Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen aan den Rijn

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1 Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2 Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3 Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4 Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1 Het college vergadert in de regel eenmaal per week in beginsel op dinsdagochtend en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2 Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen via de secretraris aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3 De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Agendering

• 1 Elk collegelid kan wekelijks voor donderdagmiddag 17.00 uur onderwerpen voor de agenda voorstellen via de secretaris aan de voorzitter.

• 2 De burgemeester kan onderwerpen aan de agenda voor een vergadering van het college toevoegen.

• 3 De burgemeester kan ten aanzien van geagendeerde onderwerpen een eigen voorstel aan het college voorleggen.

Artikel 4 Verhindering

• 1 Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2 Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 5 Agenda

• 1 Besluitformulieren die nieuw beleid betreffen, belangrijke portefeuille-overstijgende thema’s alsmede zaken met een aanzienlijk bestuurlijk gewicht of risico worden als vergaderstuk voor de vergadering geagendeerd.

• 2 Voor elke vergadering wordt (uiterlijk) vrijdagmiddag door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken en bijlagen daarbij toegezonden. De originele verzameling vergaderstukken ligt voor de leden op de collegekamer ter inzage.

• 3 Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk acht uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 9 Onthouding aan stemmingen

• 1 Een lid van het college neemt niet deel aan een stemming over:

  • a

    een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken;

  • b

    de vaststelling of goedkeuring van de rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of waarvan hij bestuurder is.

• 2 Bij een schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming mede begrepen het inleveren van een stembriefje.

• 3 Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keus door een voordracht of bij herstemming is beperkt.

Artikel 11 Verslag en besluitenlijst

• 1 De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2 De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a

    de namen van de afwezige leden;

  • b

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c

    een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

• 3 Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4 Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5 Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld aan de leden van de raad.

Artikel 12 Circulatiestukken en Overzicht College Besluiten

• 1 Besluitformulieren die in beginsel niet voor de vergadering behoeven te worden geagendeerd worden als circulatiestuk afgeparafeerd door de collegeleden.

• 2 Elk collegelid kan desgewenst gemotiveerd alsnog om agendering van een circulatiestuk verzoeken.

• 3 De circulatiestukken circuleren drie werkdagen onder de collegeleden of zo veel langer als nodig is om het quorum als bedoeld in artikel 56, lid 1, van de Gemeentewet, te realiseren.

• 4 De besluiten op de circulatiestukken alsmede op de bespreekstukken worden wekelijks gebundeld in het Overzicht College Besluiten, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld aan de leden van de raad.

Artikel 13 Niet-openbare vergadering

• 1 De vergaderingen van het college zijn niet openbaar, voor zover het college niet anders heeft bepaald.

• 2 De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.