Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR165929
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR165929/1
Regeling vervallen per 14-12-2016
Archiefverordening 2011
Geldend van 04-04-2012 t/m 13-12-2016
Intitulé
Archiefverordening 2011Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:
- a.
de wet: de Archiefwet 1995;
- b.
de raad: de Gemeenteraad
- c.
het college: het college van Burgemeester en Wethouders
- d.
gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- e.
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- f.
archiefruimte een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de wet.
- g.
stadsarchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- h.
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van de wet is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
- i.
beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;
- j.
informatiesysteem: een geheel van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewaard, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
- k.
collectie: een geheel van vastgelegde informatie dat met een vooraf bepaald doel bijeengebracht is en als zodanig beheerd wordt
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en collecties.
Artikel 4
- 1.
Hetcollege draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschieden dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
- 2.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 5
Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 6
Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 7
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Artikel 8
- 1.
De stadsarchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en verzamelingen op te nemen, die afkomstig zijn van de eigen organisatie en die op basis van de voor de gemeente geldende selectielijst in aanmerking zou komen voor vernietiging, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
- 2.
De stadsarchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en verzamelingen, afkomstig van andere organisaties of van personen, op te nemen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 9
Het college doet ten minste éénmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het legt daarbij over de verslagen die door de stadsarchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk III Het toezicht van de stadsarchivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10
Met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats is belast de stadsarchivaris.
Artikel 11
De stadsarchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 12
- 1.
De beheerder verstrekt aan de stadsarchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
- 2.
De stadsarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 13
De stadsarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. De stadsarchivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 14
De beheerder doet aan de stadsarchivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 15
De stadsarchivaris doet eenmaal per jaar verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht op de beheerder als bedoeld in artikel 4 en over het gevoerde beheer over de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 16
De Archiefverordening 2001, vastgesteld op 7 juni 2001, wordt ingetrokken per datum inwerkingtreding van de Archiefverordening 2011.
Artikel 17
Deze Archiefverordening 2011 treedt in werking met ingang van de datum van bekendmaking.
Artikel 18
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening 2011.
Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Almere op 19 januari 2012
De griffier, De voorzitter,
J.D. Pruim A. Jorritsma-Lebbink
Toelichting
Algemeen
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de raad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling (Stb. 70, 6 januari 2010).
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.
Artikelsgewijs
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Almere 2011.
Artikel 15
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het college aan de raad zoals bedoeld in artikel 9.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl