Reglement van orde collegevergaderingen Den Haag 2020

Toelichting

Naar aanleiding van het aantreden van het nieuwe college wordt het Reglement van Orde van collegevergaderingen geactualiseerd. Het college hanteert collegiale besluitvorming als uitgangspunt. De wijzigingen zijn zodanig omvangrijk van aard, dat een geheel nieuw reglement prevaleert boven het wijzigen van het bestaande reglement uit 2014.

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,

gelet op artikel 52 Gemeentewet,

besluit vast te stellen het Reglement van orde collegevergaderingen Den Haag 2020:

Artikel 1 Vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert op dinsdag, inclusief lunch, tot uiterlijk 16.00 uur.

• 2.

  De burgemeester roept de vergadering bijeen.

• 3.

  Indien een collegelid een vergadering van het college op een andere datum dan genoemd in het eerste lid nodig acht, verzoekt hij de burgemeester onder opgave van redenen deze bijeen te roepen.

• 4.

  Tijdens recesperiodes besluit de burgemeester tot het bijeenroepen van de vergadering.

• 5.

  De vergaderingen worden gehouden in beslotenheid.

• 6.

  Een collegelid zal, indien de onafhankelijke oordeelsvorming over een onderwerp in het geding kan zijn, zich onthouden van deelname aan beraadslaging en besluitvorming over een voorliggend voorstel. Het collegelid verlaat de collegevergadering tijdens de beraadslaging en besluitvorming over dit onderwerp. Dit wordt aangetekend in de verslaglegging.

Artikel 2 Agenda 

• 1.

  De gemeentesecretaris stelt namens de burgemeester de agenda van de vergadering vast op de woensdagavond voorafgaand aan de vergadering en stelt deze donderdagmiddag digitaal beschikbaar.

• 2.

  Na vaststelling van de agenda zijn aanvullingen op de agenda uitsluitend mogelijk indien na overleg tussen de betrokken portefeuillehouder en de burgemeester vast komt te staan dat behandeling geen uitstel duldt.

• 3.

  De agenda en de bijbehorende vergaderstukken zijn geheim. In de vergadering worden voorstellen tot opleggen geheimhouding bij afzonderlijke vergaderstukken al dan niet bekrachtigd.

• 4.

  Alle vergaderstukken worden in eerste instantie als bespreekstuk geagendeerd. Ieder collegelid kan tot uiterlijk maandag 14.00 uur per mail aan de gemeentesecretaris laten weten welke bespreekstukken hij wil bespreken. Stukken waarbij niet om bespreking is gevraagd worden op de hamerstukkenlijst gezet.

• 5.

  De gepubliceerde agenda wordt uiterlijk op maandag om 15.00 uur omgezet naar een bespreekagenda.

• 6.

  De ter bespreking gevraagde agendapunten worden in de bespreekagenda onder een kopje bespreekpunten geplaatst. De overige stukken worden afgehamerd.

• 7.

  De burgemeester stelt bij aanvang van de vergadering de bespreekagenda formeel vast.

• 8.

  De burgemeester kan, indien een collegelid alsnog een hamerstuk wil bespreken, het betreffende stuk aanhouden en een week later als bespreekstuk op de agenda plaatsen, tenzij maatwerk nodig is.

Artikel 3 Aanlevering en verzending agenda en vergaderstukken

• 1.

  Voor de vergadering zendt de gemeentesecretaris een agenda met de bijbehorende stukken aan de leden van het college.

• 2.

  De agenda en vergaderstukken worden in principe digitaal verstrekt, tenzij de aard van een stuk om een andere verzendingswijze vraagt.

• 3.

  De portefeuillehouder biedt de op dinsdag ter vergadering te behandelen stukken uiterlijk de woensdag voorafgaand aan de vergadering, vóór 17.00 uur, schriftelijk en digitaal aan de gemeentesecretaris conform de in artikel 4 gestelde kwaliteitseisen.

• 4.

  Stukken die te laat zijn of niet blijken te voldoen aan de kwaliteitsvereisten zoals bedoeld in artikel 4 worden niet geagendeerd.

• 5.

  De agenda en vergaderstukken worden naast de collegeleden ook digitaal beschikbaar gesteld aan de gemeentesecretaris, de directeur Communicatie, algemeen directeuren, sectordirecteuren, bestuursadviseurs, woordvoerders van collegeleden, uitvoerend secretarissen, Bureau Gemeentesecretaris en medewerkers aan wie het Gemeentelijk Management Team toestemming heeft gegeven.

