MANDAATBESLUIT GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN 2019

MANDAATBESLUIT GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN 2019

Het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn, alsmede de burgemeester van Alphen aan den Rijn, elk handelend voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;

Overwegende dat:

Ten behoeve van het bereiken van de organisatiedoelstellingen het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate besluitvorming en een kwalitatief goede voorbereiding en uitvoering daarvan;

De gemeentelijke organisatie wordt gestuurd volgens het principes van integraal management, waarbij bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau worden neergelegd en waarbij taakvolwassenheid van de mandaatontvanger voorop staat;

De Algemeen Directeur in zijn bevoegdheden wordt bijgestaan door de Directeur(en), die vervolgens worden bijgestaan door Managers (voor Bestuursopdrachten en voor Dienstverlening), Teamleiders, een Concerncontroller en medewerkers;

Gehoord de Ondernemingsraad van de Gemeente Alphen aan den Rijn;

Gelezen de Budgethoudersregeling 2019;

Gelet op de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet;

Besluiten:

1. a. Aan de Algemeen Directeur mandaat te verlenen ter zake de uitoefening van alle bestuursbevoegdheden en het verrichten van alle uitvoeringshandelingen, die –uit welke hoofde dan ook- aan het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester toekomen, een en ander met inachtneming van de hierna te noemen beperkingen en aanwijzingen.

b. De Algemeen Directeur wordt bijgestaan, en vervangen bij afwezigheid, door de Directeur(en);

2. Ter zake van het in sub 1 verleende mandaat gelden de volgende beperkingen en aanwijzingen:

a. Het mandaat is beperkt tot routinematige, dan wel eenvoudige zaken en handelingen; daaruit volgt dat het mandaat niet geldt indien:

I. Het gaat om onderwerpen ten aanzien waarvan nog geen beleid door de mandaatgever is vastgesteld, dan wel waarbij in de uitvoering nog geen bestendig beleid is ontstaan;

II. de afdoening van een zaak zou leiden tot strijdigheid met, c.q. afwijking van beleid, richtlijnen, algemene of bijzondere aanwijzingen van de mandaatgever, wettelijke of interne voorschriften, dan wel tot overschrijding van het budget.

b. In incidentele gevallen kan door de mandaatgever worden bepaald dat van het mandaat geen gebruik kan worden gemaakt. Tenzij door de mandaatgever uitdrukkelijk anders aangegeven, geldt het mandaat niet voor afhandelings- en ondertekeningsbevoegdheid ten aanzien van specifieke verzoeken van en correspondentie met bestuursorganen.

c. Te bepalen dat de Algemeen Directeur algemeen ondermandaat kan verlenen aan de ondergeschikte Managers Bestuursopdrachten ter zake van die gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen welke voor de uitvoering van de betreffende Bestuursopdracht noodzakelijk zijn. Als de Bestuursopdracht daarvoor grondslag biedt wordt onder dit mandaat ook een op maat gesneden (onder) mandaat verstaan.

d. Te bepalen dat de Algemeen Directeur ondermandaat kan verlenen aan de ondergeschikte Managers Dienstverlening ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen.

e. Te bepalen dat de Algemeen Directeur ondermandaat kan verlenen aan de ondergeschikte Concerncontroller ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen;

f. Van bovengenoemde mandaten kan verder ondermandaat worden verleend aan medewerkers.

3. Een ieder dient zich bij voortduring bewust te zijn van de verantwoordelijkheid voor de tijdige en inhoudelijk kwalitatief goede afhandeling van zaken, inclusief de schriftelijke uitwerking daarvan.

4. Te bepalen dat de mandaatnemers en mandaatgever elkaar structureel en op eigen initiatief informeren over de uitoefening van het mandaat en over ontwikkelingen die voor de toepassing van het mandaat relevant zijn. Ter zake de uitoefening van dat mandaat kunnen de mandaatgevers te allen tijde per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven;

5. Te bepalen dat de mandaatnemers kunnen voorzien in onderlinge vervanging bij ziekte of afwezigheid.

6. a. Mandaten en ondermandaten worden functiegericht verleend;

b. Van alle verleende mandaten wordt een mandaatregister bijgehouden. In dit register staat de overdracht van de bevoegdheden op functieniveau weergegeven;

c. Maatwerkmandaten, als bedoeld in artikel 2 c, als ook externe mandaten en mandaten welke vanuit geattribueerde bevoegdheden worden verleend, worden na verlening als bijlage aan het register verbonden.

7. Voorschriften en beperkingen in dit besluit zijn van overeenkomstige toepassing op mandaten en ondermandaten die op basis van dit besluit worden verleend.

