Overig besluit van algemene strekking van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alkmaar houdende regels met betrekking tot de privacy van gegevensverwerking Jeugd Privacyregeling gegevensverwerking Jeugd Alkmaar

1. Doel van de gegevensverwerking, op grond van deze regeling, is het bieden van ondersteuning aan jeugdigen en hun ouder(s) in de gemeente Alkmaar. Ondersteuning bij vragen of behoeften op het gebied van zorg en welzijn (voortvloeiende uit de Jeugdwet, de Verordening Jeugdhulp Alkmaar en de nadere regels Jeugdhulp Alkmaar), aansluitend op de mogelijkheden waarover zijzelf en hun sociale netwerk beschikken.

2. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt als dit nodig is om de jeugdige of zijn ouder(s) goed te ondersteunen bij zijn hulpvraag. Er worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk .

3. Persoonsgegevens worden alleen in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp), de Jeugdwet, de Verordening Jeugdhulp Alkmaar en de nadere regels Jeugdhulp Alkmaar, verzameld en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

1. Om persoonsgegevens te mogen verwerken is er een grondslag voor die verwerking vereist. De verschillende grondslagen staan vermeldt in artikel 8 Wbp .

2. Het team Jeugd is bevoegd om persoonsgegevens zoals genoemd in artikel 3.1 van deze regeling te verwerken.

1. Iedereen die op grond van deze regeling kennis neemt van persoonsgegevens van een jeugdige, zijn ouder(s) of andere(n), is verplicht tot geheimhouding daarvan.

2. Het eerste lid geldt niet als de wet of deze regeling anders bepaalt of uit de taak van de professional de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

3. Bij de uitvoering van jeugdhulp mag het medisch beroepsgeheim alleen worden doorbroken als er sprake is van:

• a.

  De toestemming van de jeugdige en/of zijn ouder(s) Wanneer het gaat om bijzondere persoonsgegevens, dan moet er ‘uitdrukkelijke toestemming’ van de jeugdige en/of zijn ouder(s) zijn.

• b.

  Bij een conflict van plichten

4. Voordat het beroepsgeheim wordt doorbroken, vindt er eerst overleg plaats met minimaal één collega en gedragswetenschaper of coördinator van het team Jeugd, tenzij de urgentie van de situatie dit niet toestaat.

1. Het delen van persoonsgegevens is mogelijk als deze geanonimiseerd zijn en het delen daarvan in het belang is van de ondersteuning van de jeugdige of zijn ouder(s).

2. Als het noodzakelijk is voor de ondersteuning van de jeugdige of zijn ouder(s) kan er binnen het team Jeugd onderling persoonsgegevens van de jeugdige of zijn ouder(s) met elkaar gedeeld worden.

3. Het delen van persoonsgegevens met anderen buiten het team Jeugd is alleen mogelijk als dit voor de ondersteuning en hulpvraag van de jeugdige of zijn ouder(s) noodzakelijk is. Daarnaast moet er sprake zijn van:

• a.

  De toestemming van de jeugdige en/of zijn ouder(s) om de betreffende gegevens te delen met de betreffende derde Wanneer het gaat om bijzondere persoonsgegevens, dan moet er ‘uitdrukkelijke toestemming’ van de jeugdige en/of zijn ouder(s) zijn, of

• b.

  Een zeer ernstige situatie waarin de jongere of zijn ouder(s) verkeert, en de jongere of zijn ouder(s) dringend aangewezen is op behandeling, zorg, onderzoek of andere hulp die het team Jeugd zelf niet kan bieden. Het team Jeugd moet zich wel hebben ingespannen om de toestemming van de jeugdige en/of zijn ouder(s) te verkrijgen alleen is dit niet gelukt.

4. Het derde lid geldt niet als er dat-informatie wordt gedeeld met de unit Maatschappelijke Ontwikkeling, team Wmo, en de unit Onderwijs van de gemeente Alkmaar of met HalteWerk.

5. Als er een wettelijke plicht is tot het delen van persoonsgegevens, dan is het derde lid niet toepassing.

6. Voordat de persoonsgegevens van de jeugdige of zijn ouder(s), die worden genoemd in het derde lid onder b, worden gedeeld met derden wordt er, als dit mogelijk is, eerst overlegd met minimaal één collega en gedragswetenschaper of coördinator van het team Jeugd.

7. Van een verstrekking, genoemd in het derde lid onder b, wordt een aantekening gemaakt in het bestand met een duidelijke omschrijving van welke persoonsgegevens het betreft, aan wie deze verstrekt worden en de overwegingen die tot het besluit om de persoonsgegevens te delen hebben geleid.

8. De te verstrekken persoonsgegevens moeten in alle gevallen noodzakelijk zijn voor, en de hoeveelheid dient in verhouding te staan tot, de ondersteuning van de jeugdige of zijn ouder(s).

