Reglement adviescommissie Haagse kunst- en cultuurprojecten Den Haag 2021

Algemene toelichting

Op 5 januari 2021 heeft het college de Subsidieregeling Haagse kunst- en cultuurprojecten Den Haag 2021 vastgesteld. In artikel 1:11, zesde lid, van de subsidieregeling is opgenomen dat het college een reglement vaststelt waarin de taken, bevoegdheden, wijze van benoeming van leden en werkwijze van de adviescommissie zijn geregeld. Met dit reglement wordt hierin voorzien.

Besluitvorming

Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,

gelet op:

• -

  artikel 84 van de Gemeentewet;

• -

  artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht; en

• -

  artikel 1:11, zesde lid, van de Subsidieregeling Haagse kunst- en cultuurprojecten Den Haag 2021;

besluit:

• -

  vast te stellen het navolgende Reglement adviescommissie Haagse kunst- en cultuurprojecten Den Haag 2021:

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

Artikel 2. Taken

• 1.

  De adviescommissie heeft tot taak het college schriftelijk te adviseren bij besluitvorming op het gebied van Haagse kunst- en cultuurprojecten, inclusief de verdeling van de beschikbare middelen.

• 2.

  De adviezen zijn openbaar maar niet bindend.

Artikel 3. Samenstelling, benoeming en aftreding adviescommissie

• 1.

  De adviescommissie bestaat uit commissieleden met specifieke expertise ten aanzien van het (Haagse) culturele landschap.

• 2.

  Bij de samenstelling van de commissie wordt rekening gehouden met diversiteit en inclusie.

• 3.

  De adviescommissie bestaat uit maximaal 9 leden, waaronder 1 voorzitter.

• 4.

  De adviescommissie benoemt uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

• 5.

  Binnen de adviescommissie is actuele kennis aanwezig van alle ontwikkelingen die vallen onder de kunstdisciplines genoemd in de subsidieregeling en van de beleidsthema’s genoemd in de subsidieregeling en het Beleidskader Kunst en Cultuur Den Haag 2021-2024.

• 6.

  De voorzitter en de leden van de adviescommissie worden door het college voor een periode van twee jaar benoemd.

• 7.

  Het college kan de voorzitter en een lid voor maximaal één periode herbenoemen.

• 8.

  In bijzondere omstandigheden kan het college voor een lid een stemgerechtigde plaatsvervanger benoemen, welke één tijdvak in de plaats treedt van het lid dat hij vervangt.

• 9.

  Ten behoeve van de benoeming van een nieuw lid wordt een openbare werving opgezet.

• 10.

  In bijzondere omstandigheden kan het college besluiten geen openbare werving op te zetten en een nieuw lid te benoemen op voordracht van de overige leden van de commissie.

• 11.

  Het lidmaatschap van de adviescommissie is onverenigbaar met de functie van bestuurder of directeur van een Haagse culturele instelling, het lidmaatschap van de gemeenteraad, raadscommissies en het college van Den Haag.

• 12.

  Een lid van de adviescommissie kan te allen tijde aan het college om ontslag vragen.

• 13.

  Het college kan een commissielid tussentijds gemotiveerd uit zijn functie ontslaan.

• 14.

  Een lid van de adviescommissie blijft na aftreden in functie totdat hij is herbenoemd, dan wel een nieuw lid is benoemd.

• 15.

  De benoeming van een lid ter voorziening in tussentijds opengevallen plaatsen geschiedt binnen drie maanden na het ontstaan van een vacature.

• 16.

  Een tussentijds benoemd lid treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger zou zijn afgetreden.

Artikel 4. Integriteit en geheimhouding

• 1.

  Een commissielid is objectief en onpartijdig, vervult zijn taak zonder vooringenomenheid en misbruikt zijn positie op geen enkele wijze.

• 2.

  Een commissielid meldt zijn bestaande en nieuwe (neven-)functies schriftelijk aan de gemeente.

• 3.

  Een commissielid neemt geen deel aan de behandeling van aanvragen die behoren tot een categorie zoals genoemd in artikel 1:8 van de Subsidieregeling Haagse kunst- en cultuurprojecten Den Haag 2021 als hij een functioneel of persoonlijk belang heeft bij één van de aanvragen in de betreffende categorie. Van een functioneel of persoonlijk belang is in ieder geval sprake als hij, zijn partner of een familielid in de eerste of tweede graad:

  a. zelf subsidie heeft aangevraagd;

  b. bestuurder, directeur, zakelijk of artistiek leider is bij een instelling die subsidie heeft aangevraagd;

  c. een dienstverband heeft bij een aanvrager of anderszins inkomen verwerft als de aanvraag wordt gehonoreerd, bijvoorbeeld als freelancer;

  d. werkzaam is voor een instelling die niet zelf een aanvraag heeft gedaan, maar wel rechtstreeks profiteert van een subsidieverstrekking.

• 4.

  Bij functionele of persoonlijke belangen, anders dan omschreven in het vorige lid, wordt een expliciete afweging gemaakt door de voorzitter, of, indien het de voorzitter betreft, de vicevoorzitter, of en onder welke voorwaarden het desbetreffende lid kan deelnemen aan de advisering.

• 5.

  Een commissielid treedt niet in concurrentie met de te beoordelen organisaties, neemt geen schenkingen aan en bedingt deze niet voor zichzelf of zijn naasten.

• 6.

  Een commissielid behandelt de hem toegezonden stukken als vertrouwelijk.

• 7.

  De commissieleden dragen zelf zorg voor vernietiging van de ontvangen stukken en verwijdering van ontvangen en verzonden digitale informatie na afronding van eventuele bezwaar- en beroepschriften.

• 8.

  Alles wat in een vergadering wordt besproken, is strikt vertrouwelijk.

