Archiefverordening Gemeente Almelo 2011

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a.de wet: de Archiefwet 1995;

b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

c.de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats, welke zich bij de Gemeente Almelo bevindt aan de zuidoost zijde onder het Stadhuis aan het Stadhuisplein 1

te Almelo;

d.beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn

overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

e.beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire

informatievoorziening;

f.informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen

worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard,

geordend en geraadpleegd.

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

Artikel 9

De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht.

Alvorens deze bescheiden en verzamelingen worden opgenomen stelt de secretaris voorwaarden betreffende de goede, geordende en toegankelijke staat van de betreffende bescheiden en verzamelingen.

Artikel 10

De Archiefverordening Gemeente Almelo 2004 wordt ingetrokken.

Artikel 11

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2011.

Artikel 12

Deze verordening wordt aangeheeld als Archiefverordening Gemeente Almelo 2011.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad op 4 oktober 2011.

ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE ALMELO 2011

MEMORIE VAN TOELICHTING

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsbladen 276 en 277) en het

Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995.

Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden,die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren

archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt

gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2 van deze verordening), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling 2009 (Staatscourant 2010, nr. 70 + wijziging Staatscourant. 2010, nr. 17967).

Hoofdstuk III regelt het opnemen van niet gemeentelijke collecties in de archiefbewaarplaats. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op dezelfde wijze.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2

De Archiefregeling 2009 stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3

De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 5

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de Archiefregeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8

Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad op deze manier tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Artikel 9

De Wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van de uit cultureel- en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.