Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Almaar houdende regels omtrent vergunningen, toezicht en handhaving omgevingsrecht Uitvoeringsprogramma vergunningen, toezicht en handhaving omgevingsrecht 2018 gemeente Alkmaar

1.1 Waarom een uitvoeringsprogramma VTH?

Voor u ligt het uitvoeringsprogramma vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht 2018. Dit programma geeft een overzicht van de voorgenomen activiteiten binnen de disciplines vergunningverlening, toezicht en handhaving voor het jaar 2018 met betrekking tot de Wabo-activeiten (bouwen, slopen, strijdig gebruik, uitvoeren van een werk, milieu, monumenten, brandveilig gebruik).

Het uitvoeringsprogramma is voor het gemeentebestuur in het kader van de planning -en controlcyclus, een instrument om de doelstellingen voor het komende jaar vast te stellen en de personele inzet te bepalen. Het programma vormt de rode draad bij de uitvoering van de activiteiten.

Met dit programma wordt voldaan aan de bepalingen van het Besluit omgevingsrecht (Bor) en de kwaliteitscriteria 2.1 volgens de Wet VTH en de door de gemeenteraad vastgestelde Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht gemeente Alkmaar.

1.2 Leeswijzer

In het hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de uitgangspunten voor dit uitvoeringsprogramma. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de formatie en de geplande opleidingen op hoofdlijnen toegelicht. In hoofdstuk 4 staat de prioritering en risicoanalyse aangegeven. In hoofdstuk 5 worden de activiteiten en de daarbij benodigde capaciteit beschreven. Tot slot wordt in hoofdstuk 6 ingegaan op de overige randvoorwaarden die noodzakelijk zijn om dit uitvoeringsprogramma te kunnen uitvoeren.

2.1 Aanpassing vastgesteld beleidskader

Op 6 oktober 2016 hebben we de beleidsnota Handhaving en Toezicht omgevingsrecht gemeente Alkmaar (hierna: beleidskader) vastgesteld. Hierin zijn de kaders neergelegd waarbinnen taken rond toezicht en handhaving uitgevoerd zullen worden. Dit beleidskader wordt in 2018 aangevuld met de taken rond vergunningverlening en wordt opnieuw vastgesteld door de gemeenteraad.

In het reeds vastgestelde beleidskader zijn in ieder geval de volgende uitgangspunten opgenomen:

• •

  Handhaving wordt naast de risicogerichte benadering ook probleemgericht ingestoken;

• •

  Burgers, bedrijven en instellingen zijn in eerste aanleg zelf verantwoordelijk voor het naleven van wet- en regelgeving;

• •

  Handhaving wordt zoveel mogelijk in samenhang uitgevoerd, waarbij toezichtlasten voor burgers en bedrijven zoveel mogelijk worden teruggebracht;

• •

  De gedachte van de Tafel van Elf (een gedragsanalysemodel dat 11 dimensies onderscheidt die bepalend zijn voor de naleving van wet- en regelgeving) vormt de basis voor de nalevingstrategie;

• •

  De kwaliteitseisen, zoals vastgesteld in het Besluit omgevingsrecht (Bor), de Ministeriële regeling omgevingsrecht (Mor) en de procescriteria uit de Kwaliteitscriteria 2.1 zijn richtinggevend voor het beleid;

Deze uitgangspunten vormen de basis voor de programmering en de planning en geven richting aan de uitvoering van de taken en de dagelijkse werkzaamheden. Alleen moeten

deze uitgangspunten hun doorvertaling vinden in o.a. de werkprocessen.

2.2 Overige punten die een rol spelen bij uitvoeringsprogramma

2018 is een overgangsjaar

Pas onlangs is de bezetting van het team weer op sterkte, waardoor er weer kan worden geïnvesteerd in de structurele doorontwikkeling in mensen en werkprocessen. Het jaar 2018 is daarom een overgangsjaar. Aan dit programma ligt dit jaar daarom geen analyse ten grondslag van alle taken in aantallen en uren. Die beschrijvingen zijn in dit uitvoeringsprogramma weggelaten.

Wet private kwaliteitsborging

De aangekondigde invoering van de Wet private kwaliteitsborging laat langer op zich wachten dan een jaar geleden werd verwacht. In het nieuwe stelsel kijken gemeenten of een bouwwerk voldoet aan welstand en ruimtelijke ordening. Om de bouwtechnische kwaliteit te bepalen kijkt een gemeente of gebruik wordt gemaakt van een goedgekeurd instrument voor kwaliteitsboring. Zo ja, dan kan de gemeente een omgevingsvergunning verlenen. De verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor de technische aspecten ligt bij een marktpartij.

