Verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag

1. Het college stelt in het Uitvoeringsbesluit Financieel beheer nadere regels omtrent:

• a.

  de activiteiten binnen de gemeente in het kader van de planning en control op het gebied van financiën en administratief beheer;

• a.

  de voorbereiding en inhoud van de door het college uit te brengen stukken uit de begrotingscyclus.

2. Gelet op artikel 160, lid 1a van de Gemeentewet, stelt het college, binnen de kaders van het door de raad vastgestelde Treasurystatuut, in een Uitvoeringsbesluit Treasurybeheer nadere regels voor de dagelijkse uitoefening van de gemeentelijke treasuryfunctie.

1. Jaarlijks stelt het college de Voorjaarsnota op waarin het budgettaire kader meerjarig is weergegeven. Deze voorjaarsnota dient als uitgangspunt voor het opstellen van de meerjarenbegroting. Het college biedt deze Voorjaarsnota aan de raad aan.

2. Het college biedt de raad uiterlijk de tweede dinsdag in september voorafgaande aan het begrotingsjaar ter vaststelling de stukken bedoeld in artikel 190 van de Gemeentewet aan (de begroting met een toelichting van de gemeente en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren).

3. Met het vaststellen van de programmabegroting worden de doelstellingen per programma met de beschikbare bedragen voor alle taken en activiteiten op programmaniveau alsmede de financiële middelen die per programma kunnen worden aangewend, vastgesteld door de raad. Tevens besluit de raad over de meerjarenbegroting als leidraad voor het te voeren beleid. Per programma wordt een doelenboom opgenomen.

4. Met het vaststellen van de programmabegroting worden de topindicatoren vastgesteld met de daarbij behorende ambitie.

5. De begroting bevat de in het BBV (artikel 9, lid 2) voorgeschreven paragrafen: Lokale heffingen, Weerstandsvermogen, Onderhoud kapitaalgoederen, Financiering, Bedrijfsvoering, Verbonden partijen en Grondbeleid. Naast de verplichte paragrafen kan het college de raad voorstellen doen om extra paragrafen op te nemen.

6. Bij de opstelling van de programmabegroting past het college het voorzichtigheidsbeginsel toe: baten worden alleen geraamd indien ze voldoende zeker zijn; lasten worden geraamd indien verwacht wordt dat deze zich voordoen.

7. Het bedrag voor onvoorziene uitgaven dat volgens het BBV (artikel 8 lid 6) in de programmabegroting is opgenomen wordt geraamd op basis van de risico’s zoals opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen en de kans dat deze risico’s zich feitelijk voordoen. Onttrekkingen aan de post onvoorzien geschieden bij raadsbesluit.

1. Het college rapporteert aan de raad over de voortgang van de begrotingsuitvoering, zowel over de relevante beleidsmatige ontwikkelingen als over de financiële uitputting, in het zogenaamde halfjaarbericht.

2. Bij het halfjaarbericht is een voorstel tot wijziging van de begroting opgenomen aan ontwikkelingen in het begrotingsjaar.

3. De raad wordt geïnformeerd over nieuwe inzichten door middel van een apart raadsvoorstel. Als sprake is van een majeure ontwikkeling of nieuw beleid is bij dat voorstel een wijziging van de begroting opgenomen, waarmee de begroting in evenwicht blijft.

4. Amendementen vanuit de raad voor aanpassingen van programmabudgetten, de aan de programma’s verbonden doelstellingen en/of indicatoren geven aan welke financiële consequenties deze hebben. In geval van financiële consequenties bevat het amendement een financiële dekking.

1. Het college biedt de raad op de derde dinsdag in april volgend op het verslagjaar de stukken bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet aan:

• a.

  de jaarstukken (jaarverslag en jaarrekening);

• b.

  de accountantsverklaring;

• c.

  het verslag van bevindingen van de accountant;

• d.

  de verslagen van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken.

2. De indeling van het jaarverslag sluit aan op de indeling van de beleidsbegroting en de indeling van de jaarrekening sluit aan op de indeling van de financiële begroting.

