenken een beroep doet op ieders eigen verantwoordelijkheid. Niemand krijgt “zomaar” iets gratis. Achter elk geschenk ligt een – wellicht welgemeende – bedoeling. Het is dan ook zinvol om de intentie van de gever kritisch onder de loep te nemen. Het moment waarop het geschenk wordt aangeboden is medebepalend.

Het maakt groot verschil of men iets aangeboden krijgt terwijl de onderhandelingen met de gever nog niet zijn beëindigd of men iets tot een goed einde heeft weten te brengen.

Het aannemen van vergoedingen en verrichten van “vriendendiensten”

Incidentele vergoedingen

Soms worden ambtenaren benaderd voor het doen van een incidentele inspanning. Deze inspanning kan variëren van het houden van een presentatie of lezing tot het opbouwen van een podium voor een conferentie of congres. Veelal vindt dit plaats onder werktijd, in overleg met de leidinggevende en staat de prestatie van de ambtenaar in verband met de functie.

Het gaat hierbij nadrukkelijk om incidentele werkzaamheden die verband houden met de functie en niet om nevenwerkaamheden. Voor nevenwerkzaamheden als bedoeld in artikel 15:1:6 ARG geldt de circulaire nevenwerkzaamheden van 11 januari 2005 (BSD/2004.3889).

Als blijk van waardering ontvangt men een vergoeding die bestaat uit bijvoorbeeld een cadeaubon, een bos bloemen of een fles wijn. Dergelijke vergoedingen – indien niet buitensporig – kunnen gewoon geaccepteerd worden; zij staan immers uitsluitend in verband met die extra inspanning of prestatie.

Uitnodigingen voor reizen, verblijven, excursies en evenementen

Voor het ingaan op een uitnodiging voor een reis gelden onverkort de algemene regels voor dienstreizen: het reisdoel en reisgezelschap moet relevantie hebben voor de functie en ook is de toestemming van de leidinggevende vereist. Directeuren leggen omtrent hun reizen verantwoording af aan de gemeentesecretaris. (op basis van de verplaatsingskostenregeling).

Uitnodigingen voor diners, lunches en recepties

Diners, lunches en recepties zijn niet meer weg te denken bij het onderhandelen of afsluiten van contracten. Juist vanwege de informele sfeer kunnen afspraken makkelijker tot stand komen en kunnen eventuele hindernissen worden gladgestreken.

Toch is het zinvol dat ambtenaren bij iedere uitnodiging bedenken wat de noodzaak of het belang kan zijn voor een dergelijk informeel contact. Immers, vermeden moet worden dat er een sfeer of situatie ontstaat waardoor men niet meer onafhankelijk beslissingen kan nemen.

Als houvast om dergelijke uitnodigingen objectief te kunnen bekijken, kunnen drie regels gehanteerd worden, namelijk:

  • ·

    Zorgvuldigheid: de noodzaak en de aard van het informele contact worden kritisch bekeken;

  • ·

    Wederkerigheid: de organisatie heeft van haar kant ook de mogelijkheid relaties mee uit eten te nemen;

  • ·

    Openheid: ambtenaren bespreken de uitnodigingen met hun leidinggevende.