Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alphen aan den Rijn 2014-2018

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Alphen aan den Rijn 2014-2018

Inhoudsopgave

Voorwoord 4

Inleiding 6

Leeswijzer 6

1 Definities 7

2 Uitgangspunten nieuw beleid 9

• 2.1

  Doelstellingen 9

• 2.2

  Bijdrage aan collegedoelstellingen 10

• 2.3

  Verantwoordelijkheden 10

3 Juridische uitgangspunten 11

• 3.1

  Algemeen juridisch kader 11

• 3.2

  Uniforme documenten 11

• 3.3

  Algemene beginselen bij inkoop 12

3.3.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht 12

3.3.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur 12

• 3.4

  Integriteit en Wet BIBOB 13

• 3.5

  Rechtmatigheid 13

• 3.6

  Mandaat en volmacht 13

• 3.7

  Afwijkingsbevoegdheid 13

• 3.8

  Klachtenregeling 14

4 Ethische en ideële uitgangspunten 15

• 4.1

  Integriteit 15

• 4.2

  Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen 15

4.2.1 Duurzaam inkopen 16

4.2.2 Social return on investment 16

4.3 Innovatie 16

5 Economische uitgangspunten 17

• 5.1

  Lokale economie en MKB 17

• 5.2

  Samenwerkingsverbanden 17

• 5.3

  Eerlijke mededinging en commerciële belangen 17

6 Bepalen van de inkoopprocedure 18

• 6.1

  Begripsafbakening inkoop 18

• 6.2

  Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag 18

• 6.3

  Meervoudig onderhandse offerteaanvraag 18

• 6.4

  Nationaal aanbesteden 18

• 6.5

  Europees aanbesteden 18

• 6.6

  2B dienst 18

Voorwoord

Maximale transparantie, maximale vrijheid

Tegenwoordig kennen mensen van alles de prijs maar van niets de waarde. - Oscar Wilde

Geachte lezer,

Iedereen die aan het begin staat van een verre reis, weet precies hoe laat zijn vliegtuig vertrekt en hoelang van tevoren hij zich moet melden bij de incheckbalie. Hij heeft de juiste valuta op zak, is op de hoogte van de lokale taal en weet hoeveel uur het tijdsverschil bedraagt.

Complexe processen als die van inkoop en aanbesteding zijn in veel opzichten te vergelijken met het maken van zo’n reis. Zonder gedegen voorbereidingen, verwachtingen en doelstellingen – kortom: zonder duidelijk fundament – eraan beginnen, is hetzelfde als bij de gate verschijnen zonder paspoort of instapkaart. Dan is de reis gedoemd te mislukken.

Dit beleidsplan bevat heldere en concrete richtlijnen ten behoeve van het voeren van een efficiënt, doordacht en slim inkoop- en aanbestedingsbeleid, waarin niet alleen wordt gekeken naar kosten, maar ook naar opbrengsten in de breedste zin van het oord – er bestaat meer dan alleen de prijs, zoals de Britse schrijver Oscar Wilde al eens treffend verwoordde.

De laatste jaren kunnen aanbestedingen door de overheid rekenen op toenemende publieke en ambtelijke belangstelling. Als verantwoordelijk wethouder is het mijn ambitie een zo breed mogelijk draagvlak te creëren, zowel voor degenen die intern beleidsmatig betrokken zijn, als voor de inwoners en ondernemers van de gemeente Alphen aan den Rijn. Deze nota is dienend aan dit streven: het maakt de processen maximaal transparant.

Hoewel nationale en Europese wet- en regelgeving op het gebied van aanbestedingen zich steeds nadrukkelijker doen gevoelen, zet het college zo veel als mogelijk in op gemeentelijk beleid, toegesneden op onze behoeften, doelstellingen en voorwaarden. De Aanbestedingswet stelt meer eisen aan de gemeente, zo is het moeilijker geworden opdrachten samen te voegen, maar de vrijheid die we als gemeente hebben zullen we maximaal benutten. Alphen aan den Rijn gaat immers nog altijd over haar eigen geld.

Het professionaliseren van de gemeentelijke inkoopfunctie is een voortdurende ontwikkeling die kan rekenen op de volle aandacht van burgemeester en wethouders. Met dit integrale plan, dat ondersteunend is aan de beleidsdoel- stellingen van het college, wordt een belangrijke stap gezet in dit proces. Opdat we niet alleen goed beslagen ten ijs zullen komen aan het begin van onze reis, maar bovenal mogen rekenen op een behouden aankomst op onze bestemming.