1. Het college draagt zorg voor een toereikend systeem van risicomanagement.

2. De paragraaf weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening bevat een inventarisatie van de belangrijkste risico’s die gemeente loopt.

3. Het college rapporteert over grote projecten. De raad kan besluiten tot aanwijzing van een groot project indien hij van mening is dat zijn controlerende taak meer toegesneden informatie, periodiek te verstrekken, vereist.

1. Het college rapporteert in de jaarrekening aan de raad over de (te) ontvangen subsidies en decentrale uitkeringen (Europa, Rijk, provincie en regio Haaglanden).

2. Bij werkzaamheden en activiteiten die de gemeente met behulp van subsidies van derden uitvoert, ziet het college toe op naleving van de betrokken subsidieregelingen.

1. Het college rapporteert in de begroting in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen op hoofdlijnen over de onderhoudstoestand van gemeentelijke kapitaalgoederen (waaronder gemeentelijke gebouwen, wegen en infrastructuur, riolering, sportaccommodaties, speelterreinen en groenvoorzieningen).

2. Onderhoud moet zodanig worden gepland en uitgevoerd dat duurzame functievervulling gewaarborgd is en het kapitaalgoed blijft voldoen aan de kwaliteitseisen, zoals die zijn vastgelegd in de betreffende paragraaf van de beleidsbegroting.

3. Onderhoudsbudgetten zijn gebaseerd op meerjarige onderhoudsplannen, die door de raad zijn vastgesteld.

4. Alleen voor groot onderhoud dat tot gevolg heeft dat de levensduur van het kapitaalgoed wordt verlengd, kan een investeringskrediet worden verstrekt binnen het meerjarig investeringsplan.

5. In de jaarstukken rapporteert het college in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen over de uitvoering van de onderhoudsplannen.

1. Voor investeringen met een economisch nut worden de volgendestandaardafschrijvingstermijnen gehanteerd:

• a.

  40 jaar: nieuwbouw gebouwen (permanent) en rioleringen;

• b.

  25 jaar: sportterreinen; renovatie gebouwen; restauratie monumenten; aankoop gebouwen;

• c.

  20 jaar: parkeerterreinen;

• d.

  15 jaar: technische installaties in gebouwen (elektrische voorzieningen, verwarming, liften, machines);

• e.

  10 jaar: (brandveiligheid)voorzieningen aan gebouwen; energiebesparende maatregelen in gebouwen; kunstopdrachten; telefooninstallaties; kantoormeubilair (nieuwe inrichting); aanleg terreinwerken (semi-permanent of tijdelijk); nieuwbouw gebouwen

  (semi-permanent, tijdelijk of verplaatsbaar); groot onderhoud aan gebouwen (mits levensduur verlengend);

• f.

  5 jaar: zware transportmiddelen/aanhangwagens en schuiten; personenauto’s/lichte motorvoertuigen/motoren, automatiseringssystemen plus omvangrijke applicaties, duurzame productiemiddelen;

• g.

  3 jaar: software.

Duurzame productiemiddelen die een aantoonbare kortere levensduur hebben, kunnen in een overeenkomstig kortere termijn worden afgeschreven.

2. Voor dekking van kapitaallasten geldt:

• a.

  Investeringen met een economisch nut worden opgenomen in het Meerjarig Investeringsplan, waarbij structurele dekking van kapitaallasten aanwezig is.

• b.

  Als geen vervangingsinvestering noodzakelijk is, kan, in afwijking op artikel 14 lid 2 onder a, worden volstaan met incidentele dekking.

3. Voor de aanschaf van kapitaalgoederen kleiner dan € 50.000 per stuk komen de totale lasten in het jaar van aanschaf ten laste van het betreffende programma- en productbudget. Voor activa die al geactiveerd zijn op 1 januari 2010 blijft de oorspronkelijke activeringsgrens van € 10.000 gelden.

4. Onder investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het BBV, worden verstaan investeringen in wegen, waterwegen, civiele kunstwerken en groen.

5. Voor investeringen met een maatschappelijk nut worden de volgende maximale afschrijvingstermijnen gehanteerd:

• a.

  25 jaar: civiele kunstwerken (bruggen, viaducten, tunnels).

• b.

  20 jaar: eerste aanleg van wegen, fietspaden, voetpaden, rotondes, railinfrastructuur.

• c.

  15 jaar: technische installaties (waaronder verkeersregelinstallaties) en openbare verlichting.

• d.

  10 jaar: reconstructies en inrichting van de openbare ruimte mits groter dan € 150.000.

In het licht van het jaarlijks vast te stellen budgettair kader en de ontwerpbegroting kan het college een voorstel doen tot extra afschrijvingen op deze investeringen. Voor investeringen in kapitaalgoederen die op 1 januari 2005 al geactiveerd waren, mogen de oorspronkelijke afschrijftermijnen blijven gelden.

6. Financiële bijdragen aan kapitaalgoederen in eigendom van derden worden niet geactiveerd, maar komen in het jaar van aanschaf ten laste van het budget van het betrokken programma en product.

1. Uitgangspunt bij programmasturing door het college is een jaarlijks sluitende begroting en bijbehorende meerjarenraming met daaruit afgeleid het budget per programma.

2. Het college zorgt er voor dat dreigende budgetoverschrijdingen door passende en tijdige maatregelen worden voorkomen.

3. Budgettaire tegenvallers in de loop van een begrotingsjaar moeten worden gecompenseerd door aanpassingen in het beleid binnen hetzelfde programma. Het opvangen van budgettaire tegenvallers door wijzigingen in een ander begrotingsprogramma raakt het budgetrecht van de raad, en vereist daarmee een raadsbesluit.

4. Voor het programma Gemeenteraad gelden begrotingsregels zoals opgesteld door het presidium.

1. In de Verordening Beheersregels Grondexploitaties 2012 gemeente Den Haag zijn nadere regels vastgelegd voor het financiële beheer van grondexploitaties.

2. Het college rapporteert in de paragraaf grondbeleid van de programmabegroting en het jaarverslag over het gemeentelijk grondbeleid. In deze paragraaf komen tenminste aan de orde

• a.

  het kader voor het grondbeleid;

• b.

  de grondslagen voor de berekening van de grondprijzen, de aan- en verkoop van vastgoed;

• c.

  de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen;

• d.

  een analyse van de ontwikkelingen van de plansaldi van de grondexploitaties.

1. Bij grondexploitaties moeten verliezen worden genomen wanneer deze te voorzien zijn en mogen winsten pas worden genomen op het moment dat deze gerealiseerd zijn.

2. Voor een grondexploitatie met een negatief saldo dient een voorziening te worden getroffen ter grootte van dat saldo op het moment dat het desbetreffende project operationeel wordt verklaard.

3. Over Plankaderwijzigingen en afwijkingen van het plansaldo wordt, met inachtneming van het gestelde in de Verordening Beheersregels Grondexploitaties 2012 gemeente Den Haag, besloten en gerapporteerd.

4. Resultaten en (tussentijdse) financiële bijstellingen van grondexploitaties worden via het rekeningresultaat verrekend met de Reserve Grondbedrijf als sprake is van winsten of autonome verliezen.

1. De raad stelt het Meerjarig Investeringsplan (MIP) en wijzigingen daarop vast als onderdeel van de begroting en stelt daarmee de investeringsbudgetten beschikbaar aan het college.

2. Investeringsvoorstellen voor het MIP zijn voorzien van dekking voor structurele kapitaallasten en dekking voor structurele financiële gevolgen voor beheer en onderhoud.

3. Voordat het college uitvoering kan geven aan investeringsprojecten vanaf € 2,5 mln. is een raadsbesluit nodig. Het bedrag van € 2,5 mln. geldt altijd, onafhankelijk van de herkomst van de middelen. Het maakt niet uit of gelden afkomstig zijn uit het MIP, reserves, begrotingsmiddelen of bijdragen van derden.