8. Het ‘Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2014’ komt te vervallen bij inwerkingtreding van dit besluit;

9. Te bepalen dat dit besluit kan worden aangehaald als het ‘Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2019’; het treedt in werking op de dag na de bekendmaking daarvan.

Alphen aan den Rijn, 11 december 2018

Het college van burgemeester en wethouders voornoemd, de burgemeester voornoemd.

de secretaris, de burgemeester, de burgemeester,

Drs. Ing. P.D. Wekx MBA mr. drs. J.W.E. Spies mr. drs. J.W.E. Spies

DIRECTIEBESLUIT ONDERMANDAAT GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN 2019

De Algemeen Directeur van de gemeente Alphen aan den Rijn;

Overwegende dat:

Ten behoeve van het bereiken van de organisatiedoelstellingen het gewenst is om zoveel mogelijk bevoegdheden te mandateren aan ambtelijke medewerkers die in staat zijn tot een adequate besluitvorming en een kwalitatief goede voorbereiding en uitvoering daarvan;

De gemeentelijke organisatie gestuurd wordt volgens het principe van integraal management, waarbij bevoegdheden op een zo laag mogelijk niveau worden neergelegd en waarbij taakvolwassenheid van de mandaatontvanger voorop staat;

De Algemeen Directeur in dit kader zoveel mogelijk de –uit welke hoofde dan ook - toekomende bevoegdheden ter zake de uitoefening van routinematige, alsmede eenvoudige zaken, door middel van een algemeen mandaat wenst op te dragen aan de Managers (voor Bestuursopdrachten en voor Dienstverlening) en aan de Concerncontroller van de gemeente Alphen aan den Rijn;

Gelet op de Algemene wet bestuursrecht; de Gemeentewet; het Mandaatbesluit van de Gemeente Alphen aan den Rijn 2019;

Besluit:

1. Algemeen ondermandaat te verlenen aan de Managers Bestuursopdrachten ter zake van die gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen welke voor de uitvoering van de betreffende Bestuursopdracht noodzakelijk zijn. Als de Bestuursopdracht daarvoor grondslag biedt wordt onder dit mandaat ook een op maat gesneden (onder)mandaat verstaan.

2. Ondermandaat te verlenen aan de Managers Dienstverlening ter zake van alle, onder het taakveld van die specifieke Manager Dienstverlening vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen.

3. Ondermandaat te verlenen aan de Concerncontroller ter zake van alle, onder het taakveld van de Concerncontroller vallende, gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen;

4. De mandaatnemende Managers Dienstverlening leggen het ontvangen mandaat volledig door aan de ondergeschikte Teamleiders. Daarbij is het bepaalde uit dit besluit van overeenkomstige toepassing.

5. De Managers en Teamleiders kunnen ondermandaat verlenen aan de aan hen ondergeschikte medewerkers ter zake van alle gemandateerde bevoegdheden en uitvoeringshandelingen.

6. Te bepalen dat de mandaatnemers en mandaatgever elkaar structureel en op eigen initiatief informeren over de uitoefening van het mandaat en over ontwikkelingen die voor de toepassing van het mandaat relevant zijn. Ter zake de uitoefening van dat mandaat kunnen de mandaatgevers te allen tijde per geval, of in het algemeen, instructies en aanwijzingen geven.

7. Ter zake het verlenen van ondermandaat gelden alle beperkingen, instructies en aanwijzingen die ten aanzien van mandaat in, dan wel op grond van het Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2019 zijn of worden vastgesteld.

8. Bij het geven en nemen van (onder)mandaat worden de mandaatgevers en mandaatnemers geacht kennis te hebben genomen van het Mandaatbesluit Gemeente Alphen aan den Rijn 2019 en van dit besluit.

a. Een mandaat of ondermandaat op basis van deze regeling kan alleen rechtsgeldig worden toegepast door medewerkers die in vaste dienst zijn bij de gemeente Alphen aan den Rijn.

b. Afwijking van het bepaalde onder a is alleen mogelijk indien dit specifiek door de Algemeen Directeur is besloten.

9. Te bepalen dat het ‘Directiebesluit ondermandaat Gemeente Alphen aan den Rijn 2014’ komt te vervallen bij inwerkingtreding van dit besluit.

10. Te bepalen dat dit besluit kan worden aangehaald als het ‘Directiebesluit ondermandaat Gemeente Alphen aan den Rijn 2019’. Het treedt in werking op de dag na de bekendmaking daarvan.

11. Te bepalen dat dit besluit kan worden aangehaald als het ‘Directiebesluit ondermandaat Gemeente Alphen aan den Rijn 2019’. Het treedt in werking op de dag na de bekendmaking daarvan.

