Regeling Vertrouwenswerk 2007

De gemeente Den Haag heeft integriteit binnen haar organisatie hoog in het vaandel staan.

Bij integriteit moet niet alleen worden gedacht aan zaken als fraude, corruptie, of misbruik van bedrijfsmiddelen, maar ook aan de ongewenste manier waarop medewerkers met elkaar omgaan (bijvoorbeeld: seksuele intimidatie, discriminatie en pesten).

Het doel van de in de regeling vastgelegde procedure is: probleemoplossing.

In eerste instantie dienen de problemen bij de dienst te worden opgelost.

Het proces loopt in beginsel via drie stappen: eerst de leidinggevende of de decentrale vertrouwenspersoon, dan de centrale vertrouwenspersoon, dan de klachtencommissie. De behandeling krijgt hierdoor in toenemende mate een zwaarder - en formeler accent.

Onder de behandeling van een melding door de vertrouwenspersoon wordt de procedure van artikel 2:4 verstaan. Hieronder vallen alle activiteiten die een bijdrage leveren aan de probleemoplossing ten behoeve van de melder. De behandeling is afgedaan als de melder tevreden is met het resultaat van de behandeling of aangeeft alsnog een klacht te willen indienen.

Alle beginselen, die in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht genoemd worden, zijn van toepassing op deze regeling.

De regeling is een verbijzondering van de klachtenbehandeling met betrekking tot ongewenst gedrag.

Preventie, probleemoplossing, de-escalatie en vertrouwelijkheid staan voorop bij de regeling Vertrouwenswerk. Het starten van een rechtspositioneel traject naar aanleiding van een melding over ongewenst gedrag ligt niet voor de hand. De uitzondering hierop is dat er sprake is van het vermoeden van een strafbaar feit.

De regeling voorziet in escalatie via de klachtencommissie, indien het ongewenste gedrag niet ophoudt. De klachtencommissie kan het bevoegd gezag adviseren om (rechtspositionele) maatregelen te nemen.

In de regeling Vertrouwenswerk worden definities gehanteerd die zijn opgenomen in de regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid en de nieuwe Arbeidsomstandighedenwet.

Gekozen is voor de definitie uit de Arbeidsomstandighedenwet, aangevuld met het begrip discriminatie uit de regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid, omdat op deze wijze het begrip ongewenst gedrag het meest uitvoerig wordt geduid. Inhoudelijk is er geen verschil met het begrip ongewenst gedrag uit de regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid. In de toelichting op de regeling Klachtencommissie is vermeld dat het begrip “ongewenst gedrag” ruim dient te worden geinterpreteerd.

Uit de definitie van ongewenst gedrag kan worden afgeleid dat er een verband met het werken bij de gemeente aanwezig moet zijn. De regeling vindt geen toepassing, indien de klager of aangeklaagde in geen enkele relatie staat tot de gemeentelijke organisatie.

Onder medewerker wordt verstaan: een ieder die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij de gemeente (ambtenaren, freelancers, gedetacheerden, uitzendkrachten, stagiairs enz.).

Omdat de ex- ambtenaar en de gemeente belang kunnen hebben bij afdoening van de melding of klacht, nadat de melder of klager de gemeentedienst heeft verlaten, omvat het begrip medewerker ook de ex- medewerker.

Voor medewerkers met een onderwijsrechtspositie geldt een eigen klachtenregeling en is de regeling Vertrouwenswerk niet van toepassing.

In de regeling vertrouwenswerk 2007 is het onderscheid tussen “melding”en “klacht” gehandhaafd. Melding heeft betrekking op informele probleemoplossing via leidinggevende of vertrouwenspersoon. Klacht heeft betrekking op de formele procedure via de klachtencommissie.

Hierbij dient te worden aangetekend dat ook het begrip melding een klacht is in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. In de regeling vertrouwenswerk 2007 wordt het begrip melding gebruikt voor klachten voorzover deze (nog) niet schriftelijk zijn ingediend bij de klachtencommissie.