• 6.

  Voor een collegevergadering op dinsdag vindt digitale verzending van de agenda en de bijbehorende stukken uiterlijk op donderdagmiddag voorafgaand aan de vergadering plaats.

• 7.

  Indien behandeling van een stuk geen uitstel duldt, kan conform artikel 2, tweede lid, de burgemeester op verzoek van de portefeuillehouder toestemming geven het stuk alsnog aan de agenda toe te voegen. Dit stuk wordt, in overeenstemming met de kwaliteitseisen in artikel 4 uiterlijk op vrijdagmiddag 14.00 uur aangeboden aan de gemeentesecretaris ten behoeve van een tweede en tevens laatste digitale verzending van de agenda en vergaderstukken op vrijdagmiddag, uiterlijk 16.00 uur.

• 8.

  Indien het in de vergadering te behandelen stuk ook de termijn van vrijdagmiddag 14.00 niet haalt of niet in overeenstemming is met de kwaliteitseisen, kan de portefeuillehouder het stuk, na toestemming van de burgemeester, 15 keer gekopieerd, door de portefeuillehouder onder de arm meenemen in de vergadering en de voorzitter last een leespauze in. Voordat definitief op het stuk besloten wordt, moet het stuk voldoen aan de vereisten zoals opgenomen in artikel 4, na de vergadering toetst de gemeentesecretaris hierop.

• 9.

  Voor bijeen te roepen vergaderingen anders dan de vergadering op dinsdag bepaalt de burgemeester het tijdstip voor de vaststelling van de agenda en voor de aanlevering en de verzending van de vergaderstukken.

Artikel 4 Kwaliteitseisen vergaderstukken

• 1.

  Alle ter besluitvorming voorgelegde stukken dienen aantoonbaar voorzien te zijn van:

  a. een korte doch volledige samenvatting van de inhoud;

  b. een paraaf voor akkoord van de portefeuillehouder(s) die het stuk inbrengt;

  c. een paraaf voor akkoord van de algemeen directeur(en) van de dienst(en) die het stuk heeft voorbereid;

  d. een paraaf voor akkoord van overige portefeuillehouders en overige algemeen directeuren van de diensten, indien er consequenties zijn die hun portefeuille of dienst aangaan;

  e. een paraaf voor akkoord van concerncontrol financiën en BSD juridische zaken;

  f. een digitale versie van het aangeleverde papieren exemplaar;

  g. een overzicht van de t.b.v. besluitvorming gepleegde afstemming;

  h. indien het een geheim stuk betreft: de geheimhoudingsgrond, een onderbouwing voor het opleggen van geheimhouding en eventuele expiratiedatum.

• 2.

  Stukken die niet aan deze voorwaarden voldoen, worden niet ter besluitvorming aan het college voorgelegd, tenzij de burgemeester anders beslist.

Artikel 5 Besluitvorming en verslaglegging

• 1.

  Tijdens een collegevergadering kan als volgt worden besloten op een voorliggend stuk:

  a. conform: er hoeven geen inhoudelijke wijzigingen op een stuk te worden doorgevoerd;

  b. na aanpassing akkoord: er dient geen nadere bespreking plaats te vinden. Het stuk wordt aangepast op gemaakte afspraken in de vergaderingen en voorzien van parafering door de verantwoordelijke portefeuillehouder aangeleverd bij de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris ziet toe op een correcte naleving van het collegebesluit en de nadere afspraken.

  c. aanhouden: er dient nadere bespreking plaats te vinden, al dan niet op basis van gemaakte afspraken. De portefeuillehouder is verantwoordelijk voor het opnieuw agenderen.

  d. ingetrokken: het stuk wordt niet besproken en komt te vervallen.

• 2.

  Het college kan van het voorgaande lid afwijken, indien maatwerk nodig is.

• 3.

  Indien geen van de leden om stemming vraagt, wordt het besluit geacht met algemene stemmen te zijn aangenomen.

• 4.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit om stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

• 5.

  In het verslag wordt altijd melding gemaakt van een stemming en desgewenst kan een collegelid om een (dubbele) aantekening in het verslag vragen.

• 6.

  Stemverhoudingen worden niet in het verslag opgenomen.

• 7.

  Bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen kan stemming plaatsvinden via gesloten en ongetekende briefjes.

• 8.