M.H. du Chatinier, wethouder Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Alphen aan den Rijn, december 2014

Inleiding

In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de gemeente plaatsvindt.

Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, is de gemeente continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.

De gemeente streeft naar een verantwoord, professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid waarin de rechtmatigheid, doelmatigheid en duurzaamheid gewaarborgd wordt.

• Leeswijzer

• ·

  Hoofdstuk 2: uitgangspunten nieuw beleid. Hierin zijn de doelstellingen uit het coalitieakkoord 2014-2018 ‘Daadkracht Dichtbij’ en de organisatorische uitgangspunten opgenomen.

• ·

  Hoofdstuk 3: de juridische uitgangspunten. Bij de inkopen van Werken, Leveringen of Diensten gaat de gemeente uit van de relevante geldende regelgeving.

• .

  Hoofdstuk 4: ethische en ideële uitgangspunten. Hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces?

• .

  Hoofdstuk 5: economische uitgangspunten. Hoe gaat de gemeente om met de markt en (lokale) ondernemers?

• .

  Hoofdstuk 6 Bijlage: bepalen van de inkoopprocedure.

Definities

Aanbesteding(en)

Een inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van de gemeente voor Leveringen, Diensten of Werken verstrekt wordt aan één of meerdere ondernemers die voldoen aan bepaalde eisen en die de beste aanbieding heeft of hebben gedaan.

Aanbestedingsregelgeving

Het geheel van geldende wet- en regelgeving die van toepassing is op inkoop en aanbesteden, zowel nationaal als Europeesrechtelijk.

CPV-code

Common Procurement Vocabulary. Dit is een lijst waarop allerlei producten en diensten staan vermeld. De lijst kent categorieën en kent daaraan cijfercodes toe. Deze codes worden in de Europese regelgeving gebruikt om aan te geven of er sprake is van opdracht tot levering, dienstverlening of werk.

Diensten

Een overheidsopdracht voor diensten zoals bedoeld in artikel 1.1 van de Aanbestedingswet.

Duurzaamheid

Duurzame ontwikkeling is de ontwikkeling die aansluit op de behoeften van het heden zonder het vermogen van de toekomstige generaties om in hun eigen behoeften te voorzien in gevaar te brengen (Brundtland commissie VN 1987).

Gemeente

De gemeente Alphen aan den Rijn.

Inkoop

(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving

van Werken, Leveringen of Diensten en die één of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot genoemde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, het daadwerkelijk bestellen of afnemen van Werken, Leveringen of Diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden, inclusief de nazorg.

Leveringen

Een overheidsopdracht voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, of de levering van producten inclusief werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren ervan, zoals bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

Lokaal

Gevestigd in de gemeente Alphen aan den Rijn.

MVO

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen: ondernemers streven in hun gehele bedrijfsvoering vrijwillig en voortdurend naar een balans tussen een gezond bedrijfsrendement (profit), een beter milieu (planet) en meer welzijn van de medewerkers en de maatschappij (people). Ook genoemd duurzaam ondernemen.

Offerte

Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.

Offerteaanvraag

Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de geldende Europese aanbestedingsrichtlijnen.

Ondernemer

Een ‘aannemer’, een ‘ondernemer’, een ‘leverancier’ een ‘contractant’ of een ‘dienstverlener’.

Social Return on Investment (SROI)

Het opnemen van voorwaarden, eisen en/of wensen in de inkoopprocedure zodat de ondernemer een bijdrage levert aan het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt of het bevorderen van maatschappelijke participatie.

Werken

Een overheidsopdracht voor Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.

1 Uitgangspunten nieuw beleid

1.1 Doelstellingen

De gemeente Alphen aan den Rijn wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• -

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

  Rechtmatig inkopen houdt in dat de bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid worden nageleefd. Het gaat met andere woorden om een juridisch correcte uitvoering van het proces van inkoop- en aanbesteding.

  Doelmatig inkopen betekent dat effectief en efficiënt wordt ingekocht in die zin dat de inspanningen en uitgaven ook daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal.

  De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (lokale) ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

• -

  Een integere en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Integriteit en professionaliteit staan niet alleen voorop bij het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht wordt

  en bij het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, maar ook in de uitvoeringsperiode van de overeenkomst. Dit zal het concrete, door de gemeente gewenste eindresultaat ten goede komen en positief bijdragen aan het beeld dat deelnemers aan het maatschappelijk (en economisch) verkeer van de gemeente hebben. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over marktomstandigheden en relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in de betrokkenheid van de organisatie bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen de gemeente en de opdrachtnemer. De gemeente verstrekt alle inlichtingen en gegevens aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces (transparantie).

