Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Aa en Hunze

Kaderstellen

Artikel 2. Programmabegroting

• 1.

  De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • a.

    de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b.

    de te leveren goederen en diensten;

  • c.

    de baten en lasten.

• 3.

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren goederen en diensten.

• 4.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde goederen en diensten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3. Producten

• 1.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productraming aan de programma’s.

• 2.

  De onderverdeling van de programma’s in de producten staat in principe voor de raadsperiode vast.

Artikel 4. Kaders begroting

Het college biedt jaarlijks bij het door de raad vast te stellen Beleidsplan de kaders aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In het Beleidsplan worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

  • b.

    de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.;

  • c.

    de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en Interne controle

Artikel 6. Interne controle

• 1.

  Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college biedt ten minste elke vier jaar ter vaststelling door de raad een nota aan inzake de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen.

• 3.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van een aantal bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Ieder bedrijfsonderdeel van de gemeente wordt minimaal eens in de vier jaar getoetst.

• 4.

  Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid indien nodig voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 5.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse verantwoording

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van het Beleidsplan over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en door middel van de Najaarsnota over de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  Het Beleidsplan wordt voor het zomerreces van het lopende begrotingsjaar door de raad behandeld;

• 3.

  de Najaarsnota van het lopende begrotingsjaar wordt uiterlijk in december van het lopende begrotingsjaar door de raad behandeld.

• 4.

  De inrichting van de in lid 1 genoemde rapportages sluiten aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 5.

  De in lid 1 genoemde rapportages worden voorzien van een begrotingswijziging.

Artikel 8. Jaarstukken

• 1.

  Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de afdelingen naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

• 2.

  Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke goederen en diensten zijn geleverd;

  • c.

    wat de kosten zijn

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 3.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

• 2.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 3.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten, behoudens met name te noemen kredieten waarvoor de raad bij de vaststelling van de begroting een uitzondering maakt.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief het saldo van agio en disagio worden lineair in maximaal 4 jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  De vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven in:

• 60 jaar:

  • -

    rioleringen

• 40 jaar:

  • -

    gebouwen, gymlokalen en sporthallen, sportterreinen

• 25 jaar:

  • -

    renovaties/restauraties gebouwen, semi-permanente gebouwen

• 20 jaar:

  • -

    leermiddelen onderwijs, brandweervoertuigen

• 15 jaar:

  • -

    bewegwijzering

  • -

    technische installaties gebouwen

  • -

    inrichting / inventaris / meubilair gebouwen

  • -

    noodlokalen

• 10 jaar:

  • -

    machines (5 tot 10 jaar)

  • -

    vervoermiddelen (bestelwagens, tractoren, aanhangwagens etc, 5 tot 10 jaar)

  • -

    kleding en uitrusting brandweer (5 tot 10 jaar)

• 5 jaar

  • -

    telefonische apparatuur

  • -

    automatisering software

• 3 jaar

  • -

    automatisering hardware

• geen

  • -

    gronden en terreinen

• De raad kan bij raadsbesluit gemotiveerd afwijken van de hierboven genoemde afschrijvingstermijnen.

• Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 5000,-- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

• 4.

  Onder activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden verstaan investeringen in aanleg en onderhoud van: (inrichting) wegen, waterwegen; civiele kunstwerken, groen en kunstwerken,

• 5.

  Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadbesluit wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere, door de raad aan te geven tijdsduur.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende:

  • a.

    onroerende zaakbelasting gebruikers;

  • b.

    onroerende zaakbelasting eigenaren;

  • c.

    precariobelasting;

  • d.

    hondenbelasting;

  • e.

    rioolrechten;

  • f.

    en reinigingsrechten;

  • g.

    overige zaken

• wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt een keer in de vijf jaar, gelijktijdig met het in artikel 4 genoemde beleidsplan, de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen ter vaststelling aan.

• 2.

  De nota behandelt:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen,

• in relatie tot de nota weerstandsvermogen bedoeld in artikel 17.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Aa en Hunze wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en voorzieningen.

Artikel 14: Financieringsfunctie

• 1.