Het diensthoofd is verantwoordelijk, de vertrouwenspersonen zijn ondersteunend t.a.v. het beleid op dit terrein. Dat betekent dat de vertrouwenspersonen o.a. worden betrokken bij de voorbereiding en afhandeling van onderzoeken op het gebied van arbeidsomstandigheden, zoals een risicoinventarisatie en –evaluatie of een tevredenheidsonderzoek. In de onderzoeken wordt o.a. gevraagd naar ervaren ongewenst gedrag, de bekendheid met de inhoud en procedures van ongewenst gedrag, de bekendheid met de vertrouwenspersoon van de dienst.

Het diensthoofd stelt jaarlijks een preventieplan op. Dit plan kan onderdeel uitmaken van een werkplan van de dienst of een arbojaarplan. In het preventieplan wordt o.a. aandacht gegeven aan de scholing van leidinggevenden, het agenderen van ongewenst gedrag in het werkoverleg, het bespreken van ongewenst gedrag in functioneringsgesprekken, de informatievoorziening o.a. op Intranet van de dienst, voorlichting en de prioriteiten voor het jaar.

De medewerker heeft een keuze voor het doen van een melding: bij de leidinggevende, bij de decentrale vertrouwenspersoon, bij de centrale vertrouwenspersoon of bij het meldpunt integriteit.

Op intranet wordt een meldingsformulier beschikbaargesteld. Hierdoor komen meer mogelijkheden beschikbaar voor het doen van meldingen. In overleg met de melder wijst het meldpunt Integriteit een vertrouwenspersoon aan die de melding behandelt. (De centrale vertrouwenspersoon maakt deel uit van het Meldpunt Integriteit).

Een melding moet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden worden ingediend. Hiervoor geldt een richtlijn van twee jaar. De termijn genoemd in de regeling Klachtencommissie voor het indienen van een klacht is ook van toepassing op het indienen van de melding op grond van de regeling Vertrouwenswerk. In de regeling Vertrouwenswerk van 2002 was de termijn voor het doen van een melding 1 jaar.

De veroorzaker kan voor informatie en doorverwijzing terecht bij de centrale vertrouwenspersoon. Informatie kan betrekking hebben op de betekenis en procedures van het vertrouwenswerk. Verwijzing vindt plaats op basis van de vraag van de veroorzaker (gericht op gedragsverandering of op verdediging van belangen). De functie van de vertrouwenspersoon van de dienst is ingesteld om melders te ondersteunen. Bij die functie past niet dat de vertrouwenspersoon ook een rol heeft t.a.v. de veroorzaker.

De medewerker kan een melding doen bij de leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon.

Het oplossen van problemen met betrekking tot het gedrag van medewerkers behoort tot de integrale managementverantwoordelijkheid.

De medewerker heeft echter de keuze om een melding te doen bij een vertrouwenspersoon, omdat het moeilijk kan zijn om de leidinggevende hierover aan te spreken. Dat zal zeker het geval zijn als de leidinggevende een rol heeft gespeeld bij het ontstaan van het ervaren ongewenste gedrag.

Melden bij de centrale vertrouwenspersoon zal o.a. gedaan worden bij: een melding over een diensthoofd, de relatie waarin de decentrale vertrouwenspersoon staat tot de melder of de aangeklaagde en langdurige afwezigheid van de decentrale vertrouwenspersoon.

De leidinggevende kan bij de behandeling van de melding advies vragen aan de decentrale vertrouwenspersoon.

Een vertrouwenspersoon kan medewerker zijn van de dienst en als vertrouwenspersoon benoemd worden. De functie kan ook worden uitgeoefend door detachering of inhuur vanuit een andere gemeentelijke dienst of een externe organisatie.

Uitgangspunt is het aanstellen van personen die vertrouwen kunnen genieten binnen de dienst.

Hierbij wordt het advies van de ondernemingsraad ingewonnen.

De functie van decentrale vertrouwenspersoon is een volwaardige nevenfunctie, die naast de

hoofdfunctie vervuld moet kunnen worden.

De decentrale vertrouwenspersoon is alleen verantwoording schuldig aan het hoofd van dienst.