• -

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijskwaliteit verhouding.

  In beginsel wordt ingekocht op basis van de economisch meest voordelige inschrijving (emvi). Hierbij betrekt de gemeente in de afweging ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten. Er wordt niet alleen gekeken naar de aankoopprijs, maar het bredere effect van de inkoop op de gemeentebegroting, bijvoorbeeld voor wat betreft de eventuele kosten van onderhoud en mogelijke inverdieneffecten via andere portefeuilles (denk bijvoorbeeld aan duurzaamheid of social return on investment). Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.

• -

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente.

  Inkoop is ondersteunend aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en draagt daar voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

• -

  Een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers.

  Zowel de gemeente als ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Uitgangspunt van de gemeente is deze administratieve lasten tot een minimum te beperken. De gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een effectief en efficiënt inkoopproces uit te voeren.

1.2 Bijdrage aan collegedoelstellingen

Inkoop is ondersteunend aan de collegedoelstellingen van de gemeente en draagt daar direct en voortdurend aan bij.

De in dit kader belangrijkste bijdragen zijn:

• ·

  het, binnen de mogelijkheden die er zijn, geven van een preferente positie aan lokale ondernemers;

• ·

  het ‘waar voor je geld principe’: efficiënt aanbesteden, doordacht, slim, schaalvoordeel enzovoorts;

• ·

  waarborgen van integere uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

• ·

  voortzetten van social return on investment bij aanbestedingen;

• ·

  invulling geven aan de gemeentelijke duurzaamheiddoelstellingen.

1.3 Verantwoordelijkheden

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder inkoop is verantwoordelijk voor inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Om de beleidsuitgangspunten te realiseren zijn juridische, ethische en ideële en economische uitgangspunten vastgelegd in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

2 Juridische uitgangspunten

2.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na.

Het juridische kader voor inkoop en aanbesteding bestaat uit drie treden: Europese regelgeving, nationale wetgeving en lokaal beleid.

De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• -

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedings- richtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• -

  Verdrag betreffende de werking van de EU: naast de Aanbestedingsrichtlijnen, is het Verdrag betreffende de werking van de EU van belang. De grondgedachte van de interne markt binnen de Europese Unie, is een ongestoord functioneren van het marktmechanisme. Wezenlijk daarbij is een onvervalste en effectieve mededinging. Dat betekent dat alle handelsbelemmeringen tussen de lidstaten moeten worden opgeheven, zodat er vrij verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal kan plaatsvinden en er vrijheid van vestiging is. Voor het aanbesteden van overheidsopdrachten gelden naast Richtlijn 2004/18/EG, of daaropvolgende richtlijn(en), en de hiervóór genoemde vrijheden ook de volgende fundamentele beginselen van het Verdrag betreffende de werking van de EU (VwEU, voorheen: EG-Verdrag) te weten non-discriminatie, gelijkheid, proportionaliteit en transparantie. Het Hof van Justitie van de Europese Unie heeft bepaald dat de beginselen ook gelden voor opdrachten onder de Europese drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang.

• -

  Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedings- richtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’) of daaropvolgende richtlijnen. Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• -

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• -

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

2.2 Uniforme documenten

De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te gebruiken, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:

• ·

  Aanbestedingsreglement werken 2012 (‘ARW 2012’);

• ·

  Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• ·

  Algemene inkoopvoorwaarden voor werken, leveringen en diensten;

• ·

  Gids Proportionaliteit.

2.3 Algemene beginselen bij inkoop

2.3.1 Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

• ·

  gelijke behandeling en objectiviteit: gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden;

• ·

  non-discriminatie: de gemeente geeft elke inschrijver een faire kans op de opdracht en maakt geen discriminatoir onderscheid;

• ·

  transparantie: de gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn;

• ·

  proportionaliteit (evenredigheid): de gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden;

• ·

  wederzijdse erkenning: diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de gemeente.