4. Het college besluit over verrekeningen van over- en onderschrijdingen op investeringsbudgetten binnen een programma.

5. Het college legt in de begroting verrekeningen van over- en onderschrijdingen op investeringsbudgetten tussen programma’s ter besluitvorming voor aan de raad.

6. Het college legt in de begroting wijzigingen in jaarschijven van de investeringsbudgetten (herfasering) en de eventueel daarbij behorende begrotingswijzigingen van de exploitatie ter besluitvorming voor aan de raad.

7. Het college rapporteert in het halfjaarbericht en het jaarverslag over investeringsprojecten uit het MIP die minimaal € 2,5 mln. bedragen en/of bestuurlijk relevant zijn.

8. Indien de kapitaaluitgaven van een investeringsproject over meerdere jaren verlopen dan gelden de volgende regels inzake rentetoerekening en afschrijving:

• a.

  de kapitaaluitgaven worden gedurende het jaar door de dienst voorgefinancierd. Bij de jaarrekening wordt een lening aangegaan bij de Treasury.

• b.

  in het jaar daaropvolgend tot en met het jaar van ingebruikname/oplevering wordt rente (omslagrente) toegerekend aan de materiële vaste activa in uitvoering. Bij de investeringsaanvraag dient met deze rentecomponent rekening te worden gehouden.

• c.

  het jaar volgend op de ingebruikname wordt rente (omslagrente) toegerekend aan het actief en wordt er volgens de geldende afschrijvingstermijn afgeschreven. Indien de kapitaaluitgaven van een investering in één jaar plaatsvinden, dan wordt in het jaar

  volgend op ingebruikname (omslag)rente en afschrijving berekend over het actief.

9. Een overschrijding van een investeringsraming in enig jaar is toegestaan, mits de totale investering niet wordt overschreden. ​

1. De volgende categorieën reserves worden onderscheiden:

• a.

  Algemene reserve: Niet geoormerkte middelen die dienen om tegenvallers te bekostigen zonder dat de begroting en het beleid (direct) aangepast hoeven te worden;

• b.

  Dienstcompensatiereserve: dient om dienstnadelen op te vangen of om incidentele uitgaven te dekken ten behoeve van de bedrijfsvoering;

• c.

  Reserve Grondbedrijf: dient om winsten of autonome verliezen te verrekenen als gevolg van resultaten en (tussentijdse) financiële bijstellingen van grondexploitaties;

• d.

  (Tarief)egalisatiereserve: dient om ongewenste schommelingen op te vangen bij de tarieven die aan derden en intern in rekening worden gebracht;

• e.

  Activareserve: bij de CT centraal gehouden reserve die dient ter dekking van kapitaallasten;

• f.

  Systeemreserve: specifiek door de raad benoemde reserves die dienen voor het verrekenen van saldi van een specifiek benoemde taak binnen een begrotingsjaar;

• g.

  Uitvoeringsreserve: reserve die dient om financiering van nader in te vullen projecten op een specifiek beleidsterrein mogelijk te maken;

• h.

  Projectreserve: reserve die dient ter dekking van een specifiek doel of project;

• i.

  Overige bestemmingsreserves.

2. Instelling reserve

• a.

  Reserves worden ingesteld bij raadsbesluit.

• b.

  Bij een voorstel voor de instelling van een reserve dient minimaal te worden aangegeven:

• -

  doel van de reserve;

• -

  motief voor de instelling;

• -

  voeding ervan;

• -

  maximale hoogte;

• -

  looptijd;

• -

  bestedingsraming/planning voor de komende jaren.

• c.

  Bij een voorstel voor de instelling van een reserve vallend onder de categorie opgenomen in lid 1 onder h dient te worden aangegeven het unieke begrotingsproduct waar deze reserve aan gekoppeld is;

• d.

  Aanpassing van één of meerdere van de bij lid b en c genoemde punten vergt een raadsbesluit.