De decentrale vertrouwenspersoon moet benaderbaar, goed bereikbaar en bekend zijn bij zijn doelgroep.

Diensthoofden maken bij de aanwijzing van vertrouwenspersonen gebruik van een functiebeschrijving en competentieprofiel, opgesteld door de directie Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening van de Bestuursdienst. (bijlage). Bij de selectie wordt aandacht besteed aan de vraag of de kandidaat –gelet op zijn of haar (andere) functie bij de dienst - voor benoeming tot vertrouwenspersoon in aanmerking kan komen (dubbele petten probleem).

Het diensthoofd maakt bij de selectie van vertrouwenspersonen gebruik van een integriteitstoets, waarbij tenminste een verklaring omtrent het gedrag wordt opgevraagd.

Vertrouwenspersonen worden tijdelijk voor de duur van 5 jaar aangesteld. Voor detachering of inhuur geldt eveneens een maximale duur van 5 jaar. Na 5 jaar kan een nieuwe termijn van 5 jaar ingaan, afhankelijk van het oordeel van het diensthoofd over het functioneren. Hierbij wordt het advies van de ondernemingsraad ingewonnen.

Jaarlijks voert het diensthoofd een functioneringsgesprek met de vertrouwenspersoon/ vertrouwenspersonen van de dienst. Uit de aard van de functie vloeit voort dat het oordeel niet gebaseerd kan zijn op de behandeling van (individuele) meldingen.

Bij het functioneringsgesprek worden in elk geval aan de orde gesteld: opleiding, de faciliteiten om de functie te kunnen uitoefenen (tijd, middelen, gespreksruimte e.d.), voorlichting, de rol van de vertrouwenpersoon bij het preventiebeleid, de resultaten van onderzoeken over ongewenst gedrag in risico inventarisaties, tevredenheidsonderzoeken e.d.

De decentrale vertrouwenspersoon zal veelal het eerste opvang- en aanspreekpunt zijn voor de medewerker, die geconfronteerd is met ongewenst gedrag.

De belangrijkste taak van de decentrale vertrouwenspersoon is het behandelen en afdoen van

meldingen.

Hij beoordeelt de ontvankelijkheid van de melding. Hij verklaart een melding in ieder geval niet ontvankelijk als:

• -

  de melding geen betrekking heeft op ongewenst gedrag als bedoeld in artikel 1:1 onder a.

• -

  de melding niet voldoet aan de voorwaarden van artikel 1:3, de leden 2 en 3.

Samen met de medewerker beziet de vertrouwenspersoon welke actie wordt ondernomen:

• -

  alleen melden zonder verdere actie

• -

  advies om het probleem zelf te kunnen oplossen

• -

  de decentrale vertrouwenspersoon spreekt met degene op wiens gedrag de melding betrekking heeft de decentrale vertrouwenspersoon bemiddelt tussen melder en degene op wiens gedrag de melding betrekking heeft

• -

  andere interventies.

De decentrale vertrouwenspersoon heeft ook een verwijsfunctie. Als de voorgelegde problematiek daarom vraagt zal een verwijzing naar een deskundige plaats moeten vinden. Zo zal verwijzing naar het bedrijfsmaatschappelijk werk aan de orde zijn, wanneer het gaat om specifieke begeleiding van gedragsproblemen.

Meldingen dienen zorgvuldig behandeld te worden. De behandelaar neemt niet zonder toestemming van de melder contact op met degene op wiens gedrag de melding betrekking heeft of met anderen.

Zie ook toelichting bij artikel 1:7.

De decentrale vertrouwenspersoon moet de middelen en faciliteiten hebben om de opgedragen taak goed te kunnen uitoefenen, zoals: voldoende diensttijd, het raadplegen van deskundigen, het volgen van de noodzakelijke scholing en training, het verzorgen van voorlichting en publiciteit, een ruimte waar vertrouwelijke gesprekken gevoerd kunnen worden, een eigen telefoon (met telefoonbeantwoorder), een eigen archiefruimte; een beperkt budget voor bijvoorbeeld het betalen van consumpties.