  Het college biedt een treasurystatuut aan, met daarin de regels voor het dagelijks bestuur van koersrisico- en valutarisicobeheer, kredietrisico- en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het college biedt het treasurystatuut en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling door de raad. Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag over: de kasgeldlimiet; de renterisico norm; de rentevisie, de rentekosten en renteopbrengsten; de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen; de omvang en samenstelling van de uitzettingen; de huidige liquiditeitspositie; de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar.

• 2.

  Het college biedt op verzoek van de raad een nota treasury en financiering aan ter behandeling door de raad.

Artikel 15. Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

• 3.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 16. Lokale heffingen

• 1.

  Het college geeft jaarlijks in het Beleidsplan het beleid aan voor de lokale heffingen voor het komende begrotingsjaar.

• 2.

  Bij de begroting en jaarstukken geeft het college in de paragraaf lokale heffingen inzicht in: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de waarde ontwikkeling van de onroerende zaken in de gemeente; de kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk voor eenpersoonshuishoudingen, meerpersoonshuishoudingen en bedrijven.

• 3.

  bij prijzen, tarieven en heffingen gelden in principe de volgende uitgangspunten:

  • -

    100% kostendekkendheid

  • -

    tot de toegerekende kosten behoren in ieder geval: de kosten die direct met de dienstverlening te maken hebben, de kosten van de eerste controle, een redelijke opslag voor overhead.

Artikel 17. Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  Het college biedt tenminste eenmaal in de vier jaar ter vaststelling aan een (bijgestelde) nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. In deze nota wordt ingegaan op het risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins. In de nota wordt tevens het gewenste weerstandscapaciteit bepaald.

• 2.

  Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de nota bedoeld in het eerste lid.

• Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 18. Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college biedt tenminste eens in de vier jaar ter vaststelling door de raad een nota onderhoud openbare ruimte aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 2.

  Het college biedt op verzoek van de raad ter vaststelling door de raad een nota rioleringsplan aan. De nota geeft het kader weer voor de inrichting van het onderhoud, het beoogde onderhoudsniveau en de uitbreiding van de riolering alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.

• 3.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, water, wegen, kunstwerken, straatmeubilair, riolering, gebouwen.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

• 1.

  Het college stelt op verzoek van de raad een nota bedrijfsvoering vast. De nota wordt ter kennisgeving aan de raad gezonden.

• De nota gaat in op het beleid omtrent :

  • -

    de ontwikkeling van de formatie;

  • -

    de bestrijding van het ziekteverzuim

  • -

    de inhuur van externen en de kosten van inleenkrachten

  • -

    werving en selectie

  • -

    opleiding en vorming

  • -

    de huisvesting

  • -

    kwaliteit van de dienstverlening

• In de nota wordt speciale aandacht geschonken aan de relatie tussen het gemeentelijk apparaat en de inwoners van de gemeente.

• 2.

  In de bedrijfsvoeringsparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 20. Verbonden partijen

• 1.

  Het college biedt op verzoek van de raad ter vaststelling door de raad een nota verbonden partijen aan.

• 2.

  Van elk van de verbonden partijen wordt weergegeven het openbaar belang, het eigen vermogen, de solvabiliteit, het financieel resultaat en het financieel belang en de zeggenschap van de gemeente.

• 3.

  De nota bevat voorts de kaders voor het beleid aangaande (het aangaan van nieuwe) participaties.

• 4.

  In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe verbonden partijen, het beëindigen van bestaande verbonden partijen, het wijzigen van bestaande verbonden partijen en eventuele problemen bij bestaande verbonden partijen.

Artikel 21. Grondbeleid

• 1.

  Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de relatie met de programma’s van de begroting;

  • b.

    de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

  • c.

    de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

  • d.

    de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

• 2.

  In de paragraaf grondbeleid van de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de uitvoering van de nota grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen en de relaties van het grondbeleid met de programma’s.

Artikel 22. Verstrekking subsidies

Het college biedt op verzoek van de raad ter vaststelling door de raad een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 24. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 25. Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

Artikel 26. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 27. Citeerartikel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Aa en Hunze”.

Artikel 28. Intrekking en Inwerkingtreding

Deze gewijzigde verordening treedt in werking op 1 januari 2009.