MANDAATREGELING Gemeente Almelo 2019

Ondertekening

Toelichting

Onder mandaat wordt begrepen de situatie waarin een bestuursorgaan dat op grond van een wettelijke regeling bevoegd is om bepaalde besluiten te nemen aan een ambtenaar de bevoegdheid verleent om die besluiten namens haar te nemen. Het bestuursorgaan dat de oorspronkelijke wettelijke bevoegdheid heeft en deze mandateert aan een ambtenaar wordt hieronder de mandans genoemd en de ambtenaar aan wie het mandaat wordt verleend, wordt de mandataris genoemd.

In de mandaatregeling gemeente Almelo 2019 en het mandaatregister gemeente Almelo 2019 is de uitvoering vastgelegd van de bevoegdheden die gemandateerd worden aan de diverse gemeenteambtenaren. Het betreft bevoegdheden van de volgende bestuursorganen: het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. De mandans kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend (artikel 10:9 Awb). De belangrijkste uitgangspunten van (onder)mandateren zijn vastgelegd in artikel 7 van de ambtelijke organisatieregeling.

In artikel 9 van de ambtelijke organisatieverordening staat m.b.t. “ondermandatering en integrale taken” het volgende opgenomen:

1. De mandaatverlener kan uitsluitend doormandateren binnen de aan hem verleende bevoegdheden en verplichtingen.

2. (Door)mandatering vindt plaats door middel van mandaatlijsten, waarbij het navolgende hiërarchische proces van toepassing is: besluit college van B&W respectievelijk burgemeester, gemeentesecretaris/algemeen directeur, adjunct-directeur, hoofd, teammanager en overige medewerkers.

3. Bij het proces voor mandatering gelden als randvoorwaarden dat:

a. de mandaatverlener bepaalt in hoeverre doorgemandateerd kan worden;

b. de reeds opgelegde beperkingen en voorwaarden ook gelden voor doormandatering;

c. de bepalingen van de mandaatregeling in acht worden genomen.

De mandaatregeling is opgesteld aan de hand van deze uitgangspunten en de bepalingen uit afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Deze bepalingen zijn hierna ogenomen.

(Onder)mandateren kan niet los worden gezien van het verlenen van volmachten en het geven van machtigingen. Bij mandaat verleent het bestuursorgaan een ondergeschikte ambtenaar (of een ander persoon of instantie) de bevoegdheid om namens dat bestuursorgaan een bepaalde bevoegdheid uit te oefenen (artikel 10:1 Awb). Bij volmacht gaat het om het verlenen van de bevoegdheid tot het verrichten van privaatrechtelijke handelingen (artikel 10:12 Awb). Machtiging kan worden verleend voor het verrichten van feitelijke handelingen. De bepalingen omtrent mandaat zijn van overeenkomstige toepassing op de volmacht en de machtiging. Hetgeen in de toelichting verder omtrent mandaat wordt opgemerkt, is dan ook tevens toepasselijk op de volmacht en op de machtiging (artikel 10:12 Awb).

In juridische zin zijn mandans en mandataris één. De mandataris neemt besluiten als ware hij het bestuursorgaan (de mandans). Feitelijk neemt de mandataris het besluit, doch juridisch is dit een besluit van het bestuursorgaan. De mandataris dient om die reden het besluit altijd te ondertekenen “namens het college van burgemeester en wethouders” respectievelijk “namens de burgemeester” om naar buiten toe aan te geven dat het een juridisch besluit is van het college respectievelijk de burgemeester.

De mandans is en blijft juridisch verantwoordelijk voor het in mandaat genomen besluit. Vanzelfsprekend dienen de mandatarissen dan ook in politiek of anderszins beleidsgevoelige zaken niet van hun mandaat gebruik te maken, alvorens de mandans (het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester) daarin gekend is.

De mandans kan voorschriften aan een mandaat verbinden en alle aanwijzingen over het uitoefenen van de gemandateerde bevoegdheid geven die het wenselijk of nodig acht (artikel 10:6 Awb). De mandans blijft bevoegd om de gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen.