3. Looptijd reserve

• a.

  Na afloop van de looptijd valt een reserve vrij. Reserves, waarvan het doel is gerealiseerd en middelen resteren, vallen vrij, ook als de looptijd van de reserve nog niet is verstreken. Dit geldt ook voor reserves waarbij vast staat dat het doel niet gerealiseerd kan worden. De vrijval hoeft niet begroot te zijn.

• b.

  De looptijd van een reserve met een specifiek aangegeven doel zoals aangegeven bij categorie h is maximaal drie jaar.

4. Verrekening met reserves

• a.

  Voor categorieën opgenomen in lid 1 onder d, e en f  van dit artikel geldt dat de saldi voor resultaatsbepaling ten gunste of ten laste van de betreffende reserve mogen worden gebracht. In de toelichting bij het programma dient het verrekende saldo expliciet toegelicht te worden;

• b.

  Voor de categorie opgenomen in lid 1 onder h  van dit artikel geldt dat een overschrijding van de begrote onttrekking is toegestaan, mits is voldaan aan de door het Platform rechtmatigheid gestelde eisen.

• c.

  Voor de reserves Grote projecten, Krachtwijken, Co-financiering, aanpak van de recessie, digitalisering Leyweg, concernbrede ICT-systemen, Den Haag Internationale Stad en Frictiekosten geldt dat niet bestede middelen (ten opzichte van de begroting) voor resultaatsbepaling naar de reserve terugvloeien. In de betreffende dienstjaarrekening wordt expliciet de werkelijke last verantwoord.

5. Reserves mogen niet negatief zijn met uitzondering van categorie b. Het college doet de raad een voorstel voor het wegwerken van de negatieve stand.

1. Voorzieningen dienen dekkend te zijn voor de achterliggende verplichtingen en risico’s.

2. Alleen voorzieningen die samenhangen met heffingen en die mede dienen ter egalisatie van kosten kunnen tijdelijk negatief staan.

Voorwaarden hiervoor zijn:

• a.

  de voorziening wordt onder onderbouwd door meerjarenplan;

• b.

  waaruit blijkt dat de voorziening binnen afzienbare tijd weer een positieve stand heeft.

3. Bij het vertrekken van leningen en garanties aan derden wordt een voorziening gevormd uit het betreffende beleidsprogramma.

4. Voor middelen afkomstig van derden met een specifiek bestedingsdoel wordt een voorziening gevormd. Uitzondering hierop vormen middelen met een specifiek bestedingsdoel afkomstig van nationale en Europese overheden. Deze middelen worden conform het BBV via de exploitatie en overlopende activa/passiva verantwoord.

5. Een voorziening ingesteld met middelen van derden:

• a.

  wordt onderbouwd en gekwantificeerd door een meerjarenplan;

• b.

  legt het bestedingspatroon daardoor vast;

• c.

  mag een boekjaaroverschrijdend bestedingspatroon hebben, mits dit in het meerjarenplan is aangegeven;

  Het meerjarenplan:

  • a.

    vormt een onderdeel van de begroting;

  • b.

    wordt minimaal voor vier jaar opgesteld.

1. De raad stelt jaarlijks bij de beleidsbegroting de hoogte vast van de externe gemeentelijke tarieven, rechten en heffingen.

• a.

  De volgende uitgangspunten worden gehanteerd bij de berekening van door de gemeente in rekening te brengen tarieven, rechten en heffingen: voldoen aan wettelijke bepalingen;

• b.

  een reële raming van baten en lasten;

• c.

  voldoen aan mate van kostendekkendheid (in bepaalde gevallen geldt maximaal 100% kostendekkendheid (zie artikel 229b, lid 1 Gemeentewet);

• d.

  het college begroot loon- en prijscompensatie.

1. Dit besluit wordt aangehaald als: Verordening financieel beheer en beleid gemeente Den Haag (Citeertitel).

2. De verordening treedt in werking met ingang van de dag van vaststelling van de verordening financieel beheer en beleid door de gemeenteraad.