1. Als er signalen zijn van huiselijk geweld of kindermishandeling dan volgt het team Jeugd de stappen van het ‘Besluit verplichte meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling’. Het team Jeugd zorgt ervoor dat de stappen die worden ondernomen zorgvuldig worden vastgelegd in het bestand.

2. Over het delen van (welke) persoonsgegevens met Veilig Thuis, zoals genoemd in het vierde lid, worden de jeugdige en zijn ouder(s) vooraf geïnformeerd.

3. De jeugdige en zijn ouder(s) worden vooraf niet geïnformeerd, zoals genoemd in het tweede lid, als dit risico’s voor de veiligheid van de jeugdige en zijn ouder(s), van overige gezinsleden, van (medewerkers van) het team Jeugd, of die van anderen oplevert of kan leveren. Op het moment dat deze risico’s niet meer aanwezig zijn worden de jeugdige en zijn ouder(s) alsnog geïnformeerd.

4. Het team Jeugd kan (persoons)gegevens verstrekken aan Veilig Thuis die noodzakelijk zijn om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken. Het gaat dan alleen om die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de taak van Veilig Thuis. Dit kan op verzoek van Veilig Thuis en ook uit eigen beweging van het team Jeugd.

5. De grondslag voor het delen van deze persoonsgegevens én het doorbreken van de geheimhoudingsplicht ligt in de wet , wettelijke plicht of op grond van hun ambt of beroep.

6. Van de verstrekking zoals genoemd in het vierde lid wordt een aantekening in het bestand gemaakt.

7. Over het verstrekken van informatie aan Veilig Thuis vindt vooraf overleg plaats met minimaal één collega en gedragswetenschaper of coördinator van het team Jeugd, tenzij de urgentie van de situatie dit niet toestaat.

1. Het team Jeugd kan een jeugdige tot en met drieëntwintig jaar melden in de verwijsindex. Er moet dan wel een redelijk vermoeden zijn dat de jeugdige door één of meer van de in artikel 7.1.4.1 Jeugdwet genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd.

2. Over een melding en de risico’s die aanleiding vormen voor een melding in de verwijsindex wordt vooraf overlegd met de jeugdige en/of ouder(s).

3. Bij de melding wordt het burger servicenummer van de jeugdige in de verwijsindex opgenomen en de gegevens genoemd in artikel 7.1.4.3 Jeugdwet.

4. Voor het doen van de melding heeft het team Jeugd geen toestemming van de jeugdige of zijn ouder(s) nodig. De grondslag voor het delen van deze persoonsgegevens én het doorbreken van de geheimhoudingsplicht ligt in de wet .

1. Het team Jeugd draagt er zorg voor dat de jeugdige of zijn ouder(s) worden geïnformeerd over de verwerking van persoonsgegevens. Er wordt informatie gegeven over welke gegevens er worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, met wie deze gegevens worden gedeeld, welke rechten hij kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten kan wenden. Dit is niet noodzakelijk als de jeugdige of zijn ouder(s) hier al van op de hoogte zijn.

2. Het informeren van de jeugdige of zijn ouder(s) kan alleen worden uitgesteld als er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de jeugdige, zijn ouder(s), van (de medewerkers van) het team Jeugd of die van anderen door dit informeren worden bedreigd. Op het moment dat deze aanwijzingen niet meer aanwezig zijn worden de jeugdige of zijn ouder(s) alsnog geïnformeerd.

1. Iedere inwoner, die tenminste zestien jaar oud en wilsbekwaam is, heeft het recht om een schriftelijk verzoek bij verantwoordelijke in te dienen om hem mede te delen of persoonsgegevens worden verwerkt die betrekking hebben op hem.

2. Als het om een jeugddossier gaat, dan mag een jeugdige van tenminste twaalf jaar, en wilsbekwaam, een verzoek, zoals in het eerste lid genoemd, indienen.

3. Binnen vier weken laat verantwoordelijke schriftelijk weten of er persoonsgegevens die op de verzoeker/inwoner betrekking hebben, worden verwerkt. Als er persoonsgegevens wordt verwerkt, dan wordt er een volledig overzicht verstrekt. In dit overzicht staan de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand en die op verzoeker/inwoner betrekking hebben, het doel daarvan, een overzicht van de personen en instellingen aan wie verantwoordelijke persoonsgegevens van de verzoeker/inwoner heeft verstrekt en het doel van deze verstrekkingen.

4. Als er persoonsgegevens worden verwerkt van een inwoner, dan wordt er gesproken over ‘betrokkene’.

5. De rechten van betrokkene genoemd in dit artikel kunnen worden geweigerd in het belang van;

• a.

  De veiligheid van de Staat;

• b.

  Het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten;

• c.

  Gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen;

• d.

  Het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen;

• e.

  De bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen.

6. Als het verzoek wordt afgewezen, dan wordt dit schriftelijk en gemotiveerd aan betrokkene medegedeeld.

7. In het geval dat er kosten zijn verbonden aan een afschrift, dan wordt betrokkene hiervan vooraf op de hoogte gesteld.

