Financiële verordening gemeente Almelo 2015

Financiële verordening gemeente Almelo 2015

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Almelo op grond van artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Almelo en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  financiële administratie:

  • ·

    het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Almelo, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • ·

    de financieel-economische positie, waaronder ook het beheer van vermogenswaarden;

  • ·

    het financiële beheer;

  • ·

    de uitvoering van de begroting;

  • ·

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • ·

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• c.

  administratieve organisatie:het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

• d.

  financieel beheer:het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Almelo.

• e.

  financiële rechtmatigheid:het voldoen van beheershandelingen en de vastlegging daarvan aan de gemeentelijke, nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van de uitgangspunten voor het financieel beleid, de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

• f.

  doelmatigheid:het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• g.

  doeltreffendheid:de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• h.

  perspectiefnota: nota met de financiële en beleidsmatige kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

• i.

  jaarstukken:de jaarstukken bestaan uit het jaarverslag met paragrafen en de jaarrekening.

Titel 1 Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 2 Kaders begroting

• 1.

  Het college biedt uiterlijk 20 mei van het begrotingsjaar een perspectiefnota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze perspectiefnota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

• 2.

  het college draagt zorg voor een verbinding, zowel beleidsmatig als financieel, tussen de perspectiefnota, de programmabegroting en de jaarstukken.

Artikel 3 Programmabegroting

• 1.

  De raad stelt, in principe bij aanvang van iedere raadsperiode voor de gehele raadsperiode, de programma-indeling vast. Bij de behandeling van de jaarlijkse perspectiefnota verifieert het college bij de raad of de bestaande programma-indeling kan worden gehandhaafd.

• 2.

  De raad stelt per programma vast:

  • -

    de beoogde maatschappelijke effecten; wat willen we bereiken;

  • -

    de te leveren producten, projecten en activiteiten; wat gaan we daarvoor doen;

  • -

    de baten en lasten; wat mag het kosten.

• 3.

  Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren producten, projecten en activiteiten.

• 4.

  De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

• 5.

  Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde producten, projecten en activiteiten en de maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 6.

  Het college draagt zorg dat de bij de perspectiefnota door de raad genomen besluiten terug komen in de voorstellen van het college voor de programmabegroting.

Artikel 4 Producten

• 1.

  Het college stelt de productenraming vast.

• 2.

  Bij iedere programmabegroting en de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten uit de productenraming aan de programma’s.

• 3.

  De onderverdeling van de programma’s in de producten staat vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de programmabegroting of de perspectiefnota expliciet vermeld.

Uitvoering

Artikel 5 Uitvoering begroting

• 1.

  Het college stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de programmabegroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productenraming;

  • b.

    de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) programmabegroting niet worden overschreden.

• 4.

  Indien voor een juiste uitvoering van de programma’s zich, na de administratieve afsluiting van het boekjaar, afwijkingen in de begrotingsramingen voordoen draagt het college er zorg voor dat deze in een afzonderlijk overzicht bij de jaarstukken worden vermeld.

• 5.

  Voor nieuwe politiek-gevoelige en/of beleidsrelevante investeringen waarvan het krediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 6 Interne controle

• 1.

  Het college draagt zorg ten behoeve van het getrouwe beeld en de (financiële) rechtmatigheid van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de (financiële) rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Hiertoe stelt het college jaarlijks het control- en auditplan vast.

• 3.

  Het college draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, de financiële rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen. Deze interne toetsing wordt gebaseerd op een risico-analyse en levert eventueel aanbevelingen op.

• 4.

  Het college draagt op basis van de resultaten van de toets bedoeld in het derde lid zorg voor het oppakken van de aanbevelingen.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7 Tussentijdse rapportage en informatie

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van de bestuursrapportage (Berap) over de realisatie van de programmabegroting en de voortgang van –en afwijkingen op- projecten van de gemeente over de eerste zes maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  De bestuursrapportage wordt aan de raad aangeboden in principe in september van het lopende begrotingsjaar, maar in ieder geval voorafgaand aan de begrotingsbehandeling in de raad.

• 3.

  De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten als de baten, de geleverde producten, projecten en activiteiten en -indien daar aanleiding voor is- de maatschappelijke effecten.

• 4.

  De rapportage bevat een financiële eindejaarsprognose op programmaniveau.