• 9.

  Commissieleden die worden benaderd over de inhoud van een advies of een besluit verwijzen de vraagsteller naar het secretariaat.

Artikel 5. Ambtelijk secretariaat

• 1.

  De adviescommissie wordt bijgestaan door een secretariaat.

• 2.

  Het secretariaat wordt aangesteld vanuit de ambtelijke organisatie van de gemeente Den Haag.

• 3.

  Het secretariaat is geen lid van de adviescommissie en heeft geen stemrecht.

• 4.

  Het secretariaat neemt deel aan de vergaderingen van de commissie.

Artikel 6. Taakverdeling

• 1.

  Tot de taken van de voorzitter behoren onder meer:

  a. het vaststellen van de agenda, in overleg met het secretariaat;

  b. het bepalen van dag en uur van de vergadering, in overleg met het secretariaat;

  c. het leiden van de vergadering;

  d. het peilen van meningen binnen de adviescommissie, het meedelen van uitslagen van stemmingen en het vaststellen dat een besluit is genomen;

  e. het ondertekenen van de adviezen die van de adviescommissie uitgaan.

• 2.

  Tot de taken van de commissieleden behoren onder meer:

  a. het lezen en beoordelen van subsidieaanvragen aan de hand van de criteria en voorwaarden van de Subsidieregeling Haagse kunst- en cultuurprojecten Den Haag 2021 en in het bijzonder artikel 1:11;

  b. het deelnemen aan vergaderingen waarin de subsidieaanvragen worden behandeld;

  c. het bezoeken van culturele activiteiten van de subsidieontvangers.

• 3.

  Tot de taken van het secretariaat behoren onder meer:

  a. het bekendmaken van de agenda en andere publicaties op verzoek van de adviescommissie;

  b. het opstellen en versturen van de agenda en bijbehorende stukken aan de voorzitter en de overige leden;

  c. het verstrekken van de benodigde informatie aan de voorzitter en de overige leden van de adviescommissie;

  d. het bijwonen van de vergaderingen, het bijhouden van de presentielijst en het zorgen voor het conceptverslag en de besluitenlijst;

  e. het coördineren van voorstellings- en concertbezoeken door leden van de adviescommissie;

  f. het opstellen van het conceptadvies aan het college;

  g. het zo spoedig mogelijk schriftelijk aanbieden van een advies van de adviescommissie aan het college;

  h. het bewaken van en rapporteren over de voortgang en afhandeling van het uitgebrachte advies.

Artikel 8. Vergoedingen

• 1.

  Een lid van de adviescommissie ontvangt een vergoeding voor bijgewoonde vergaderingen overeenkomstig de Verordening geldelijke vergoedingen commissieleden niet zijnde raadsleden conform tarief C.

• 2.

  De aanwezigheid van een lid blijkt uit de voor de aanvang van de vergadering getekende presentielijst.

• 3.

  Leden van de adviescommissie ontvangen voor een voorstellingsbezoek een vergoeding voor de gemaakte onkosten van het toegangskaartje en een reiskostenvergoeding op basis van (2e klasse) openbaar vervoer, of bij gebruik van de auto de wettelijk vastgelegde onbelaste vergoeding.

• 4.

  Het bijwonen van een voorstelling blijkt uit het indienen van het toegangsbewijs.

• 5.

  De leden declareren deze onkosten bij het secretariaat.

Artikel 9. Wijze van advisering

• 1.

  De adviescommissie wordt door het college vooraf geïnformeerd over het subsidieplafond en de deelplafonds waarvan zij dient uit te gaan voor het betreffende advies.

• 2.

  De adviescommissie volgt de termijnen uit de subsidieregeling.

• 3.

  De adviescommissie toetst elke subsidieaanvraag aan de criteria en voorwaarden die zijn vastgesteld in de subsidieregeling.

• 4.

  De adviescommissie adviseert het college schriftelijk.

• 5.

  De adviescommissie houdt het secretariaat op de hoogte over de tussentijdse versies van het advies.

Artikel 10. Vergaderorde en advies

• 1.

  Ieder lid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen, dat vervolgens door de voorzitter in stemming wordt gebracht.

• 2.

  De adviescommissie beoordeelt maximaal 25 aanvragen per vergadering.

• 3.

  De vergaderingen van de adviescommissie zijn besloten.

Artikel 11. Vaststelling advies

• 1.

  Een advies van de adviescommissie wordt alleen vastgesteld indien ten minste 5 leden, waaronder de voorzitter, ter vergadering aanwezig zijn.

• 2.

  Het advies op een subsidieaanvraag wordt voorbereid door ten minste drie leden, waaronder het commissielid met expertise in een discipline waar de aanvraag betrekking op heeft en de voorzitter van de adviescommissie.

• 3.

  Van de vergaderingen van de adviescommissie maakt het secretariaat een verslag waarin ten minste de adviezen ten aanzien van de voorgelegde subsidieaanvragen zijn opgenomen en de namen van de aanwezige adviescommissieleden.

• 4.

  De adviezen van de adviescommissie zijn unaniem.

Artikel 12. Wijziging of intrekking van dit reglement

Bij wijziging of intrekking van dit reglement wordt de adviescommissie door het college gehoord.

Artikel 13. Slotbepaling

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na datum publicatie en werkt terug tot 1 maart 2021.

• 2.

  Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement adviescommissie Haagse kunst- en cultuurprojecten Den Haag 2021.

• 3.

  Het Reglement Adviescommissie culturele projecten Den Haag 2018 blijft van toepassing op adviezen over subsidieaanvragen die zijn ingediend in het kader van de Subsidieregeling culturele projecten Den Haag 2018.

Den Haag, 23 maart 2021

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Ilma Merx

de burgemeester,

Jan van Zanen