Voorbeeld mandaat

Het college van burgemeester en wethouders is het wettelijk bevoegde orgaan tot het nemen van besluiten met betrekking tot het verstrekken van (incidentele) subsidies aan sportverenigingen. Deze bevoegdheid mandateert het college van burgemeester en wethouders aan het hoofd uitvoering Sociaal. Hierdoor kan het hoofd uitvoering Sociaal namens burgemeester en wethouders (incidentele) subsidies aan sportverenigingen verstrekken. Burgemeester en wethouders blijven echter in alle opzichten volledig verantwoordelijk voor de wijze waarop met die bevoegdheid tot verstrekking van subsidies wordt omgegaan. De besluiten die het hoofd uitvoering Sociaal op basis van het mandaat heeft genomen, gelden juridisch als besluiten van burgemeester en wethouders zelf.

De mandataris (algemeen directeur/ gemeentesecretaris) kan de aan hem gemandateerde bevoegdheid op zijn beurt doormandateren aan een ondergeschikte (een ambtenaar van de behandelende afdeling). In dat geval spreken we van ondermandaat.

De ambtenaar aan wie een bevoegdheid is ondergemandateerd, dient zich aan dezelfde voorschriften en aanwijzingen te houden als diens afdelingshoofd. De mandans blijft volledig verantwoordelijk voor de besluiten van degene aan wie de bevoegdheid in ondermandaat is gegeven en zal daarom toestemming moeten geven voor ondermandaat (artikel 10:9 Awb).

Voorbeeld ondermandaat

In het bovengenoemde voorbeeld mandateert het hoofd uitvoering Sociaal op zijn beurt de door burgemeester en wethouders aan hem gemandateerde bevoegdheid aan een manager van zijn/ haar eenheid. Hierdoor kan de manager namens burgemeester en wethouders (incidentele) subsidies aan sportverenigingen verstrekken. Ook in dit geval ligt de verantwoordelijkheid voor de wijze waarop met die bevoegdheid tot het verstrekken van subsidies wordt omgegaan bij burgemeester en wethouders. Juridisch gezien zijn de besluiten die de manager op basis van het ondermandaat heeft genomen, besluiten van burgemeester en wethouders.

Een krachtens mandaat of ondermandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan (het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester) het besluit in kwestie is genomen. Aangezien in deze gevallen de besluitvorming wordt overgelaten aan de mandataris, wordt gesproken van afdoeningsmandaat. Deze vorm van mandatering wordt onderscheiden van het zogenoemde ondertekeningsmandaat, waarbij de mandataris een besluit slechts namens de mandans ondertekent. Het besluit zelf is echter door de mandans genomen, hetgeen ook uit het besluit moet blijken (artikel 10:11 Awb).

Voorbeeld ondertekeningsmandaat

Burgemeester en wethouders zijn het wettelijk bevoegde orgaan tot het nemen van verkeersbesluiten als bedoeld in artikel 15 van de Wegenverkeerswet. Met betrekking tot deze bevoegdheid verlenen zij een ondertekeningsmandaat aan het hoofd uitvoering fysiek. Hierdoor kan het hoofd uitvoering fysiek namens burgemeester en wethouders verkeersbesluiten ondertekenen. Burgemeester en wethouders blijven echter het terzake bevoegde orgaan en bepalen zelf de inhoud van de verkeersbesluiten. Het hoofd neemt geen verkeersbesluiten op basis van het mandaat, doch draagt slechts zorg voor de schriftelijke vastlegging daarvan.

Schematisch kan het bovenstaande als volgt worden weergegeven:

• Mandaat en ondermandaat:

• Ondertekeningsmandaat

In het mandaatregister zijn de mandaten, volmachten en machtigingen die op permanente grondslag door de burgemeester en het college zijn verleend opgenomen. Het is mogelijk om in een afzonderlijk geval een mandaat te verlenen. Deze (incidentele) mandaten zijn niet in het register opgenomen. Het mandaatregister wordt centraal beheerd door team bestuurszaken en is voor alle medewerkers toegankelijk op intranet en internet.

