Besluit mandaat, machtiging en volmacht

Ondertekening

Toelichting op het Besluit mandaat, machtiging en volmacht

1. Inleiding

In dit besluit verlenen het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester mandaat, machtiging of volmacht {hierna samengevat met het woord mandaat) voor de uitoefening van (een deel van) hun bevoegdheden. In het Bevoegdhedenregister zijn alle concrete bevoegdheden vermeld die gemandateerd worden evenals de functionarissen die bevoegd zijn om namens het college van burgemeester en wethouders of namens de burgemeester besluiten te nemen of te ondertekenen, dan wel bepaalde rechts- of feitelijke handelingen te verrichten.

Het Bevoegdhedenregister is onderverdeeld in twee hoofdcategorieën: in deel I staan alle standaardbevoegdheden vermeld, in deel II de bijzondere bevoegdheden. In het Besluit mandaat, volmacht en machtiging is bepaald dat wethouders en directeuren gemandateerd zijn voor alle, in het register voorkomende bevoegdheden, daarom is ervan afgezien om deze gemandateerden bij alle bevoegdheden te vermelden. Zij zullen met name de standaardbevoegdheden in de regel niet zelf uitoefenen. Deze bevoegdheden zijn ook aan de unitmanagers gemandateerd, die, net als de andere gemandateerden, de bevoegdheid hebben tot ondermandaat. De door de gemandateerden genomen ondermandaatbesluiten worden zoveel mogelijk in het register geregistreerd zodat transparant is wie waartoe bevoegd is.

2. Mandaat

Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De meest frequent voorkomende vorm is dat het college van b & ween bevoegdheid (b.v. verlenen vergunning) mandateert aan een ambtenaar. Daarnaast kan een wethouder door het college gemandateerd worden en kan de burgemeester zijn burgemeesterlijke bevoegdheden mandateren. Minder gebruikelijk is mandaat aan niet-ondergeschikten maar het komt voor. Deze zijn in het register opgenomen in de paragraaf 'externen'. Een niet-ondergeschikte dient met een mandaatverlening overigens in te stemmen.

Het bestuursorgaan dal mandaat verleent blijft volledig verantwoordelijk voor de genomen besluiten. Tegen bijvoorbeeld een weigering van een subsidie door ambtenaar kan dan ook bezwaar gemaakt worden bij het college van burgemeester en wethouders.

Bij mandaat gaat het om vertrouwen. Het mandaterende bestuursorgaan moet ervan uit kunnen gaan dat een besluit wordt genomen dat het orgaan zelf ook zou hebben genomen. Bij mandaat moet een gemandateerde de beslissing neerleggen bij het bestuur als er met een zaak iets aan de hand is dat voor het bestuur van betekenis is of kan worden. Een dergelijke houding past bij mandatering omdat het bestuur verantwoordelijk blijft voor de genomen beslissing.

De mandaatgever mag de bevoegdheid altijd zelf blijven uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere richtlijnen geven. De mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend.

3. Reikwijdte mandaat-, volmacht of machtigingverlening, onderscheid met feitelijk handelen

• 1.

  Het mandaat strekt niet verder dan de uitoefening van bevoegdheden die tot het takenpakket/werkterrein van de gemandateerden behoren. Het mandaat omvat naast het nemen van besluiten in enge zin mede de bevoegdheid tot

  • -

    het nemen van alle voorbereidende besluiten c.q. ontwerpbesluiten;

  • -

    het uitreiken van een gespecificeerd bewijs van ontvangst e.d.;

  • -

    het vaststellen van formulieren voor het indienen van aanvragen e.d.;

  • -

    verdagen en/of uitstellen;

  • -

    verzoeken om aanvullende informatie;

  • -

    het voeren van correspondentie, die direct te maken heeft met de opgedragen taken;

  • -

    het stellen van nadere voorwaarden;

  • -

    het toekennen van bedragen in termijnen;

  • -

    het toekennen van voorschotten;

  • -

    het afleggen van verantwoording aan het rijk;

  • -

    het bekend maken van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

  • -

    het toezenden van besluiten/beschikkingen, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

  • -

    alle andere besluiten die genomen moeten worden en alle andere handelingen die moeten worden verricht binnen het kader van de uitvoering van de verleende bevoegdheid.

• 2.