  De in het vorige lid bedoelde stemming verloopt als volgt:

  a. wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan;

  b. wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een derde stemming plaats tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen hebben gekregen;

  c. hebben meer dan twee personen evenveel stemmen, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben;

  d. Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 9.

  Het college kan een besluit nemen zonder fysiek bijeen te komen.

• 10.

  Van de in het vorige lid genoemde mogelijkheid wordt slechts in zeer incidentele gevallen gebruik gemaakt in het geval van uiterste spoed.

• 11.

  In de in het vorige lid genoemde situatie volgt een parafenroute zoals in de volgende leden beschreven

• 12.

  De parafenroute kan alleen worden gestart ná toestemming van de burgemeester en informeren van de gemeentesecretaris.

• 13.

  Het stuk waarover besloten dient te worden moet voldoen aan de in artikel 4, eerste lid, genoemde kwaliteitseisen.

• 14.

  De parafenroute houdt in, dat de portefeuillehouder de stukken aanbiedt aan alle collegeleden en de gemeentesecretaris, met het verzoek schriftelijk in te stemmen met het stuk en voorzien van een reactietermijn wanneer deze instemming uiterlijk moet zijn ontvangen.

• 15.

  De in het vorige lid bedoelde reactietermijn wordt bepaald door de urgentie, maar dient redelijk te zijn. Het veronderstellen van een akkoord bij geen reactie volstaat niet.

• 16.

  Wanneer in de parafenroute afstemming tussen collegeleden nodig is om tot een besluit te komen zorgt de verantwoordelijke portefeuillehouder hiervoor.

• 17.

  Wanneer er in de parafenroute geen overeenstemming is dan wel wanneer collegeleden niet in de gelegenheid zijn tot tijdig reageren, besluit de burgemeester over het vervolg van het proces.

• 18.

  Indien collegeleden instemmen met het stuk biedt de portefeuillehouder het stuk met in achtneming van de in artikel 4 genoemde eisen, ter afdoening aan de gemeentesecretaris.

• 19.

  Stukken waarop door middel van de parafenroute is besloten worden ter formele bekrachtiging geagendeerd voor de eerstvolgende collegevergadering.

• 20.

  De secretaris draagt zorg voor een openbare besluitenlijst en een geheim verslag.

• 21.

  De besluitenlijst bevat een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest en een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 22.

  De besluitenlijst wordt gepubliceerd en ondertekend door de voorzitter en secretaris. Het ondertekenen van de besluitenlijst vervangt het ondertekenen van de afzonderlijke collegebesluiten.

• 23.

  Het verslag bevat tenminste:

  a. de namen van de aanwezige leden van het college en andere personen die aan de beraadslaging hebben deelgenomen c.q. daarbij aanwezig zijn geweest;

  b. de namen van de afwezige leden van het college;

  c. een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;

  d. een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 24.

  Het college stelt het verslag in de eerstvolgende collegevergadering vast.

Artikel 6 Proces bestuurlijke stukken rechtstreeks

• 1.

  Een collegelid kan geen bestuurlijk stuk verzenden zonder formeel collegebesluit. Uitzonderingen hierop zijn:

  • a.

    uitstelbericht schriftelijke vragen;

  • b.

    tussenbericht motie;

  • c.

    beantwoording raadsadres;

  • d.

    uitnodigingen;

  • e.

    verslagen dienstreizen;

  • f.

    aanbieden (doorzenden) stukken van derde;

  • g.

    het schriftelijk beantwoorden van technische vragen uit raadscommissies;

  • h.

    technische toelichting aan raadscommissies.

• 2.

  Een dergelijke bericht moet voldoen aan de in artikel 4, eerste lid genoemde kwaliteitseisen.

• 3.

  Een dergelijk bericht is louter informatief van aard en bevat geen besluiten, beleidswijzigingen of politiek-bestuurlijke gevoeligheden.

• 4.

  Een dergelijk bericht is openbaar.

Artikel 7 Nadere regels

• 1.

  Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement.

• 2.

  Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 5, achttiende lid.

• 3.

  Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, die in dit reglement niet, of niet voldoende, zijn geregeld.

• 4.

  Het college beslist over de geschillen omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement.

Artikel 8 Intrekking oude reglement

Het Reglement van Orde voor de vergaderingen het college van burgemeester en wethouders van Den Haag (RIS274064) wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

Artikel 10 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde collegevergaderingen Den Haag 2020.

Den Haag, 18 februari 2020

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris a.i.,

Ilma Merx

de locoburgemeester,

Boudewijn Revis