Besluit betreffende de inrichting en uitvoering van het informatiebeheer (Besluit informatiebeheer gemeente Aalsmeer 2018)

1. Het hoofd van de afdeling Informatiebeheer van de centrumgemeente is verantwoordelijk voor het informatiebeheer van de ambtelijke organisatie Aalsmeer en Amstelveen voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. Het hoofd van de afdeling Informatiebeheer van de centrumgemeente zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de gemeente en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

3. De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:

• a.

  de organisatie van het archiefbeheer;

• b.

  de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen;

• c.

  het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen;

• d.

  procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

• e.

  het aanwijzen van een archiefruimte;

• f.

  het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd;

• g.

  het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

4. Het hoofd van de afdeling Informatiebeheer van de centrumgemeente zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de daartoe aan te wijzen medewerkers.

5. Het hoofd van de afdeling Informatiebeheer van de centrumgemeente is verantwoordelijk voor een adequate ondersteuning van de hoofden van de afdelingen van de gemeentelijke organisatie op het gebied van de informatiehuishouding.

1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

2. Van de informatie die wordt gecreëerd om te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard.

3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

• •

  informatiearchitectuur;

• •

  informatiebeveiliging en -geheimhouding;

• •

  duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

4. Voor de beveiliging van informatie treft het hoofd van het organisatieonderdeel adequate maatregelen tegen ongeautoriseerd gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

1. Het hoofd van de afdeling Informatiebeheer van de centrumgemeente zorgt dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. Het hoofd van de afdeling Informatiebeheer van de centrumgemeente stelt alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst op van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

3. De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

1. Dit besluit treedt in werking op de dag na de bekendmaking en heeft een terugwerkende kracht tot 1 januari 2018.

2. Het Besluit informatiebeheer van Aalsmeer 2009 van 11 november 2008 wordt ingetrokken per 1 januari 2018.

3. Dit besluit wordt aangehaald als Besluit informatiebeheer gemeente Aalsmeer 2018.