Naar aanleiding van de behandeling van het wetsvoorstel in de Eerste Kamer heeft de minister afgelopen jaar besloten het voorstel aan te houden. Het is daarom onduidelijk of en zo ja wanneer het stelsel in werking zal treden. Bij het bepalen van de formatie zullen de gevolgen van de nieuwe wet uiteraard worden betrokken.

2.3 Milieutaken geen onderdeel uitvoeringsprogramma

De Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord voert nagenoeg alle milieutaken voor de gemeente uit. Hiervoor heeft de Omgevingsdienst een “Uitvoeringsprogramma 2018” opgesteld. Dit programma is gebaseerd op de Regionale VTH strategie 2016-2019, waarin de prioriteiten, doelstelling en werkwijze zijn opgenomen voor de VTH-taken en samenwerking met externe partners. Op 20 februari 2018 is dit uitvoeringsprogramma door B&W vastgesteld en ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad. Het vormt verder geen onderdeel van dit uitvoeringsprogramma.

2.4 Besluitvorming

Voor de vaststelling van het onderhavig uitvoeringsprogramma 2018 is het college van burgemeester en wethouders het bevoegd gezag.

In het kader van interbestuurlijk toezicht controleert de provincie Noord-Holland de gemeente of zij voldoet aan de kwaliteitscriteria.

De systematiek van de raming van de activiteiten zal in dit uitvoeringsprogramma gelijk zijn aan voorgaande jaren. Op basis van de huidige systematiek is een analyse van de taken versus de noodzakelijke formatie niet goed mogelijk. Daarom wordt in dit programma volstaan met het meest actuele formatieoverzicht. Duidelijk is wel dat er reeds op basis van de huidige taakuitvoering een structureel tekort is op de formatie.

3.1 Formatieoverzicht per 01-02-2018

Formatie vergunningverleners

Formatie toezichthouders en handhavers

Formatie juridisch team Wabo

3.2 Leiding en team coördinatie

De unitmanager vergunning -en subsidieverlening is ambtelijk eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de taken. Om de ontwikkeling van het team VTH te managen, wordt de unitmanager in 2018 ondersteund door 3 coördinatoren. Deze coördinatoren zorgen voor een goede taakverdeling, bezetting en onderlinge samenwerking tussen medewerkers en andere teams/units.

3.3 Opleiding medewerkers

Vanwege de inwerkingtreding van de wet VTH op 14 april 2016 en het nieuwe besluit omgevingsrecht (Bor) op 1 juli 2017, moeten gemeenten inzichtelijk maken hoe de kwaliteit van de uitvoering van VTH taken binnen de organisatie is geborgd. Om deze reden wordt in 2018 een verbeterplan opgesteld. In dit verbeterplan wordt aangegeven waar wij op dit moment als organisatie staan. Daarnaast is de vraag of wij op dit moment over voldoende capaciteit en kwaliteit beschikken om uitvoering te kunnen geven aan de genoemde werkzaamheden/taken, in lijn van de VTH-kwaliteitseisen.

In 2018 wordt in ieder geval verder scholing plaatsvinden als gevolg van:

• •

  de komst van de nieuwe Omgevingswet

• •

  het Resultaat gericht samenwerken

• •

  Actualiteiten omgevingsrecht

Voor een aantal nieuwe medewerkers wordt een gericht opleidingstraject gestart om hen toe te rusten op hun werk.

Als bevoegd gezag is het zonder inzet van voldoende capaciteit niet mogelijk alle taken op het gebied van toezicht en handhaving volledig uit te voeren. Dit wordt ook als niet noodzakelijk geacht. Burgers zullen zelf ook hun eigen verantwoordelijkheid hierin moeten nemen. Om die reden stelt de gemeente prioriteiten die gebaseerd zijn op een risicoanalyse.

In deze aanpak wordt voor het bepalen van het risico de volgende formule gehanteerd:

Het toezicht en de handhaving zijn gericht op het streven naar het behalen van een adequaat niveau binnen de mogelijkheden die de gemeente heeft met een zo hoog mogelijk maatschappelijk rendement. Niet alles kan worden opgepakt. Dat kan betekenen dat in sommige situaties alleen op termijn kan worden opgetreden. In de kadernota Handhaving omgevingsrecht 2016-2019 zijn de beleidsmatige kader bepaald die aan de prioriteitstelling ten grondslag liggen.