• 5.

  De raad beoordeelt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.

• 6.

  Indien zich gedurende de begrotingsuitvoering significante afwijkingen voordoen, zal de raad hierover, buiten de reguliere rapportagemomenten om, actief worden geïnformeerd. Onder significante afwijkingen wordt verstaan, afwijkingen waarop door de organisatie niet binnen drie maanden kan worden bijgestuurd, binnen de huidige kaders.

• 7.

  De raad heeft de bevoegdheid om specifieke thema’s te benoemen, waarop zij op een frequentere basis tussentijds gerapporteerd wenst te worden.

Artikel 8 Jaarstukken

• 1.

  Het college legt in het jaarverslag verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke producten, projecten en activiteiten zijn geleverd;

  • c.

    wat de kosten en opbrengsten zijn;

  • d.

    hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

• 2.

  De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s bijstelling behoeven.

Artikel 9 Toezicht

• 1.

  De jaarstukken bevatten, naast de verplichte onderdelen op grond van de gemeentewet en het BBV, ook informatie betreffende het toezicht in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht.

• 2.

  In de verantwoording per programma wordt in ieder geval de beoordeling van de provincie op de onderscheiden onderdelen weergegeven en de eventuele maatregelen die op basis van de beoordeling door het college genomen worden. Resultaat-indicatoren kunnen vervolgens in de programmabegroting worden vermeld. Hierbij is, waar mogelijk, een koppeling met de paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement.

Titel 2 Financiële positie

Artikel 10 Financiële positie

• 1.

  Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie in de perspectiefnota en programmabegroting is opgenomen.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in onder andere de schuldpositie met gebruikmaking van een aantal financiële kengetallen.

• 3.

  Het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

• 4.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting en de financiële positie de investeringskredieten.

Artikel 11 Waardering & afschrijving vaste activa

• 1.

  Voor de waardering en afschrijving van vaste activa wordt conform de voorschriften van het BBV (hoofdstuk V) gehandeld.

• 2.

  In de Nota activabeleid 2014 (DCS 21587) staat een nadere uitwerking.

Artikel 12 Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

• 2.

  Voor openstaande vorderingen betreffende:

  • a.

    onroerende zaakbelasting eigenaren;

  • b.

    precariobelasting;

  • c.

    hondenbelasting;

  • d.

    parkeerbelasting;

  • e.

    rioolheffing;

  • f.

    afvalstoffenheffing en

  • g.

    bijstandsvertrekking,

wordt, met uitzondering van individuele vorderingen groter dan € 50.000, een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid of ter grootte van een combinatie van beoordeling en historisch percentage.

Artikel 13 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het college biedt eenmaal in de vier jaar de (bijgestelde) nota reserves en voorzieningen aan.

• 2.

  De nota behandelt de kaders voor:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen.

• 3.

  Jaarlijks gelijktijdig met de in artikel 2 genoemde perspectiefnota biedt het college als bijlage de uitkomsten van de toetsing van reserves en voorzieningen aan.

Artikel 14 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Almelo die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa, en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele BTW en de kosten van het kwijtscheldingsbeleid.

• 3.

  Kostprijsberekening en handelwijze zijn in overeenstemming met landelijke regelgeving, waaronder de Wet Markt en Overheid.

Artikel 15 Rente

• 1.

  De bepaling van de omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten is vastgelegd in de Notitie intern rentebeleid (2011/2572).

• 2.

  Bij raadsbesluit kan worden bepaald om aan een specifiek actief een ander rentepercentage dan het omslagpercentage toe te rekenen.

Artikel 16 Financieringsfunctie

• 1.

  Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen van het treasurystatuut in acht.

• 2.

  Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

  • a.

    het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  • b.

    het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  • d.

    het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 3.

  Het college stelt regels op ter uitvoering van de financieringsfunctie en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een treasurystatuut (2007/35508). Het college legt het treasurystatuut ter goedkeuring voor aan de raad.

Artikel 17 Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het college draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen. In de registratie worden ook opgenomen niet-geactiveerde kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde en de niet- of netto-geactiveerde investeringen in de openbare ruimte.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor, dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren) vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren) schulden jaarlijks worden gecontroleerd.