1. Betrokkene heeft het recht om een schriftelijk verzoek tot correctie bij verantwoordelijke in te dienen. Dit verzoek betreft het verbeteren, aanvullen, het verwijderen of afschermen van persoonsgegevens als deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet noodzakelijk, of in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.

2. In het verzoek vermeldt betrokkene de aan te brengen wijzigingen en de motivatie hiervoor.

3. Verantwoordelijke bericht de betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of het verzoek wordt gehonoreerd.

4. Als er wordt besloten om de persoonsgegevens aan te passen of te verwijderen, dan zorgt verantwoordelijke er voor dit zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen drie maanden, gebeurd. Derden die op grond van deze regeling kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens worden door verantwoordelijke op de hoogte gebracht van deze aanpassingen of verwijdering.

5. Na verwerking wordt het correctieverzoek van betrokkene vernietigd. In het bestand wordt een aantekening opgenomen dát betrokkene een correctieverzoek heeft ingediend en dat deze is gehonoreerd en verwerkt.

6. Als het verzoek van betrokkene wordt geweigerd, dan wordt dit gemotiveerd.

1. Betrokkene kan verantwoordelijke verzoeken om de persoonsgegevens die op hem betrekking hebben te verwijderen.

2. Een verzoek tot verwijdering kan geweigerd worden als:

• a.

  Het bewaren van die persoonsgegevens hoogst waarschijnlijk, in de toekomst, van groot belang is of kan zijn voor betrokkene zelf of een derde;

• b.

  De wet vernietiging niet toestaat.

3. Wanneer het verzoek van betrokkene wordt gehonoreerd, dan zorgt verantwoordelijke ervoor dat de gegevens binnen drie maanden zijn vernietigd.

4. Als het verzoek van betrokkene wordt geweigerd, dan wordt dit gemotiveerd.

1. De rechten die een jeugdige of een betrokkene op basis van deze regeling heeft, worden uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s) als de betrokkene nog geen twaalf jaar oud is.

2. De rechten zoals bedoeld in het eerste lid worden uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s) en de betrokkene samen, als de betrokkene al twaalf en nog geen zestien jaar oud is.

3. Vanaf zestien jaar oefent de betrokkene zijn rechten zelfstandig uit.

4. Als een betrokkene van zestien jaar of ouder voor het uitoefenen van zijn rechten wilsonbekwaam wordt geacht, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). Heeft een meerderjarige wilsonbekwame betrokkene geen wettelijk vertegenwoordiger(s), dan oefent de echtgenoot of de levensgezel deze rechten uit. Heeft de betrokkene geen echtgenoot of levensgezel, of wenst deze de rechten van de betrokkene niet uit te oefenen, dan kan een ouder, een meerderjarige broer of zus, of een meerderjarig kind van de betrokkene zijn rechten uitoefenen.

5. Een wettelijk vertegenwoordiger(s) kan inzage in het dossier van jeugdige worden geweigerd als er hulpverlening wordt geboden zonder toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger(s). Deze weigering wordt beargumenteerd in het bestand opgenomen.

1. De verantwoordelijke zorgt voor een passend niveau van beveiliging van de verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de aard van de verwerking en de te beschermen gegevens, de daarmee samenhangende risico’s en de stand van de techniek.

2. De technische en organisatorische maatregelen moeten te zorgen voor de beveiliging van persoonsgegevens tegen verlies, enige vorm van onrechtmatige verwerking, ongeautoriseerde kennisneming en onnodige verzameling en verdere verwerking van gegevens.

3. Voor de vaststelling van de passende maatregelen zal de Baseline informatiebeveiliging als uitgangspunt worden genomen.

1. De volgende personen hebben toegang tot het bestand. Deze toegang is alleen mogelijk als dit noodzakelijk is voor de goede uitoefening van zijn werkzaamheden.

• a.

  Medewerkers binnen het team Jeugd;

• b.

  Unitmanager Maatschappelijke Ondersteuning;

• c.

  Degene die zijn belast met het afhandelen van klachten en bezwaren;

• d.

  Gemeentelijke medewerker die belast is met informatiebeveiligingscoördinatie; uitgezonderd toegang tot individuele persoonsgegevens van betrokkenen.

2. Aan anderen dan de in het eerste lid genoemde personen worden uitsluitend persoonsgegevens uit het bestand verstrekt op grond van een wettelijke plicht of met de toestemming van de jeugdige en/of zijn ouder(s).

1. De persoonsgegevens in het bestand worden 15 jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de jeugdhulp is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van goede jeugdhulp.

2. De beheerder draagt er zorg voor dat de gegevens genoemd in het eerste lid na de bewaartermijn genoemd in het eerste lid worden vernietigd of dat de gegevens van hun kenmerken worden ontdaan, zodat deze niet meer herleidbaar zijn tot de desbetreffende persoon.

1. Deze regeling treedt in werking op de dag na vaststelling ervan.

2. Deze regeling wordt aangehaald als: Privacyregeling gegevensverwerking Jeugd Alkmaar