In bijlage I is een risico-matrix opgenomen, waarin de diverse problemen en de daarbij behorende risico’s zijn onderverdeeld. Deze matrix kan jaarlijks worden bijgesteld. Het is de bedoeling dat de handhaving daar waar mogelijk probleemgericht wordt benaderd.

De hieruit volgende prioriteiten zijn afhankelijk van de risico’s op de ongewenste effecten in drie klassen onderverdeeld. Hoe hoger de prioriteit, hoe meer handhavingsaandacht. De hoogte van de prioriteit bepaalt de mate van intensiteit van het toezicht.

Tabel 1: Vertaling prioriteiten naar intensiteit toezicht

Voorop bij de prioritering staat dat op alle prioriteiten gehandhaafd wordt. Echter, de intensiteit van het toezicht en de handhaving is verschillend. Hoe hoger de prioriteit, hoe actiever het toezicht en de handhaving. Om die reden staat in hoofdstuk 5 Activiteiten aangegeven voor welke zaken een projectmatige aanpak is vereist in 2018 met de daar bijbehorende personele inzet.

Het plannen en programmeren van de activiteiten vormt één van de kernpunten bij het implementeren van de kwaliteitscriteria 2.1. Zoals eerder gesteld is het jaar 2018 een overgangsjaar. Omdat de digitalisering nog niet geoptimaliseerd is, vindt de planning plaats op dezelfde wijze als in 2017.

Hieronder volgt eerst de planning voor het vergunningsdeel, gebaseerd op de ervaringen uit voorgaande jaren. Vervolgens volgen de activiteiten en projecten in het kader van de handhaving en toezicht.

5.1 Vergunningen

In dit uitvoeringsprogramma worden voor het eerst de activiteiten voor het verlenen van vergunningen in 2018 opgenomen. Die activiteiten ontbreken in het beleidskader. Ten tijde van het opstellen van dat beleidskader vormde dit namelijk nog geen wettelijke verplichting.

De geplande aantallen zijn gebaseerd op de aantallen producten in 2017 en een verwachte stijging van 10% vanwege het aantrekken van de bouwactiviteiten.

*Alle zaken m.b.t. milieu (afhandeling door RUD NHN) zijn niet opgenomen.

5.2 Toezicht en handhaving

Zoals reeds in de inleiding is aangegeven is de gemeente ingevolge het Bor verplicht jaarlijks een uitvoeringsprogramma vast te stellen voor de toezichts- en handhavingstaken op het gebied van de Wabo (bouwen, slopen, strijdig gebruik, uitvoeren van een werk, milieu, monumenten, brandveiligheid).

Het afhandelen van meldingen en handhavingsverzoeken van burgers/omwonenden is vooraf niet te plannen. Op basis van ervaringscijfers wordt hiervoor 25% aan uren gereserveerd. Deze uren zijn verwerkt in de reguliere handhavingstaken als genoemd in 5.2.1.

Tijdens de uitvoering van de toezichts- en handhavingstaken zijn werkzaamheden noodzakelijk zoals de juridische afwikkeling van handhavingstrajecten, in- en externe c8oördinatie en samenwerking, administratief toezicht, beleidsontwikkeling, advisering vergunningen, opstellen van wettelijke verplichte rapportages en programma’s.

De prioritering van het Toezicht is gebaseerd op de risicoanalyse die is opgenomen in bijlage I.

5.2.1 Reguliere toezicht- en handhavingstaken

Hieronder volgt de planning van de reguliere toezicht– en handhavingstaken die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving.

5.2.2 Naleefgedrag

Een belangrijke indicator om de naleving van verleende vergunningen of van toepassing zijnde algemene maatregelen van bestuur te meten is het naleefgedrag.

Door het eigen verantwoordelijkheidsgevoel te vergroten, wordt de betrokkenheid en bewustzijn van eigen handelen gestimuleerd. Het is hierbij van groot belang dat tijdens de controles duidelijk wordt gemaakt welke gevolgen en/of consequenties foutief handelen kan hebben. Het streven hierbij is om op de lange termijn het naleefgedrag te verhogen waardoor de kwaliteit van de leefomgeving wordt verbeterd.

Om inzicht te krijgen in het naleefgedrag dient per controle nauwkeurig te worden bijgehouden welke overtredingen geconstateerd zijn en wanneer deze verholpen zijn. Bij controles wordt het naleefgedrag voortaan geregistreerd in de vorm van de soort en het aantal overtredingen.