Mandaatbesluiten dienen op grond van de Awb te worden bekendgemaakt (artikel 3:42 Awb). Uit praktische overwegingen is het van belang het mandaatregister eenmaal per jaar te actualiseren en bekend te maken. Bepaalde gebeurtenissen zullen immers moeten leiden tot het uitvoeren/herstarten/annuleren van activiteiten gericht op aanpassing van mandaten. Daarbij kan worden gedacht aan wijzigingen in bevoegdheden als gevolg van wijzigingen in wetten, wijzigingen in bevoegdheden als gevolg van organisatieveranderingen en personeelsmutaties. Hierdoor kan worden voorkomen dat besluiten onbevoegd worden genomen, omdat bijvoorbeeld wetgeving is veranderd en dit niet is aangepast in het mandaatregister. Het mandaatregister van de gemeente Almelo wordt jaarlijks bekendgemaakt door kennisgeving van de zakelijke inhoud van het besluit in het Almelo’s Weekblad en het gemeenteblad. Daarnaast ligt het mandaatregister ter inzage bij de balie van het Klantcontactcentrum. Het mandaatregister is tevens via de website van de gemeente Almelo te raadplegen.

Relevante wetsartikelen uit de Algemene wet bestuursrecht

TITEL 10.1

Mandaat, delegatie en attributie

AFDELING 10.1.1

Mandaat

Art. 10:1. Begrip mandaat

Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.

Art. 10:2. Toerekening

Een door de gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van de mandaatgever.

Art. 10:3. Bevoegdheid tot mandaatverlening (1A.1.1.2)

1. Een bestuursorgaan kan mandaat verlenen, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet.

2. Mandaat wordt in ieder geval niet verleend indien het betreft een bevoegdheid:

a. tot het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften, tenzij bij de verlening van die bevoegdheid in mandaatverlening is voorzien;

b. tot het nemen van een besluit ten aanzien waarvan is bepaald dat het met versterkte meerderheid moet worden genomen of waarvan de aard van de voorgeschreven besluitvormingsprocedure zich anderszins tegen de mandaatverlening verzet;

c. tot het vernietigen van of tot het onthouden van goedkeuring aan een besluit van een ander bestuursorgaan.

3. Mandaat tot het beslissen op een bezwaarschrift of op een verzoek als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, wordt niet verleend aan degene die het besluit waartegen het bezwaar zich richt, krachtens mandaat heeft genomen.

4. Indien artikel 5:53 van toepassing is, wordt mandaat tot het opleggen van een bestuurlijke boete niet verleend aan degene die van de overtreding een rapport of proces-verbaal heeft opgemaakt.

Art. 10:4. Instemming niet-ondergeschikte gemandateerde

1. Indien de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever, behoeft de mandaatverlening de instemming van de gemandateerde en in het voorkomende geval van degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt.

2. Het eerste lid is niet van toepassing indien bij wettelijk voorschrift in de bevoegdheid tot de mandaatverlening is voorzien.

Art. 10:5. Algemeen of bijzonder mandaat

1. Een bestuursorgaan kan hetzij een algemeen mandaat hetzij een mandaat voor een bepaald geval verlenen.

2. Een algemeen mandaat wordt schriftelijk verleend. Een mandaat voor een bepaald geval wordt in ieder geval schriftelijk verleend indien de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever.

Art. 10:6. Instructies | Inlichtingen

1. De mandaatgever kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid.

2. De gemandateerde verschaft de mandaatgever op diens verzoek inlichtingen over de uitoefening van de bevoegdheid.

Art. 10:7. Bevoegdheid mandaatgever

De mandaatgever blijft bevoegd de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen.

Art. 10:8. Intrekking mandaat

1. De mandaatgever kan het mandaat te allen tijde intrekken.

2. Een algemeen mandaat wordt schriftelijk ingetrokken.

Art. 10:9. Ondermandaat

1. De mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend.

2. Op ondermandaat zijn de overige artikelen van deze afdeling van overeenkomstige toepassing.

Art. 10:10. Vermelding mandaatgever

Een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

Art. 10:11. Ondertekeningsmandaat

1. Een bestuursorgaan kan bepalen dat door hem genomen besluiten namens hem kunnen worden ondertekend, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet.

2. In dat geval moet uit het besluit blijken dat het door het bestuursorgaan zelf is genomen.

Art. 10:12. Volmacht en machtiging bij andere handelingen

Deze afdeling is van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.