2.3.2 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

Bij het plaatsen van overheidsopdrachten, heeft de gemeente rekening te houden met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Voor de aanbestedingspraktijk zijn dat in aanvulling op de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht (paragraaf 3.3.1) de volgende beginselen:

• ·

  vertrouwensbeginsel: wie op goede gronden -bijvoorbeeld na een duidelijke toezegging- erop mag vertrouwen dat de gemeente een bepaald besluit neemt, heeft daar ook recht op;

• ·

  het rechtszekerheidsbeginsel: besluiten moeten zó geformuleerd zijn dat de ondernemer precies weet waar hij aan toe is of wat de gemeente van hem verlangt. Ook moet de gemeente de geldende rechtsregels juist en consequent toepassen;

• ·

  het zorgvuldigheidsbeginsel: de gemeente moet een besluit zorgvuldig voorbereiden en nemen: correcte behandeling van de ondernemer, zorgvuldig onderzoek naar de feiten en belangen, procedure goed volgen en deugdelijke besluitvorming (art. 3:2 Awb);

• ·

  het motiveringsbeginsel: besluiten moeten goed gemotiveerd worden: de feiten moeten kloppen en de motivering moet logisch en begrijpelijk zijn (art. 3:46 Awb).

Voor klachten met betrekking tot een concrete aanbestedingsprocedure kent de gemeente een klachtenprocedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk beschreven hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht behandelt.

3 Ethische en ideële uitgangspunten

3.1 Integriteit

• a.

  De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  Het is in het belang van de gemeente dat inkoophandelingen verlopen langs de wegen die, naast het zakelijke en maatschappelijke, integer en ethisch verantwoord zijn. Aanbestedingen door de overheid staan in toenemende mate in de publieke belangstelling. Het hanteren van transparante, niet discriminerende en objectieve procedures zijn een middel ter voorkoming van het in twijfel trekken van de integriteit en ethisch handelen van de gemeente en haar medewerkers. De gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de voor hen vastgestelde gedragscodes Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Daarnaast hoort een ieder die direct met de inkoopfunctie te maken heeft, te acteren naar de gedragsregels die door de Nederlandse Vereniging voor inkoop- management (NEVI) zijn opgesteld en welke door de gehele (Rijks)overheid en het bedrijfsleven zijn erkend.

  De Europese aanbestedingsregels vereisen eveneens transparantie, objectiviteit, integriteit en ethisch handelen. Een en ander in het constante adagium “alles moet naspeelbaar en aan een ieder uitlegbaar zijn”.

• b.

  De gemeente contracteert enkel integere ondernemers.

  De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

In de woorden van MVO Nederland onderneemt een onderneming maatschappelijk verantwoord op het moment dat zij haar activiteiten richt op het toevoegen van waarde aan zowel people, planet als profit. Hoewel de termen duurzaamheid en duurzaam ondernemen vaak vooral uitgelegd worden in relatie tot milieudoelstellingen en maatschappelijk verantwoord ondernemen met name tot sociale doelstellingen zijn beide termen blijkens de definitie van MVO Nederland inwisselbaar.

Duurzaam inkopen is het rekening houden met milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van een product, dienst of werk op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik.

Bij sociale aspecten kunt u denken aan thema’s als kinderarbeid of mensenrechten. Bij deze laatste spelen onderwerpen als arbeidsreintegratie, arbeidsomstandigheden en social return. De gemeente heeft oog voor en stimuleert, waar mogelijk, de participatie van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces.

Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet

aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand zijn gekomen.

3.2.1 Duurzaam inkopen

De gemeente heeft zichzelf als doel gesteld om in 2020 100% duurzaam in te kopen. De basis hiervoor is gelegd in het harmonisatie uitvoeringsprogramma 2014-2015. De gemeentelijke ambities ten aanzien van duurzaamheid krijgen in het proces van inkoop en aanbesteding een plaats door het toepassen van duurzaamheidseisen en duurzaamheidswensen. In ieder geval gaat het daarbij om:

• ·

  sociale voorwaarden;

• ·

  milieuaspecten;

• ·

  social return on investment.

3.2.2 Social return on investment

De gemeente streeft ernaar om door middel van social return on investment (SROI) meer werkgelegenheid in de regio te creëren en met name de (arbeids)participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te bevorderen. Dat is niet alleen goed voor de mensen die het betreft, maar ook worden hierdoor de kosten voor uitkeringen en sociaal-maatschappelijke kosten in brede zin lager. Toepassing van SROI betekent dat de gemeente van opdrachtnemers verwacht dat zij bereid zijn om een concrete bijdrage te leveren aan de werkgelegenheid van kwetsbare burgers ter waarde van een percentage van de gefactureerde opdrachtsom of loonsom.

3.3 Innovatie

De gemeente moedigt – daar waar mogelijk– innovatiegericht inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.

3.4 Integriteit en Wet BIBOB 

Naast de interne integriteitseisen, stelt de gemeente ook eisen op het gebied van integriteit aan ondernemers. Ondernemers dienen integer te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat geconstateerd wordt dat ondernemers hier niet (meer) aan voldoen, worden zij uitgesloten als potentiële contractpartij.