5.2.3 Integrale controles

Om de administratieve lastendruk van burgers en ondernemers zoveel mogelijk te beperken is het noodzakelijk om de controles integraal uit te voeren waardoor sprake is van één controlemoment. Dit geeft daarnaast ook een besparing op de capaciteit door efficiency. Op dit moment worden alle controles al zoveel mogelijk integraal uitgevoerd.

De Wabo heeft er voor gezorgd dat één vergunning kan worden afgegeven voor verschillende activiteiten. Door op deze vergunning tegelijkertijd toezicht te houden op alle activiteiten, is al sprake van een integrale benadering. Maar het streven is dat dit verder uitgebouwd wordt.

Gelet op het feit dat een toezichthouder niet op alle aspecten bevoegd is op te treden, worden hierbij interne en externe handhavingspartners of deskundigen ingeschakeld.

Een dergelijke integrale controle vergt daarom een zorgvuldige voorbereiding en planning. Hierbij is belangrijk dat regelmatig overleg plaatsvindt met zowel interne als externe partijen (o.a. Burgerzaken, Politie, Regionale Uitvoeringsdienst en Regionale Informatie- en Expertise Centrum), om alle noodzakelijke informatie voor partijen met elkaar te delen.

Voor bepaalde onderwerpen, bijv. woonoverlast, vindt op dit moment maandelijks een overleg plaats met alle betrokken partijen. Het voornemen is om een meldpunt in te stellen waarbij het voor de burger eenvoudig is om zijn/haar klacht in te dienen via één kanaal. Alle betrokken sleutelfiguren van de diverse units/instanties kunnen kennis nemen van de klacht(en). En de unit die hiervoor verantwoordelijk is/zijn zal dan de klacht in behandeling nemen. Tegelijkertijd wordt de klacht op de juiste wijze geregistreerd, net als de uitkomst daarvan.

5.3 Projectmatige handhavingszaken

5.3.1 Welke projecten staan gepland in 2018?

Hieronder volgt een tabel waarin staat aangegeven welke projecten voor dit jaar gepland staan en hoeveel uren hieraan – naar verwachting – wordt besteed.

5.3.2 Hoe pakken we een handhavingsproject aan?

Bij de start van een project wordt vooraf het probleem ingekaderd, waarna een projectgroep wordt ingesteld bestaande uit handhavers, juridisch medewerker(s), plantoetser(s) en eventueel medewerkers van andere units, bijv. Burgerzaken, team Openbare Orde en Veiligheid (OOV), Halte werk, Wmo, etc. en eventueel Politie en Belastingdienst.

Afhankelijk van de grootte van het project, wordt een overlegstructuur met elkaar afgesproken. Alle benodigde gegevens worden verzameld en deze worden met elkaar besproken. Vervolgens wordt een actiedag(en) afgesproken en/of het aantal controles die benodigd zijn. Dit is wederom afhankelijk van de grootte en onderwerp van de handhavingsactie.

Nadat alle controles zijn uitgevoerd worden de resultaten met elkaar besproken. Daarna worden de eigenaren van de betreffende panden aangeschreven. De uitkomsten van het handhavingstraject worden gedeeld met de partners die hebben deelgenomen aan de actie.

Voor het coördineren van een dergelijke handhavingsactie op de dag zelf, maken wij gebruik van een draaiboek. Hierin staat aangegeven welke stappen op de dag zelf doorlopen moeten/kunnen worden.

5.4 Bezwaar- en beroepschriften VTH

Geraamde aantal bezwaarschriften die betrekking hebben op vergunningen (bouwen + handelen in strijd met ruimtelijke regels)

Geraamde aantal beroepschriften die betrekking hebben op vergunningen (bouwen + handelen in strijd met ruimtelijke regels)

Naast de raming op concrete taken, zoals hiervoor aangegeven wordt inzet gepleegd op randvoorwaarden om het afhandelen van aanvragen en de coördinatie goed en zorgvuldig te kunnen uitoefenen. Om dit te behalen is het noodzakelijk om aan de volgende punten aandacht te geven:

• •

  Informatiebeheer/ICT

Door ons wordt bij de uitvoering van de Wabo-taken gebruik gemaakt van het systeem Key2Vergunningen (Key2V) en het zaaksysteem. Het registratieprogramma is volledig ingericht voor de procedurele afhandeling van vergunningen, toezicht, handhaving en klachten.