  Correspondentie in het kader van de voorbereiding en/of uitvoering van door het gemeentebestuur te nemen/genomen besluiten, kortom alle gewone correspondentie die geen rechtsgevolgen heeft, kan de medewerker zelf, al dan niet namens het college ondertekenen. Tevens is de ambtenaar bevoegd tot algemene voorbereidingshandelingen die geen besluit opleveren. Dit is inherent aan de uitoefening van de functie van de betreffende ambtenaar.

• Onder algemene correspondentie en algemene handelingen wordt bijvoorbeeld verstaan:

  • -

    het schriftelijk verstrekken en toezenden van gegevens en informatie;

  • -

    het opvragen van inlichtingen, bescheiden en kosteloze adviezen aan derden;

  • -

    het versturen van uitnodigingen voor een hoorzitting;

  • -

    het horen van belanghebbenden tijdens een hoorzitting;

  • -

    kennisgeving ter inzage legging besluit/aanvraag;

  • -

    het uitreiken van een algemeen bewijs van ontvangst;

  • -

    het toezenden/doorzenden van besluiten/beschikkingen aan instanties, daar waar de verplichting daartoe in de wetgeving is opgenomen;

  • -

    het bekend maken van besluiten;

  • -

    verzoeken om aanvullende informatie;

  • -

    geven van algemene infomiatie, geen besluiten zijnde;

  • -

    uitvoeren van de doorzendplicht.

• 3.

  Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmachtontvanger wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling, waartoe worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden,

• 4.

  Bij de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld In het register, wordt het op dat gebied gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.

• 5.

  De (onder-) gemandateerde of diens direct leidinggevende legt een voorgenomen besluit in elk geval aan het college voor in de artikelen 4 en 6 genoemde gevallen.

• Het spreekt vanzelf dat de gemandateerden prudent met hun bevoegdheden omgaan en dat zij bepaalde zaken, ook als aan de formele voorwaarden is voldaan, toch aan het college dienen voor te leggen. Te denken valt aan politiek-bestuurlijk gevoelige zaken, omstreden kwesties, kwesties waarbij andere overheden betrokken zijn e.d.. Bij twijfel kan hierover overlegd worden met de portefeuillehouder(s).

4. Indeling Bevoegdhedenregister

Deel 1 van Bevoegdhedenregister bevat een overzicht van alle verleende standaardmandaten en ondermandaten. Dat ook aan de wethouders en directeuren deze bevoegdheden zijn gemandateerd bepaald in artikel 4 en 5 van dit besluit.

Deel II bevat de "bijzondere bevoegdheden" (incl. de P&O mandaten). Deze zijn In de meeste gevallen gemandateerd aan de directeuren (en wethouders), voor zover het hun takenpakket betreft. Aan de Algemeen Directeur zijn alle bevoegdheden gemandateerd, gelet op zijn positie als eindverantwoordelijke voor het ambtenarenapparaat. In dit deel worden de bevoegdheden bij de directeuren gelegd. Zij kunnen in het kader van de opdrachten die zij aan het ambtelijk apparaat verlenen, ondermandaat verlenen van deze bevoegdheden. Dit ondermandaat kan tijdelijk of permanent zijn en kan al dan niet gepaard gaan met toekenning van budgetverantwoordelijkheid. De opdrachten zullen geregistreerd worden in een digitaal opdrachtenregister waaruit in één oogopslag blijkt wie welke opdracht aan het uitvoeren is, wie de opdrachtgever is en welke bevoegdheden en budgetten de opdrachtnemer zijn toegekend.

Deel III bevat een overzicht van de aan externen verleende bevoegdheden.

Onderdeel 1 van het Bevoegdhedenregister is als volgt ingedeeld. Het begint met een algemeen deel waarin bevoegdheden zijn opgenomen die aan het hele management worden gemandateerd (beslissen op WOB-verzoeken e.d.). Vervolgens volgen per organisatorische eenheid de bevoegdheden die alleen aan die eenheid ter uitvoering van zijn taken zijn gemandateerd. De kaders waarbinnen van het mandaat en ondermandaat gebruik mag worden gemaakt, zijn vastgelegd in dit besluit. De ondermandaten zullen ook worden vermeld in het register, om een volledig beeld te hebben welke functionaris welke bevoegdheid in mandaat uitoefent. Ook de machtigingen en volmachten zijn in het register opgenomen.