• 3.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Titel 3 Paragrafen

Artikel 18 Lokale heffingen

De paragraaf lokale heffingen in de programmabegroting en jaarstukken bevat: ontwikkelingen, visie en prioriteiten op het gebied van lokale heffingen, de geraamde inkomsten, het beleid ten aanzien van de lokale heffingen, de samenstelling van het pakket van gemeentelijke belastingen en heffingen, een aanduiding van de lokale lastendruk en een beschrijving van het kwijtschel-dingsbeleid.

Artikel 19 Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  De paragraaf weerstandsvermogen en risicomanagement in de programmabegroting en jaarstukken bevat ten minste de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 BBV.

• 2.

  Het college biedt de gemeenteraad tenminste eenmaal in de vier jaar een (bijgestelde) kadernota weerstandsvermogen en risicobeheersing aan (DCS 25809\1). In deze nota wordt ingegaan op het beleid, de kaders en normen voor het weerstandsvermogen en de uitvoering van het risicomanagement, alsmede de borging van risicomanagement in de organisatie en de p&c-cyclus.

Artikel 20 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen in de programmabegroting en de jaarstukken bevat het beleidskader, de financiële consequenties van het beleidskader en de vertaling van de financiële consequenties in de begroting van het onderhoud wegen, riolering, water, groen en gebouwen.

• 2.

  De paragraaf bevat ten minste de volgens artikel 12 van het BBV voorgeschreven kapitaalgoederen.

Artikel 21 Financiering

De paragraaf betreffende de financiering in de programmabegroting en de jaarstukken bevat in ieder geval de beleidsvoornemens, de voortgang van de beleidsuitvoering en de nieuwe ontwikkelingen ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille.

Artikel 22 Verbonden partijen

• 1.

  Het college draagt zorg voor een actuele lijst van verbonden partijen.

• 2.

  Van elk van de verbonden partijen wordt ten minste weergegeven het doel, het openbaar belang en de beïnvloedingsmogelijkheden van de gemeente.

• 3.

  De paragraaf verbonden partijen bevat, naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 BBV, ook informatie betreffende:

  • a.

    de risico’s van verbonden partijen;

  • b.

    relevante ontwikkelingen bij verbonden partijen, met in het bijzonder aandacht voor (voorgenomen) wijzigingen in verbonden partijen (nieuw, wijziging, beëindiging).

Artikel 23 Grondbeleid

De paragraaf betreffende het grondbeleid in de programmabegroting en de jaarstukken bevat ten minste de volgens artikel 16 BBV voorgeschreven onderdelen.

Artikel 24 Bedrijfsvoering

• 1.

  De paragraaf bedrijfsvoering bevat in ieder geval de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 BBV.

• 2.

  Het college verifieert bij de behandeling van de perspectiefnota bij de raad of aanvullingen wenselijk zijn.

Artikel 25 Overige paragrafen

• 1.

  De raad heeft de bevoegdheid om andere dan de op grond van het BBV voorgeschreven paragrafen te benoemen, waarover zij gerapporteerd wil worden via de programmabegroting en de jaarstukken.

• 2.

  Het college verifieert bij de behandeling van de perspectiefnota bij de raad of aanvullingen wenselijk zijn.

Titel 4 Financiële organisatie en administratie

Artikel 26 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de sectoren;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 27 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

• a.

  inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b.

  de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 28 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de sectoren;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor de opdrachtverlening en de verrekening van leveringen tussen de sectoren van de gemeente;

• e.

  de te maken afspraken met de sectoren over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  de regels voor de verlening van décharge over het gevoerde beheer van de sectoren;

Artikel 29 Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de nationale en Europese regels.

Artikel 30 Steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt in een besluit vast de interne regels (protocol) voor de toekenning van steunverlening aan ondernemingen. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 31 Bestuurlijke besluitvorming

Het college draagt zorg voor tijdige aanlevering van de producten uit de P&C-cyclus aan de raad. Deze worden uiterlijk zes weken voor de voorziene behandeling in de raad beschikbaar gesteld, tenzij hierover met de raad andere afspraken zijn gemaakt.

Titel 5 Slotbepalingen

Artikel 32 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.

• 2.

  Met ingang van 1 januari 2015 vervalt de Financiële verordening gemeente Almelo, raadsbesluit nr. 1100066_1 d.d. 27 maart 2012.

Artikel 33 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Almelo 2015”.