Het systeem geeft verder informatie voor de programmering van verschillende taken. Met

behulp van Key2V wordt de uitvoering van de doelstellingen van dit uitvoeringsprogramma (digitaal) ondersteund, worden de gemaakte afspraken rondom toetsing vertaald in checklisten en wordt geborgd dat de juiste toetsingen op het juiste moment worden uitgevoerd. Daarnaast gebruiken we Key2V om de uitvoering van het programma te monitoren en te analyseren.

De inkomende aanvragen worden ingediend via het landelijke Omgevingsloket online. Van daaruit worden de documenten in Key2V geüpload, waarna deze via datzelfde systeem zijn te raadplegen. Vergunning besluiten worden ook hierin aangemaakt, waarna de verzonden originelen eveneens in het digitale archief worden geplaatst.

Verder zal inzet worden gepleegd voor de verdere digitalisering van het archief en het applicatiebeheer van Key2V, de koppeling met het nieuwe zaaksysteem (registratiesysteem) en het beheer van het Omgevingsloket Online.

• •

  Externe en interne overleggen, advisering en informatieverstrekking

Er wordt 1 maal per 2 weken een teamoverleg Toezicht en handhaving, een teamoverleg Vergunningen en een teamoverleg Juridisch gehouden. Daarnaast vindt 1 maal per maand een gezamenlijk overleg VTH plaats. Dit overleg is bedoeld voor de interne afstemming op gebied van vergunningverlening en toezicht & handhaving. Hieraan nemen deel medewerkers van Vergunningen, Toezicht en handhaving (waaronder ook onze brandveiligheidsspecialisten vallen) en zo nodig – afhankelijk van het onderwerp – ook de juridisch medewerkers van team Juridisch. Ook met het oog op het flexwerken is dit noodzakelijk om de informatiedeling en communicatie met elkaar te optimaliseren.

Om de integrale handhaving tussen de diverse disciplines en ketenpartners te bevorderen en te waarborgen, vindt er ook maandelijks afstemming plaats tussen Burgerzaken, OOV, politie, gebiedsconsulenten en Stadstoezicht plaats. In dit overleg bespreken we diverse overlastsituaties, woonfraude-zaken en overige zaken die voor andere partners interessant kunnen zijn. Desgewenst sluiten hier andere units (bijv. Wmo) bij aan als dit raakvlakken heeft.

Bij de projectmatige handhavingszaken wordt een startoverleg gehouden met alle betrokken teams/medewerkers per project en vervolgens een vervolgoverlegstructuur afgesproken met elkaar. Op deze manier wordt de voortgang bewaakt, informatie met elkaar gedeeld en geleerd van de praktijkervaringen. Daarnaast is het van belang om de juridische kwaliteit en haalbaarheid van besluiten met elkaar te delen.

Los van de genoemde overleggen wordt veelvuldig overleg gepleegd met burgers, bedrijven en instanties over bepaalde onderwerpen en zaken die er spelen op het gebied van de fysieke leefomgeving.

• •

  Verordening vergunningverlening, toezicht en handhandhaving

Om de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving (de VTH-taken) te professionaliseren en de kwaliteit in de organisatie te borgen, heeft de gemeenteraad op 22 maart 2017 de Verordening kwaliteit vergunningverlening toezicht en handhaving gemeente Alkmaar 2017 vastgesteld. Met deze verordening is voldaan aan de gestelde eis in het kader van de Wijziging van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (verbetering vergunningverlening, toezicht en handhaving (Wet VTH).

In het kader van de dienstverlening is voorlichting en communicatie een belangrijk instrument. Wat gaan we doen? En wat hebben we gedaan? Wat heeft prioriteit? Vragen die burgers zich stellen.

Door het publiceren van het jaarverslag en het uitvoeringsprogramma worden veel van de bovengenoemde vragen beantwoord. Daarnaast kunnen wetswijzigingen of bepaalde thema’s, bijvoorbeeld vergunningsvrij bouwen of de nieuwe Omgevingswet invloed hebben op de processen bij toezicht en handhaving. Derhalve is het belangrijk hierover voorlichting te geven en te communiceren. Enerzijds heeft de communicatie een informerend karakter, anderzijds gaat er een preventieve werking vanuit (verantwoordelijkheid burger).

Het belangrijkste instrument in het kader van voorlichting en communicatie wordt de gemeentelijke website. Hierin staan al veel onderwerpen met betrekking tot handhaving. Belangrijk is dat deze gegevens actueel blijven.