Met name het tijdsaspect is erg belangrijk. De decentrale vertrouwenspersoon moet niet alleen voldoende tijd hebben om individuele gevallen zorgvuldig te kunnen behandelen, maar ook tijd om deel te nemen aan vergaderingen, trainingen e.d.. Richtlijn voor de tijdsbesteding is gemiddeld twee uur per week.

De Centrale vertrouwenspersoon neemt binnen de gemeente een bijzondere positie in. Binnen de gemeente dient hij objectief en onafhankelijk te zijn. Hij coördineert het vertrouwenswerk binnen de gemeente. Dientengevolge is hij functioneel opgehangen aan de gemeentesecretaris.

Hij dient zonodig elke functionaris binnen de gemeente, zonder aanzien des persoons, te kunnen aanspreken

De centrale vertrouwenspersoon moet aan een aantal eisen voldoen, wil deze zijn taken goed kunnen uitoefenen. Zo moet hij deskundig zijn op het terrein van alle vormen van ongewenst gedrag, in staat zijn bemiddelingsgesprekken te voeren, kennis hebben van formele en informele mogelijkheden voor het afdoen van meldingen. Op basis van zijn positie moet hij knelpunten kunnen signaleren en beleidsadviezen kunnen formuleren. Verder moet de centrale vertrouwenspersoon coördinerende werkzaamheden kunnen verrichten.

Het college van burgemeester en wethouderszorgen ook voor vervanging van de centrale vertrouwenspersoon.

Het college van burgemeester en wethoudersdienen de centrale vertrouwenspersoon de middelen en faciliteiten te verschaffen die nodig zijn om de opgedragen taak te kunnen uitoefenen. Hierbij moet gedacht worden aan een ruimte, waar vertrouwelijke gesprekken gevoerd kunnen worden, met waarborg voor de privacy van de bezoeker; een kast met slot, waar dossiers opgeborgen kunnen worden; een telefoon met telefoonbeantwoorder; een budget voor b.v. voorlichtingsmateriaal, deskundigheidsbevordering e.d..

De centrale vertrouwenspersoon brengt periodiek verslag uit aan burgemeester en wethouders.

Dit geschiedt bij voorkeur via het Sociaal Jaarverslag van de gemeente. Om te kunnen beschikken over gegevens voor rapportage aan het college van burgemeester en wethouders kan de centrale vertrouwenspersoon aanwijzingen geven met betrekking tot het (geanoniniseerd) registreren van ongewenst gedrag. Niet alleen vertrouwenspersonen en leidinggevendes worden benaderd met meldingen van ongewenst gedrag, maar ook andere functionarissen, zoals bedrijfsartsen en maatschappelijk werkers. Hiervoor is een formulier beschikbaar. (bijlage).

Door aansluiting bij de regeling Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de Gemeentelijke Overheid is deze regeling integraal van toepassing voor de klachtenbehandeling. Klachten worden ingediend bij de Klachtencommissie t.a.v. Secretariaat van het CvA, Postbus 30435, 2500 GK Den Haag; telefoon 070 3738523; e-mail: cva@vng.nl.

De klachtadviesprocedure komt tegemoet aan de behoefte om klachten met enige afstand te kunnen laten behandelen. Het college van burgemeester en wethoudersbehouden de verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke afhandeling.

Op grond van een mandaatregeling kunnen (de meeste) klachten worden afgedaan door het diensthoofd.

Tot de afdoening behoren o.a. het wijzen op een eventuele externe klachtprocedure (gemeentelijke ombudsman), het op de hoogte stellen van klager, eventuele aangeklaagde en de centrale vertrouwenspersoon.

Geadviseerd wordt, om voordat een klacht wordt ingediend, eerst intern een melding te doen en deze melding te laten behandelen. De melder (klager) beslist zelf over het indienen van een klacht.

Voor begeleiding bij het indienen van een klacht kan men zich desgewenst wenden tot de centrale vertrouwenspersoon. Deze zal onder andere de procedure bespreken en de consequenties die de klachtenprocedure kan hebben in beeld brengen.