Onder andere de Wet Bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaar Bestuur (Wet BIBOB), maakt het voor de gemeente mogelijk om zich te beschermen tegen het risico dat zij onbewust in zee gaat met criminele organisaties en daarmee onbedoeld mogelijke criminele activiteiten faciliteert.

3.5 Rechtmatigheid 

De afdeling inkoop dient de naleving te waarborgen van vigerende Wet- en regelgeving en heeft om die reden het inkoopbeleid van de gemeente hiermee in overeenstemming gebracht.

3.6 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.7 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van de inkoopprocedures onder de EU drempel (zie ook Hoofdstuk 6 van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid) is alleen mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Deze bevoegdheid kan door het college worden gemandateerd aan een daartoe bevoegd orgaan wat betreft de afwijkingen van de inkopen en aanbestedingen onder de EU drempel.

Afwijken van de inkoopprocedures boven de EU drempel is niet mogelijk. Van een uitzonderingsgeval is sprake:

• -

  Wanneer dat strikt noodzakelijk is als gevolg van dwingende spoed. Het spoedeisende karakter mag niet te wijten zijn aan de aanbestedende dienst. Het moet hierbij gaan om omstandigheden die de aanbestedende dienst niet kon voorzien. Het gaat alleen om leveringen, diensten of werken die nodig zijn om een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen, hierbij zij echter opgemerkt, dat voor bepaalde soorten calamiteiten ook zogenoemde raamovereenkomsten kunnen worden opgesteld. In de raamovereenkomst worden alle technische, organisatorische, financieel-economische en juridische randvoorwaarden vastgelegd, zodat in geval van een calamiteit snel opdracht kan worden verleend en nog slechts de bijzondere omstandigheden van het geval behoeven te worden vermeld.

• -

  Er is sprake van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht -Octrooi of Auteursrecht- of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten).

• -

  In het geval van aanvullende diensten of werken, die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke dienst of het werk te kunnen verlenen.

• -

  In het geval van wettelijk gedwongen winkelnering.

• -

  Als een aanbestedingsvorm volgens het college nadelig is wegens zwaarwegende argumenten.

3.8 Klachtenregeling

Voor klachten met betrekking tot een concrete aanbestedingsprocedure kent de gemeente een klachtenprocedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk beschreven hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht behandelt.

4 Ecomomische uitgangspunten

4.1 Lokale economie en MKB

• a.

  De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

  In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers.

  Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de gemeente wil niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.

• b.

  Overeengekomen Intentieverklaringen gemeente Alphen aan den Rijn en Vereniging van Ondernemingen in Alphen aan den Rijn (VOA)

  • ·

    de Intentieverklaring aanbesteden (ondertekend 8 januari 2009);

  • ·

    de Intentieverklaring Economisch Actieplan (ondertekend 10 januari 2013, kenmerk 2013/2606).

• c.

  De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB).

  Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij haar inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit doet de gemeente door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het hanteren van passende selectie- en gunningscriteria.

4.2 Samenwerkingsverbanden

De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

4.3 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

5 Bepalen van de inkoopprocedure

5.1 Begripsafbakening inkoop

Onder inkoop wordt het volgende verstaan: “het van externe bronnen betrekken van alle diensten, leveringen en werken die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en instandhouding van de organisatie tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden”. In het kort, inkoop betreft alle activiteiten waar een factuur tegenover staat.

Voor Europese inkoopprocedures worden de drempelbedragen elke twee jaar vastgesteld door de Europese Commissie.

De gemeente hanteert aan de hand van de geldende drempelbedragen de volgende procedures, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure.

De gemeente creëert dusdanige omstandigheden om het MKB goede kansen te bieden. De positie van het MKB wordt dan ook nadrukkelijk afgewogen.

5.2 Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.

5.3 Meervoudig onderhandse offerteaanvraag

De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.

5.4 Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente opdrachten voor Werken nationaal aanbesteden. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging op TenderNed plaatsen.

5.5 Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de uitzonderingen genoemd in de wet- en regelgeving. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging op TenderNed plaatsen.

5.6 2B dienst

De gemeente hanteert voor alle diensten die staan in bijlage II-B van richtlijn nr. 2004/18/EG de 2B-procedure, zoals opgenomen in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet.

Vastgesteld door de raad van Alphen aan den Rijn in de openbare raadsvergadering van 25 juni 2015,

de plv.-griffier, de voorzitter,

J.A.A. Augustinus, mr. drs. J.W.E. Spies