De directie van de gemeente Alphen aan den Rijn

Drs. Ing. P.D. Wekx MBA

Algemeen directeur

Addendum DIRECTIEBESLUIT ONDERMANDAAT GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN 2019

De Algemeen Directeur van de gemeente Alphen aan den Rijn;

Gelezen het Directiebesluit ondermandaat Gemeente Alphen aan den Rijn 2019;

Overwegende dat het gewenst is om de functieaanduiding van de Managers in overeenstemming te brengen met de praktische werkwijze;

Gelet op de Algemene wet bestuursrecht; de Gemeentewet; het Mandaatbesluit van de Gemeente Alphen aan den Rijn 2019 en de artikelen 1,2 en 4 van het Directiebesluit ondermandaat gemeente Alphen aan den Rijn 2019;

Besluit:

a. Dat Managers Bestuursopdrachten bij besluiten en correspondentie die hen vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt ondertekenen:

“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,

(naam)

Manager (aanduiding overeenkomstig bijlage Benaming Managers OvdT)”

b. Dat Managers Dienstverlening bij besluiten en correspondentie die hen vanuit hun gemandateerde bevoegdheden toekomen, als volgt ondertekenen:

“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,

(naam)

Manager (aanduiding overeenkomstig bijlage Benaming Managers OvdT)”

Afhankelijk voor welk taakveld de bevoegdheid is verkregen.

c. Dit besluit kan worden aangehaald als “Addendum Directiebesluit Ondermandaat” en treedt in werking op de dag na publicatie hiervan.

Bijlage bij Addendum Directiebesluit Ondermandaat

Betreft: Benaming Managers

Managers Dienstverlening

Gerda Hoppener manager Publieksdienstverlening

Jaap Perfors manager Bedrijfsvoering

Ab van der Schans manager Samenleving

Jan de Vries directeur Rijnvicus

Brigitte Willems manager Ruimte en Veiligheid

Managers Opgaven

Abdoulmajid Bozia manager Informatisering en Digitalisering

Saskia Brandt manager Democratie en Burgerschap manager Gebiedsgericht Werken

Mariska de Graaff manager Organisatie van de Toekomst manager Gemeente in Regie

Vacature manager Inclusieve Samenleving

Gerda Hoppener manager Omgevingswet

Aad van Klaveren manager Toegankelijk Wonen manager Lokale Economie

Taco Noordenbos manager Duurzaamheid en Klimaat

Register

Het college van burgemeester en wethouders is op grond van de gemeentewet bevoegd het dagelijks bestuur van de gemeente voeren. Alle routinematige besluiten kunnen zij toevertrouwen aan de directeuren. Dat doen het college van burgemeester en wethouders door algemeen mandaat (is breed mandaat) te geven aan de directeur(en). De directeur(en) hebben vervolgens op basis van dit besluit algemeen ondermandaat verleend aan de Managers, die bevoegdheid wordt automatisch doorgelegd naar de Teamleiders. De, door de Managers en Teamleiders verder te verlenen, ondermandaten worden op functie toebedeeld. Met andere woorden, elke functie heeft zijn eigen pakket aan bevoegdheden. Het gaat hier altijd om routinematige werkzaamheden, die conform het bestaande beleid uitgevoerd worden. Deze bevoegdheden worden door Teamleiders in overleg met de medewerker nader afgestemd. Een nadere toelichting vindt u in de leeswijzer.

Het overzicht van alle mandaten is gerangschikt per Manager Bestuursopdracht en per Manager Dienstverlening met de teams die onder de betreffende manager vallen. De algemene mandaten zijn voor alle Managers gelijk en kunnen door alle Managers toegepast worden. Deze mandaten zijn op één plek in het register te vinden.

Dit register is een uitwerking van het mandaatbesluit d.d. 11 december 2018.

Leeswijzer

Wat is algemeen mandaat, wat is (onder)mandaat?

Mandaat is de bevoegdheid om te handelen in naam van een ander. De daarbij horende verantwoordelijkheid blijft bij de mandaatgever. De mandaatgever blijft ook bevoegd om zelf van de gemandateerde bevoegdheid gebruik te maken. Algemeen mandaat betekent dat het mandaat geldt voor alle bestuursbevoegdheden. Als je als ontvanger van een gemandateerde bevoegdheid ook zelf die bevoegdheid weer aan een medewerker toevertrouwt, dan is sprake van ondermandaat. Mandaat en ondermandaat kan gegeven om een besluit te nemen, om een genomen besluit te ondertekenen en om beiden te doen. In Alphen aan den Rijn hebben we de bevoegdheid geregeld tot het nemen van besluiten en het ondertekenen van deze besluiten. Het ondermandaat wordt gebruikt voor routinematige werkzaamheden en bij vastgesteld beleid.

Organisatie van de Toekomst

De Organisatie van de Toekomst gaat uit van het zo laag mogelijk in de organisatie neerleggen van bevoegdheden. Teamleiders kunnen hun bevoegdheden doorzetten aan de aan hen ondergeschikte functies. Door middel van individuele afstemming kan de omvang van het mandaat bepaald worden.

Mandaatregister

Tussen 2014 en 2019 was het ondermandaat op naam van de individuele medewerkers geregeld. Vanaf 2019 wordt het ondermandaat op functie verleend. Dit vraagt een grootschalige transitie van het oude systeem naar het nieuwe systeem, een overgang die gefaseerd plaats zal vinden. De eerste fase bestaat uit het vaststellen van het Mandaatbesluit gemeente Alphen aan den Rijn 2019 en het Directiebesluit ondermandaat gemeente Alphen aan den Rijn 2019. Om te voorkomen dat medewerkers de bevoegdheden uit oude systeem tijdens deze transitie niet kunnen gebruiken, heeft het college van burgemeester en wethouders besloten de persoonsformulieren met mandaten per medewerker te verbinden aan de betrokken manager. De tweede fase bestaat uit het inrichten van het mandaatregister en het omzetten van de persoonsformulieren naar het mandaatregister, waarin zij functiegericht opgenomen zullen worden.

Omgaan met verantwoordelijkheid

Alles wat iedereen doet in zijn bevoegdheid staat of valt met de informatie die we hebben. In het mandaatbesluit 2019 is opgenomen dat belangrijke informatie over en weer tussen mandaatnemer en mandaatgever proactief uitgewisseld wordt.

Het kan bijvoorbeeld ook voorkomen dat het niet goed voelt om gebruik te maken van een van de bevoegdheden. Zodra deze ‘alarmbel’ gaat rinkelen is het aan te raden in afstemming met de mandaatgever gebruik te maken van de bevoegdheid of de bevoegdheid terug te leggen bij de mandaatgever.

Overzicht van externe mandaten en geattribueerde bevoegdheden

Niet alle taken voert de gemeente Alphen aan den Rijn zelf uit. Het college van burgemeester en wethouders laat ook taken uitvoeren door bijvoorbeeld de Omgevingsdienst of door een schuldhulpverlener. Omdat het college zelf de verantwoordelijkheid houdt worden deze taken “namens het college”, dus in mandaat, uitgevoerd. Voor de volledigheid van het overzicht zijn deze bevoegdheden in dit register inzichtelijk gemaakt.

Attributie is de rechtstreeks in de wet geregelde toekenning van een bevoegdheden. De Gemeentewet bepaalt bijvoorbeeld dat er in de gemeente een heffingsambtenaar is en welke taken deze heffingsambtenaar heeft. Het college bepaalt wie deze ambtenaar is, maar kan geen bevoegdheden overdragen die al via de wet aan de heffingsambtenaar zijn toebedeeld. Niet alleen de heffingsambtenaar ontvangt via attributie bevoegdheden. Te denken valt ook aan bijvoorbeeld de invorderingsambtenaar, de Commissie bezwaarschriften of de griffie. Om inzicht te verschaffen over alle bevoegdheden binnen de organisatie heeft het college besloten ook alle geattribueerde bevoegdheden aan het Mandaatregister toe te voegen.

Machtiging

Een machtiging is de (schriftelijke) verklaring waarmee de bevoegdheid aan de gemachtigde wordt verleend om in naam van de verlener feitelijke handelingen uit te voeren, tenzij iemand al bevoegd is vanwege een ontvangen mandaat. Denk hierbij aan het ondertekenen van overeenkomst (waarvoor door of namens het college van burgemeester en wethouders) al een besluit tot het aangaan van die overeenkomst genomen is. Of denk aan het aan het voeren van verweer in beroep of hoger beroep.

Voor de uniformiteit is in de bijlage van dit register een format toegevoegd.

Ondertekening bij toepassing ondermandaat

Uit de ondertekening moet blijken wie bevoegd is en van wie de gebruikte bevoegdheid verkregen is. Omdat dit nauw luistert is de volgende instructie tot het ondertekenen opgesteld. Ondertekeningen bij besluiten namens burgemeester en wethouders luiden als volgt:

1. Managers Opgaven

“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,

(Naam)

Manager (aanduiding overeenkomstig bijlage Benaming managers)”

2. Managers Dienstverlening

“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,

(Naam)

Manager (aanduiding overeenkomstig bijlage Benaming managers)”

3. Teamleiders:

“Namens burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn,

(Naam)

Teamleider (teamaanduiding)”

Bij correspondentie namens de burgemeester wordt dezelfde ondertekening aangehouden, met dien verstande dat “Namens de burgemeester van Alphen aan den Rijn” wordt gebruikt.